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Provvedimento del 5 dicembre 2013 [2951902]

[doc. web n. 2951902]

Provvedimento del 5 dicembre 2013

Registro dei provvedimenti
n. 557 del 5 dicembre 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il ricorso, presentato in data 16 luglio 2013 nei confronti di XY, in qualità di amministratore del "Condominio JJ", con cui KW e HJ, comproprietari di un immobile facente parte del predetto condominio, nel ribadire le istanze già avanzate ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito "Codice"), hanno chiesto, oltre ad alcune richieste non riconducibili all´esercizio dei diritti di cui ai predetti articoli, di conoscere l´origine dei dati personali che li riguardano, la comunicazione delle finalità, delle modalità e della logica applicata al trattamento, gli estremi identificativi del titolare del trattamento, del soggetto eventualmente nominato responsabile del trattamento, nonché dei soggetti incaricati, chiedendo altresì la cessazione del trattamento in ordine ad alcune operazioni di cui gli interessati hanno lamentato l´illegittimità. Ciò con riferimento specifico alla "confusione di ruoli e responsabilità tra l´amministratore nominato dall´assemblea (il sig. XY), altri soggetti allo stesso collegati (con particolare riferimento al sig.  XY) e, più genericamente, lo Studio professionale riconducibile ai medesimi soggetti (…)" (soggetti cui peraltro gli interessati hanno inviato anche il previo interpello), i quali, pur in assenza di un esplicito consenso espresso dai ricorrenti, avrebbero "diffusa facoltà di accesso" ai dati personali riferiti agli stessi; i ricorrenti hanno chiesto altresì la liquidazione in proprio favore delle spese sostenute per il procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 18 luglio 2013 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149 del Codice, ha invitato il resistente a fornire riscontro alle richieste degli interessati, nonché la nota del 28 ottobre 2013 con cui è stata disposta la proroga del termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la nota, datata 30 agosto 2013, con cui il titolare del trattamento, rappresentato e difeso dall´avv. Andrea Pellegrini, ha contestato i fatti dedotti dalla controparte rilevando di essere "amministratore del Condominio JJ (…) in forza di nomine e successive riconferme adottate con delibere assunte in sede di assemblea condominiale" e di svolgere tale incarico "quale titolare e legale rappresentante pro tempore dello "Studio KKdi KK e XY"", avvalendosi peraltro, nell´esercizio delle proprie funzioni, "dell´opera di dipendenti e collaboratori operanti all´interno" dello studio espressamente designati "quali incaricati del trattamento nelle funzioni di collaboratore all´attività di amministratore di condominio", tra cui appunto il sig. XY del quale è stata pertanto richiesta l´estromissione dal presente procedimento; il resistente ha altresì precisato di effettuare, "proprio in ragione della rivestita carica di amministratore" e di quanto chiaramente enunciato nell´informativa affissa nei locali dello studio da ultimo citato, il trattamento di "una serie di dati personali necessari all´attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni ed idonee a determinare le posizione di dare ed avere dei singoli partecipanti" in relazione ai quali, in virtù di quanto previsto dall´art. 24, comma 1, del Codice, non è richiesto il consenso degli interessati;

VISTA la nota, datata 13 settembre 2013, con cui i ricorrenti, nell´eccepire l´incongruenza del riscontro fornito da controparte rispetto alle richieste avanzate dai medesimi, hanno ribadito le istanze già avanzate con il previo interpello, contestando le modalità con cui il titolare del trattamento afferma di aver assolto gli obblighi di previa informativa e rilevando come l´esistenza di "una bacheca degli "Avvisi ai condomini" sia circostanza appresa "solo dalla lettura della comunicazione dell´avv. Pellegrini" e come, in ogni caso, "un obbligo informativo verso terzi non possa comunque ritenersi assolto grazie alla passiva scelta di affiggere un foglio all´interno della propria sede", legittimando con ciò il titolare del trattamento ad eseguire "sui dati personali degli interessati, indiscriminatamente, qualsiasi trattamento" in assenza di un esplicito consenso manifestato dai medesimi; i ricorrenti hanno inoltre eccepito l´illegittimità dell´utilizzo del proprio indirizzo di posta elettronica ai fini dell´invio di comunicazioni e/o documenti di interesse comune in quanto, pur condividendo in astratto l´utilità di tale utilizzo, nel caso di specie sarebbe avvenuto in carenza del necessario consenso, mai rilasciato dagli interessati, disvelando peraltro tale dato anche a soggetti terzi cui la medesima comunicazione era indirizzata per conoscenza;

VISTE le note, datate 21 e 28 novembre 2011, con cui il titolare del trattamento, nel ribadire quanto già comunicato nella nota precedente, ha precisato che "i dati richiesti erano (almeno in grande misura) contenuti nell´informativa rivolta a tutti i condomini ex art. 13 del D.lgs. 196/2003 che da anni si trova esposta nei locali dell´amministratore dove si svolgono periodicamente le assemblee di condominio JJ e a cui il sig. KW ha, per sua stessa ammissione, personalmente partecipato sin dal 2006", rilevando che in ordine a tali dati, proprio in quanto necessari all´espletamento del compito di amministrazione e gestione delle cose comuni, non è richiesto il consenso degli interessati per il legittimo trattamento degli stessi; il titolare del trattamento ha inoltre dichiarato, in ordine all´asserito indebito utilizzo dell´indirizzo di posta elettronica di uno dei ricorrenti, che tale indirizzo sarebbe stato fornito "dall´interessato in data 29/03/2012 in sede dell´assemblea condominiale ordinaria nella quale il sig. KW  ricoprì il ruolo di presidente e il sig. XY  il ruolo di segretario", circostanza comprovata dall´avvenuta successiva trasmissione da parte del sig. KW della "bozza del verbale di assemblea" all´indirizzo e.mail del sig.  XY, al quale veniva contestualmente comunicato anche il numero di utenza cellulare del ricorrente; il titolare del trattamento ha infine chiarito che il soggetto cui il sig. KW contesta essere stata inviata per conoscenza una e-mail contenente anche il proprio indirizzo di posta elettronica sarebbe in realtà un "altro condomino (…) a cui l´amministrazione condominiale aveva appunto provveduto ad inviare copia del bilancio", escludendo con ciò l´avvenuta divulgazione di dati riferiti ai condomini al di fuori della compagine condominiale;

VISTA la nota, trasmessa via e.mail il 29 novembre 2013, con cui il titolare del trattamento ha comunicato i dati personali dei ricorrenti oggetto di trattamento in relazione alla specifica vicenda rappresentata nel ricorso, precisando che "tutti questi dati sono soltanto presenti nei nostri data base del (…) programma gestionale della rete pc aziendale, accessibili ai soli dipendenti e comunque protetti da doppia password e in nessun modo trattati al di fuori dell´ambito amministrativo";

RILEVATO che il presente ricorso risulta correttamente incardinato nei confronti di XY, in qualità di amministratore del "Condominio JJ", tenuto conto del fatto che, nel corso del procedimento, risulta essere stato maggiormente chiarito il ruolo svolto da ciascuno dei soggetti originariamente investiti dai ricorrenti delle istanze avanzate con il previo interpello; nello specifico, infatti, il sig. XY, in qualità di titolare e legale rappresentante dello "Studio KK di KK e XY" (che, secondo quanto comunicato dalla parte resistente, risulta aver cessato, a far data dal 15.01.1998, la propria veste di società semplice costituendosi come associazione tra professionisti), svolge, come risulta anche dall´informativa affissa presso la sede dello studio, le funzioni di titolare del trattamento dei dati personali della compagine condominiale dal medesimo rappresentata, avvalendosi, in tale veste, dell´opera di dipendenti e collaboratori designati quali incaricati del trattamento (tra cui il sig.  XY), come risulta dagli atti di nomina allegati al riscontro fornito; tenuto conto del fatto che la riconducibilità della gestione condominiale in capo al sig. XY, in quanto titolare dello studio citato, può ritenersi fatto noto ai condomini risultando, oltre che dalla predetta informativa, anche dall´utilizzo di apposito timbro, contenente i dati dello studio, apposto in diversi verbali di assemblea, allegati dai ricorrenti, compresi quelli in cui veniva discussa e approvata la conferma annuale del medesimo in tale ruolo;

RILEVATO altresì che il trattamento dei dati personali, riferiti sia alla compagine condominiale complessivamente considerata, sia ai singoli condomini, nella misura in cui ciò sia funzionale allo svolgimento delle attività necessarie all´espletamento dell´incarico di gestione e amministrazione delle parti comuni, non richiede la prestazione di un esplicito consenso (vedi provvedimento del Garante in materia di "Amministrazione dei condomìni" del 18 maggio 2006, pubblicato in G.U. n. 152 del 3-7-2006, che, in proposito, richiama l´art. 24, comma 1, del Codice); occorre altresì rilevare (con riguardo all´affermato indebito utilizzo del dato costituito dall´indirizzo di posta elettronica personale dei singoli condomini) come possa ragionevolmente ritenersi che lo stesso sia stato volontariamente fornito dai ricorrenti, risultando, alla luce della documentazione in atti, che si trattava di modalità di comunicazione largamente in uso già in epoca anteriore alla proposizione del ricorso al fine di agevolare le comunicazioni gestionali, finalità che gli stessi interessati hanno dichiaratamente manifestato di apprezzare;

RITENUTO di dover dichiarare infondata la richiesta di cancellazione dei dati trattati dallo "Studio KK di KK e XY", nonché dai dipendenti e collaboratori di tale studio che rivestano la qualifica di incaricato del trattamento (come nel caso del sig.  XY) non essendo emersa, nel corso del procedimento, l´evidenza di un trattamento posto in essere in violazione di legge; ciò tenuto conto del fatto che l´attività posta in essere nell´ambito dello studio (peraltro avente la forma dell´associazione tra professionisti di cui l´odierno resistente risulta titolare) appare strumentale rispetto all´attività di gestione dei condomìni facenti capo allo stesso ed essendo altresì stato chiarito il ruolo svolto, alla luce della normativa in materia di protezione dei dati personali, da alcuni dei soggetti indicati dai ricorrenti che, in qualità di collaboratori dello studio, risultano essere stati espressamente designati quali incaricati del trattamento;

RITENUTO di dover dichiarare, ai sensi dell´art. 149, comma 2, del Codice, non luogo a provvedere in ordine alle restanti richieste avendo il titolare del trattamento fornito un riscontro sufficiente in merito, sia pure solo dopo la presentazione del ricorso;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell´ammontare delle spese da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l´ammontare delle spese inerenti l´odierno ricorso nella misura forfettaria di euro 500 considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del medesimo e ritenuto di porli a carico di XY, in qualità di amministratore del "Condominio JJ",  nella misura di euro 250, previa compensazione della residua parte per giusti motivi;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e ss. del Codice;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

1) dichiara infondata la richiesta di cancellazione dei dati personali dei ricorrenti trattati dallo "Studio KK di KK e XY", nonché dai dipendenti e collaboratori di tale studio non essendo emersa, nel corso del procedimento, l´evidenza di un trattamento posto in essere in violazione di legge;

2)  dichiara non luogo a provvedere in ordine alle restanti richieste;

3) determina nella misura forfettaria di euro 500 l´ammontare delle spese e dei diritti del procedimento che vengono posti, nella misura di 250 euro, a carico di XY, in qualità di amministratore del "Condominio JJ", il quale dovrà liquidarli direttamente a favore dei ricorrenti; compensa tra le parti la residua porzione delle spese.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 5 dicembre 2013

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Bianchi Clerici

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia