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Trattamento di dati personali per l'iscrizione dei bambini all'asilo nido comunale - 6 giugno 2013 [2554925]

[vedi anche Newsletter del 27 settembre 2013]

[doc. web n. 2554925]

Trattamento di dati personali per l´iscrizione dei bambini all´asilo nido comunale - 6 giugno 2013

Registro dei provvedimenti
n. 273 del 6 giugno 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, di seguito Codice);

VISTA la segnalazione con la quale la sig.ra Maria Teresa Bonomio ha rappresentato una presunta violazione della disciplina rilevante in materia di protezione dei dati personali da parte del Comune di Landriano che, per la predisposizione della graduatoria per l´iscrizione dei bambini all´asilo nido comunale "Crapa Pelata", raccoglie, tra gli altri, dati personali, anche idonei a rivelare lo stato di salute dei nonni dei minori;

VISTE le richieste di informazioni formulate dall´Ufficio nell´ambito dell´istruttoria preliminare relativa alla predetta segnalazione e le dichiarazioni di riscontro fornite dal Comune di Landriano;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Antonello Soro;

PREMESSA

E´ pervenuta a questa Autorità una segnalazione con la quale la sig.ra Maria Teresa Bonomio ha rappresentato una presunta violazione della disciplina rilevante in materia di protezione dei dati personali da parte del Comune di Landriano, in relazione alla raccolta di taluni dati personali ritenuti eccedenti e non pertinenti ai fini dell´iscrizione dei bambini all´asilo nido comunale "Crapa Pelata". La segnalante ha lamentato, in particolare, che, per la predisposizione della graduatoria di ammissione dei bambini all´asilo nido comunale vengono raccolti dati anche idonei a rivelare lo stato di salute e l´invalidità dei nonni dei minori; a tal fine, la segnalante ha fornito copia del modulo di domanda per la predetta iscrizione.

Il Comune di Landriano, nel fornire riscontro ad una prima richiesta di informazioni all´Ufficio del Garante (nota del 16 gennaio 2012), ha rappresentato, in particolare, che i moduli per la domanda di iscrizione all´asilo "sono stati redatti ed adottati in conformità al Regolamento Comunale dell´Asilo Nido di Landriano, approvato con delibera di Cons. Com. n. 25 del 29.09.2010" secondo il quale "ai fini della stesura della graduatoria la famiglia" può "indicare situazioni particolari che caratterizzano il nucleo familiare". Il Comune ha precisato, inoltre, che "l´indicazione di situazioni particolari del nucleo familiare è assolutamente discrezionale e non finalizzata all´eventuale richiesta di agevolazioni nel pagamento della retta e della mensa" (…) e che "la richiesta di alcune informazioni non è prevista come obbligatoria ovvero preclusiva ai fini dell´iscrizione. E´ l´utente, di fatto, che di volta in volta, ritenendolo opportuno ed essenziale, sceglie di segnalare al servizio determinate e specifiche situazioni" (nota del 6 febbraio 2012).

Dall´esame della documentazione in atti, emerge che il citato Regolamento comunale n. 25 del 2010 stabilisce che le "domande devono essere consegnate compilate in ogni parte" e individua i documenti che devono essere allegati al modulo di domanda (art. 4, commi 1 e 3). Tra i criteri (attributivi di specifici punteggi) di cui il Comune tiene conto al fine di predisporre la graduatoria di ammissione sono evidenziate anche "situazioni particolari" concernenti il "nucleo familiare al cui interno sia presente uno o più componenti con invalidità certificata ai sensi della legislazione vigente, superiore al 67%" e il "nucleo familiare in carico ai Servizi Sociali".

In tale quadro, sono stati svolti ulteriori approfondimenti istruttori da parte dell´Ufficio (note del 15 marzo e del 25 luglio 2012), al fine di verificare in concreto la pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati personali raccolti dal Comune di Landriano, ai fini della predisposizione della graduatoria per l´iscrizione all´asilo comunale. Da tale analisi è risultato che il medesimo Comune, nel modulo di domanda di iscrizione all´asilo richiede, tra l´altro, di indicare:

• il motivo di assenza di uno dei genitori dal nucleo familiare ("separazione, divorzio, morte, etc.");

•  la presenza di un procedimento di affido o adozione;

• l´origine straniera di uno o entrambi i genitori, con l´indicazione dell´anno di ingresso in Italia;

• la professione o la scuola frequentata da eventuali altri figli componenti il nucleo familiare;

•  il nome, il cognome, la data di nascita, la residenza dei nonni del minore e, nel caso questi risiedano sul territorio del Comune, anche l´occupazione, ivi compreso l´orario settimanale di lavoro, lo stato di salute e l´invalidità.

A margine del modulo è evidenziato che la compilazione dello stesso "in ogni parte" è necessaria per procedere all´assegnazione del punteggio per la graduatoria.

Il Comune ha trasmesso copia dell´informativa sul trattamento dei dati personali che viene fornita, ai sensi dell´art. 13 del Codice, all´atto dell´iscrizione al Servizio Asilo Nido Comunale "Crapa Pelata", nella quale è previsto, in particolare, che "il trattamento potrà riguardare anche dati personali "sensibili" in particolare relativi a (…) condizioni di salute dei componenti del nucleo familiare (anche dei nonni residenti sul territorio comunale)".

OSSERVA

1. Il quadro normativo di riferimento.

Il Comune di Landriano ha dichiarato di raccogliere taluni dati personali, nell´ambito della compilazione del modulo per la domanda di iscrizione all´asilo, in attuazione del Regolamento Comunale dell´Asilo Nido di Landriano, approvato con delibera del Cons. Com. n. 25 del 29.09.2010.

Tale regolamento comunale, contrariamente a quanto rappresentato dal Comune stesso in ordine alla facoltatività dell´indicazione di alcune informazioni (relative ai nonni e/o a situazioni particolari del nucleo familiare) (cfr. nota del 6 febbraio 2012), dispone che il modulo per l´iscrizione all´asilo deve essere compilato in ogni parte (cfr. art. 4, comma 1; cfr. anche il modulo di domanda per l´iscrizione all´asilo nido). Il medesimo regolamento, oltre a prevedere che "i dati forniti sono coperti da segreto d´ufficio, garantiti dalla l. 196/2003 ed utilizzati solo ed esclusivamente per la formulazione della graduatoria", individua la documentazione che deve essere allegata al modulo di  domanda (stato di famiglia, I.S.E.E. del nucleo familiare, dichiarazione sostitutiva dell´atto di notorietà per le iscrizioni riguardanti i bambini abitualmente in custodia presso i parenti residenti sul territorio dell´ASL, c.d. Bilancio di Salute del Bambino, eventuale documentazione attestante particolari stati di bisogno) (art. 4, comma 3).

Il predetto Regolamento individua, in dettaglio, i criteri in base ai quali vengono attribuiti i punteggi per la definizione della graduatoria. Tali criteri, oltre a considerare l´attività lavorativa dei genitori, anche con riferimento all´orario di lavoro e ad altre informazioni concernenti i figli (presenza di gemelli al di sotto dei tre anni, di fratelli al di sotto dei tre anni, di figli dai tre ai sei anni, di figli dai sette ai quattordici anni), riguardano anche "situazioni particolari": tali situazioni particolari, tuttavia, sono circoscritte esclusivamente ai profili concernenti l´indicazione del nucleo familiare al cui interno sia presente uno o più componenti con invalidità certificata ai sensi della legislazione vigente, superiore al 67%, nonché del nucleo familiare in situazione di fragilità in carico ai servizi sociali (art. 5, comma 1).

1.1. La normativa in materia di protezione dei dati personali.

I soggetti pubblici possono, previa informativa agli interessati, trattare dati personali, diversi da quelli sensibili e giudiziari, pertinenti e non eccedenti per lo svolgimento delle proprie funzioni istituzionali (artt. 11, 13, 18 e 19, comma 1, del Codice).

Il trattamento dei dati sensibili e giudiziari, invece, può essere legittimamente effettuato solo se autorizzato da espressa disposizione di legge nella quale siano specificati i tipi di dati che possono essere trattati, le operazioni eseguibili e le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite. Nei casi in cui la legge, pur specificando la finalità di rilevante interesse pubblico, non evidenzi, altresì, i tipi di dati sensibili e di operazioni eseguibili, il trattamento è consentito, nel rispetto dei principi di cui all´articolo 22 del Codice, in riferimento ai tipi di dati e di operazioni identificati e resi pubblici dal titolare del trattamento dei dati in un atto di natura regolamentare adottato in conformità al parere espresso dal Garante, anche su schemi tipo. Al riguardo, l´Autorità ha espresso parere favorevole sullo schema tipo di regolamento predisposto dall´Associazione nazionale dei comuni italiani (ANCI) al quale le amministrazioni comunali si sono adeguate con propri regolamenti conformi per effettuare il trattamento dei dati sensibili e giudiziari in relazione alle finalità perseguite nei singoli casi (cfr. artt. 20-22 e 154, comma 1, lettera g), del Codice; parere del 21 settembre 2005, consultabile sul sito istituzionale www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1170239).

In particolare, per il perseguimento della finalità di rilevante interesse pubblico concernente la concessione, liquidazione, modifica e revoca di benefici economici, agevolazioni, elargizioni, altri emolumenti e abilitazioni da parte dei comuni, possono essere legittimamente trattati dati sensibili, ivi compresi, qualora ritenuti indispensabili, anche quelli sull´origine razziale e etnica e sullo stato di salute dei familiari dell´interessato. Più precisamente, il trattamento di tali tipi di dati sensibili è ammesso qualora esso sia indispensabile "… sia per la concessione o l´assegnazione degli stessi (benefici), sia per la predisposizione delle graduatorie, che vengono rese pubbliche ove previsto dalla relativa normativa, fermo restando il divieto di diffondere i dati sulla salute ai sensi degli artt. 22, comma 8 e 68, comma 3, del d.lg. n. 196/2003".

Per la gestione, poi, degli asili nido e delle scuole per l´infanzia da parte dei comuni, la predetta normativa prevede espressamente che "i dati sensibili degli alunni, relativi alle specifiche situazioni patologiche del minore, possono essere comunicati direttamente dalla famiglia. Inoltre, alcune particolari scelte per il servizio mensa (pasti vegetariani o rispondenti a determinati dettami religiosi) possono essere idonee a rivelare le convinzioni (religiose, filosofiche o di altro genere) dei genitori degli alunni. Infine, il dato sull´origine etnica che si potrebbe desumere dalla particolare nazionalità dell´interessato…" (cfr. artt. 68 e 73, comma 2, lett. a) del Codice; schede nn. 20 e 21, del citato schema tipo di regolamento, consultabile sul sito internet www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1176196).

In ogni caso, il trattamento dei dati sensibili previsto nelle schede allegate al citato regolamento, deve essere valutato, in concreto, nel rispetto dei principi e delle garanzie previste dall´art. 22 del Codice, con particolare riferimento alla pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei predetti dati sensibili utilizzati rispetto alle finalità di rilevante interesse pubblico perseguite (cfr. premessa e art. 2, comma 2, del citato schema tipo di regolamento).

2. Criticità in relazione alla disciplina rilevante in materia di protezione dei dati personali.

La raccolta da parte del Comune di Landriano delle informazioni indicate in premessa e segnatamente relative a:

• il motivo di assenza di uno dei genitori dal nucleo familiare ("separazione, divorzio, morte, etc.");

• la presenza di un procedimento di affido o adozione;

• l´origine straniera di uno o entrambi i genitori, con l´indicazione dell´anno di ingresso in Italia;

• la professione o la scuola frequentata da eventuali altri figli componenti il nucleo familiare;

• il nome, il cognome, la data di nascita, la residenza dei nonni del minore e, nel caso questi risiedano sul territorio del Comune, anche l´occupazione, ivi compreso l´orario settimanale di lavoro, lo stato di salute e l´invalidità, comporta specifici profili di criticità in relazione alla disciplina in materia di protezione dei dati personali.

La criticità rilevata, in sostanza, concerne il "disallineamento" tra i numerosi dati personali richiesti dal Comune nell´ambito della compilazione del modulo di domanda di iscrizione all´asilo nido e quelli di cui invece il Comune necessita per verificare la sussistenza dei requisiti di ammissione all´asilo, individuati nel regolamento comunale n. 25/2010, nel quale, come sopra descritto, è espressamente previsto che "i dati forniti (nell´ambito della compilazione del modulo di domanda di iscrizione) sono coperti da segreto d´ufficio, garantiti dalla l. 196/2003 ed utilizzati solo ed esclusivamente per la formulazione della graduatoria". Tale mancata corrispondenza configura un´acquisizione indebita di dati personali non contemplati tra quelli richieste nell´ambito dei requisiti di ammissione individuati dal regolamento e, per tale motivo, eccedenti e non pertinenti nonché non indispensabili con riferimento ai dati sensibili.

Infatti, i criteri che il Comune di Landriano prevede di prendere in considerazione nel citato Regolamento comunale n. 25/2010 riguardano esclusivamente, come sopra descritto:

• l´attività lavorativa dei genitori, compreso l´orario di lavoro;

• le "situazioni particolari" (limitatamente ai casi concernenti il nucleo familiare al cui interno sia presente uno o più componenti con invalidità certificata ovvero al nucleo familiare in situazione di fragilità in carico ai servizi sociali);

• taluni elementi concernenti il numero di figli, la loro età, la presenza di gemelli.
 

Il Comune di Landriano al momento della compilazione del modulo di domanda di iscrizione, richiede di indicare i seguenti dati:

-  relativi al padre e alla madre del minore:

• nome e cognome, data di nascita, residenza, titolo di studio, professione/attività;

• se studente, scuola, università, ente di formazione frequentato, sede di frequenza, data inizio e fine corso, orario settimanale;

• condizione lavorativa: dipendente, autonomo/a (titolare/socio/a), altro, disoccupato/a dal…;

•  l´azienda presso cui è assunto/a o con cui ha stipulato contratto di lavoro: nome impresa/società; sede effettiva di lavoro (comune, via, tel.), data assunzione/inizio attività; se il contratto è a termine, data di scadenza;

• orario di lavoro settimanale: tempo pieno (n. ore)/part-time (n. ore); mattino/pomeriggio/notte dalle h alle h…); n. giorni lavorativi settimanali; in caso di trasferte con pernottamenti, indicare il num. di notti mediamente effettuate in un anno;

• condizione lavorativa di precariato-disoccupazione: precario/a dal…ore settimanali; impresa/società (comune, via, tel.); disoccupato/a dal…; ultima impresa/società (comune, via, tel.);

-  relativi alla famiglia:

• presenza di entrambi i genitori nel nucleo familiare;

• il motivo di assenza di uno dei genitori dal nucleo familiare ("separazione, divorzio, morte, etc.");

•  la presenza di un procedimento di affido o adozione in corso;

•  la circostanza che la famiglia sia affidata ai servizi sociali;

• l´origine straniera di uno o entrambi i genitori, con l´indicazione dell´anno di ingresso in Italia;

• il numero di persone di cui si compone il nucleo familiare;

• l´anno di nascita, la professione o la scuola frequentata da eventuali altri figli componenti il nucleo familiare;

-  relativi ai nonni materni e paterni:

•  il nome, il cognome, la data di nascita, la residenza dei nonni del minore e, se risultano residenti nel territorio del Comune, l´occupazione, ivi compreso l´orario settimanale di lavoro, lo stato di salute e l´invalidità.

Dal confronto delle due liste di dati personali (quelli necessari alla verifica dei requisiti di ammissione all´asilo nido indicati nell´art. 5 del Regolamento del Comune, al sussistere dei quali viene attribuito un determinato punteggio ai fini della stesura della graduatoria e quelli invece richiesti nel modulo di domanda per l´iscrizione all´asilo nido) si evidenzia che talune informazioni richieste nel modulo non risultano conferenti ai fini della verifica dei requisiti di ammissione.

In particolare, taluni dati richiesti relativi alla famiglia (motivo di assenza di uno dei genitori, la presenza di un procedimento di affido o adozione in corso, l´origine straniera di uno o entrambi i genitori, con l´indicazione dell´anno di ingresso in Italia, la professione o la scuola frequentata da eventuali altri figli componenti il nucleo familiare), non essendo riconducibili in alcun modo ai requisiti previsti dal Regolamento comunale, non sono rilevanti ai fini dell´attribuzione del punteggio per la predisposizione della graduatoria, in quanto appunto, non corrispondenti ai criteri di cui il Comune tiene conto ai medesimi fini.

Analogamente, non risulta comprovato che l´acquisizione obbligatoria, da parte del Comune, delle informazioni sui nonni, ivi comprese quelle riguardanti l´attività lavorativa e il loro stato di salute e invalidità, anche qualora non appartengano al nucleo familiare del bambino, risulti riconducibile ad alcuno dei requisiti previsti per l´ammissione all´asilo nido; ciò, anche con riferimento a quelle "situazioni particolari" di cui il Comune tiene conto, attribuendo uno specifico punteggio ai fini della predisposizione della graduatoria di ammissione all´asilo nido. Infatti, come sopra evidenziato, le "situazioni particolari" rilevanti per il Comune ai predetti fini riguardano esclusivamente il nucleo familiare con componenti con invalidità certificata ai sensi della legislazione vigente, superiore al 67% e/o in situazione di fragilità in carico ai Servizi Sociali. Infatti, la circostanza che l´invalidità certificata superiore al 67% sia riconosciuta ad uno dei nonni non integra tale requisito, ai sensi del più volte citato regolamento comunale, qualora il nonno non appartenga al nucleo familiare del bambino.

Per quanto riguarda, invece, le informazioni relative al padre e alla madre del minore (anche concernenti l´attività di studio o di lavoro), alla presenza di entrambi i genitori nel nucleo familiare, alla circostanza che la famiglia sia affidata ai servizi sociali, all´anno di nascita di eventuali altri figli componenti il nucleo familiare e al numero di persone di cui si compone lo stesso nucleo familiare, tali dati si configurano certamente idonei a evidenziare la sussistenza dei requisiti individuati nel regolamento comunale; il trattamento di tali informazioni pertanto, nel caso di specie, non presenta profili di criticità.

In tale quadro, pertanto, le informazioni richieste riguardanti:

• il motivo di assenza di uno dei genitori dal nucleo familiare ("separazione, divorzio, morte, etc.");

•  la presenza di un procedimento di affido o adozione in corso;

• l´origine straniera di uno o entrambi i genitori, con l´indicazione dell´anno di ingresso in Italia;

• la professione o la scuola frequentata da eventuali altri figli componenti il nucleo familiare;

• il nome, il cognome, la data di nascita, la residenza dei nonni del minore e se, risultano residenti nel territorio del Comune, anche l´occupazione, ivi compreso l´orario settimanale di lavoro, lo stato di salute e l´invalidità, non essendo contemplate tra quelle riconducibili ai criteri di cui il Comune di Landriano tiene conto ai fini della predisposizione della graduatoria di ammissione all´asilo, risultano eccedenti, non pertinenti e, con riferimento ai dati sensibili, non indispensabili (artt. 11, 18, 19, 22, comma 3, e 68 e 73, comma 2, lett. a) del Codice). Il trattamento di tali dati personali, allo stato degli elementi in atti, deve pertanto ritenersi illecito.

Resta naturalmente ferma la possibilità per il Comune di raccogliere e trattare, previa idonea informativa, i dati personali, pertinenti e non eccedenti, nonché indispensabili, qualora siano sensibili o giudiziari, nell´ambito dello svolgimento di proprie funzioni istituzionali dirette al perseguimento di specifiche finalità anche in ambito amministrativo e sociale (artt. 18, 19, c. 1, e 20 del Codice).

3. Prescrizioni.

Ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c) e 154, comma 1, lett. d) del Codice, il Garante ha il compito di vietare anche d´ufficio il trattamento illecito o non corretto o di disporne il blocco.

Alla luce di quanto rappresentato, si ritiene pertanto necessario vietare al Comune di Landriano, per il futuro, la raccolta e il successivo utilizzo delle informazioni personali evidenziate al precedente punto 2, nonché ogni altra informazione che non risulti rilevante ai fini della verifica dei criteri previsti nel Regolamento comunale, in quanto ciò comporta un trattamento di dati personali eccedenti e non pertinenti rispetto alle finalità perseguite e, con specifico riferimento ai dati sensibili, anche non indispensabili (artt. 11, 18, 19 e 20, 22, comma 3, del Codice).

In tale quadro, rilevata l´illiceità del trattamento effettuato dal Comune di Landriano, le informazioni personali sopra citate, che siano state già acquisite in violazione della disciplina rilevante in materia di protezione dei dati personali, sono inutilizzabili (art. 11, comma 2, del Codice) e per tale motivo risulta necessario prescrivere, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), e 154, comma, 1, lett. c) del Codice, che i predetti dati siano cancellati entro 60 giorni dalla notifica del presente provvedimento, dandone avviso a questa Autorità dell´avvenuto adempimento.

Corre l´obbligo di evidenziare che chiunque, essendovi tenuto, non osserva il presente provvedimento è punito con la reclusione da tre mesi e due anni e che, in caso di inosservanza del medesimo provvedimento, è altresì applicata in sede amministrativa, in ogni caso, la sanzione del pagamento di una somma da trentamila a centottantamila euro (artt. 162, comma 2-ter, e 170 del Codice).

TUTTO CIO´ PREMESSO IL GARANTE

rilevata l´illiceità della raccolta dei dati personali effettuata dal Comune di Landriano ai fini della predisposizione della graduatoria di ammissione per l´iscrizione all´asilo comunale dei bambini all´asilo nido comunale "Crapa Pelata", concernenti:

• il motivo di assenza di uno dei genitori dal nucleo familiare ("separazione, divorzio, morte, etc.");

•  la presenza di un procedimento di affido o adozione in corso;

• l´origine straniera di uno o entrambi i genitori, con l´indicazione dell´anno di ingresso in Italia;

• la professione o la scuola frequentata da eventuali altri figli componenti il nucleo familiare;

• il nome, il cognome, la data di nascita, la residenza dei nonni del minore e, nel caso nel caso questi risiedano sul territorio del Comune, anche l´occupazione, ivi compreso l´orario settimanale di lavoro, lo stato di salute e l´invalidità,

a) vieta, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c) e 154, comma 1, lett. d) del Codice, al Comune di Landriano di raccogliere, per il futuro, i predetti dati personali, nonché ogni altra informazione che non risulti rilevante alla verifica dei criteri previsti nel Regolamento comunale;

b) prescrive, altresì, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), e 154, comma, 1, lett. c) del Codice, che i predetti dati, ritenuti inutilizzabili in quanto acquisiti in violazione della disciplina rilevante in materia di protezione dei dati personali, siano cancellati entro 60 giorni dalla notifica del presente provvedimento, dandone avviso a questa Autorità dell´avvenuto adempimento.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011 avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 6 giugno 2013

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Soro

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia