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Procedimento relativo ai ricorsi - Esercizio del diritto di accesso nei confronti di più titolari - 24 settembre 2001 [38917]

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 [doc web n. 38917]

Procedimento relativo ai ricorsi - Esercizio del diritto di accesso nei confronti di più titolari - 24 settembre 2001

Nel caso in cui una pluralità di titolari effettui contestualmente distinti trattamenti di dati personali, l´interessato, ai fini del valido esercizio del diritto di accesso, deve identificare in modo inequivoco i singoli titolari, ciascuno dei quali deve essere destinatario di apposita istanza.


IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dottor Mauro Paissan componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

esaminato il ricorso presentato dal Sig. Benito Arcaini, rappresentato e difeso dall´avv. Ivano Cimatti presso il cui studio in Roma ha eletto domicilio;

nei confronti di

  • FIAT Auto S.p.A.;
  • Selezione Auto 2000 S.r.l.;
  • CAR 74 S.r.l.

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il prof. Stefano Rodotà;

VISTA la documentazione in atti;

PREMESSO:

1. Il ricorrente lamenta di non aver ricevuto riscontro ad una istanza presentata ai sensi della legge n. 675 con la quale aveva chiesto a tre diversi titolari del trattamento (FIAT AUTO S.p.A., Selezione Auto 2000 S.r.l. e CAR 74 S.r.l.), con i quali era entrato in contatto in occasione dell´acquisto di un´autovettura, di avere accesso ai propri dati personali di tipo comune e sensibile, oltre che di conoscerne le modalità di utilizzo "in particolare modo per ciò che attiene la procedura di prenotazione…" e di consegna dell´autovettura.

2. All´invito a fornire riscontro alle istanze dell´interessato inoltrato da questa Autorità in data 31 luglio 2001 FIAT AUTO S.p.A., Direzione amministrazione, finanza e controllo, ha risposto con nota anticipata via fax il 3 settembre 2001 nella quale ha sostenuto che:

  • la società aveva già fornito un riscontro all´interessato con lettera in data 20 luglio 2001;
  • in tale nota erano stati riportati i dati anagrafici ed il recapito telefonico dell´interessato, dati di cui la società era venuta a conoscenza in occasione del citato acquisto di un´autovettura;
  • le altre richieste dell´interessato (comunicazioni fra concessionario e casa costruttrice, indicazioni su caratteristiche della vettura e modalità di pagamento, contabilità fiscale relativa all´acquisto della vettura…) non sarebbero attinenti ai diritti di cui all´art. 13 ovvero il titolare del trattamento non ne avrebbe "disponibilità, né possesso";
  • risulterebbe comunque che, in relazione al trattamento di dati in questione, ivi compresa la comunicazione degli stessi a FIAT AUTO S.p.A., l´interessato avrebbe espresso il proprio consenso a Selezione Auto 2000 S.r.l.

Il ricorrente, con memoria in data 29 agosto 2001, ha ribadito le proprie richieste nei confronti di FIAT AUTO S.p.A. sottolineando l´incompletezza del riscontro ottenuto.

CAR 74 S.r.l. e Selezione Auto 2000 S.r.l. hanno fornito riscontro alle richieste dell´interessato con memoria presentata congiuntamente in data 10 settembre 2001 nella quale hanno sostenuto che il ricorso:

  • dovrebbe essere dichiarato inammissibile in quanto sarebbe pendente presso il Tribunale di Roma un giudizio in merito all´acquisto della vettura;
  • sarebbe inammissibile anche in relazione al mancato esercizio dei diritti di cui all´art. 13, dal momento che la nota indirizzata al riguardo a FIAT AUTO S.p.A. è stata trasmessa agli altri due titolari del trattamento "solo per mera conoscenza";
  • sarebbe infine inammissibile in quanto proposto al solo fine di acquisire documentazione relativa alla predetta vicenda giudiziaria.

Il ricorrente ha replicato con memoria in data 17 settembre 2001 sottolineando che il giudizio pendente innanzi al Tribunale di Roma riguarderebbe l´esercizio di posizioni giuridiche diverse da quelle tutelate dalla legge n. 675 e confermando altresì la piena validità delle istanze, a suo tempo presentate ai sensi dell´art. 13, inviate via fax all´attenzione di ciascuno dei predetti titolari del trattamento.

CIÒ PREMESSO, IL GARANTE OSSERVA:

3. Il ricorso verte sulla richiesta di accesso ai dati personali asseritamente detenuti da tre diversi titolari del trattamento (FIAT AUTO S.p.A., Selezione Auto 2000 S.r.l. e CAR 74 S.r.l.).

In proposito vanno anzitutto esaminate le modalità con le quali sono stati previamente esercitati nei confronti dei citati titolari del trattamento i diritti di cui all´art. 13 della legge n. 675.

Dalla documentazione in atti risulta che in data 21 giugno 2001 il ricorrente ha formulato una istanza ai sensi del citato art. 13 nei confronti di FIAT AUTO S.p.A., estesa per conoscenza anche ai due altri nominati soggetti. Tale istanza è stata altresì anticipata via fax a tutte le citate società con un messaggio di accompagnamento dove si ribadiva l´invio "per conoscenza" di tali missive.

Le modalità sopra descritte evidenziano come solo nei confronti di FIAT AUTO S.p.A. possa ritenersi ritualmente presentata in forma chiara ed inequivocabile un´istanza ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675. Per quanto riguarda invece Selezione Auto 2000 S.r.l. e CAR 74 S.r.l. la ricezione di messaggi esplicitamente indirizzati ad altro soggetto e ricevuti solo "per conoscenza" non può costituire, in caso di mancato riscontro, valido presupposto per la proposizione da parte dell´interessato, di un ricorso al Garante ai sensi dell´art. 29.

La legge n. 675 ed il d.P.R. n. 501 del 1998 hanno previsto modalità semplificate per l´esercizio del diritto di accesso ai dati personali, prevedendo altresì l´utilizzo di modalità rapide di comunicazione. Condizione indispensabile per un efficace esercizio del citato diritto, è però, la precisa identificazione del titolare del trattamento e la connessa, in equivoca, individuazione di quale sia, all´interno di una eventuale pluralità di soggetti, l´effettivo destinatario di una istanza ex art. 13. Ciò per consentire a tale soggetto di percepire senza ombra di dubbio di essere destinatario di una richiesta formulata ai sensi di una normativa specifica, quale quella sulla protezione dei dati personali, che richiede un riscontro in termini estremamente ravvicinati.

Per questi motivi il ricorso rivolto nei confronti di Selezione Auto 2000 S.r.l. e di CAR 74 S.r.l. deve essere dichiarato inammissibile.

4. Per quanto concerne invece il ricorso proposto nei confronti di FIAT AUTO S.p.A. deve essere dichiarato non luogo a provvedere con riferimento al riscontro fornito alla richiesta di accesso ai dati anagrafici ed agli altri dati identificativi dell´interessato, nonché in riferimento alle indicazioni fornite dal titolare in ordine alla logica ed alle finalità del trattamento.

Il ricorso deve essere accolto in ordine alla richiesta di conoscere ogni altro dato personale dell´interessato conservato negli archivi del citato titolare del trattamento, con specifico riferimento ai dati del medesimo interessato trattati in occasione dell´acquisto dell´autovettura in oggetto, in relazione alle modalità di pagamento della stessa e al contenzioso insorto in proposito. Contrariamente a quanto sostenuto dal titolare del trattamento la predetta richiesta di accesso deve essere ritenuta ammissibile e ad essa il titolare del trattamento deve fornire completo riscontro. Ciò in quanto all´interno dei documenti amministrativi e contabili citati ben possono essere contenuti dati personali dell´interessato o allo stesso riconducibili.

Come poi più volte evidenziato dal Garante, qualora l´estrazione dei dati personali del ricorrente e la loro trasposizione su supporto cartaceo od informatico in base all´art. 17, comma 6, del d.P.R. n. 501/1998, riferiti alla pluralità di profili oggetto della richiesta di accesso, dovesse risultare particolarmente difficoltosa, l´esibizione e/o la consegna in copia della documentazione può costituire una modalità di adempimento adeguata per corrispondere alle richieste dell´interessato.

Alla luce delle motivazioni sopra esposte sussistono, infine, giusti motivi per compensare le spese fra le parti.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) dichiara inammissibile il ricorso presentato nei confronti di Selezione Auto 2000 S.r.l. e di CAR 74 S.r.l.;

b) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso in ordine all´avvenuto accesso ai dati anagrafici e identificativi dell´interessato, nonché in ordine alla richiesta di conoscere le modalità del trattamento effettuato da FIAT AUTO S.p.A.;

c) accoglie il ricorso, nei termini di cui in motivazione, in relazione alla richiesta del ricorrente di avere accesso anche a tutti i restanti dati personali allo stesso riferiti e per l´effetto ordina a FIAT AUTO S.p.A. di corrispondere in tal senso alle richieste dell´interessato, comunicando allo stesso tutti gli altri dati personali richiesti entro il 30 ottobre 2001, dando conferma di tale adempimento anche a questa Autorità;

Roma, 24 settembre 2001

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Rodotà

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli