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Trattamento dei dati personali - Consiglio della Provincia autonoma di Trento - Informativa all'interessato - 15 luglio 1999 [30887]

 [doc. web n. 30887]

Trattamento dei dati personali - Consiglio della Provincia autonoma di Trento - Informativa all´interessato - 15 luglio 1999

Nello svolgimento dei trattamenti di dati personali, devono essere rispettati i principi previsti dalla legge n. 675, in particolare per quanto riguarda gli obblighi concernenti l´informativa all´interessato (art. 10), le misure di sicurezza (art. 15) (ora individuate dal decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318, in Gazzetta Ufficiale del 14 settembre 1999, n. 216 e anche in fondo a questo bollettino) il principio di " pertinenza" (in base al quale possono essere trattati solo i dati pertinenti e non eccedenti rispetto alla finalità perseguite) nonché gli altri requisiti di legittimità dei trattamenti (art. 9).

Roma, 15 luglio 1999

Consiglio della Provincia autonoma di Trento
Servizio organi collegiali
via Manci 27
Trento


OGGETTO: attività consiliare. Nomine e designazioni di componenti di organismi. Compatibilità con la legge n. 675/1996.


Con riferimento alla richiesta di chiarimenti in ordine all´applicabilità della legge n. 675/1996 ai provvedimenti di competenza di codesto ente, riguardanti la nomina o la designazione di componenti di altri organismi, si rappresenta quanto segue in aggiunta alle delucidazioni già fornite dal funzionario di questo ufficio che ha partecipato all´apposito incontro organizzato a Trento nel decorso mese di aprile.

In base alle leggi di codesta Provincia autonoma, alcune nomine o designazioni competono direttamente al Consiglio (es: art. 3, l.p. n. 35/93), mentre altre riguardano, invece, persone indicate da singoli consiglieri o da gruppi consiliari.

Nel primo caso, i dati personali trattati ai fini della nomina sembrano per lo più di natura "comune" (generalità dei candidati, eventuale posizione di lavoro).

Nelle altre ipotesi, invece, la circostanza che l´indicazione dei nominativi sia effettuata dai singoli consiglieri o da gruppi consiliari di minoranza sembra far ritenere che si tratti anche di dati "sensibili" (art. 22 della legge n. 675), idonei a rivelare le "opinioni politiche" dell´ interessato, potendosi presumere che i soggetti "indicati" appartengano, più o meno direttamente, all´"area" politica del consigliere o del gruppo proponente.

Al riguardo, si osserva preliminarmente che, in ogni caso, è legittimo il trattamento di tali dati da parte di codesto ente, alla stregua dell´articolo 27 della legge n. 675 nonché, per quanto riguarda i dati sensibili, dell´articolo 22 della medesima legge applicato congiuntamente alla disciplina integrativa introdotta dal d. lg. 11 maggio 1999, n. 135 (v., in particolare, l´articolo 8, comma 3, lett. e, del medesimo decreto).

Peraltro, va segnalato che nello svolgimento dei trattamenti, devono essere rispettati i principi previsti dalla legge n. 675, in particolare per quanto riguarda gli obblighi concernenti l´informativa all´interessato (art. 10), le misure di sicurezza (art. 15), il principio di "pertinenza" (in base al quale possono essere trattati solo i dati pertinenti e non eccedenti rispetto alla finalità perseguite) nonché gli altri requisiti di legittimità dei trattamenti (art. 9).

Per quanto riguarda, in particolare, l´informativa da rendere all´ interessato, si richiama l´attenzione sulla circostanza che le proposte dei consiglieri o dei gruppi consiliari si inseriscono in un procedimento amministrativo unitario, caratterizzato da un´unica finalità e culminante nella delibera di nomina o di designazione del Consiglio, sicché è da ritenere che l´obbligo di cui al citato articolo 10 debba gravare, anche in tali casi, sull´ intero organo consiliare, "per conto" del quale i singoli consiglieri agiscono.

Circa le modalità con cui adempiere a tale obbligo, si suggerisce la predisposizione di una formula chiara e sintetica che potrà essere, a seconda dei casi, inserita nella modulistica in uso per la raccolta delle "candidature" e consegnata all´interessato dal singolo consigliere all´atto dell´acquisizione del necessario curriculum, ovvero resa nota in altro modo direttamente dal Consiglio all´atto del vaglio delle candidature. Tale informativa, dovrà recare, in particolare, l´ indicazione delle finalità per le quali i dati sono raccolti, dell´esatta ubicazione dell´ archivio in cui i dati stessi saranno conservati e del responsabile, al fine di rendere più agevole l´esercizio dei diritti previsti dall´articolo 13 della legge n. 675.

Quanto agli obblighi previsti dal richiamato articolo 9 della legge n. 675, si sottolinea la necessità che i dati relativi a soggetti la cui proposta non sia seguita da una effettiva nomina o designazione, siano cancellati non appena terminate le operazioni di vaglio delle candidature, e quelli dei soggetti effettivamente nominati o designati siano conservati nello specifico archivio con le cautele necessarie ad assicurarne la sicurezza, anche logistica, e per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità previste dalla legge o dal regolamento applicati.

IL PRESIDENTE