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Diritto di accesso - Accesso tramite esibizione e consegna di documenti anzichè mediante estrazione dati - 19 aprile 2001 [41842]

 [doc web n. 41842]

Diritto di accesso - Accesso tramite esibizione e consegna di documenti anzichè mediante estrazione dati - 19 aprile 2001

Il titolare del trattamento può comunicare all´interessato i dati relativi al rapporto lavorativo o di collaborazione professionale anche attraverso le modalità dell´esibizione e/o della consegna in copia della documentazione quando l´estrazione di dati relativi, ad esempio, alla corrispondenza societaria che menzioni il nome e l´attività lavorativa svolta dall´interessato risulti particolarmente difficoltosa. L´esercizio del diritto di accesso è gratuito e la corresponsione di un contributo spese da parte dell´interessato è dovuta solo se la ricerca dei dati richiesti ha esito negativo.


IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dottor Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

esaminato il ricorso presentato dal Sig. Roberto Costantini, rappresentato e difeso dagli avv.ti Agostino Clemente e Maurizio Delfino presso il cui studio sito in Roma ha eletto domicilio;

nei confronti di

PARTNERS S.n.c. di David R. Wilson & C., già Ernst & Young Consultants Partners S.n.c. di David R. Wilson, in persona del liquidatore, avv. Mario Bruno;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 adottato con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 162 del 13 luglio 2000;

RELATORE il prof. Stefano Rodotà;

PREMESSO:

Il ricorrente lamenta di non avere ricevuto riscontro alla richiesta di accesso ai propri dati personali detenuti dal titolare del trattamento formulata ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675 , con particolare riferimento a tutta la "corrispondenza societaria che menzioni il nome e l´attività lavorativa svolta" dall´interessato "e che pertanto sia idonea a delinearne "un profilo personale e professionale", nonché ogni altro documento societario contenente riferimenti alla persona dell´interessato. Ciò sarebbe essenziale al fine di verificare "se la società abbia inteso…mediante tale documentazione stilare un profilo professionale e personale" del ricorrente "o comunque utilizzare a fini indebiti tali informazioni".

Con il ricorso in oggetto, l´interessato chiede che questa Autorità ordini al titolare del trattamento di comunicare quanto richiesto e disponga altresì in ordine alle spese sostenute per la presentazione del ricorso.

All´invito ad aderire spontaneamente a tali richieste, formulato il 26 marzo 2001 ai sensi dell´art. 20 del d.P.R. n. 501/1998 , PARTNERS S.n.c. ha risposto con nota del 30 marzo 2001 con la quale è stato fornito un riscontro all´interessato, anche attraverso l´invio di copia cartacea di numerosi documenti oggetto delle richieste del ricorrente. In particolare il titolare del trattamento ha sottolineato di aver messo a disposizione la documentazione "di cui vi è traccia negli archivi" aziendali consegnati al liquidatore.

All´interno di tale documentazione non sarebbe compreso, in particolare, alcun atto idoneo a delineare un profilo personale e/o professionale del ricorrente.

Ulteriori precisazioni sono state fornite dal titolare del trattamento con lettera del 4 aprile con la quale lo stesso ha replicato alle osservazioni del ricorrente in ordine alla citata documentazione, sottolineando di aver fornito un ampio riscontro documentale alle richieste dell´interessato, in particolare attraverso l´invio di "399 copie" di atti e verbali assembleari, il cui costo di riproduzione dovrebbe, a giudizio di PARTNERS S.n.c., essere addebitato al ricorrente.

L´interessato, come detto, ha replicato ai riscontri forniti da PARTNERS S.n.c. con lettere in data 2 e 5 aprile 2001 nelle quali è stata lamentata la lacunosità della documentazione fornita rispetto alle richieste formulate nel ricorso con le quali, in particolare, si chiedeva "di prendere visione senza distinzioni di tutti gli atti societari che menzionino" il nome del ricorrente o siano a lui riferibili.

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso verte sull´accesso al complesso dei dati personali detenuti da una società e riferiti all´attività svolta dal ricorrente per conto della stessa. Nel caso di specie, alla richiesta generica di acquisizione della totalità dei dati personali detenuti dal titolare del trattamento è stata associata una elencazione esemplificativa di atti, verbali e documenti oggetto di specifica richiesta da parte del ricorrente.

Al riguardo vanno preliminarmente richiamate le considerazioni più volte formulate dal Garante sui connotati peculiari del diritto di accesso ai dati personali tutelato appunto dal citato art. 13 .

Tale diritto non deve infatti essere confuso con il diverso diritto di accesso agli atti ed ai documenti amministrativi che non è riconosciuto nel caso di specie, essendo garantito solo in riferimento a documenti della pubblica amministrazione e di determinati altri soggetti, e quindi in contesti e con presupposti diversi, da norme contenute in particolare nella legge n. 241 del 1990. Pertanto se, come detto, è possibile presentare anche un´ampia richiesta di accesso al complesso dei propri dati trattati nell´ambito di un rapporto lavorativo o di collaborazione professionale, non è però possibile pretendere, nell´esercizio degli specifici diritti tutelati dall´art. 13 della legge n. 675 , di ottenere copia integrale di atti, relazioni, verbali o di altri documenti contenenti dati personali, quando i dati medesimi sono stati forniti già attraverso la loro estrazione e messa a disposizione, anche se su supporti diversi dagli originali.

Il diritto di accesso ai dati personali può essere poi esercitato dall´interessato in riferimento alle informazioni riferite alla propria persona, ma non si estende ai dati relativi a terzi. Pertanto, la richiesta di dati personali eventualmente presenti in particolari documenti amministrativi, contabili, ecc. deve essere effettuata con riferimento ai dati relativi al soggetto richiedente anziché a quelli di terzi eventualmente presenti all´interno dei documenti medesimi.

Peraltro, quando l´estrazione di dati risulti particolarmente difficoltosa, l´adempimento delle richieste del dipendente può avvenire anche attraverso le modalità dell´esibizione e/o della consegna in copia della documentazione, (v. provvedimenti del Garante del 21 giugno e del 13 ottobre 1999 , pubblicati in Bollettino del Garante n. 11/12, pagg. 61-69 e nel sito web del Garante www.garanteprivacy.it).

L´importanza di questa modalità alternativa si evidenzia specie nelle situazioni quali quella in questione dove, accanto a tipi di dati di più facile reperimento o estrazione, possono essere richiesti altri dati di cui va dapprima accertata l´effettiva esistenza e l´afferenza alla persona del richiedente ed il cui reperimento può richiedere indagini ed approfondimenti particolari nell´ambito di una articolata struttura aziendale, in riferimento a documenti risalenti nel tempo o, come nel caso di specie, a ricerche effettuate da un liquidatore nell´ambito di archivi societari consegnati allo stesso per l´espletamento del relativo mandato.

Alla luce delle suesposte considerazioni, le modalità di adempimento seguite da PARTNERS S.n.c. appaiono idonee e la messa a disposizione di "copia dei documenti presenti negli archivi della società…" va considerato come riscontro alle richieste a suo tempo formulate dal ricorrente. In particolare, sono stati forniti specifici riscontri in relazione alle riunioni dell´assemblea dei soci, ai verbali del consiglio d´amministrazione, ad eventuali lettere dirette a terzi e ad altri aspetti attinenti sia il rapporto societario, sia il rapporto professionale e i dati idonei a delineare un profilo personale e professionale dell´interessato.

In ordine, poi, alle contestazioni di quest´ultimo relative all´asserita "lacunosità" e "confusione" dei dati messi a disposizione, si rileva, alla luce delle precisazioni fornite dal titolare del trattamento, che non sono emersi nel corso del procedimento idonei elementi che inducano ad ipotizzare la presenza negli archivi del titolare di altri tipi di dati personali dell´interessato oltre a quelli già messi a disposizione e oggetto di precisazioni.

In conclusione, in ordine alle richieste contenute nel ricorso in oggetto, deve essere dichiarato non luogo a provvedere, ordinando peraltro al titolare del trattamento, in relazione a quanto dedotto nelle memorie delle parti, di fornire ulteriore conferma all´interessato ed a questa Autorità, entro il 31 maggio 2001, dell´avvenuta comunicazione di tutti i tipi di dati personali riferiti all´interessato medesimo e disponibili negli archivi aziendali.

Non può essere poi accolta la richiesta del titolare del trattamento di porre a carico dell´interessato le spese di riproduzione dei documenti oggetto della richiesta di accesso. L´art. 13, comma 2, della legge n. 675 e l´art. 17, comma 7, del d.P.R. n. 501/1998 configurano infatti l´esercizio di tale diritto come gratuito, prevedendo la corresponsione di un contributo spese da parte dell´interessato nella sola ipotesi in cui la ricerca dei dati richiesti abbia dato risultati negativi.

In ragione del mancato riscontro all´istanza ex art. 13 a suo tempo presentata, l´ammontare delle spese e dei diritti da porre a carico del titolare del trattamento è infine determinato, ai sensi dell´art. 20, commi 2 e 9, del d.P.R. n. 501/1998 , nella misura forfettaria di lire 300.000, di cui 50.000 per diritti.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso, disponendo che il titolare del trattamento confermi all´interessato ed a questa Autorità, entro il 31 maggio 2001, l´avvenuta comunicazione di tutti i tipi di dati personali riferiti all´interessato medesimo e disponibili negli archivi aziendali;

b) determina ai sensi dell´art. 20, commi 2 e 9, del d.P.R. n. 501/1998 , nella misura forfettaria di lire 300.000, di cui 50.000 per diritti, l´ammontare delle spese e dei diritti inerenti al presente ricorso posti a carico di PARTNERS S.n.c. che dovrà liquidarli direttamente all´interessato.

Roma, 19 aprile 2001


IL RELATORE
Rodotà

IL RELATORE
Rodotà

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli