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Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate attraverso i sistemi di videosorveglianza. Verifica preliminare richiesta da SAES Advanced Technologies S.p.A. - 30 gennaio 2014 [3017416]

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[doc. web n. 3017416]

Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate attraverso i sistemi di videosorveglianza. Verifica preliminare richiesta da SAES Advanced Technologies S.p.A. - 30 gennaio 2014

Registro dei provvedimenti
n. 40 del 30 gennaio 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da SAES Advanced Technologies S.p.A. ai sensi dell´art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

Visto il provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010 (doc. web n. 1712680), con particolare riferimento al punto 3.4;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1. L´istanza della società.

In data 4 aprile 2013, SAES Advanced Technologies S.p.A., in ossequio a quanto prescritto dal provvedimento in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010, ha formulato un´istanza di verifica preliminare (art. 17 del Codice) al fine di poter conservare per 30 giorni –poi estesi a 75 giorni, con richiesta del 16 ottobre 2013- le immagini registrate attraverso i sistemi di videosorveglianza istallati presso i due siti produttivi di Avezzano, ubicati, rispettivamente, in via Nobel e in via Diesel.

La società ha dichiarato di occuparsi della produzione, vendita ed esportazione di componenti assorbenti ("getter") destinati al settore delle lampade, di pompe a diffusione, criostatiche e ad assorbimento, di leghe metalliche compresse (c.d. pillole) con caratteristiche assorbenti, nonché dello stoccaggio dello "zirconio", materiale estremamente delicato perché utilizzato anche nell´ambito della tecnologia nucleare, tanto che la sua importazione è soggetta al rilascio di un´apposita autorizzazione ministeriale (vedi all. b) alla nota del 16 ottobre 2013).

La società ha riferito che i prodotti in questione sono destinati ad essere impiegati da parte dell´industria automobilistica, aeronautica e medicale, dai laboratori di ricerca nazionali ed internazionali, dalle "industrie produttrici di tubi di potenza, sottovuoto, di grandi dimensioni o di dispositivi miniaturizzati come i sistemi microelettronici e micromeccanici realizzati in silicio", nonché dalle imprese "utilizzatrici di materiali avanzati ed in particolare delle leghe a memoria di forma".

Avendo raggiunto nel corso degli anni una posizione di prestigio a livello mondiale, sia per la "particolarità dei prodotti" realizzati, sia per "le dimensioni e l´importanza" dei propri clienti (tra cui diverse aziende leader nel campo dell´elettronica e dell´illuminazione, varie Università ed il Centro di Ricerca Nucleare Europeo-C.E.R.N.), la società ha dichiarato di essersi indotta a chiedere alle Autorità doganali il rilascio della certificazione A.E.O. (Authorized Economic Operator), al fine di poter ridurre sia il numero dei controlli e delle ispezioni doganali sulle merci in partenza, sia i costi di spedizione e i tempi di transito, come richiesto anche dai propri clienti internazionali (all.b) alla nota del 16 ottobre 2013).

Inoltre, la società ha anche riferito di aver presentato all´Enac, in data 18 febbraio 2013, la richiesta per ottenere il riconoscimento della qualifica di "mittente conosciuto" (così come definita dal Reg. CE n. 300/2008 e dal Reg. CE n. 185/2010), con conseguente imminente assunzione dell´obbligo di garantire "un livello di sicurezza sufficiente a proteggere da interferenze illecite" (cfr. Reg. CE n. 185/2010, par. 6.4.2.1) i propri prodotti, anche attraverso l´impiego di "procedure conformi a norme e disposizioni comuni di sicurezza tali da consentire il trasporto della merce […]  su aeromobili di qualsiasi tipo" (cfr. art. 3, punto 27 del Reg. CE n. 300/2008).

Infine, rispetto alla spedizione dei beni prodotti, la società ha precisato che le merci, una volta uscite dai magazzini, sono inviate dagli spedizionieri o couriers "direttamente alle compagnie aeree e marittime, per l´inoltro al cliente finale" (cfr. nota del 16/10/2013).

Ciò premesso, la società ha riferito che le ragioni dell´odierna istanza risiedono nell´esigenza di rafforzare il livello di sicurezza interna ai siti produttivi interessati, anche in considerazione dell´avvenuto rinvenimento di alcuni volantini di carattere minatorio rivolti ai due maggiori azionisti; ciò comporta la necessità di un severo monitoraggio delle realtà aziendali e, soprattutto, dell´area di ingresso al reparto produttivo A.M.D., sottoposta ad accessi limitati anche in ragione della pericolosità di alcuni materiali impiegati, in linea con i livelli di sicurezza richiesti dalle Autorità doganali e con gli obblighi derivanti dalla qualifica di "mittente conosciuto", in via di acquisizione.

In particolare, la società ha dichiarato che l´Autorità Doganale, pur non avendo fissato uno specifico termine di conservazione delle immagini registrate dagli impianti di videosorveglianza (che, comunque, debbono operare H/24), pretende l´adozione di un livello di sicurezza in grado di impedire un accesso illecito alle zone di spedizione e carico delle merci, nonché l´introduzione o la sostituzione di materiali all´interno dei colli destinati all´esportazione.

Pertanto, SAES Advanced Technologies S.p.A. ha manifestato l´intenzione di predisporre distinti sistemi per la conservazione delle immagini rilevate presso i due siti produttivi: un primo sistema, utilizzato unicamente dalla società, programmato per conservare le immagini per soli sette giorni; un altro, destinato ad essere utilizzato solo da specifiche "autorità di controllo", programmato per una loro conservazione per 75 giorni.

A corredo della presente istanza, la Società ha fatto pervenire copia di un accordo sindacale raggiunto con le O.O.S.S. in data 30 ottobre 2013, con il quale è stata convenuta la custodia delle immagini per 75 giorni, riservandone in tal caso l´accesso alle "sole Autorità preposte in caso di necessità (Autorità doganali – Autorità giudiziaria – Ministero dello sviluppo economico – Asl ecc.)".

2. Il funzionamento dei sistemi

I due siti produttivi sono dotati di impianti di videosorveglianza che, attualmente, effettuano la sola rilevazione delle immagini.

Le telecamere, di cui 9 presso il sito di via Nobel e 16 presso quello di via Diesel, sono collocate principalmente nella parte esterna, al fine di monitorare in tempo reale il perimento dei due stabilimenti, i parcheggi interni e le aree delle operazioni di carico, scarico e movimentazione dei prodotti.

Riguardo alle telecamere interne, invece, è stato dichiarato e documentato (cfr. foto allegate alla nota del 16 ottobre 2013) che in via Nobel è presente un´unica telecamera posizionata all´ingresso del reparto A.M.D. (ove vengono utilizzate sostanze "pericolose"), per permettere al personale addetto di verificare l´avvenuta osservanza delle "procedure previste per poter accedere al reparto" (cfr. pag.7 all. B); in relazione al sito di via Diesel, invece, le telecamere interne (in numero di 8) sono volte a monitorare alcuni reparti di produzione, l´ingresso ad alcuni uffici ed i limitrofi corridoi, le scale di emergenza, la cassaforte e gli scaffali dedicati allo stoccaggio dei fusti contenenti lo zirconio, al fine di impedire o, comunque, accertare eventuali sottrazioni, furti o manomissioni, in aderenza a quanto richiesto ai possessori della qualifica di A.E.O.

La società ha dichiarato che gli impianti sono attualmente impostati per registrare le immagini 24 ore su 24, che verranno archiviate, per soli sette giorni, su 2 DVR collocati nelle portinerie dei due siti produttivi. Quanto alla visione delle immagini in diretta, è stato specificato che presso ciascuna portineria sono presenti anche 2 monitor dove sono visualizzabili contemporaneamente tutte le immagini provenienti dalle telecamere del singolo sito, previa digitazione di apposita password personalizzata da parte dei dipendenti della Società Portierato Marsica Servizi Cooperativa; al contrario, la visione delle immagini registrate risulterà riservata ai soli dipendenti dell´ufficio "sicurezza interno" della SAES Advanced Technologies S.p.A., deputati a verificare anche le entrate al reparto di produzione A.M.D.

Per ciò che concerne invece la conservazione delle stesse immagini per 75 giorni, è stato dichiarato che essa verrà effettuata esclusivamente in favore delle c.d. "Autorità preposte" e, cioè, dell´Autorità giudiziaria, delle Autorità doganali, delle A.s.l. e, all´esito  dell´ottenimento del riconoscimento della qualità di "mittente conosciuto", dell´Enac (cfr. nota del 16 ottobre 2013 – all. B); nota del 27 novembre 2013), unici soggetti che potranno avere accesso alle registrazioni; a tal fine, la società ha riferito di aver previsto l´installazione di un apposito "server" (unità di back-up), collocato nella "computer room" del sito produttivo ubicato in Via Diesel, dove verrà conservata una copia delle immagini, che potranno formare oggetto di accesso solo con l´intervento del Responsabile It-Amministratore di sistema o, eventualmente, di due suoi collaboratori, tutti muniti di apposite credenziali e espressamente nominati incaricati del trattamento (cfr. nota del 3 dicembre 2013).

Infine, per quanto riguarda l´obbligo di rendere l´informativa di cui all´art. 13 del Codice, la società ha riferito di aver già predisposto i relativi cartelli (cfr. nota del 4 aprile 2013).

3. Presupposti di liceità del trattamento

Per una corretta valutazione della vicenda occorre prendere le mosse dalla peculiare attività produttiva svolta da SAES Advanced Technologies S.p.A., che, pur essendo per lo più esercitata presso i propri stabilimenti, è comunque soggetta alle stringenti norme internazionali volte al rafforzamento della sicurezza delle persone e delle merci lungo tutta "la catena di approvvigionamento" del commercio internazionale (cfr. Comunicazione della Commissione al Parlamento Europeo ed al Consiglio – com.(2010) 386 definitivo -"La politica antiterrorismo dell´UE: principali risultati e sfide future", pag. 7).

Al riguardo, vale rilevare che l´Unione europea è fortemente impegnata a dare attuazione al quadro normativo deliberato dall´Organizzazione mondiale delle dogane, denominato SAFE (Framework of Standards to Secure and Facilitate Global trade -adottato dal Consiglio della stessa Organizzazione nel giugno del 2005), teso a sviluppare una serie di standard internazionali volti a garantire la sicurezza nella catena logistica e, conseguentemente, a facilitare il commercio.

Proprio in ragione di tale obiettivo, la Commissione europea ha apportato modifiche in tema di sicurezza al vigente "codice doganale comunitario" (Reg. (CE) n. 648/2005 e Reg. (CE) n. 1875/2006), introducendo obblighi riguardo alle informazioni preliminari sulle merci e sulla gestione degli eventuali rischi e prevedendo anche la creazione della figura dello "Operatore economico autorizzato" (già promossa all´interno del programma SAFE).

Con particolare riferimento, poi, al settore dell´aviazione civile, questa stessa Autorità, in occasione dell´esame di alcune richieste di verifica preliminare, ha avuto modo di appurare che le norme internazionali e comunitarie –ancor prima di quelle poste in sede nazionale- richiedono l´osservanza di un alto livello di sicurezza durante tutte le fasi in cui si articola l´attività di trasporto aereo, anche attraverso l´assunzione di impegni volti a sviluppare standard internazionali per garantire la sicurezza nella catena logistica e, al contempo, per facilitare il commercio (cfr. Provvedimento del 10 novembre 2011, doc. web n. 1877751; Provvedimento del 21 dicembre2011, doc. web n. 1878871; Provvedimento del 7 febbraio 2013 doc. web n. 2305006).

In ragione di ciò, si deve ritenere che l´utilizzazione, anche da parte di SAES Advanced Technologies S.p.A., di impianti di videosorveglianza presso i propri siti produttivi sia del tutto giustificata.

Per quanto concerne, poi, l´odierna richiesta di poter allungare il termine di conservazione delle immagini videoregistrate sino a 75 giorni, essa deve essere valutata alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento l´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità.

Nel caso in questione, la società ha posto a base dell´istanza due distinte esigenze.

In primo luogo, SAES Advanced Technologies S.p.A. ha affermato che la necessità di conservare le immagini fino a 75 giorni sarebbe collegata alle peculiari modalità di svolgimento dell´attività lavorativa che, di fatto, impedirebbero di poter individuare tempestivamente eventuali anomalie o manomissioni, soprattutto in ragione dei lunghi tempi necessari per il trasporto delle merci per via marittima.

Al riguardo, la società ha precisato che l´esigenza di conservare le immagini per un periodo così lungo deriva dalla necessità di "coprire tutto il lasso di tempo necessario per l´uscita delle merci dal territorio italiano, il trasporto delle stesse, anche via mare, l´arrivo presso le dogane asiatiche o americane e lo sdoganamento in ingresso nei vari Paesi" (nota del 4 aprile 2013). Infatti, in caso di eventi dannosi da interferenze illecite che vengano accertati al termine del trasporto o, in casi non infrequenti, anche vari giorni dopo l´arrivo a destinazione della merce, la ricostruzione delle cause di tali eventi può doversi basare su registrazioni di svariati giorni prima, le quali, soprattutto per le spedizioni via mare, possono essere antecedenti la settimana (a tal proposito, la società, basandosi sull´esperienza maturata, ha evidenziato che in alcuni casi le merci sono solite giungere presso i porti di destinazione dopo circa due mesi e mezzo dalla loro uscita dai siti produttivi). E ciò a tacere del fatto che, ai sensi dell´art. 1698 del codice civile, in caso di "perdita parziale" o "avaria non riconoscibili al momento della riconsegna", è riconosciuta all´interessato la possibilità di effettuare la denunzia fino ad otto giorni dopo il ricevimento della spedizione.

In secondo luogo, SAES Advanced Technologies S.p.A. ha affermato che, in caso di richiesta da parte delle Autorità doganali, le spedizioni custodite nei propri magazzini debbono essere trattenute "per controlli di natura fiscale, vigilanza contro il narco-traffico, la frode commerciale, la violazione di diritti di proprietà industriale, il furto, la manomissione ed il contrabbando" (cfr. all b nota del 16/10/2013); a ciò si aggiunge il fatto che la Società, in virtù del suo status di "Operatore economico autorizzato", ha anche il dovere di mettere a disposizione delle Autorità doganali le immagini registrate "in caso di eventuali problematiche riguardanti prodotti esportati, quali manomissione colli, modificazione etichettatura merci pericolose ecc.", al fine di permettere l´individuazione delle relative cause e degli eventuali responsabili (cfr. nota del 6 maggio 2013).

Ad avviso di questa Autorità, all´esito dell´istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che la richiesta della società sia conforme ai principi posti dagli artt. 3 e 11 del Codice.

In particolare, la specifica attenzione posta non solo a livello internazionale ed europeo, ma anche a livello nazionale rispetto alla fissazione e alla comune osservanza di elevati standard di sicurezza (vedi, in proposito, anche le stringenti garanzie richieste dall´Enac ai c.d. "mittenti conosciuti"), nonché l´acclarata difficoltà della società di accertare, in tempi più contenuti, eventuali illeciti verificatisi in occasione delle spedizioni, soprattutto in caso di esportazioni via mare, valgono a giustificare la pretesa di procedere ad una conservazione delle immagini videoregistrate fino a 75 giorni, all´esclusivo fine dell´accertamento degli accadimenti e dell´individuazione degli eventuali responsabili da parte dell´Autorità giudiziaria e delle altre Autorità indicate dalla legge.

L´accesso alle immagini registrate, pertanto, potrà essere effettuato solo nel caso in cui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervenga una richiesta in tal senso da parte dell´Autorità giudiziaria.

Ciò premesso, sul piano organizzativo si rileva che, attualmente, il controllo delle immagini trasmesse in diretta sui monitor ubicati presso le portinerie dei due siti produttivi è rimesso ad un soggetto terzo, il quale, però, non è stato ancora nominato responsabile del trattamento. Trattandosi di soggetto distinto da SAES Advanced Technologies S.p.A., si rende necessario che quest´ultima, titolare del trattamento, provveda ad una designazione in tal senso, mentre sarà obbligo del soggetto designato di nominare i propri dipendenti quali "incaricati del trattamento".

Pertanto, alla luce delle dichiarazioni rese (della cui veridicità SAS Advanced Technologies S.p.A. ha assunto ogni responsabilità - anche penale - ai sensi dell´art. 168 del Codice) e, segnatamente, delle illustrate modalità di funzionamento dell´impianto, volto a tutelare il patrimonio aziendale e la sicurezza delle spedizioni, questa Autorità ritiene che la richiesta di verifica preliminare possa essere accolta nei termini di cui sopra.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE,

ai sensi dell´art. 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare, ammette la conservazione fino a 75 giorni delle immagini registrate da SAES Advanced Technologies S.p.A. mediante gli impianti di videosorveglianza attualmente in uso presso i siti di via Nobel e via Diesel, entrambi ubicati ad Avezzano, al solo fine dell´accertamento di eventuali illeciti e dell´individuazione dei possibili responsabili da parte dell´Autorità giudiziaria e delle altre Autorità indicate dalla legge; tali modifiche ai predetti sistemi dovranno essere effettuate in conformità a quanto indicato nell´accordo sindacale del 30 ottobre 2013;

ove intenda continuare ad avvalersi dei servizi offerti da un soggetto terzo, prescrive a SAES Advanced Technologies S.p.A. di designare il medesimo quale "responsabile del trattamento" connesso alla visione delle immagini trasmesse sui monitor ubicati presso le portinerie dei due siti produttivi.

Roma, 30 gennaio 2014

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia

Scheda

Doc-Web
3017416
Data
30/01/14

Argomenti


Tipologia

Verifica preliminare