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Titolare, responsabile, incaricato - Individuazione del titolare del trattamento - 10 giugno 1998 [41794]

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[doc. web. n. 41794]

Titolare, responsabile, incaricato - Individuazione del titolare del trattamento - 10 giugno 1998

Il Garante risponde ad alcuni quesiti sulla notificazione posti dal Ministero dei lavori pubblici e ribadisce che la titolarità del trattamento è di regola individuabile nel Ministero nel suo complesso, fatte salve le specifiche posizioni rivestite da particolari strutture centrali o periferiche che esercitino un potere realmente autonomo su determinati trattamenti.

Roma, 10 giugno 1998

Ministero dei Lavori Pubblici
Ufficio di Gabinetto


OGGETTO: Applicazione legge 675/1996

Si fa riferimento al telefax prot. n... in data 22/4/1998 con il quale codesto Gabinetto ha diramato istruzioni in ordine agli adempimenti previsti dalla legge 31/12/1996 n. 675.

In tale nota viene affrontato il tema della notificazione del trattamento dei dati personali, il cui relativo onere viene rimesso nella nota alla cura dei dirigenti generali dell´amministrazione.

Allo scopo di favorire un più esatto adempimento degli obblighi normativi e di dirimere eventuali dubbi, questa Autorità richiama l´attenzione sulla necessità di una più corretta configurazione del "titolare" del trattamento.

Il tema è già stato oggetto di esame da parte del Garante con il parere reso il 9/12/1997 al Ministero delle Finanze, che si allega in copia.

Secondo la legge n. 675/1996 (art. 1, comma 2, lett. d) il "titolare" è la persona fisica o giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono le scelte di fondo sulle finalità e sulle modalità del trattamento dei dati, anche per ciò che riguarda la sicurezza.

Qualora il trattamento sia effettuato nell´ambito di un ministero, il titolare è l´entità nel suo complesso, anzichè taluna delle persone fisiche che operano nella stessa struttura e che sono legittimate ad esprimere la volontà dell´ente.

Nel caso di specie il titolare è pertanto il Ministero dei lavori pubblici.

Com´è noto, il 31 marzo u. s. è spirato il termine transitorio per la notificazione di alcuni trattamenti.
Per i trattamenti che devono essere notificati entro l´ulteriore termine transitorio del 30 giugno p. v., qualora codesto ministero non li abbia già inseriti nella precedente notificazione, si potrà provvedere ad una seconda, complessiva, notificazione riassuntiva del complesso di trattamenti svolti dall´amministrazione centrale e periferica dei lavori pubblici, in modo tale da racchiudere il complesso dei trattamenti uniti dalla correlazione con le complessive finalità istituzionali del ministero.

A tal fine, si richiamano le indicazioni inserite nell´allegata modulistica e nel comunicato stampa anch´esso unito in copia, ricordando che particolari articolazioni centrali o periferiche dell´amministrazione possono essere considerate come distinti ed autonomi titolari del trattamento diversi dal Ministero come complessiva entità, nel solo caso in cui esse esercitino un potere realmente autonomo su particolari sfere di trattamenti, non condizionato dalle complessive scelte che interessano l´amministrazione nel suo complesso pur nella specificità dei compiti rimessi ad ogni amministrazione.

È quindi necessario distinguere l´aspetto materiale della redazione e sottoscrizione della notificazione - che può ben competere al vertice di un´articolazione centrale o periferica - da quello di fondo che attiene all´individuazione dell´effettivo titolare del trattamento.

Al di là dell´obbligo specifico di presentazione della notifica, di cui all´art. 7 della legge 675/1996, questa Autorità rimane comunque a disposizione per fornire ogni utile informazione in ordine agli altri adempimenti previsti dalla legge 31/12/1996 n. 675.

IL PRESIDENTE

Scheda

Doc-Web
41794
Data
10/06/98

Tipologia

Quesiti di soggetti pubblici e privati