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Allungamento dei termini di conservazione delle immagini registrate dai sistemi di videosorveglianza installati presso sale da gioco - Verifica preliminare richiesta da Romagna Giochi s.r.l. - 18 settembre 2014 [3522533]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
3522533
Data:
18/09/14
Argomenti:
Videosorveglianza , Conservazione di dati
Tipologia:
Verifica preliminare

[doc. web n. 3522533]

Allungamento dei termini di conservazione delle immagini registrate dai sistemi di videosorveglianza installati presso sale da gioco - Verifica preliminare richiesta da Romagna Giochi s.r.l. - 18 settembre 2014

Registro dei provvedimenti
n. 410 del 18 settembre 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da Romagna Giochi s.r.l. ai sensi dell´art. 17 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

Visti gli atti d´ufficio;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la prof.ssa Licia Califano;

PREMESSO

1. L´istanza della società.

In data 18 settembre 2012, Romagna Giochi s.r.l., con sede in Faenza, in ossequio a quanto prescritto nel provvedimento in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010, ha presentato una richiesta di verifica preliminare (art. 17 del Codice) avente ad oggetto l´allungamento, sino a 15 giorni, dei termini di conservazione delle immagini registrate dai sistemi di videosorveglianza installati presso 12 delle oltre 100 sale da gioco di sua proprietà, ubicate in Piemonte, Lombardia, Veneto, Emilia Romagna e Lazio, dove svolge attività di raccolta di gioco a mezzo di apparecchiature videoterminali (VLT) e, contestualmente, di raccolta di denaro per conto dello Stato e/o del Concessionario della rete telematica dell´Amministrazione Autonoma dei Monopoli di Stato (AAMS).

Più esattamente, la società ha giustificato tale scelta con la necessità di salvaguardare il patrimonio aziendale da possibili atti illeciti e di facilitare il compito delle Autorità di P.S. nelle indagini tese all´identificazione dei relativi responsabili. A tale riguardo, la società ha dichiarato di essere già stata vittima di numerose azioni criminose che, favorite dalla gran mole di denaro presente nelle sale da gioco, avrebbero comportato danni economici e, ancor prima, gravi pericoli per l´incolumità degli operatori e dei visitatori; poiché l´accertamento di alcuni illeciti (in particolare, eventuali ammanchi di denaro) sarebbe possibile solo all´esito della conclusione di routinarie attività di controllo, la società ha palesato la necessità di poter disporre delle immagini registrate per un periodo di almeno 15 giorni, tenuto conto sia del fatto che, per ragioni tecniche e di economicità di gestione, il controllo delle monete non potrebbe essere effettuato con cadenze inferiori a 10/15 giorni, sia dei tempi tecnici necessari per l´esame delle registrazioni -frequentemente richieste anche dalle Forze dell´ordine- che, per problemi logistico/organizzativi dei responsabili autorizzati ad accedere al sistema (e ad effettuare l´indispensabile download), non sempre riuscirebbe a concludersi nell´arco di soli sette giorni.

A corredo della propria istanza, la Romagna s.r.l. ha fatto pervenire:

a) l´elenco delle sale da gioco di sua proprietà, con l´indicazione della loro ubicazione e dei sistemi di videoregistrazione ivi presenti;

b) le piantine planimetriche delle sale da gioco;

c) le schede tecniche dei sistemi DVR;

d) le autorizzazioni della Direzione territoriale del lavoro di Torino e di Forlì-Cesena e gli accordi con le Organizzazioni di categoria della Provincia di Roma, di Forlì e di Cesena relativi alle sale ove risultano impiegati lavoratori subordinati;

e) copia delle licenze di polizia contenenti le prescrizioni che impongono l´utilizzo del sistema di videosorveglianza.

f)  copia delle denunce dei furti e delle rapine subite dalla società negli anni 2006, 2009, 2011, 2012 e 2013. 

2. Le modalità di funzionamento del sistema

I sistemi di videosorveglianza (già installati e autorizzati anche dalle Direzioni Territoriali del Lavoro relativamente alle sale in cui sono impiegati lavoratori con contratto di lavoro subordinato), si compongono di 8/10 telecamere a circuito chiuso (come prescritto dalle Questure) per ciascuna sala da gioco, le quali sono anche dotate di una funzione "motion detection" che però, per scelta aziendale, non è mai stata attivata.

Tali telecamere sono fisse, attive 24 ore su 24 e fornite di un angolo di visuale che consente di inquadrare solo i locali ove esse sono posizionate.

Per quanto riguarda l´informativa, dalle singole piantine planimetriche fornite dalla società risulta che i cartelli informativi, collocati in ciascuna sala da gioco in modo visibile, sono posti prima del raggio di azione delle telecamere e recano l´indicazione delle finalità del trattamento e del relativo titolare.

Per quanto concerne le misure di sicurezza, la società ha dichiarato che i DVR delle immagini sono chiusi a chiave all´interno di appositi vani dotati di serratura o nascosti all´interno della sala in modo da essere inaccessibili a terzi.

Alle immagini possono accedere, eccezionalmente, il sig. Luca Argnani e il sig. Luigi Argnani, dipendenti, solo "per esigenze di servizio e su richiesta dei dipendenti/collaboratori di sala, in caso sia necessario procurarsi prova della commissione di reati all´interno degli esercizi".

I titolari, i responsabili e gli incaricati del trattamento sono tutti nominati secondo disposizioni di legge e le generalità degli stessi sono riportate nel Documento programmatico sulla sicurezza tenuto dalla società.

3. Presupposti di liceità del trattamento.

Il sistema che Romagna Giochi s.r.l. ha adottato deve essere valutato alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento l´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, derivante da speciali esigenze, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità".

Ciò premesso, in primo luogo si ritiene di dover tenere in debito conto che, mediamente, presso ciascuna delle sale da gioco di cui la Romagna Giochi s.r.l. è proprietaria, circolano monete e banconote per un ammontare giornaliero di circa 15.ooo euro, necessarie al funzionamento delle macchine da gioco.

Inoltre, tali somme, in quanto destinate al gioco, da un lato non possono essere custodite in luoghi chiusi al pubblico, dall´altro possono ben essere oggetto di azioni criminose (per lo più furti, ma in alcuni casi anche rapine, come risulta dalle copie delle denunce presentate dalla società presso le Forze dell´ordine) difficilmente contrastabili, anche in ragione del disposto dell´art. 187 del r.d. 6 maggio 1940, n. 635 (Regolamento T.U.L.P.S.) che, salvo i casi previsti dagli artt. 689 e 691 c.p. (somministrazione di bevande alcoliche a minori, infermi di mente e persone in stato di manifesta ubriachezza), vieta agli esercenti di pubblici esercizi, senza un legittimo motivo, di rifiutare le prestazioni del proprio esercizio (e quindi anche attraverso forme di selezione della clientela all´ingresso) "a chiunque le domandi e ne corrisponda il prezzo"; a ciò, poi, aggiungasi che la società ha riferito di aver anche constatato, ormai con una certa regolarità, numerosi casi di introduzione di monete false nelle apparecchiature per il gioco e il ripetuto loro danneggiamento.

Essendosi rivelati infruttuosi i precedenti tentativi di fronteggiare la situazione attraverso l´impiego di guardie giurate (stanti i tempi d´intervento giudicati non sufficientemente repentini), la società ha ravvisato la necessità di dotarsi di sistemi di videosorveglianza - autorizzati dalle Direzioni Territoriali del Lavoro di Torino e di Forlì-Cesena e oggetto di accordi sindacali con le Organizzazioni di categoria della Provincia di Roma, di Forlì e di Cesena, relativamente alle sole sale ove si trovano lavoratori subordinati - per garantire i necessari livelli di sicurezza, adempiendo, al contempo, ad una specifica prescrizione impartita dalle Questure (in occasione del rilascio delle licenze di P.S.) ai sensi dell´art. 9 del T.U.L.P.S..

Ciò nonostante, l´adozione di tali sistemi non solo non ha escluso che, in alcuni casi, le sale da gioco fossero comunque bersaglio di specifici reati, ma l´esperienza acquisita ha dimostrato che l´accertamento di alcuni illeciti può avvenire solo alla conclusione di verifiche di routine sul contante e sull´integrità delle apparecchiature presenti nelle sale, le quali, secondo quanto riferito dalla società (che, sul punto, ha assunto ogni responsabilità ai sensi dell´art. 168 del Codice), per ragioni legate alla predisposizione tecnica degli apparecchi e ad esigenze di economicità della gestione aziendale, non possono essere solitamente effettuate con cadenze temporali inferiori a 10/15 giorni; inoltre, a tale lasso temporale vanno aggiunti i tempi tecnici necessari affinché i responsabili autorizzati possano prendere visione delle immagini registrate e, eventualmente, effettuarne il download, con la conseguenza che, in ogni caso, gli eventuali ammanchi di denaro possono essere rilevati solo ben oltre i sette giorni dalla registrazione delle immagini. Da qui la decisione di chiedere al Garante un provvedimento ai sensi dell´art. 17, in grado di coniugare le esigenze di sicurezza rappresentate dalla società con il diritto alla riservatezza dei soggetti ripresi all´interno delle sale da gioco (clienti e dipendenti).

Ad avviso di questa Autorità, all´esito dell´istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che la richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini formulata dalla società sia conforme ai principi di non eccedenza e di proporzionalità stabiliti dall´art. 11, comma 1, lett. d) ed e) del Codice per la protezione dei dati personali.

Innanzi tutto, sia l´avvenuta installazione dei sistemi di videosorveglianza, sia l´odierna richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate presso le sale da gioco trovano la loro giustificazione in obiettive esigenze di tutela del patrimonio aziendale e nel legittimo interesse del titolare volto a prevenire o a far perseguire possibili illeciti posti in essere a danno dell´azienda, dei suoi dipendenti o dei suoi clienti, aspetti che possono trovare tutela attraverso l´applicazione dell´istituto del bilanciamento degli interessi (art. 24, comma 1, lett. g) del Codice), così come attuato dal provvedimento sulla videosorveglianza dell´8 aprile 2010 (cfr. 6.2.2).

In proposito, i ripetuti e documentati atti criminosi che hanno interessato le sale gioco, favoriti anche dalla presenza al loro interno di considerevoli somme di denaro e di clienti in costante contatto con le apparecchiature deputate alla loro raccolta ed all´attività ludica, nonché la riferita difficoltà a contrastare in altro modo tali eventi, spesso accertabili solo a distanza di diversi giorni dal loro compimento, sono circostanze che dimostrano un´esigenza di sicurezza, per i beni aziendali e per le persone presenti nei locali, non sufficientemente emendabile attraverso sistemi alternativi alla videosorveglianza.

Per quanto concerne, poi, la richiesta di estensione della conservazione delle immagini per 15 giorni, all´esito dell´istruttoria sono stati acquisiti elementi per ritenere che tale durata non sia eccessiva.

Infatti, l´estensione della durata di conservazione, peraltro richiesta in termini assolutamente contenuti (soli otto giorni in più rispetto alla settimana indicata nel provvedimento generale dell´8 aprile 2010), risulta giustificata dalla riferita necessità di rispettare dei tempi tecnici minimi (stimati in 10/15 giorni) per eseguire i dovuti controlli sul denaro e sulle apparecchiature presenti in sala, nonché per visionare le immagini registrate dalle varie telecamere che compongono i singoli sistemi (attività che la società ha riferito rimessa alla competenza di un unico soggetto appositamente incaricato, difficilmente effettuabile prima di alcuni giorni).

Inoltre, a corroborare tali esigenze militano non solo le frequenti richieste di messa a disposizione delle immagini avanzate dalle Forze di P.S. interessate alle indagini per l´individuazione di possibili responsabili di illeciti, ma anche la circostanza che sulla società, per legge, grava comunque l´obbligo di procedere al pagamento del Prelievo Erariale Unico, e ciò indipendentemente dall´avvenuta sopportazione di danni economici derivanti dalla consumazione di  reati a proprio danno.

Infine, sul piano della sicurezza dei dati, risulta predefinita una procedura di accesso che consente di prendere visione delle registrazioni soltanto in caso di necessità, per il tramite di soggetti specificamente incaricati e secondo modalità indicate anche nei provvedimenti autorizzatori rilasciati dalle Direzioni territoriali del lavoro competenti (v. allegato alla nota del´11 novembre 2013).

Alla luce di quanto sopra, si deve ritenere che la richiesta di verifica preliminare avanzata da Romagna Giochi s.r.l. possa essere accolta, dovendosi escludere che dalla conservazione per 15 giorni delle immagini videoregistrate mediante gli impianti di videosorveglianza installati presso le proprie sale giochi possano conseguire significative lesioni alla riservatezza dei soggetti interessati alla loro rilevazione.

Resta inteso che, nell´ipotesi in cui la società intendesse attivare la funzione "motion detection" di cui risultano provviste le singole telecamere che compongono i sistemi di videosorveglianza esaminati, si renderà necessario presentare una nuova richiesta di verifica preliminare.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE,

ai sensi dell´art. 17 del Codice, autorizza Romagna Giochi s.r.l. a conservare sino a 15 giorni le immagini registrate dagli impianti di videosorveglianza in uso presso le proprie sale giochi ubicate in Piemonte, Lombardia, Veneto, Emilia Romagna e Lazio, specificamente menzionate nelle licenze di autorizzazione alla raccolta del gioco rilasciate dalle Questure ai sensi dell´art. 88 del T.U.L.P.S. e prodotte durante la fase istruttoria del procedimento; l´accesso alle predette immagini potrà avvenire soltanto in caso di diretta rilevazione di illeciti -con l´osservanza delle procedure di garanzia di cui in motivazione- o di richiesta proveniente dalle Forze dell´ordine o dall´Autorità giudiziaria.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 18 settembre 2014

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia