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Diritto di accesso - Dati personali detenuti dal datore di lavoro - 19 dicembre 2001 [41854]

 [doc web n. 41854]

Diritto di accesso - Dati personali detenuti dal datore di lavoro - 19 dicembre 2001

Nella nozione di dato personale rientrano non solo i dati contenuti nel fascicolo personale del dipendente, ma in genere tutte le informazioni detenute dal datore di lavoro, purché idonee a fornire un contributo aggiuntivo di conoscenza rispetto al lavoratore.


IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dottor Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

esaminato il ricorso presentato dal Sig. Luca Marcon

nei confronti di

Telecom Italia S.p.a.;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il prof. Giuseppe Santaniello;

PREMESSO:

Il ricorrente, dipendente di Telecom Italia S.p.a., lamenta di non avere ricevuto riscontro ad una serie di richieste avanzate ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675 con le quali aveva chiesto di conoscere gli estremi identificativi del medesimo titolare e del "responsabile, se designato…, la natura…l´origine, la logica e la finalità su cui si basa" il trattamento dei dati personali che lo riguardano, nonché di avere accesso a tutti i dati detenuti dal citato titolare. Ciò con riferimento anche a giudizi e valutazioni espressi in molteplici occasioni (di cui viene fornito un elenco esemplificativo) dall´indicato titolare del trattamento.

Con il ricorso proposto ai sensi dell´art. 29 della legge n. 675 l´interessato ha ribadito le proprie richieste, chiedendo di porre a carico del titolare del trattamento le spese del procedimento.

All´invito ad aderire spontaneamente alle richieste del ricorrente, formulato da questa Autorità con nota n. 13319 del 27 novembre 2001, il titolare del trattamento ha risposto con nota anticipata via fax il 6 dicembre 2001 con la quale ha trasmesso copia di una lettera, datata 12 novembre 2001, nella quale Telecom Italia S.p.A segnalava la disponibilità a far visionare all´interessato la cartella personale presso gli uffici di Venezia Mestre.

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso verte sull´accesso al complesso dei dati personali di un dipendente detenuti dal relativo datore di lavoro, riferiti all´intera carriera professionale, nonché sulla richiesta di ottenere alcune notizie sul loro trattamento, avanzata con apposita istanza ex art. 13 della legge n. 675.

Per effetto dell´ampia definizione di dato personale introdotta dalla direttiva comunitaria n. 95/46/CE e dall´art. 1, comma 2, lettera c), della legge n. 675/1996, la legge n. 675/1996 è applicabile non solo ai dati personali di tipo oggettivo, ma anche ad informazioni personali contenute nell´ambito di valutazioni soggettive, riportate in supporti di vario tipo (sia cartaceo, sia automatizzato), conservate o meno in archivi strutturati.

I dati oggetto della richiesta di accesso in questione rientrano in tali categorie ed è pertanto legittima la richiesta dell´interessato di venirne a conoscenza, ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675.

Il citato art. 13 e l´art. 17 del d.P.R. n 501/1998 non prevedono il necessario rilascio di copie di atti ed obbligano, più precisamente, il titolare o il responsabile del trattamento ad estrapolare dai propri archivi e documenti i dati personali detenuti su supporto cartaceo o informatico, che riguardano il richiedente, e a riferirli a quest´ultimo con modalità idonee a renderli agevolmente comprensibili. L´accesso, quindi, non obbliga ad esibire o a copiare interamente ogni singolo atto, ma rende piuttosto necessario estrarre dagli atti e dai documenti tutte le informazioni di carattere personale relative all´interessato (cfr. provvedimento del Garante del 23 giugno 1998, in Bollettino del Garante n. 5, pag. 20).

Solo quando l´estrazione di tali dati risulti particolarmente difficoltosa, l´adempimento alla richiesta di accesso può avvenire anche tramite l´esibizione e/o la consegna in copia della documentazione (cfr. il provvedimento del Garante dell´11 gennaio 2001, in Bollettino n. 16, pag. 23).

Nel caso di specie, il titolare del trattamento ha posto a disposizione con nota raccomandata A/R del 12 novembre 2001 la sola "cartella personale" del ricorrente, senza peraltro precisare, come pure dovuto, se in essa vi siano contenuti tutti i dati cui l´interessato ha chiesto di accedere, ed in particolare quelli di natura personale contenuti nella richiesta ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/1996.

In relazione della disponibilità manifestata dal titolare del trattamento può essere quindi dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell´art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998, limitatamente ai dati personali contenuti nella predetta "cartella personale", dalla quale l´interessato potrà visionare ed estrarre eventualmente copia dei dati personali che lo riguardano, anche avvalendosi di persona a ciò delegata (art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998) o facendosi assistere da persona di sua fiducia (art. 20, comma 4, d.P.R. cit.).

Il ricorso deve essere invece accolto:

a) per quanto riguarda gli eventuali altri dati personali relativi al ricorrente, ed in particolare quelli di natura personale indicati nella menzionata richiesta ai sensi dell´art. 13, non contenuti nella "cartella personale" offerta in visione con la suindicata nota datata 12 novembre 2001;

b) in riferimento alle richieste di conoscere gli estremi identificativi del titolare e del responsabile del trattamento (se designato), nonché di essere informato sull´origine dei dati trattati, sulla logica e sulle finalità del trattamento. Rispetto a tali istanze, specificamente previste dall´art. 13, comma 1, della legge n. 675, Telecom Italia non ha fornito all´interessato elementi di riscontro che dovranno pertanto essere comunicati allo stesso entro un termine che appare congruo fissare al 28 febbraio 2002.

Considerata la mancanza di un tempestivo e completo riscontro alle richieste dell´interessato, va posto a carico di Telecom Italia S.p.A. l´ammontare delle spese sostenute dal ricorrente, determinato nella misura forfettaria di lire 300.000, di cui lire 50.000 per diritti di segreteria, tenendo conto degli adempimenti connessi appunto alla redazione e presentazione del ricorso.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell´art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998 per quanto riguarda i dati personali contenuti nella "cartella personale" del ricorrente, nei termini di cui in motivazione;

b) accoglie il ricorso in riferimento alla richiesta dell´interessato di conoscere gli eventuali altri dati di carattere personale che lo riguardano, nei termini di cui in motivazione;

c) accoglie il ricorso per quanto riguarda altresì la richiesta di conoscere gli estremi identificativi del titolare e del responsabile del trattamento, nonché di ottenere la comunicazione dell´origine, della logica e della finalità del trattamento dei dati stessi;

d) ordina a Telecom Italia S.p.A. di corrispondere alle richieste di cui ai punti b) e c) del presente dispositivo entro il 28 febbraio 2002, dando conferma di tale adempimento entro la stessa data all´Ufficio del Garante;

e) determina, ai sensi dell´art. 20, commi 2 e 9, del d.P.R. n. 501/1998, nella misura forfettaria di lire 300.000, di cui lire 50.000 per diritti, l´ammontare delle spese e dei diritti posti a carico del titolare del trattamento, che dovrà liquidarli direttamente in favore del ricorrente.

Roma, 19 dicembre 2001

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Santaniello

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli