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Lavoro e previdenza sociale - Trattamento di dati nel settore del mercato del lavoro temporaneo - 24 dicembre 1998 [40173]

 [doc. web n. 40173]

Lavoro e previdenza sociale  - Trattamento di dati nel settore del mercato del lavoro temporaneo - 24 dicembre 1998

Per poter raccogliere, conservare ed utilizzare i dati contenuti nei curricula vitae è necessario fornire agli interessati un´informativa che indichi i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati verranno comunicati, e spieghi, tra l´altro, le modalità del trattamento, i diritti dell´interessato a conoscere, integrare, modificare, cancellare i dati raccolti. L´informativa può essere data anche oralmente nel caso in cui i dati si raccolgano per telefono.

Roma, 24 dicembre 1998

Manpower Italia S.r.l.
Corso Vittorio Emanuele II, 24
20122 Milano

OGGETTO: Richiesta di chiarimenti in merito al trattamento dei dati personali nel settore del mercato del lavoro temporaneo


Codesta società ha chiesto un parere in ordine agli adempimenti da porre in essere in relazione al trattamento dei dati nel settore del lavoro interinale, in riferimento, cioè, ai contratti di fornitura di lavoro temporaneo mediante i quali un´impresa - quale la Manpower - pone i lavoratori da essa assunti con contratto a disposizione di altre imprese che ne utilizzano la prestazione lavorativa per soddisfare le esigenze di lavoro temporanee individuate dalla legge 24 giugno 1997, n. 196.

In riferimento ai quesiti proposti, si formulano le seguenti considerazioni.

1. Obbligo di informazione
Il trattamento dei dati contenuti nei curricula vitae inviati spontaneamente da chi si avvale del servizio di mediazione presuppone necessariamente una previa informativa agli interessati, fatta eccezione dei soli elementi indicati nell´art. 10, comma 1, della legge n. 675/1996 che siano già noti agli interessati medesimi.

Non sorgono particolari problemi nei casi di raccolta dei dati per via telefonica (nei quali l´informativa può essere data oralmente e documentata in vario modo per iscritto dall´addetto che la fornisce) o per posta elettronica (in cui è relativamente semplice inviare un messaggio di risposta).

Negli altri casi nei quali non può farsi parimenti a meno di informare gli interessati che trasmettono il curriculum a mezzo posta o fax, l´adempimento potrebbe essere facilitato delineando apposite modalità che consentano di effettuare ciò prima dell´invio del curriculum, ad esempio predisponendo un modello da utilizzare obbligatoriamente, contenente una informativa anche succinta, ma esauriente e comprensibile, reso ampiamente disponibile al pubblico anche con il contributo di privati, associazioni, specie attraverso strumenti telematici.

2. Consenso
Analoga risposta può essere fornita al problema del consenso scritto necessario per i dati sensibili eventualmente indicati nei curricula. Eventuali annunci pubblicitari della Manpower potrebbero poi contenere l´informativa e invitare gli interessati a manifestare il consenso in occasione dell´invio del curriculum, citando anche gli estremi dell´annuncio.

Si ritiene opportuno ricordare che il Garante ha autorizzato le imprese che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee ai sensi della legge n. 196/1997, a trattare i dati sensibili riguardanti i prestatori di lavoro temporaneo e i candidati all´instaurazione di tali rapporti di lavoro fermo restando l´adempimento degli obblighi di acquisizione del consenso scritto dell´interessato e di informazione dell´interessato, in conformità a quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n. 675/1996 (autorizzazione n. 1/1998 al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro, punto 2, lett. a) e d) - in G.U. n. 229 del 1 ottobre 1998).

3. Consenso alla comunicazione dei dati
Non risulta giuridicamente fondata la proposta avanzata da codesta società di distinguere, per il consenso alla comunicazione, dati "comuni" e dati sensibili, ritenendo, cioè autorizzata la comunicazione dei dati "comuni" a tutte le aziende che il candidato non abbia espressamente escluso e, viceversa, considerando preclusa la comunicazione dei dati sensibili ad eccezione delle aziende espressamente indicate dal candidato. Tale procedimento di acquisizione del consenso non è rispondente ai requisiti di validità del consenso indicati dall´art.11 della legge n. 675/1996, che, com´è noto, prevede che il consenso debba intendersi validamente prestato se è espresso liberamente e in forma specifica (oltre che documentato per iscritto e previa informativa all´interessato). Il requisito della forma specifica e per iscritto esclude ogni forma presunta o tacita di manifestazione del consenso. Occorre, altresì, ricordare che l´art. 20, che individua la disciplina per la comunicazione dei dati con una disposizione speciale rispetto a quella applicabile alle altre operazioni di trattamento (cfr. art. 12), non si applica ai dati sensibili, per la cui comunicazione è necessario acquisire comunque il consenso scritto dell´interessato, oltre l´autorizzazione del Garante.

Tutto ciò premesso, va osservato che la necessità di esprimere il consenso in forma specifica presuppone che la manifestazione di volontà deve riguardare "un preciso genere di trattamento effettuato a cura di un ben individuato titolare del trattamento" (v. ns. provv. del 28 maggio 1997 pubblicato nel bollettino del Garante, 1997, n. 1, p.17). Questo implica, di regola, l´indicazione nominativa del/i titolare/i nei confronti del/i quali è prestato il consenso. Tuttavia, in relazione alla problematica concernente il consenso alla comunicazione dei dati alle imprese che utilizzano la prestazione lavorativa, poi, se non è possibile acquisire un consenso sulla base di una generica indicazione del titolare, è però possibile ritenerlo puntualmente determinato anche senza una sua indicazione nominativa purché essa rechi nella manifestazione del consenso elementi obiettivi che permettano all´interessato univocamente e già all´atto del consenso, di conoscere che i propri dati verranno comunicati soltanto ad una precisa impresa o a più circoscritte imprese che chiederanno il curriculum per valutare la possibile instaurazione di un rapporto di lavoro.

In tali ultimi casi, il titolare "beneficiario" della manifestazione del consenso sarebbe pur sempre identificato con precisione da atti che la Manpower dovrebbe custodire e aggiornare con puntualità rendendo così possibile all´interessato ricostruire il preciso percorso dei dati che lo riguardano. In occasione dell´eventuale instaurazione del rapporto di lavoro, la Manpower dovrebbe poi, naturalmente, raccogliere un distinto e specifico consenso relativo ai dati inerenti il rapporto di lavoro temporaneo.

Seguendo una simile impostazione, potrebbero essere risolte le difficoltà rappresentate. Resta peraltro ferma la necessità che le imprese che acquisiscano i curricula utilizzino dati pertinenti (art. 9, legge n. 675/1996) per le sole finalità di valutazione dell´instaurazione di un rapporto lavorativo individuato dalla legge n. 197/1997.

Quanto sin qui considerato per il trattamento dei curricula può valere anche per quanto riguarda l´instaurazione ripetuta di rapporti di lavoro: la Manpower, cioè, potrebbe acquisire una unica, ma ben articolata dichiarazione di consenso, riferita una tantum alla Manpower stessa e alle imprese di volta in volta utilizzatrici della prestazione lavorativa. Anche tali imprese (come quelle che accedono ai curricula) potranno ovviamente trattare i dati per le sole finalità e modalità connesse alle prestazioni utilizzate.

4) Selezione del personale
Per quanto riguarda l´attività di selezione del personale per conto terzi, svolta dalla Manpower Seleform Italia S.p.A., valgono in buona parte le osservazioni già formulate, salvo eccezione per i dati sensibili la cui comunicazione a terzi, è consentita verso i soli "soggetti pubblici o privati che siano specificamente menzionati nella dichiarazione di consenso dell´interessato" (autorizzazione n.5/1998, capo IV, punto 3, in G.U. n. 229 del 1 ottobre 1998).

Resta fermo che qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di trattamenti, la manifestazione di volontà deve riferirsi specificamente a ciascuno di essi.

5) Comunicazioni di dati all´estero
Per quanto attiene all´eventuale flusso transfrontaliero dei dati dei dipendenti verso la casa madre sita negli U.S.A., si precisa che il trasferimento è attualmente consentito qualora l´interessato abbia manifestato il proprio consenso espresso ovvero, se il trasferimento riguarda dati idonei a rivelare lo stato di salute, in forma scritta (art. 28, comma 4, lett. a)), previa notificazione al Garante (comma 7 del medesimo art. 28).

6) Conservazione dei dati
In relazione alla problematica riguardante la conservazione dei dati, quali, ad esempio, quelli relativi agli obblighi contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali, occorre precisare che essi possono essere conservati in una forma che consenta l´identificazione dell´interessato, per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti (art. 9, comma 1, lett. e)). La clausola che si sottopone all´esame prevede che sia posto a carico dell´interessato, qualora ritenga esaurito lo scopo del trattamento, l´onere di comunicare al titolare o al responsabile che il trattamento non è più necessario o utile, e che comunque si procederà alla cancellazione se trascorsi 3 mesi dalla registrazione non interverrà l´assunzione.

Certamente appare svolgere un ruolo positivo l´aver delineato tali criteri che si ritengono idonei; resta comunque ferma la necessità che in qualsiasi momento La Manpower venga a conoscenza che lo scopo del trattamento è esaurito, a prescindere da una comunicazione scritta dell´interessato, deve procedere alla immediata cancellazione dei dati.

7) Raccolta dati via Internet
Per quanto riguarda, infine, il quesito relativo alla raccolta via Internet dei dati di candidati al lavoro temporaneo, non vi sono particolari osservazioni circa le modalità prefigurate. Si richiama peraltro l´attenzione in ordine alla circostanza che il Governo dovrebbe intervenire a disciplinare il complesso flusso di dati in ambito Internet (art. 1, comma 1, lett. n) legge n. 676/1996), sulla base delle indicazioni provenienti dalla direttiva comunitaria (v. Considerando n. 47).

IL PRESIDENTE