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Parere del Garante su una versione aggiornata dello schema tipo di regolamento per il trattamento di dati personali sensibili e giudiziari da effettuarsi presso i consigli e le assemblee legislative delle regioni e delle province autonome - 25 luglio 2013 [2576905]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
2576905
Data:
25/07/13
Argomenti:
Dati giudiziari , Particolari categorie di dati , Enti locali
Tipologia:
Parere del Garante

[vedi anche Newsletter del 27 settembre 2013]

[doc. web n. 2576905]

Parere del Garante su una versione aggiornata dello schema tipo di regolamento per il trattamento di dati personali sensibili e giudiziari da effettuarsi presso i consigli e le assemblee legislative delle regioni e delle province autonome - 25 luglio 2013

Registro dei provvedimenti
n. 370 del 25 luglio 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, del dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito "Codice");

Vista la richiesta di parere della Conferenza dei presidenti delle assemblee legislative delle regioni e delle province autonome sullo schema tipo aggiornato di regolamento per il trattamento di dati personali sensibili e giudiziari presso i consigli e le assemblee legislative delle Regioni e delle Province autonome (prot. n. 55/EB/2013 del 20 giugno 2013);

Visti gli atti d´ufficio;

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la prof.ssa Licia Califano;

PREMESSO:

La Conferenza dei presidenti delle assemblee legislative delle regioni e delle province autonome ha chiesto il parere del Garante in ordine ad una versione aggiornata dello schema tipo di regolamento per il trattamento di dati personali sensibili e giudiziari da effettuarsi presso i consigli e le assemblee legislative delle regioni e delle province autonome.

La revisione del predetto schema tipo, curata dal gruppo di lavoro interregionale cui ha partecipato l´Ufficio del Garante, trae origine dalla necessità di adeguare i regolamenti regionali sul trattamento di dati sensibili e giudiziari al mutato quadro normativo in vari settori di attività di competenza dei consigli e delle assemblee legislative delle regioni e delle province autonome.

Le regioni e le province autonome, al pari degli altri soggetti pubblici, possono trattare i dati sensibili e giudiziari, in base ad un´espressa disposizione di legge nella quale siano specificati i tipi di dati, le operazioni eseguibili e le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite.

In presenza di una disposizione primaria che si limiti a specificare solo la finalità di rilevante interesse pubblico, è necessario identificare e rendere pubblici, in un atto di natura regolamentare conforme al parere reso dal Garante, i tipi di dati sensibili o giudiziari, nonché le operazioni eseguibili in relazione alle finalità di rilevante interesse pubblico perseguite nei singoli casi, al fine di rendere legittimo il trattamento.

A tale scopo, le regioni e le province autonome sono tenute ad adottare un atto di natura regolamentare conforme al parere reso dal Garante, che, in armonia con il principio di semplificazione, nel quadro di un elevato livello di tutela dei diritti, può essere fornito anche su schemi-tipo (art. 20 del Codice).

In questa prospettiva il Garante, sin dal 2004, ha intrapreso alcune iniziative sia con la Conferenza delle regioni e delle province autonome, sia con la Conferenza dei presidenti delle assemblee legislative delle regioni e delle province autonome. Com´è noto, i lavori svolti con la Conferenza delle regioni e delle province autonome hanno portato alla predisposizione, nel 2006, di un primo schema tipo di regolamento per il trattamento dei dati personali sensibili e giudiziari presso le regioni e le province autonome, le aziende sanitarie, gli enti e agenzie regionali/provinciali, gli enti vigilati dalle regioni e dalle province autonome e, successivamente, ad uno schema tipo aggiornato di tale regolamento che ha ottenuto il parere del Garante condizionato al rispetto di alcune indicazioni (Provv. 26 luglio 2012, doc. web 1915390).

Analogamente, la collaborazione prestata alla Conferenza dei presidenti delle assemblee legislative delle regioni e delle province autonome ha condotto, in un primo tempo, all´elaborazione di uno schema tipo di regolamento per il trattamento di dati personali sensibili e giudiziari presso i consigli e le assemblee legislative delle regioni e delle province autonome, sul quale l´Autorità ha espresso un parere condizionato al rispetto di alcune indicazioni (Provv. 29 dicembre 2005, doc. web n. 1210939). In un secondo tempo, sono state apportate talune modifiche e integrazioni a questo primo schema in relazione alle quali l´Autorità ha reso un nuovo parere, sempre condizionato (Provv. 12 giugno 2008, doc. web n. 1537639). In seguito, è stato approntato l´odierno schema tipo aggiornato di regolamento che fa riferimento esclusivamente ai trattamenti di dati personali sensibili e giudiziari da effettuarsi presso i consigli e le assemblee legislative delle regioni e delle province autonome.

Quest´ultimo schema tipo nasce dall´esigenza di individuare un quadro aggiornato di garanzie, alla luce, come detto, del mutato quadro normativo, in conformità al quale potranno essere adottati i necessari atti regolamentari sul trattamento di dati sensibili e giudiziari di pertinenza dei consigli e delle assemblee legislative delle regioni e delle province autonome.

Qualora tali atti siano adottati in conformità all´odierno schema tipo aggiornato di regolamento, essi non dovranno essere sottoposti singolarmente al Garante per il parere. Eventuali ulteriori trattamenti di dati sensibili e/o giudiziari non considerati nell´odierno schema tipo non potranno essere effettuati. Laddove si renda, tuttavia, indispensabile trattare ulteriori categorie di dati, o eseguire altre operazioni di trattamento per perseguire finalità di rilevante interesse pubblico individuate dalla legge, le integrazioni o modifiche dovranno essere sottoposte al parere del Garante.

OSSERVA

1. Il parere è reso su una versione riveduta dello schema tipo di regolamento che tiene conto degli approfondimenti e delle indicazioni suggeriti, in via collaborativa, dall´Ufficio del Garante, nell´ambito del gruppo di lavoro interregionale.

Le osservazioni dell´Ufficio, volte a perfezionare il testo e a renderlo pienamente conforme alla disciplina in materia di protezione dei dati personali, hanno riguardato, in particolare: la pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati sensibili riferiti ai titolari di incarichi politici e di responsabilità amministrativa di vertice nelle pubbliche amministrazioni, nonché ai titolari di incarichi dirigenziali, di collaborazione e di consulenza presso i consigli e le assemblee legislative trattati in attuazione degli obblighi di pubblicazione previsti dalla disciplina in materia di trasparenza e di prevenzione e contrasto della corruzione (schede nn. 1, 2, 4 e 9); la specificazione delle condizioni e dei limiti nel rispetto dei quali può essere consentito il trattamento di dati idonei a rivelare la vita sessuale nelle attività di difesa amministrativa e giudiziaria dei consigli e delle assemblee legislative in relazione alla materia del rapporto di lavoro (scheda n. 5); la definizione delle cautele da adottare nel trattamento di dati idonei a rivelare la vita sessuale dei detenuti nelle attività di garanzia dei diritti delle persone soggette a misure restrittive della libertà personale (scheda n. 6), nonché nel trattamento di dati sensibili e giudiziari di terzi interessati nelle attività di sindacato ispettivo e di indirizzo politico e nelle attività di documentazione dell´attività istituzionale dei consigli e delle assemblee legislative (schede nn. 8, 11 e 12). Ciò, a tutela dei diritti delle libertà fondamentali e della dignità delle persone interessate.

2. Ciò premesso, residua un aspetto dell´odierno schema tipo che merita qualche perfezionamento, con rifermento ai trattamenti di dati sensibili e giudiziari effettuati nello svolgimento delle attività di controllo, d´indirizzo politico e di sindacato ispettivo. Nella descrizione del trattamento riportata nella relativa scheda (n. 8) non vi è infatti alcuna menzione dei trattamenti effettuati presso i consigli e le assemblee legislative per consentire l´accesso ai documenti, riconosciuto dalla legge e dai regolamenti consiliari o assembleari, per esclusive finalità direttamente connesse all´espletamento di un mandato elettivo. In relazione a tale finalità, individuata dal Codice di rilevante interesse pubblico e correttamente menzionata nella medesima scheda (art. 65, comma 4, lett. b)), è necessario integrare la descrizione del trattamento specificando che le richieste dei consiglieri delle regioni e delle province autonome possono essere legittimamente accolte soltanto ove risultino, appunto, utilmente ricondotte alle "esclusive" finalità di rilevante interesse pubblico "direttamente connesse all´espletamento di un mandato elettivo". Sempre nella descrizione del trattamento è opportuno precisare che nel soddisfare le predette richieste i consigli e le assemblee legislative devono aver cura di adottare modalità tali da assicurare che l´accesso del consigliere sia esercitato, in concreto, in modo da comportare il minor pregiudizio possibile alla vita privata delle persone cui si riferiscono i dati contenuti nei documenti oggetto dell´istanza di accesso. Ciò, anche al fine di garantire che il diritto di accesso del consigliere sia esercitato con riguardo ai dati effettivamente utili per l´esercizio del mandato e ai fini di questo e fermo restando che i dati personali eventualmente acquisiti dal consigliere possono essere utilizzati per le sole finalità realmente pertinenti al mandato (Cfr. Provv. 25 luglio 2013, doc. web 2536172).

Nell´aggiornamento, in conformità allo schema tipo in esame, degli atti regolamentari sul trattamento di dati sensibili e giudiziari, da effettuarsi presso i consigli e le assemblee legislative delle regioni e delle province autonome, occorrerà pertanto recepire le indicazioni sopra formulate, tenendo presente che il trattamento di tali dati non potrà essere effettuato in difformità dalle indicazioni medesime. Al riguardo, si precisa che gli atti regolamentari adottati in conformità all´odierno schema tipo aggiornato, modificato sulla base delle indicazioni contenute nel punto 2 del presente parere, non devono essere sottoposti nuovamente al Garante per il parere.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

ai sensi degli articoli 20, comma 2, e 154, comma 1, lett. g) del Codice, esprime parere favorevole sullo schema tipo di regolamento predisposto dalla Conferenza dei presidenti delle assemblee legislative delle regioni e delle province autonome con riferimento al trattamento di dati personali sensibili e giudiziari presso i consigli e le assemblee legislative delle regioni e delle province autonome, in relazione alle finalità di rilevante interesse pubblico perseguite nei singoli casi a condizione che il medesimo schema sia integrato in conformità alle indicazioni fornite nel punto 2 del presente parere.

Roma, 25 luglio 2013

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia