Diritti interna

Doveri interna

ricerca avanzata

Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini. Verifica preliminare - 20 novembre 2014 [3670990]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
3670990
Data:
20/11/14
Argomenti:
Conservazione di dati , Videosorveglianza aziende
Tipologia:
Verifica preliminare

[doc. web n. 3670990]

Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini. Verifica preliminare - 20 novembre 2014

Registro dei provvedimenti
n. 533 del 20 novembre 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da Expeditors International Italia S.r.l. ai sensi dell´art. 17 del Codice in materia di protezione dei dati personali, d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito "Codice");

Visto il provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010 (doc. web n. 1712680), con particolare riferimento al punto 3.4;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1. L´istanza della società.

Il 18 dicembre 2013, Expeditors International Italia S.r.l., in ossequio a quanto prescritto nel provvedimento in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010, ha formulato un´istanza di verifica preliminare (art. 17 del Codice), regolarizzata con nota del 25 marzo 2014, al fine di poter conservare per 30 giorni le immagini registrate attraverso i sistemi di videosorveglianza istallati presso i propri magazzini ubicati nelle località di Seggiano di Pioltello (MI) e San Martino Buon Albergo (VR) (cfr. richiesta del 18 dicembre 2013).

Expeditors International Italia S.r.l., appartenente al gruppo Expeditors, ha dichiarato di operare nel settore delle spedizioni nazionali ed internazionali di tipo multimodale e di occuparsi in particolare dello stoccaggio di merce destinata al trasporto aereo, marittimo e stradale.

In particolare, la società ha affermato di agire in qualità di "Agente regolamentato" (così come definito dal Reg. CE n. 300/2008), con conseguente assunzione dell´obbligo di garantire, attraverso l´adozione di adeguate misure di sicurezza, l´effettuazione dei controlli sulle merci presenti nei magazzini.

Inoltre, Expeditors International Italia S.r.l. ha dichiarato di essere in procinto di presentare all´Agenzia delle Dogane la documentazione necessaria- ai sensi dei Regolamenti (CE) n° 648/2005 e n° 1875/2006- per l´ottenimento dello status di "Operatore economico autorizzato" (AEO), un´apposita certificazione comunitaria attestante la sua affidabilità nella c.d. "catena di approvvigionamento" non solo dal punto di vista doganale, contabile e della solvibilità finanziaria, ma anche dal punto di vista della sicurezza (cfr. nota del 25 marzo 2014).

Ciò premesso, Expeditors International Italia S.r.l. ha sostenuto che la ragione della richiesta di autorizzazione per conservare le immagini per 30 giorni risiederebbe non solo nell´esigenza di rafforzare in termini generali il livello di tutela della merce stoccata e del patrimonio aziendale, ma anche in quella di raggiungere uno standard di sicurezza più elevato, tale da risultare in linea con quanto previsto dal sistema di certificazione volontaria sulla qualità e sicurezza dei servizi legati al trasporto della merce gestito dall´associazione internazionale "Transported asset protection association" (TAPA) -cui la società richiedente aderisce- ritenuta nel settore un parametro di riferimento "per gli adempimenti finalizzati alla sicurezza del trasporto dei magazzini e dei centri logistici" (cfr. 18 dicembre 2013).

Riguardo al rispetto della normativa in materia di controllo a distanza sull´attività lavorativa, la società ha dichiarato di aver già attivato la procedura prevista dall´art. 4, comma 2 della legge n. 300/1970 per la concessione di autorizzazioni ad hoc da parte delle Direzioni provinciali del lavoro competenti (cfr. nota del 31 luglio 2014).

2. Il funzionamento del sistema

Gli impianti di videosorveglianza, di cui Expeditors International Italia S.r.l. in parte già si avvale, fanno parte di più ampi apparati di sicurezza -la cui adozione è richiesta a tutti coloro che operano in qualità di "Agente regolamentato"- implementati a protezione degli ambienti, tra cui, sistemi per il controllo degli accessi e allarmi antintrusione (cfr. nota del 18 dicembre 2013).

Le telecamere, in numero variabile a seconda dell´ampiezza di ciascun sito, sono impiegate a tutela del patrimonio e per monitorare la filiera di sicurezza delle spedizioni: parte di esse, sono dislocate all´esterno dei magazzini, per controllare i movimenti di carico e scarico e "pallettizzazione" delle merci; altre, invece, sono posizionate all´interno e riprendono le varie aree di deposito dei magazzini, nonché l´ingresso principale.

Dette telecamere si avvalgono anche di una funzione "motion detection", che permette di registrare le immagini "solo quando viene rilevato il movimento" (cfr. comunicazione del 25 marzo 2014).

Le immagini, attualmente, sono conservate per soli 5 giorni e vengono registrate su un server collocato in un apposito locale adibito alla videosorveglianza, il cui accesso è limitato strettamente agli addetti autorizzati alla visione delle registrazioni.

L´accesso alle immagini registrate risulta consentito –oltre, naturalmente, all´Autorità giudiziaria, nel caso in cui si verifichino eventuali illeciti- anche al Responsabile della sicurezza, al Responsabile del magazzino ed al personale della reception che, in qualità di "incaricati del trattamento", possono accedere al sistema di registrazione "al solo fine di garantire una fattiva custodia delle merci stoccate nei magazzini" stessi. (cfr. nota del 31 luglio 2014).

Infine, per quanto riguarda l´obbligo di rendere l´informativa, Expeditors International Italia S.r.l., titolare del trattamento dei dati, ha dichiarato di aver affisso la specifica cartellonistica sia all´esterno che all´interno dei locali (cfr. nota del 18 dicembre 2013).

3. Presupposti di liceità del trattamento

Per una corretta valutazione dell´istanza occorre tenere conto della peculiarità dell´attività svolta dalla Società, che, pur essendo esercitata presso i magazzini ed i centri di stoccaggio, è comunque soggetta alle stringenti norme internazionali volte al rafforzamento della sicurezza delle persone e delle merci lungo "la catena di approvvigionamento" del commercio internazionale.

Al riguardo, vale rilevare che l´Unione europea è fortemente impegnata a dare attuazione al quadro normativo deliberato dall´Organizzazione mondiale delle dogane, denominato SAFE (Framework of Standards to Secure and Facilitate Global trade -adottato dal Consiglio della stessa Organizzazione nel giugno del 2005), teso a sviluppare una serie di standard internazionali volti a garantire la sicurezza nella catena logistica e, conseguentemente, a facilitare il commercio.

Proprio in ragione di tale obiettivo, la Commissione europea ha apportato modifiche, in materia di sicurezza, al "codice doganale comunitario" (reg. (CE) n. 648/2005 e reg. (CE) n. 1875/2006), introducendo obblighi in materia di informazioni preliminari sulle merci e di gestione degli eventuali rischi, prevedendo la costituzione della figura dell´Operatore economico autorizzato (già promosso all´interno del programma SAFE).

In ragione di ciò, si deve ritenere che l´utilizzazione, da parte di Expeditors International Italia S.r.l., di articolati impianti di videosorveglianza presso i propri magazzini sia del tutto giustificata.

Per quanto concerne, poi, la richiesta di poter allungare il termine di conservazione delle immagini videoregistrate sino a 30 giorni, essa deve essere valutata alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento l´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità".

Nel caso in questione, la società ha posto a base dell´istanza due distinte esigenze.

In primo luogo, Expeditors International Italia S.r.l. ha affermato che la necessità di conservare le immagini fino a 30 giorni deriverebbe dall´esigenza di osservare i parametri di sicurezza previsti per ottenere il rilascio dell´apposita certificazione da parte della Transported asset protection association (TAPA), i quali sono comunemente considerati come standard fondamentali per garantire al meglio la sicurezza dei magazzini, dei centri logistici e delle merci trasportate. Nel caso specifico, il Regolamento TAPA prevede espressamente, come livello massimo di sicurezza, che le immagini videoregistrate siano conservate almeno 30 giorni.

Per ciò che riguarda il valore legale degli standard TAPA (determinati dalla suddetta Associazione), si deve rilevare che essi non sono giuridicamente vincolanti, perché stabiliti da un ente privato. Però, al contempo non può non tenersi conto del fatto che detta associazione, composta da più di 600 membri tra produttori, fornitori di servizi logistici e corrieri espressi, coopera costantemente a stretto contatto con Forze di polizia e di sicurezza (law enforcement agencies - LEA) e con enti pubblici, perseguendo l´obiettivo comune di ridurre le perdite sofferte dalla catena di approvvigionamento internazionale attraverso la prevenzione di furti e danneggiamenti, legati, in alcuni casi, anche ad atti di terrorismo internazionale.

Ne deriva che alle specifiche tecniche in esame, di fatto, può attribuirsi una valenza di gran lunga superiore rispetto a quella che dovrebbe loro spettare in ragione delle modalità di adozione, sicché gli standard di sicurezza da esse fissati possono ritenersi oramai–sia in sede nazionale, sia in sede internazionale- come un punto di riferimento importante nell´intero settore dell´approvvigionamento delle merci.

In secondo luogo, la Società ha sottolineato che, spesso, le spedizioni custodite nei propri magazzini debbono essere conservate per vari giorni a disposizione delle Autorità doganali e delle Forze dell´ordine "per i necessari controlli di natura fiscale, antifrode commerciale, vigilanza contro il narco-traffico, contro il contrabbando, contro il furto o la violazione di diritti di proprietà industriale"; ne consegue che le spedizioni possono essere trattenute nei magazzini per parecchi giorni e che, in caso di eventi dannosi da interferenze illecite che vengano accertate solo al termine del trasporto, o anche vari giorni dopo l´arrivo a destinazione della merce, la ricostruzione delle cause di tali eventi può doversi basare su registrazioni effettuate diversi giorni prima. E ciò a tacere del fatto che, ai sensi dell´art. 1698 del codice civile, in caso di "perdita parziale" o "avaria non riconoscibili al momento della riconsegna", è riconosciuta all´interessato la possibilità di effettuare la denunzia fino ad otto giorni dopo il ricevimento della spedizione.

Infine, riguardo alla riferita attivazione di una funzionalità "motion detection", si ritiene che essa non comporti alcun rischio specifico per i diritti degli interessati; infatti, tenuto conto delle sue concrete modalità di funzionamento (attivazione della registrazione solo in caso di variazione del contenuto dell´immagine ripresa), si reputa che essa non solo non aggiunga nulla –sul piano della "interpretazione" della realtà circostante - rispetto a quanto realizzabile con l´impiego di un normale impianto di videosorveglianza sempre attivo, ma che addirittura dia luogo ad una modalità di trattamento meno invasiva, essendo la registrazione solo eventuale.

Pertanto, alla luce delle dichiarazioni rese (della cui veridicità Expeditors International Italia S.r.l. ha assunto ogni responsabilità - anche penale - ai sensi dell´art. 168 del Codice) e, segnatamente, delle illustrate modalità di funzionamento dell´impianto, volto a tutelare il patrimonio aziendale e le merci stoccate all´interno dei magazzini, questa Autorità ritiene che la richiesta di verifica preliminare possa essere accolta nei termini di cui sopra ed a seguito dell´avvenuto ottenimento delle Autorizzazioni da parte delle suddette Direzioni provinciali del lavoro.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell´art. 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare, ammette la conservazione fino a 30 giorni delle immagini registrate da Expeditors International Italia S.r.l. attraverso gli impianti di videosorveglianza installati nei propri magazzini ubicati a Seggiano di Pioltello (MI) e San Martino Buon Albergo (VR), nei termini di cui in premessa.

Roma, 20 novembre 2014

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia