Termine per notificare gli archivi non automatizzati

Il 30 giugno scade il secondo ed ultimo termine per notificare al Garante per la protezione dei dati personali l´esistenza di alcuni trattamenti di dati personali iniziati prima del 1° gennaio 1998.
Entro lo scorso 31 marzo, vari soggetti hanno notificato gli archivi automatizzati e quelli cartacei riguardanti dati c.d. "sensibili".
La notificazione riguarda oggi, invece, gli archivi cartacei che non contengono dati sensibili, in possesso di pubbliche amministrazioni e di privati.
L´obbligo non deve essere adempiuto da chi può avvalersi dei diversi casi di esonero previsti dalla legge n. 675 (si pensi agli artigiani, ai piccoli imprenditori, ai liberi professionisti, alle associazioni e fondazioni senza scopo di lucro, alla comune gestione degli adempimenti fiscali, contabili, assistenziali e retributivi, ai condomìni) e da coloro che nella notificazione inviata entro lo scorso 31 marzo hanno opportunamente dichiarato tutti gli archivi in loro possesso, a prescindere dalle tecniche impiegate e dal genere di dati. La scadenza del 30 giugno è prevista anche per determinate attività compiute da soggetti pubblici per finalità di giustizia, di prevenzione ed accertamento dei reati (uffici giudiziari, casellario giudiziale, ecc.).
Avvicinandosi la scadenza, il Garante richiama nuovamente l´attenzione su alcune modalità da seguire:
- occorre utilizzare un modello conforme a quello approvato dal Garante (che riporta anche tutti i vari casi di esonero), disponibile gratuitamente anche su supporto informatico presso ogni ufficio postale e l´Ufficio del Garante. Il modello è anche distribuito da vari soggetti convenzionati (internet provider, editori, associazioni di categoria, ecc.);
- occorre allegare la ricevuta di versamento dei diritti di segreteria pari a Lit. 25.000 o 15.000, a seconda che si utilizzi il modello di notificazione cartaceo o informatico (il versamento va fatto sul c/c n.97204002 intestato al Garante per la protezione dei dati personali).
- occorre tenere presente che la notificazione non riguarda singoli archivi o banche dati, ma il complesso delle attività di raccolta e di elaborazione delle informazioni.
Di regola, ogni ente, impresa, pubblica amministrazione ecc. può quindi effettuare una sola notificazione, la quale non è soggetta a limiti temporali e non va rinnovata se non mutano i suoi elementi essenziali.

Roma, 23 giugno 1998