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Procedimento relativo ai ricorsi - Richiesta di accesso alle note di qualifica - 2 giugno 1999 [40261]

 

[doc. web n. 40261]

Procedimento relativo ai ricorsi - Richiesta di accesso alle note di qualifica - 2 giugno 1999

Già in precedenti pronunce il Garante ha riconosciuto la natura di dato personale alla diagnosi medica, pur essendo evidente che, per sua natura, essa non è caratterizzata da assoluta oggettività e comprende a volte elementi valutativi o di prognosi di tipo discrezionale. Ciò implica il diritto dell´ interessato, più volte riconosciuto da questa Autorità, di aver accesso alle diagnosi mediche che lo riguardano.


IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI


In data odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Ugo De Siervo e dell´ing. Claudio Manganelli componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

esaminati i tre ricorsi presentati rispettivamente dai Sigg. .............., ................;

nei confronti di

un titolare del trattamento

considerato che i tre ricorsi fanno riferimento all´esercizio dei diritti dell´art. 13 della legge n. 675/1996 in riferimento ad una medesima fattispecie e che possono essere perciò esaminati congiuntamente anche in considerazione dell´ identità delle argomentazioni addotte a loro sostegno;

VISTE le osservazioni dell´ Ufficio formulate dal Segretario generale ai sensi dell´art. 7, comma 2, lettera a) del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501;

VISTA la documentazione in atti;

RELATORE il Prof. Ugo De Siervo;

PREMESSO:

1. I ricorrenti, dipendenti del titolare, lamentano di aver ricevuto un riscontro parziale alle richieste di accesso ai propri dati personali avanzate ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675 nei confronti del titolare in qualità di datore di lavoro.

Più specificamente ai medesimi dipendenti non sarebbero state comunicate le argomentazioni e le valutazioni che sostanziano il giudizio annuale espresso sinteticamente nei loro confronti (ottimo, buono, mediocre, insufficiente, ecc.), il solo che venga reso noto ogni anno a ciascun dipendente.

In effetti, anche in risposta all´invito ad aderire spontaneamente alle richieste dei ricorrenti, ha risposto (nota pervenuta via fax il 29/4/1999) asserendo che l´ambito di applicazione della legge n. 675 concerne i "dati personali, cioè le informazioni relative alla persona e non già le valutazioni". Il titolare ha fatto presente che il contratto di lavoro dei dipendenti dello specifico settore d´interesse prevede l´obbligo di fornire una motivazione sintetica nel solo caso in cui al dipendente venga attribuita la qualifica di "insufficiente" , e che la notifica della motivazione può essere altresì richiesta dal dipendente cui sia stata attribuita una qualifica inferiore a quella dell´anno precedente; ha inoltre evidenziato che nei confronti dei giudizi sintetici è sempre possibile, però, esperire un ricorso interno in doppio grado e adire poi l´autorità giudiziaria.

A giudizio del titolare, l´attribuzione delle note di qualifica presuppone "un procedimento valutativo, con risvolti contenziosi, le cui motivazioni sono conservate dall´istituto, cui in realtà appartengono" ; né rileverebbe affermare che "i giudizi possono basarsi su resoconti, asseritamente inveritieri, trattandosi se mai di giudizi in itinere, a livello inferiore, o intermedio, quindi non di dati, e non rientrando la loro formulazione in nessuna nozione di trattamento" .

Dal canto loro, i ricorrenti hanno sottolineato che il titolare non ha mai negato l´esistenza del tipo di dati da essi richiesti, ed ha solo opposto che tali giudizi sarebbero caratterizzati "da una presunta speciale riservatezza tale da impedirne la comunicazione all´interessato". I medesimi ricorrenti hanno inoltre posto in luce (fax pervenuto il 4/5/1999) come il concetto di dato personale di cui all´art. 1 della legge n. 675 debba estendersi "a qualsiasi informazione richiesta ed ottenuta dal vertice aziendale sul conto di ogni lavoratore subordinato" . Una conoscenza integrale di tali dati da parte dei dipendenti sarebbe quindi, a giudizio dei ricorrenti, una condizione necessaria per evitare che la banca possa " mantenere o rinnovare & per il futuro giudizi negativi ingiusti e discriminatori" .

Le posizioni espresse dalle parti sono state ribadite nel corso dell´audizione svoltasi il ......... .

In tale occasione i ricorrenti hanno nuovamente contestato la tesi sostenuta dal titolare del trattamento rispetto ai dati in questione. A loro giudizio, le note di qualifica sarebbero senza dubbio informazioni di carattere personale, "in quanto questi dati concorrono a fornire una rappresentazione di aspetti personali degli interessati" . Fra di essi figurano, peraltro, sia valutazioni soggettive, sia rilievi oggettivi come ad esempio il riferimento a fatti o ad avvenimenti verificatisi sul luogo di lavoro.
Inoltre, i "motivi" o le " valutazioni" su cui si controverte corrisponderebbero "alla percezione diretta, più o meno circostanziata nei dettagli, che i titolari degli uffici hanno del comportamento dei propri subalterni. Se così non fosse la valutazione dell´ istituto di credito non poggerebbe su nulla che possa essere riferito alla realtà storica del rapporto di lavoro" .

Il titolare del trattamento ha ribadito invece che esistono non tanto informazioni, quanto "giudizi che l´azienda è tenuta ad esprimere e comunicare anche in vista del successivo procedimento contenzioso" ; non sarebbe quindi possibile fare "il processo alle valutazioni, delle quali l´ azienda risponde ove vengano impugnate e nelle sedi competenti, come da giurisprudenza costante" .

In occasione della citata audizione le parti hanno peraltro espresso il loro assenso, così come previsto dall´art. 20, comma 8, del d.P.R. n. 501/1998, ai fini di una proroga fino a venti giorni del termine per la decisione sul ricorso, riservandosi di produrre ulteriori memorie e documenti.

I ricorrenti hanno poi inviato al Garante una serie di documenti relativi ad una causa di lavoro che aveva interessato una dipendente del titolare. La motivazione comunicata a tale dipendente per l´anno solare di riferimento poggiava su un evento circostanziato e storicamente determinato, e ciò smentirebbe la tesi della controparte "secondo cui anche le cosiddette motivazioni supportanti la nota di qualifica consisterebbero in ogni caso di mere generiche valutazioni non passibili di riscontro oggettivo" .

A parere dei medesimi ricorrenti, le motivazioni poste a base del giudizio sintetico, quand´anche fossero formulate in modo "soggettivo, generico e privo di riferimenti obiettivi" , avrebbero comunque natura di dato personale e come tali potrebbero essere oggetto di una richiesta di accesso ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675.

In senso opposto, il titolare del trattamento ha ulteriormente evidenziato, citando a supporto della propria tesi alcune massime giurisprudenziali, come gli odierni ricorsi mirino in realtà a conoscere e sindacare i motivi dei giudizi formulati sui dipendenti, mentre "le motivazioni dei giudizi possono essere chieste, e in determinati casi devono direttamente essere fornite dall´azienda, nell´ apposito procedimento previsto dal contratto collettivo". Il titolare ha altresì evidenziato che la compilazione delle note caratteristiche non costituisce di per sé "informazione relativa alla persona e quindi dato o complesso di dati ...... e tanto meno loro trattamento & suscettibile di intervento protettivo del Garante e oggetto di un diritto di comunicazione dell´interessato, o magari di rettificazione a istanza dello stesso, se non, rispettivamente, nei termini delle già ricordate disposizioni dello stesso contratto collettivo o a seguito di impugnativa ed eventuale annullamento giudiziale". Viene infine rimarcato, ancora una volta, che l´azienda "non può essere obbligata anche a rivelare i giudizi intermedi o in itinere, i cui compilatori o revisori non operano in contraddittorio dell´ interessato".

Nel corso della seconda audizione, tenutasi il .... ., le parti hanno ribadito le proprie posizioni. I ricorrenti hanno fatto poi notare che la giurisprudenza citata dal titolare "è concorde nel rilevare che la nota di qualifica può essere soggetta al sindacato di legittimità. Se ne deve dedurre che essa deve fondarsi su elementi abbastanza obiettivi" e non solo su "valutazioni meramente soggettive" .

Il titolare ha infine fornito copia di una sentenza del pretore di ...... .. relativa alla vicenda della dipendente del titolare al quale si sono riferiti i ricorrenti. Per ribadire le proprie tesi, ha poi prodotto un modello per la compilazione della scheda di valutazione "da cui emerge che vi devono essere riportati solo dati notori e per altro verso messi a disposizione dagli interessati, relativi alla semplice identificazione degli stessi. Inoltre vi sono dei punteggi, proposti dai capi servizio, in base ai quali viene comunque discrezionalmente formulato dal direttore generale il giudizio poi comunicato all´interessato" .
È stato altresì precisato che "non possono considerarsi dati personali tutti i dati o i documenti aziendali solo perché in qualche modo riferibili ad uno o più dipendenti, nel qual caso tutti dovrebbero essere oggetto di comunicazione". Secondo la Cassa, dovrebbe essere da ultimo considerato che i giudizi in questione non vengono formulati in contraddittorio con il soggetto interessato e che la loro segretezza è condizione indispensabile per assicurare la libertà di giudizio dei relativi estensori.

CIÒ PREMESSO, IL GARANTE OSSERVA:

2. I ricorsi presentati, di contenuto pressochè identico, sono ammissibili ai sensi dell´art. 29 della legge n. 675/1996 e sono fondati.

Quanto alla ventilata obiezione del titolare., che ha accennato al fatto che i ricorsi siano stati reiterati prima della decorrenza del termine di 90 giorni di cui all´art. 13, comma 1, lett. c), n. 1 della legge n. 675, si deve osservare che, in realtà, la richiesta dei ricorrenti di conoscere le valutazioni che li riguardano era stata formulata già nella richiesta di accesso ai dati personali del 22 gennaio 1999, che è risultata in parte inevasa, sicché il limite normativo attinente alla reiterazione delle richieste di accesso non può considerarsi preclusivo, nella fattispecie, dei diritti dei ricorrenti.

Apparendo pacifiche l´esistenza e l´utilizzazione dei dati di cui si controverte, nonché la ritualità delle istanze di accesso, il tema centrale della controversia risiede nella natura giuridica delle note di qualifica agli effetti dell´applicazione della legge n. 675/1996.

Per valutare la fondatezza della richiesta di accesso ai dati personali avanzata dai ricorrenti, occorre prendere le mosse dalla nozione di "dato personale" che la legge n. 675/1996 ha derivato dalla direttiva comunitaria n. 95/46/CE e dalla Convenzione n. 108/1981 del Consiglio d´Europa ratificata con legge n. 98/1989.

L´art. 1, comma 2, lettera c), della legge n. 675 definisce come dato personale "qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente o associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale" .

L´espressione "qualunque informazione" vuole evidentemente attribuire alla definizione di "dato personale" la massima ampiezza, comprendendo anche ogni notizia, informazione o elemento che abbia un´efficacia informativa tale da fornire un contributo aggiuntivo di conoscenza rispetto ad un soggetto identificato o identificabile. E ciò in riferimento sia ad informazioni oggettivamente caratterizzate (suscettibili di una verifica e di un sindacato obiettivo), sia a descrizioni, giudizi, analisi o ricostruzioni di profili personali (riguardanti attitudini, qualità, requisiti o comportamenti professionali) che danno origine a stime e opinioni di natura soggettiva finalizzate anche ad una valutazione complessiva del soggetto interessato. Questo è orientamento comune nei diversi paesi dell´ Unione europea, che in via generale considerano le valutazioni appunto come dati personali.

Conferme in questo senso possono essere tratte da significative disposizioni contenute in documenti internazionali e da sentenze della Corte di Cassazione. In precedenti provvedimenti il Garante ha già avuto modo di esprimersi in questo senso.

L´art. 9 della Convenzione di applicazione dell´Accordo di Schengen, ratificata con legge n. 388/1993, dispone che fra i dati trattabili nell´ambito del Sistema d´Informazione Schengen vi siano non solo quelli obiettivi (cognome, nome, data e luogo di nascita, ecc.), ma anche quelli relativi alla "linea di condotta da seguire", definita evidentemente in base ad un giudizio contenente elementi di valutazione. Ugualmente, l´art. 8 della Convenzione Europol, ratificata con legge n. 93/1998, contempla fra i dati oggetto di trattamento elementi sicuramente valutativi, quali i dati di persone che "si può presumere ...... che commetteranno reati per i quali l´EUROPOL è competente". Inoltre, l´art. 1 del regolamento CE n. 1469/95 parla di trattamento di dati riguardanti "operatori che presentano un rischio di inaffidabilità ", in quanto condannati per una frode comunitaria ai danni del FEAOG - garanzia o sospettati in base ad un primo accertamento.

Il rapporto diretto tra valutazioni ed elementi obiettivi nelle note di qualifica è esplicitamente sottolineato in diverse sentenze della Corte di Cassazione (Sez. lavoro n. 2252 del 27.2.95 e n. 884 del 1.2.96).

Si possono poi ricordare alcune decisioni del Garante, come quella del 21/12/1998 (pubblicata nel bollettino del Garante, "Cittadini e società dell´ informazione", n. 7, pag. 35), che ha riconosciuto la natura di dato personale alla diagnosi medica, pur essendo evidente che, per sua natura, essa non è caratterizzata da assoluta oggettività e comprende a volte elementi valutativi o di prognosi di tipo discrezionale.
Ciò implica il diritto dell´interessato, più volte riconosciuto da questa Autorità, di aver accesso alle diagnosi mediche che lo riguardano. Inoltre, nel parere del 16 febbraio 1999 (Bollettino n. 7, pag. 10) sono state fornite indicazioni sul significato di una particolare categoria di dati personali (i dati "relativi allo svolgimento di attività economiche" di cui all´ art. 20, comma 1, lettera e) della legge n. 675) sottolineandosi come la citata disposizione normativa faccia riferimento non solo a dati oggettivi rinvenibili in documenti pubblici, ma anche a giudizi ed indicazioni su attività finanziarie, produttive, ecc. che sono il risultato, da una parte, di aggregazioni ed elaborazioni di dati acquisiti da fonti pubbliche e, dall´altra, di valutazioni (caratterizzate da ampia discrezionalità e soggettività) relative all´affidabilità, alla solvibilità e alla capacità economica di determinati soggetti economici.

Questo orientamento del Garante corrisponde alla linea assunta da altre autorità europee, quale risulta, ad esempio, dalla deliberazione n° 80-10 del 1.4.1980 della Commission Nationale de l´Informatique et des Libertés francese.

Il citato rapporto delle note di qualifica con i profili comportamentali del lavoratore rimanda quindi al riferimento, sottostante alle note stesse, a fatti, atteggiamenti, situazioni determinate e storicamente definite, non affidate a giudizi puramente astratti ed avulsi dal riferimento alla concreta attività contrattuale svolta dal dipendente.

Inoltre risulterebbe privo di ragionevolezza considerare come dato personale il giudizio "ottimo", "buono" , ecc., consentendo così pienezza di accesso ad una valutazione "allo stato puro" e negarlo, invece, ai dati ben più analitici e spesso obiettivi sui quali si forma il giudizio stesso. Ciò a prescindere dal fatto che solo conoscendo tali elementi di base il lavoratore può valutare la congruità del giudizio sintetico emesso nei suoi confronti e far valere i propri diritti secondo la normativa di riferimento. Ciò salvo espliciti limiti legislativi che riducano questa conoscibilità in particolari ordinamenti.

L´accesso dell´interessato alle valutazioni richiede tuttavia alcune precisazioni sui diritti esercitabili dall´interessato stesso. Tra gli elementi che concorrono alla formazione del giudizio ve ne sono alcuni che hanno carattere obiettivo (ad esempio numero delle pratiche svolte, giorni di assenza), rispetto ai quali può certamente essere esercitato il diritto di correzione. Tale diritto non può, invece, essere attivato nei confronti delle considerazioni di tipo soggettivo e discrezionale pure presenti nei "giudizi" e nelle "valutazioni" , legittimamente espressi nel quadro del rapporto di lavoro o di altre simili situazioni.

Rispetto a tali profili potrà essere, invece, attivato dall´interessato, qualora vi abbia interesse, il diverso diritto di integrazione dei dati, che potrà eventualmente concretizzarsi nell´apposizione di note o precisazioni marginali (art. 13, comma 1 lettera c) n. 3).

L´esercizio del diritto di accesso, ad ogni modo, è subordinato al completamento della procedura di valutazione, e quindi non può essere fatto valere nelle fasi di preparazione delle note di qualifica o delle schede di valutazione. Qualora ciò sia possibile, il datore di lavoro potrà prevedere misure idonee a tutelare la riservatezza dell´autore delle valutazioni.

In questo quadro, la richiesta di accesso ai dati personali avanzata dai tre ricorrenti ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675, e mirante ad ottenere la comunicazione in forma intelligibile dei dati posseduti dal titolare del trattamento, ivi compresi i giudizi, le valutazioni e comunque gli altri elementi posti a base del giudizio sintetico espresso in sede di note di qualifica annuali, deve considerarsi legittima e meritevole di accoglimento. Pertanto la natura di dati personali deve essere riconosciuta, nell´ odierno provvedimento, ai giudizi contenuti nell´ apposita "scheda di valutazione degli impiegati, subalterni ed ausiliari" (il cui modello è acquisito agli atti del procedimento) e in altri, eventuali documenti analoghi o ad essa riferibili.

PER QUESTI MOTIVI:

il Garante accoglie il ricorso e per l´effetto ordina al titolare del trattamento di corrispondere, entro il 30 giugno 1999, alla richiesta di accesso ai dati personali contenuti nella "scheda di valutazione degli impiegati, subalterni ed ausiliari", dando conferma di tale adempimento entro la stessa data anche all´Ufficio del Garante.


Roma, 2 giugno 1999


IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
De Siervo

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli