[doc. web n. 3730499]

Provvedimento dell´11 dicembre 2014

Registro dei provvedimenti
n. 600 dell´11 dicembre 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il ricorso presentato al Garante in data 24 luglio 2014 con il quale XY, dipendente di Telecom Italia S.p.A., non avendo ottenuto adeguato riscontro alle istanze avanzate ex artt. 7 e 8 d.lgs.  n.196 del 30 giugno 2003, Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito "Codice"), ha ribadito la richiesta di rettificare alcuni dati che lo riguardano rilevati dall´estratto dei dati attinenti al rapporto di lavoro che Telecom gli aveva fornito in riscontro alla propria richiesta di accesso ai dati, ed in particolare "il settore, la retribuzione totale annua e la Matricola Tess"; inoltre, il ricorrente, avendo rilevato che nei documenti forniti da Telecom non erano presenti i dati contenuti nelle schede di valutazione integrali relative a tutti gli anni di servizio, nelle giustificazioni scritte rese dal ricorrente in ordine ad una contestazione disciplinare del 25 ottobre 1996, nella lettera di nomina ad incaricato del trattamento dei dati personali, nonché nella lettera raccomandata AR del 27 luglio 2013 avente ad oggetto "qualifica, mansioni, professionalità ed atti discriminatori" inviata dal ricorrente alla società, ha chiesto alla controparte di integrare il riscontro già fornito provvedendo a comunicargli i dati contenuti nei citati documenti; in ordine ai dati di cui ha lamentato la mancanza, infatti, il ricorrente ritiene  che essi siano  "sicuramente (…) in possesso della società" o comunque egli ha un interesse a che l´azienda li detenga in quanto, ritenendo di aver subito da parte di Telecom un demansionamento e non essendo la controversia di lavoro stata risolta in via bonaria, "ha dato mandato per procedere con il deposito di ricorso ex art. 414 c.p.c. presso la cancelleria del Tribunale di Firenze, Sezione Lavoro"; rilevato che il ricorrente ha chiesto la liquidazione in proprio favore delle spese del procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 29 luglio 2014 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149 comma 1 del Codice, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste dell´interessato, nonché la nota del 6 novembre 2014 con cui è stata disposta, ai sensi dell´art. 149 comma 7 , la proroga del termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la memoria trasmessa in data 12 settembre 2014 con cui Telecom Italia S.p.A., rappresentata e difesa dagli avvocati Rocco Panetta e Lorenzo Cristofaro, in relazione alla richiesta di rettifica dei dati, nel rilevare la mancata indicazione da parte del ricorrente delle inesattezze riscontrate e richiamando quanto già puntualmente comunicato al medesimo prima del ricorso, ha confermato la correttezza dei dati oggetto di contestazione posto che: i) il "settore" indicato nell´estratto, "verificabile da qualunque dipendente tramite la pagina "Noiportal" del sistema intranet aziendale" richiamato dallo stesso ricorrente, "era riferito non tanto alla collocazione organizzativa del Sig. XY, quanto piuttosto alla mansione a quest´ultimo attribuita nel sistema SAP utilizzato dalla Società"; ii) nel campo relativo alla c.d. "matricola TESS", dato mai utilizzato dalla società, è stato, "in ragione di un errore di trascrizione", riportato il numero di telefono cellulare del ricorrente, come verificabile anche dall´atto di ricorso; iii) "la retribuzione totale annua comunicata nella lettera del 28 agosto 2013 è esattamente corrispondente a quella registrata nei sistemi interni della Società"; in relazione alla restante richiesta di integrazione/comunicazione dei dati personali non ancora forniti, la resistente ha rilevato che: i) la prova dell´avvenuta nomina del ricorrente ad incaricato del trattamento è stata già fornita allo stesso ricorrente con la nota del 10 settembre 2013 "alla quale era allegata (…) la ricevuta di consegna dell´apposita lettera, controfirmata dal Sig. XY stesso nel 2003" e inoltre attraverso la procedura informatica (MIMIP), che il ricorrente già conosce, tutti i dipendenti Telecom hanno la possibilità "di visualizzare online un elenco costantemente aggiornato dei trattamenti ammessi in relazione a ciascun incaricato"; ii) le schede di valutazione integrali sono liberamente accessibili a tutti i dipendenti attraverso l´apposita sezione dell´intranet aziendale, a partire dal 2006 ad oggi, mentre già prima del ricorso, in allegato alla citata nota del 10 settembre 2013 era stata fornita al ricorrente "la schermata SAP riportante le valutazioni di sintesi relative agli anni 2005-2010"; iii) ai sensi dell´art. 7, ultimo comma della Legge n. 300/1970 (il c.d. "Statuto dei lavoratori"), "la Società non aveva alcun obbligo – né tanto meno interesse- alla conservazione" dei dati contenuti nelle giustificazioni scritte alla contestazione disciplinare dell´ottobre 1996 ; iv) la raccomandata A/R del 27 luglio 2013, è già in possesso del ricorrente essendo stata allegata al ricorso, pertanto la resistente non comprende il motivo per cui dovrebbe consegnare al ricorrente un documento "di cui è quest´ultimo, invece, a dover fornire prova attraverso lo specifico "avviso di ritorno"; rilevato che la resistente ha sostenuto la strumentalità delle richieste avanzate dal ricorrente, intenzionato ad ottenere copia dell´intera documentazione aziendale riferibile alla propria posizione lavorativa da utilizzare come materiale probatorio nell´ambito di un eventuale giudizio dinanzi al Tribunale del Lavoro ed ha dichiarato che, come sottolineato dallo stesso Garante, "l´esercizio del diritto di accesso "non permette di richiedere" al titolare del trattamento "il diretto e illimitato accesso a documenti e ad intere tipologie di atti, o la creazione di documenti allo stato inesistenti negli archivi, o la loro innovativa aggregazione secondo specifiche modalità prospettate dall´interessato o, ancora, di ottenere, sempre e necessariamente copia dei documenti detenuti" dal datore di lavoro" (Par. 9.5 delle "Linee guida per il trattamento di dati dei dipendenti privati" – delib. n. 53 del 23 novembre 2006, in G.U. n.285 del 7 dicembre 2006); rilevato che la resistente, in ordine alle richieste di rettifica dei dati, ha invece sottolineato come tale rettifica possa "avvenire solo in presenza della prova dell´effettiva e legittima attribuibilità delle qualifiche rivendicate dall´interessato, ad esempio in base a decisioni o documenti del datore di lavoro, provvedimenti di organi giurisdizionali relativi all´interessato o altri titoli o atti che permettano di ritenere provata, agli effetti e sul piano dell´applicazione dei dati personali, la richiesta dell´interessato" (Par. 9.6 delle citate Linee guida), di talché l´interessato dovrà agire, in altra sede, non attraverso lo strumento del ricorso ex art. 145 del Codice, quanto piuttosto con il ricorso ex art. 414 c.p.c. se intende ottenere il riconoscimento delle mansioni rivendicate;  

VISTA la nota di replica del  14 novembre 2014 con la quale il ricorrente, in ordine alla richiesta di accesso ai dati, ha sostenuto che: i) i dati personali contenuti nella lettera di nomina ad incaricato del trattamento non sono stati forniti dalla resistente, avendo quest´ultima consegnato solo il foglio-firma per ricevuta della lettera, né tali dati risultano accessibili attraverso la procedura MIMIP richiamata da Telecom nella memoria; ii) quanto alle schede di valutazione integrali, il ricorrente, dopo aver fatto accesso alla intranet aziendale, ha rilevato la presenza solo di quelle relative agli anni 2006, 2007, 2009 e 2010, e quindi non di tutte le schede dal 2006 ad oggi; iii) quanto alle giustificazioni scritte alla contestazione disciplinare dell´ottobre 1996, il ricorrente dubita che Telecom non abbia comunque conservato i dati ivi contenuti, posto che conserva ancora copia della lettera di contestazione disciplinare e del conseguente provvedimento; iv) la lettera raccomandata A/R del 27 luglio 2013 è stata correttamente ricevuta da Telecom, come risulta dall´avviso di ricevimento prodotto dal ricorrente in allegato alla nota; in ordine ai dati di cui si chiede la rettifica, invece, il ricorrente ha sostenuto che: i) i dati relativi alla retribuzione totale annua comunicati da Telecom in relazione agli anni 2010, 2011 e 2012 non sarebbero corretti in quanto non collimerebbero con quelli riportati come retribuzione nei modelli CUD riferiti agli anni interessati; ii) seppur per "settore" si intendesse la mansione svolta, l´inesattezza permarrebbe posto che nella lettera di variazione del contratto di solidarietà del 9 luglio 2013 le mansioni risultano essere quelle di "Operatore specialista di customer care" e non quella di "customer care agent assoc" come invece riportato nell´estratto dei dati fornito da Telecom con la lettera del 28 agosto 2013;

VISTA la memoria trasmessa in data 9 dicembre 2014 con la quale la resistente si è richiamata a quanto già espresso nella precedente memoria difensiva; in particolare, Telecom ha ribadito l´esattezza dei dati forniti al ricorrente precisando di aver già messo a disposizione dello stesso "la quasi totalità dei dati personali ai quali il Sig. XY aveva richiesto di accedere ai sensi dell´art. 7 del Codice";

RILEVATO che, come indicato nelle Linee guida del Garante per il trattamento di dati dei dipendenti privati" richiamate dalla società resistente, l´eventuale richiesta di rettifica dei dati indicati nel profilo professionale del lavoratore "può avvenire solo in presenza della prova dell´effettiva e legittima attribuibilità delle qualifiche rivendicate dall´interessato, ad esempio in base a decisioni o documenti del datore di lavoro, (…) provvedimenti di organi giurisdizionali relativi all´interessato o altri titoli o atti che permettano di ritenere provata, agli effetti e sul piano dell´applicazione dei dati personali, la richiesta dell´interessato (che può comunque far valere in altra sede, sulla base di idoneo materiale probatorio, la propria pretesa al riconoscimento della qualifica o mansione rivendicata" (Par. 9.6 delle citate Linee guida); rilevato che la società resistente, dopo aver fornito chiarimenti in ordine al dato riportato alla voce "matricola Tess", ha più volte ribadito l´esattezza dei dati oggetto di contestazione posto che il dato "customer care agent assoc" riportato alla voce "Settore" consiste non tanto nella mera collocazione organizzativa ma nelle mansioni attribuite al ricorrente nel sistema informativo SAP utilizzato dalla società e direttamente verificabile da ciascun dipendente Telecom mentre la "posizione lavoro" consistente in "assistente ad attività specialistiche" risulta corrispondente a quella indicata in altri documenti già forniti al ricorrente e sostanzialmente analoga a quella di "operatore specialista di customer care" riportata nella citata lettera del 9 luglio 2013; rilevato inoltre che la società resistente ha confermato la correttezza  degli importi delle retribuzioni indicati nell´estratto, esattamente corrispondenti con quelli registrati nei sistemi interni Telecom, e che, quanto alle eccezioni sollevate dal ricorrente, va sottolineato che la retribuzione totale annua effettivamente percepita dal lavoratore non coincide con il reddito imponibile riportato nel modello CUD rilasciato dal datore di lavoro perché il reddito imponibile, cioè il reddito sul quale si applica l´aliquota fiscale, è dato dal reddito totale cui vanno sottratte le deduzioni previste dallo Stato nonché gli altri oneri deducibili; ritenuto, pertanto, alla luce delle considerazioni sopra esposte, di dover ritenere infondata la richiesta di rettifica dei dati avanzata dal ricorrente;

RILEVATO, invece, che in ordine alla restante richiesta di accesso ai dati la società resistente ha fornito al ricorrente un riscontro insufficiente; ciò, in quanto, pur avendo dichiarato di non essere più in possesso delle giustificazioni scritte alla contestazione disciplinare dell´ottobre 1996, ha omesso di comunicare al ricorrente i dati, ove disponibili, contenuti nella lettera raccomandata A/R del 27 luglio 2013 (della quale il ricorrente ha fornito prova di ricezione) e nella lettera di nomina ad incaricato del trattamento di cui è stata invece fornita la ricevuta di consegna firmata dallo stesso ricorrente, nonché i dati contenuti nelle Schede di valutazione integrali allo stato conservate dalla società; ritenuto, pertanto di dover accogliere parzialmente il ricorso e di ordinare pertanto a Telecom Italia S.p.A. di fornire al ricorrente idoneo riscontro in ordine a tali profili, entro trenta giorni dalla ricezione del presente provvedimento;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell´ammontare delle spese e dei diritti da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l´ammontare delle spese e dei diritti inerenti all´odierno ricorso nella misura di euro 500, di cui euro 150 per diritti di segreteria, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso e ritenuto di porli a carico del titolare del trattamento nella misura di euro 350, previa compensazione della residua parte per giusti motivi legati alla parziale infondatezza delle richieste avanzate dal ricorrente;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e ss. del Codice;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la prof.ssa Licia Califano;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

a) accoglie parzialmente il ricorso e per l´effetto ordina a Telecom Italia S.p.A. di comunicare al ricorrente, entro trenta giorni dalla ricezione del presente provvedimento, i dati, ove disponibili, contenuti nella lettera raccomandata A/R del 27 luglio 2013 e nella lettera di nomina ad incaricato del trattamento, nonché i dati contenuti nelle Schede di valutazione integrali allo stato conservate dalla società;

b) dichiara infondata la richiesta di rettifica dei dati;

c) determina nella misura forfettaria di euro 500, l´ammontare delle spese e dei diritti del procedimento posti, nella misura di 350 euro, previa compensazione della residua parte per giusti motivi, a carico di Telecom Italia S.p.A., la quale dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.

Il Garante, nel chiedere a Telecom Italia S.p.A., ai sensi dell´art. 157 del Codice, di comunicare quali iniziative siano state intraprese al fine di dare attuazione al presente provvedimento dando comunque riscontro entro quarantacinque giorni dalla ricezione dello stesso, ricorda che l´inosservanza dei provvedimenti del Garante adottati in sede di decisione dei ricorsi è punita ai sensi dell´art. 170 del Codice. Si ricorda che il mancato riscontro alla richiesta ex art. 157 è punito con la sanzione amministrativa di cui all´art. 164 del Codice.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 d.lgs. n. 150 del 2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 11 dicembre 2014

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia