Diritti interna

Doveri interna

ricerca avanzata

Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini. Verifica preliminare - 8 gennaio 2015 [3733116]

[doc. web n. 3733116]

Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini. Verifica preliminare - 8 gennaio 2015

Registro dei provvedimenti
n. 5 dell´8 gennaio 2015

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da Palletways Italia S.p.A. ai sensi dell´art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

Visto il provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010 (doc. web n. 1712680), con particolare riferimento al punto 3.4;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1. L´istanza della società.

In data 31 marzo 2014, Palletways Italia S.p.A., in ossequio a quanto prescritto dal provvedimento in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010, ha fatto pervenire un´istanza di verifica preliminare (art. 17 del Codice) al fine di poter conservare per 30 giorni le immagini registrate attraverso il sistema di videosorveglianza istallato presso il proprio centro di raccolta e smistamento merci (hub), ubicato a Bologna, in zona industriale e vicino a alla tangenziale Bologna Nord, strada ad alto scorrimento.

Palletways Italia S.p.A., appartenente a Palletways Group Ltd., il maggiore operatore europeo di servizi per la distribuzione di merce per mezzo di trasportatori internazionali, ha dichiarato di essere specializzata nella movimentazione di merce "pallettizzata" nel nostro Paese, attraverso un servizio di distribuzione espressa, operata per il tramite di 88 concessionari che, coprendo capillarmente il territorio italiano, ritirano la merce localmente e la trasportano in uno dei tre hub dell´azienda presenti in Italia, dove la stessa merce viene smistata e consegnata ad un altro concessionario per il recapito conclusivo (cfr. nota datata 14 febbraio 2014).

In particolare, quindi, il centro di raccolta e smistamento di Bologna, principale hub di Palletways Italia S.p.A. sul territorio italiano, rappresenta un punto di transito al cui interno le merci vengono scaricate e, dopo una custodia temporanea, legata alla tipologia di servizio scelto dal cliente, vengono caricate nuovamente su altri automezzi per proseguire la loro veicolazione verso la destinazione finale.

Inoltre, al fine di chiarire le reali condizioni di svolgimento dell´attività all´interno del centro, la Società ha specificato che la struttura è operativa 24 ore su 24 con un notevole incremento dell´attività lavorativa tra le ore 20.00 e le 6.00 del mattino, quando transitano e sostano per le operazioni di carico e scarico mediamente 80 automezzi, con una movimentazione di circa 6000 pallets contenenti merci di ogni tipo, anche di natura pericolosa e/o alimentare (cfr. nota datata 14 febbraio 2014).

Per ciò che riguarda, in particolare, l´attività di videosorveglianza espletata all´interno dell´area, la Società ha affermato che essa è stata realizzata per assolvere una funzione di "safety e security" sia rispetto alla sicurezza del personale, in considerazione della contemporanea presenza presso le aree di lavoro di pedoni e di mezzi in movimento, sia a tutela del patrimonio aziendale, di cui fanno parte anche i beni in transito, sia, infine, per monitorare la filiera di sicurezza delle spedizioni. In particolare, Palletways Italia S.p.A. ha specificato che il monitoraggio della filiera ha la funzione di verificare non solamente eventuali ammanchi e/o danneggiamenti dei colli, ma anche possibili contaminazioni di merce di origine animale al momento del loro transito nel magazzino (cfr. nota del 14 febbraio 2014).

Ciò premesso, Palletways Italia S.p.A. ha sostenuto che la ragione della richiesta di autorizzazione per conservare le immagini per 30 giorni risiederebbe non solo nell´esigenza di rafforzare in termini generali il livello di tutela della merce quotidianamente movimentata e del patrimonio aziendale, ma anche in quella di attenersi all´"obbligo", assunto in proprio, di operare attraverso l´adozione di adeguate misure di sicurezza, con "l´obiettivo di essere il network europeo di riferimento per il traporto di merci su pallet", e garantire così il trasporto dei colli lungo tutta la filiera, in considerazione dei frequenti rapporti commerciali intrattenuti con concessionari qualificati, soggetti anche a regolamentazione doganale (cfr. nota datata 14 febbraio 2014).

Inoltre, la Società ha riferito di occuparsi anche del trasporto di prodotti di origine alimentare (anche se non deperibile), una categoria merceologica "assoggettata a specifiche normative volte a garantirne la sicurezza sia in tutte le fasi del trasporto che durante la [loro] sosta all´interno di ciascun hub (Regolamento CE 852/04)", richiedendone peraltro anche la "tracciabilità in caso di contestazione". A motivo di ciò, la Società, così come ciascun concessionario affiliato al network, si è dotato di un manuale di autocontrollo ai fini della sicurezza alimentare, "registrandosi ai sensi della Legge" quale azienda del settore alimentare.

Riguardo al rispetto della normativa in materia di controllo a distanza sull´attività lavorativa, la Società ha dichiarato di aver osservato la procedura prevista dall´art. 4 comma 2 della legge n. 300/1970, producendo copia dell´Autorizzazione ad hoc da parte della Direzione territoriale del lavoro di Bologna (cfr. nota del 14 febbraio 2014).

2. Il funzionamento del sistema

L´impianto di videosorveglianza di cui la Società già si avvale è affiancato da un apparato di sicurezza a protezione della struttura costituito da un sistema di allarme antifurto, attivato esclusivamente in caso di chiusura dell´azienda.

L´impianto, funzionante 24 ore su 24, si compone di 16 telecamere, di cui 3 situate esternamente in prossimità dei varchi di accesso e di uscita e aventi un angolo di visuale orientato verso le ribalte del magazzino "dove avvengono le manovre di avvicinamento e/o allontanamento degli automezzi per le operazioni di scarico e carico". Le altre telecamere, invece, sono dislocate all´interno dell´hub e, in particolare, nella "zona interna delle ribalte" […], e delle "due uscite carraie ove sono inoltre presenti aree di sosta delle merci", sopra "la zona di uscita di tutti gli automezzi" e nell´area dedicata allo scarico e carico degli automezzi; (cfr. nota datata 14 febbraio 2014).

Dette telecamere si avvalgono della funzione "motion detection", che permette di registrare le immagini "solamente in occasione della rilevazione di movimenti che possano avvenire all´interno della struttura" (cfr. comunicazione del 18 giugno 2014).

Le immagini, attualmente conservate solo per 7 giorni, sono registrate su di un server collocato all´interno di un apposito armadio rack metallico, munito di serratura e posizionato all´interno del locale tecnico, chiuso a chiave, al quale possono accedere solo le persone autorizzate. Il server di registrazione è collegato in remoto alla rete informatica dell´azienda ed è gestibile direttamente da 3 postazioni dedicate, in uso agli incaricati del trattamento, più una quarta posizionata dentro il locale tecnico, quasi esclusivamente utilizzata per ragioni di programmazione o/e manutenzione.

L´accesso alle immagini risulta consentito – oltre all´Autorità giudiziaria, nel caso in cui si verifichino eventi illeciti – anche agli incaricati del trattamento, appositamente designati dalla Società a seguito dell´inserimento di una password multipla di cui una in possesso dell´amministratore delegato e le altre due in possesso rispettivamente del rappresentante dei lavoratori di Palletways Italia S.p.A. (il responsabile customer service o il responsabile IT) e del rappresentante dei lavoratori della società appaltatrice che opera all´interno del centro di raccolta (Cfr. nota datata 14 febbraio 2014).

La Società ha aggiunto che il sistema di videosorveglianza permette di visionare anche le immagini dal vivo, soprattutto in occasione di particolari momenti di lavoro che, richiedendo un maggior afflusso di mezzi alla struttura da parte dei diversi concessionari, determinano la necessità di un più intenso controllo sulla sicurezza interna per scongiurare comportamenti pericolosi, che in tal modo possono eventualmente essere immediatamente accertati e arrestati (cfr. nota 18 giugno 2014).

Infine, per quanto riguarda l´obbligo di rendere l´informativa, la Palletways Italia S.p.A., titolare del trattamento dei dati, ha dichiarato di aver affisso la specifica cartellonistica presso la struttura (cfr. nota del 14 febbraio 2014).

3. Presupposti di liceità del trattamento

Per una corretta valutazione dell´istanza occorre tenere conto della peculiarità dell´attività svolta dalla Società che, pur essendo esercitata presso l´hub, è comunque soggetta alle stringenti norme internazionali volte al rafforzamento della sicurezza delle persone e delle merci lungo "la catena di approvvigionamento" del commercio internazionale.

Al riguardo, vale rilevare che l´Unione europea è fortemente impegnata a dare attuazione al quadro normativo deliberato dall´Organizzazione mondiale delle dogane, denominato SAFE (Framework of Standards to Secure and Facilitate Global trade -adottato dal Consiglio della stessa Organizzazione nel giugno del 2005), teso a sviluppare una serie di standard internazionali volti a garantire la sicurezza nella catena logistica e, conseguentemente, a facilitare il commercio.
Proprio in ragione di tale obiettivo, la Commissione europea ha anche apportato modifiche, in materia di sicurezza, al "codice doganale comunitario" (reg. (CE) n. 648/2005 e reg. (CE) n. 1875/2006), introducendo obblighi in materia di informazioni preliminari sulle merci e di gestione degli eventuali rischi, prevedendo la costituzione della figura dell´Operatore economico autorizzato (già promosso all´interno del programma SAFE).

In ragione di ciò, si deve ritenere che l´utilizzazione, da parte di Palletways Italia S.p.A., di un articolato impianto di videosorveglianza presso il proprio Centro sia del tutto giustificata.

Per quanto concerne, poi, la richiesta di poter allungare il termine di conservazione delle immagini videoregistrate sino a 30 giorni, essa deve essere valutata alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento l´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità".

Nel caso in questione, la società ha posto a base dell´istanza due distinte esigenze.

In primo luogo, Palletways Italia S.p.A. ha affermato che la necessità di conservare le immagini fino a 30 giorni sarebbe collegata alle peculiari modalità di svolgimento dell´attività lavorativa che, di fatto, impedirebbero di poter risalire tempestivamente all´identificazione di eventuali pacchi mancanti o rispetto ai quali siano state accertate eventuali anomalie al momento della consegna.

Infatti, la società ha riferito che, nel caso più frequente, le consegne sono effettuate con il servizio Economy, rispetto al quale dall´ingresso della merce nell´hub alla sua consegna al cliente finale possono passare anche 7 giorni, con la conseguenza che in molti casi eventuali ammanchi, danneggiamenti anche "occulti di merce imballata" e/o contaminazioni sono riscontrabili solamente al momento del loro apertura ad opera del destinatario o, comunque, al termine del trasporto; e ciò a tacere del fatto che, ai sensi dell´art. 1698 del codice civile, in caso di "perdita parziale" o "avaria non riconoscibili al momento della riconsegna", l´interessato ha la possibilità di effettuare la denunzia fino ad otto giorni dopo il ricevimento della spedizione.

In secondo luogo, Palletways Italia S.p.A. ha affermato che l´esigenza di allungamento della conservazione delle immagini deriverebbe anche dal fatto che, pur non operando direttamente in settori per i quali necessiti la qualifica di "Agente regolamentato", e pur non rivestendo la posizione di operatore economico autorizzato, la Società si avvale spesso di concessionari qualificati nei ruoli anzidetti i quali, dovendo garantire uno standard di sicurezza più elevato della merce e perciò dei locali in cui la stessa è custodita durante il trasporto, richiedono a Palletways Italia S.p.A., di operare assicurando le medesime condizioni di sicurezza all´interno della propria struttura (cfr. nota del 18 giugno 2014). Inoltre, la Società avendo assunto la qualifica di "azienda del settore alimentare", ha il dovere di garantire la sicurezza di tali prodotti in tutte le fasi del trasporto e perciò anche durante la loro sosta all´interno del proprio centro di smistamento, assicurandone la "tracciabilità in caso di contestazione" (cfr. nota datata 14 febbraio 2014).

Infine, riguardo alla riferita attivazione della funzionalità "motion detection", si ritiene che essa non comporti alcun rischio specifico per i diritti degli interessati; infatti, tenuto conto delle sue concrete modalità di funzionamento (attivazione della registrazione "solamente in occasione della rilevazione di movimenti che possano avvenire all´interno della struttura"), si reputa che essa non solo non aggiunga nulla –sul piano della "interpretazione" della realtà circostante - rispetto a quanto realizzabile con l´impiego di un normale impianto di videosorveglianza sempre attivo, ma che addirittura dia luogo ad una modalità di trattamento meno invasiva, essendo la registrazione solo eventuale.

Pertanto, alla luce delle dichiarazioni rese (della cui veridicità Palletways Italia S.p.A. ha assunto ogni responsabilità - anche penale - ai sensi dell´art. 168 del Codice) e, segnatamente, delle illustrate modalità di funzionamento dell´impianto, volto a tutelare il patrimonio aziendale e le merci stoccate all´interno del centro di smistamento, questa Autorità ritiene che la richiesta di verifica preliminare possa essere accolta nei termini di cui sopra.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell´art. 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare, ammette la conservazione fino a 30 giorni delle immagini registrate da Palletways Italia S.p.A. attraverso l´impianto di videosorveglianza installati nel proprio centro di smistamento ubicato a Bologna nei termini di cui in premessa.

Roma, 8 gennaio 2015

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia