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Diritto di accesso - Accesso mediante esibizione e consegna di documenti anziché tramite estrazione di dati - 28 dicembre 2000 [40647]

 [doc web n. 40647]

Diritti di accesso - Accesso mediante esibizione e consegna di documenti anziché tramite estrazione di dati - 28 dicembre 2000

L´esibizione e/o la consegna in copia della documentazione estratta a seguito delle richieste di accesso ai dati personali presentate ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/1996, possono costituire una modalità di adempimento adeguata per corrispondere alle richieste dell´interessato, qualora la consultazione dei documenti consenta ugualmente un´agevole comprensione dei dati personali richiesti, considerata anche la qualità e la quantità delle informazioni, e risulti invece particolarmente difficoltosa l´estrazione dei dati dai documenti e la loro trasposizione su supporto cartaceo od informatico in base all´art. 17, comma 6, del d.P.R. n. 501/1998.


IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Ugo De Siervo e dell´ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

VISTO il ricorso, regolarizzato il 30 novembre 2000, presentato dal sig. XY nei confronti di CARIPLO S.p.A., società di cui l´interessato è dipendente, per il mancato riscontro alla propria istanza volta ad "ottenere copia di tutta la documentazione personale" detenuta dal predetto titolare del trattamento;

VISTE le istanze dell´interessato del 20 settembre (priva di specifica indicazione del destinatario) e del 18 ottobre 2000, nelle quali "ai sensi e per gli effetti della legge n. 241/1990 e della legge n. 675/1996" veniva chiesta "copia di tutta la documentazione personale agli atti";

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota n. 10670 del 1° dicembre 2000, con la quale questa Autorità ha invitato CARIPLO S.p.A., ai sensi dell´art. 20, comma 1, del d.P.R. n. 501/1998, ad aderire spontaneamente alle richieste dell´interessato, comunicando allo stesso i dati personali richiesti e ad inviare contestualmente all´Ufficio del Garante copia della comunicazione;

VISTA la nota di risposta in data 5 dicembre 2000, con la quale CARIPLO S.p.A., in persona del capo del servizio risorse umane, ha precisato:

  • di aver dato riscontro alla richiesta avanzata dal sig. XY con lettera del 27 ottobre 2000;
  • di aver invitato l´interessato "a mettersi in contatto con il Servizio risorse umane presso il quale sarebbe stata messa a sua disposizione la documentazione contenuta agli atti";
  • di conservare "sempre a disposizione del sig. XY" (che non avrebbe dato riscontro alla predetta comunicazione inviata dal Servizio risorse umane) la documentazione in questione;

VISTO il fax in data 15 dicembre 2000 con il quale l´interessato, premesso che la nota di riscontro da parte di CARIPLO è pervenuta solo il 7 novembre:

  • ha precisato di non aver richiesto "copia della documentazione contenuta" nel fascicolo personale", ma di aver chiesto (con lettera dell´8 novembre 2000) "tutta la documentazione cartacea, registrazioni, supporti magnetici, ecc. quindi tutti i dati personali in qualsiasi posto ubicati ed in qualsiasi forma conservati", nonché copia dell´assenso al trattamento dei dati sensibili;
  • ha confermato le proprie richieste, già formulate in sede di ricorso, ed ha chiesto la condanna di CARIPLO S.p.A. alle spese, nonché la pubblicazione del provvedimento su alcuni quotidiani e una ispezione del Garante "per verificare la scrupolosa osservanza della normativa".

RILEVATO che con il ricorso ai sensi dell´art. 29 della legge n. 675 possono essere fatti valere solo i diritti di cui all´art. 13, comma 1, della medesima legge rispetto ai quali sia stata precedentemente proposta istanza al titolare del trattamento;

PRECISATO che il diritto tutelato dall´art. 13 della legge n. 675 ha quindi caratteri peculiari e non deve essere confuso con il diverso diritto di accesso ad atti e documenti previsto dalla legge n. 241 del 1990;

CONSIDERATO che l´estrazione dei dati oggetto di richiesta di accesso deve avvenire a cura del responsabile o degli incaricati del trattamento e che la loro successiva prospettazione all´interessato può avvenire in vario modo (art. 17, comma 6, d.P.R. n. 501/1998);

RILEVATO che l´interessato può chiedere di accedere ai propri dati personali, ma non può, di regola, invocando il medesimo art. 13, ottenere copia integrale degli atti, delle relazioni o di altri documenti contenenti tali dati;

CONSIDERATO che l´esibizione e/o la consegna in copia della documentazione estratta a seguito delle richieste di accesso ai dati personali presentate ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/1996, possono costituire, come il Garante ha più volte precisato (vedi ad esempio il provvedimento del 7 ottobre 1999 pubblicato in Bollettino 10, pag. 63), una modalità di adempimento adeguata per corrispondere alle richieste dell´interessato, qualora la consultazione dei documenti consenta ugualmente un´agevole comprensione dei dati personali richiesti, considerata anche la qualità e la quantità delle informazioni, e risulti invece particolarmente difficoltosa l´estrazione dei dati dai documenti e la loro trasposizione su supporto cartaceo od informatico in base all´art. 17, comma 6, del d.P.R. n. 501/1998;

PRESO ATTO che CARIPLO S.p.A. ha manifestato la propria disponibilità a consentire la consultazione del complesso dei dati personali richiesti dall´interessato secondo modalità che appaiono idonee a rispettare il diritto dell´interessato e le esigenze organizzative del titolare del trattamento, considerato anche il fatto che le istanze del ricorrente sono state configurate come generiche richieste di accedere al complesso di una non meglio individuata documentazione personale riferita alla sua persona e che non sono pervenute richieste più specifiche in ordine a particolari tipi di dati o di trattamenti;

CONSIDERATO che allo stato non emergono profili che giustifichino l´attivazione di ulteriori verifiche da parte del Garante di cui all´art. 31 della legge n. 675, che pure potranno essere attivate in presenza di più circostanziate segnalazioni;

RITENUTA, per questi motivi, la necessità di dichiarare non luogo a provvedere;

RITENUTO, alla luce delle osservazioni formulate in ordine alle modalità di esercizio dei diritti da parte dell´interessato ed al tipo di riscontro fornito dal titolare del trattamento, che le spese del procedimento debbano essere compensate fra le parti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 adottato con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato sulla Gazzetta ufficiale della Repubblica Italiana n. 162 del 13 luglio 2000;

VISTI gli articoli 13 e 29 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e gli articoli 18, 19 e 20 del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501;

RELATORE il prof. Ugo De Siervo;

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE DICHIARA:

a) ai sensi dell´art. 20, comma 1, del d.P.R. n. 501/1998, non luogo a provvedere sul ricorso, nei termini di cui in motivazione;

b) le spese del procedimento compensate fra le parti.


Roma, 28 dicembre 2000

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
De Siervo

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli