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Provvedimento del 18 luglio 2013 [2645251]

[doc. web n. 2645251]

Provvedimento del 18 luglio 2013

Registro dei provvedimenti
n. 364 del 18 luglio 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il ricorso, presentato in data 11 aprile 2013 nei confronti della Camera di Commercio di Firenze, con il quale XX, dipendente del predetto ente dall´aprile 2005 al gennaio 2013 (con l´attribuzione dell´incarico di posizione organizzativa della U.O. Attività Ispettive da gennaio 2011 a dicembre 2012), ribadendo le istanze già avanzate, ha chiesto (unitamente ad alcune istanze non rientranti fra i diritti azionabili ai sensi del Codice in materia di protezione dei dati personali - d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, di seguito "Codice") di conoscere le informazioni relative ai "numeri di protocollo relativi alla corrispondenza di natura personale intercorsa" con il datore di lavoro nel periodo 2011-2012, le modalità e la logica del trattamento dei dati personali contenuti in tale corrispondenza, gli estremi identificativi del responsabile del trattamento, i soggetti o le categorie di soggetti cui tali dati siano stati resi conoscibili e/o visibili; ciò lamentando, in particolare, l´avvenuta indebita diffusione dei dati contenuti all´interno della predetta corrispondenza ad altri dipendenti dell´odierna resistente "non specificamente incaricati alla gestione dei dati personali"; il ricorrente ha chiesto altresì la liquidazione in proprio favore delle spese sostenute per il procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 15 aprile 2013 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149 del Codice, ha invitato la resistente a fornire riscontro alle richieste dell´interessato, nonché la nota del 3 giugno 2013 con la quale è stata disposta la proroga del termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la nota, datata 3 maggio 2013, con cui la Camera di commercio di Firenze, nel rappresentare che la tardività del riscontro sarebbe dovuta alla genericità e all´ampiezza delle richieste del ricorrente, ha trasmesso al medesimo copia dei documenti richiesti, rilevando peraltro che tali atti sarebbero già detenuti dal medesimo "in quanto da lui stesso inviati o allo stesso assegnati", suddividendoli in due gruppi, contraddistinti rispettivamente con le lettere B e C, in ragione del carattere più o meno riservato della corrispondenza in essi contenuta; la resistente ha specificato che al primo gruppo apparterrebbero, in particolare, "le richieste di autorizzazioni per incarichi extraimpiego e relativa anagrafe delle prestazioni (tutti documenti in possesso dell´interessato) e gestite "in chiaro" dal Protocollo Generale", trattandosi di comunicazioni da ritenersi "pubbliche" in base alle normative vigenti, mentre nel secondo gruppo sarebbero archiviati documenti a "visibilità riservata" relativi a dati personali dell´interessato contenuti in comunicazioni intercorse con l´Amministrazione nell´ambito dell´ordinario svolgimento del rapporto di lavoro, come tali visibili solo alle "persone che risultano assegnatarie degli stessi protocolli"; le comunicazioni del primo gruppo inoltre "sono cartacee e contenute nel fascicolo personale dell´ex dipendente XX" gestito "dall´UO personale con le (…) cautele necessarie", mentre gli "originali informatici (comunicazioni prive di supporto cartaceo) sono invece custoditi nel programma PRODIGI predisposto da Infocamere, soc. consortile della Camera di Commercio", l´accesso al quale, benché gli stessi siano visibili in chiaro, è comunque consentito, tramite apposite credenziali, "esclusivamente ai dipendenti di ruolo dell´ente camerale"; con riferimento alle comunicazioni del secondo gruppo invece la resistente ha rappresentato che, a seguito della modifica degli incarichi assegnati nelle varie aree dirigenziali, a partire dal 1° gennaio 2013 la Camera di Commercio ha modificato il proprio organigramma determinando così una variazione "dell´alberatura propria del programma di gestione dei flussi documentali (il Protocollo Generale) gestito (…) dal programma Prodigi realizzato da Infocamere" che, nel caso specifico, avrebbe assegnato "in automatico" i protocolli non gestiti, ovvero non archiviati, dal ricorrente (nel periodo in cui ricopriva la posizione organizzativa nell´unità cui era assegnato) al responsabile della medesima, al quale sarebbero stati quindi visibili a partire dal 16 gennaio 2013; la resistente ha inoltre precisato che quest´ultimo, anziché dare immediato avviso della presenza, sulla sua "scrivania virtuale", di comunicazioni riservate a lui non destinate, le avrebbe inoltrate all´interessato "di fatto rendendole visibili a tutto il personale assegnato alla U.O.", rilevando comunque che non appena avuta conoscenza, successivamente alla richiesta d´accesso avanzata dal ricorrente, della anomalia del programma avrebbe prontamente provveduto a ripristinarne la corretta funzionalità;

VISTA la nota, inviata via e.mail l´8 maggio 2013, con cui il ricorrente, nell´eccepire l´inidoneità del riscontro fornito in ordine alla richiesta volta a conoscere i criteri utilizzati dalla resistente per determinare il carattere riservato dei documenti in entrata e in uscita, ha contestato la veridicità delle affermazioni rese dalla medesima in ordine alle modalità con cui si sarebbe verificata la diffusione dei dati personali che lo riguardano contenuti nella corrispondenza a lui destinata; l´interessato ha, in particolare, evidenziato come "il risultato finale di questa (…) vicenda è che, come ammesso dalla Camera di Commercio (…), i dati personali riservati di XX (…) sono stati resi (…) visibili ad una serie imprecisata di altri soggetti, quanto meno a tutto il personale della U.O. Attività Ispettive" per un periodo di tempo imprecisato e comunque "fino almeno al 30 aprile 2013", data in cui, secondo le affermazioni rese dalla Camera di commercio di Firenze, la stessa avrebbe provveduto a ripristinare la visibilità riservata dell´ultimo documento, riferito al ricorrente, rimasto ancora visibile in chiaro agli altri dipendenti dell´Unità;

VISTA la nota, datata 7 maggio 2013, con cui la resistente, nel ribadire quanto già dichiarato nella nota precedente in ordine alle modalità di gestione della corrispondenza riservata, ha altresì precisato che l´interessato, essendo "soggetto istruito sull´uso del programma Prodigi", sarebbe stato a conoscenza del fatto che "occorre "gestire" i protocolli (e le relative comunicazioni) di volta in volta assegnate, in particolar modo archiviando le stesse così da non rendere possibile a terzi neppure un visione casuale dei files", mentre nel caso di specie avrebbe "di fatto lasciato sulla propria "scrivania virtuale" personale, comunicazioni a lui riservate"; l´Ente camerale ha inoltre rilevato che qualora dovessero emergere carenze strutturali del "programma attualmente in uso presso la Camera di Commercio di Firenze (e nella maggior parte delle altre Camere di commercio italiane)" di ciò dovrà comunque chiedersi conto alla società fornitrice dello stesso, ovvero "Infocamere, soc. consortile delle Camere di Commercio d´Italia";

VISTA la nota del 14 maggio 2013 con cui l´interessato, nel replicare alle conclusioni avanzate dalla resistente, ne ha eccepito l´illogicità tenuto conto che, come dichiarato dalla stessa Camera di commercio, "l´accesso al programma (e quindi alla scrivania virtuale (ndr) è consentito esclusivamente tramite user e password di 8 cifre (da cambiare ogni 6 mesi)"; alla luce di ciò il ricorrente ha pertanto escluso, in capo a sé, la sussistenza di profili di responsabilità, riconducibili ad una prospettata condotta negligente tenuta dal medesimo, in ordine all´avvenuta indebita diffusione dei propri dati personali a soggetti che non avevano titolo a conoscerli (a partire dallo stesso soggetto Responsabile dell´U.O. di cui faceva parte l´interessato), ma piuttosto imputandola ad un´inidonea gestione dei documenti in formato elettronico da parte del titolare del trattamento ed avanzando dubbi in ordine al periodo di tempo (potenzialmente anteriore alla data di cessazione dell´incarico affidato al ricorrente) entro il quale ciò si sarebbe verificato;

VISTA la nota, datata 22 maggio 2013, con cui la resistente ha precisato che il ricorrente, essendo a conoscenza del fatto che il suo incarico sarebbe cessato il 21.12.2012, "avrebbe dovuto ordinare la propria scrivania virtuale archiviando i documenti riservati"; in mancanza di tale presupposto, l´aggiornamento automatico del programma, avvenuto in data 15 gennaio 2013, avrebbe determinato un´attribuzione dei protocolli non gestiti "spettanti al dott. XX (…) al Responsabile dell´U.O. Attività Ispettive che rimaneva l´unico soggetto a poter trattare i dati dell´U.O.", chiarendo che ciò si sarebbe verificato solo a partire da quella data e che la visibilità dei relativi atti contenenti dati personali del ricorrente sarebbe stata consentita ai soli dipendenti addetti all´U.O. cui era assegnato anche l´interessato;

VISTA la nota del 31 maggio 2013 con cui il ricorrente ha ribadito la richiesta di chiarimenti in ordine alle modalità attraverso cui documenti presuntivamente a visibilità riservata siano entrati nella sfera di conoscibilità di soggetti non aventi alcun titolo a conoscerli;

VISTA la nota, datata 20 giugno 2013, con cui la resistente ha ribadito quanto già più volte comunicato, rilevando peraltro la circostanza che il ricorrente, alla luce delle dettagliate richieste contenute nelle memorie dal medesimo prodotte, risulta avere "piena conoscenza dei dati che chiede all´ente e delle modalità di trattamento degli stessi", avendone avuto presumibilmente conoscenza in data successiva alla migrazione dei protocolli, ma anteriore all´interruzione del suo rapporto di lavoro con l´odierna resistente;

VISTA la nota, inviata via e.mail il 27 giugno 2013, con cui il ricorrente, nel ribadire le proprie doglianze in merito alle modalità utilizzate dal datore di lavoro nel trattamento di documenti riservati, ha eccepito la frammentarietà dei riscontri forniti dalla resistente, rilevando, a tale riguardo, che "risulterebbe ancora mancare il provvedimento della Camera di Commercio con il quale è stato chiuso il procedimento avviato con il protocollo 46635 del 3 nov. 2011 (…) chiuso con comunicazione di archiviazione del 7 dicembre ("raccomandata a mano")", di cui comunque il ricorrente detiene l´originale;

VISTA  la nota, datata 4 luglio 2013, con cui la Camera di commercio di Firenze ha eccepito la pretestuosità delle richieste avanzate dal ricorrente tenuto conto del fatto che il medesimo, come risulta anche da quanto affermato nell´ultima memoria trasmessa, non avrebbe interesse all´esercizio del diritto di accesso in quanto, detenendo i relativi documenti (in alcuni casi in originale), avrebbe già a disposizione i dati richiesti;

RILEVATO che il diritto di accesso di cui all´art. 7 del Codice è distinto (anche rispetto ai presupposti, alle modalità e formalità per il suo esercizio) dal diritto di accesso agli atti e documenti amministrativi di cui alla legge n. 241/1990, in quanto è volto a consentire agli interessati di ottenere, ai sensi dell´art. 10 del predetto Codice, la comunicazione in forma intelligibile dei soli dati personali effettivamente detenuti dal titolare del trattamento, estrapolati dai documenti che li contengono; rilevato che il titolare del trattamento, qualora l´estrapolazione risulti particolarmente difficoltosa, ha facoltà, ma non l´obbligo, di corrispondere alla richiesta di accesso mediante l´esibizione o la consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti secondo quanto previsto dall´art. 10, comma 4, del Codice (ferma restando l´omissione di dati personali riferiti a terzi);

RITENUTO, alla luce di quanto sopra esposto, di dover dichiarare non luogo a provvedere sul ricorso, ai sensi dell´art. 149, comma 2, del Codice, avendo la resistente fornito un riscontro sufficiente alle richieste dell´interessato, sia pure solo dopo la presentazione del ricorso, relativamente alle istanze dallo stesso avanzate ai sensi dell´art. 7 del Codice in virtù del quale (in ordine al diritto di accesso) può ottenersi la comunicazione dei propri dati personali detenuti dal titolare del trattamento, ma non la copia dei supporti su cui tali dati sono inseriti;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell´ammontare delle spese e dei diritti da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l´ammontare delle spese e dei diritti inerenti all´odierno ricorso nella misura forfettaria di euro 500, di cui euro 150 per diritti di segreteria, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso e ritenuto di porli a carico di Camera di commercio di Firenze nella misura di euro 250, previa compensazione della residua parte per giusti motivi;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e ss. del Codice;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

1) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso;

2) determina nella misura forfettaria di euro 500, l´ammontare delle spese e dei diritti del procedimento posti in misura pari a 250 euro, previa compensazione per giusti motivi della residua parte, a carico di Camera di commercio di Firenze, la quale dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 18 luglio 2013

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia