Chiarimenti sulla notificazione

In relazione alle prossime scadenze relative alla notificazione dei trattamenti dei dati personali, il Garante richiama nuovamente l´attenzione su alcuni aspetti già evidenziati in precedenti comunicati stampa. In particolare, ricorda che:

1. numerosi trattamenti non sono soggetti a notificazione e tra essi quelli:

• posti in essere da piccoli imprenditori, artigiani e liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali;
• effettuati da associazioni, fondazioni, comitati anche a carattere politico, sindacale, religioso, ecc., da organismi del volontariato, dagli amministratori dei condomini;
• relativi alle ordinarie attività delle aziende finalizzate all´adempimento di obblighi contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali;
• necessari per l´assolvimento di un compito previsto da norme giuridiche o che riguardano dati contenuti o provenienti da documenti pubblici accessibili a chiunque;
• svolti per la gestione del protocollo o per la tenuta di rubriche utilizzate per ragioni d´ufficio.

2. La lista completa degli esoneri, nonché delle ulteriori ipotesi che permettono una forma semplificata, è inclusa nella legge n. 675/1996 ed è riportata anche nel modello di notificazione approvato dal Garante, che indica tutti i relativi presupposti.

3. La notificazione non riguarda singoli archivi o banche dati, ma il complesso delle attività di raccolte e di elaborazione delle informazioni. Di regola ciascun ente, impresa, pubblica amministrazione, ecc. può quindi effettuare una sola notificazione, che non è soggetta a scadenze temporali e non va rinnovata qualora restino immutati i suoi elementi essenziali indicati nel modello. Di conseguenza, nelle notificazioni dei trattamenti automatizzati per le quali è previsto il termine del 31 marzo 1998 possono essere ricompresi per opportuna economicità anche i trattamenti non automatizzati per i quali è fissato il termine del 30 giugno 1998.

4. Se si notificano più trattamenti correlati tra loro, non è necessario notificare anche i trattamenti oggetto di esonero. Tuttavia, se ritenuto opportuno o nei casi dubbi, tali trattamenti possono essere notificati.

5. Nei casi in cui sia obbligatoria, la notificazione va effettuata utilizzando il supporto magnetico o il modello cartaceo (accompagnati da istruzioni analitiche) approvati dal Garante e distribuiti gratuitamente presso tutti gli uffici postali.

6. Per stabilire se può operare un caso di esonero o di semplificazione, occorre far riferimento unicamente a quanto previsto dalla legge n. 675/96. Alcune voci che figurano nel modello di notificazione coincidono con casi di esonero (es.: "finalità amministrativo - contabili"), ma sono state indicate per casi particolari ( ad esempio, per il titolare che intenda utilizzare anche per scopi di marketing i dati trattati per scopi contabili e fiscali).

7. Il Garante ha inoltre stipulato convenzioni con vari soggetti per favorire la diffusione dei modelli via Internet o attraverso quotidiani, pubblici esercizi ed associazioni, anche di categoria. In ogni caso, il supporto o il modello possono essere ritirati gratuitamente presso gli uffici del Garante siti in Roma, Via della Chiesa Nuova, n.8.

8. Nel caso di notificazione su supporto magnetico, si deve:

• procedere all´installazione utilizzando Windows;
• compilare le successive videate seguendo le istruzioni;
• inserire un dischetto vuoto nel lettore e salvare su esso i dati immessi;
• procedere alla stampa della notificazione e sottoscriverla;
• spedire il dischetto, la notificazione stampata e sottoscritta, nonché la ricevuta del versamento per diritti di segreteria pari a Lit. 15.000 su c/c postale n. 97204002, in un plico raccomandato con ricevuta di ritorno, indirizzato al "Garante per la protezione dei dati personali - Via della Chiesa Nuova, 8 - 00186 ROMA". Il plico può essere eventualmente consegnato a mano. Non sono possibili forme diverse di versamento dei diritti di segreteria.

9. Nel caso di notificazione su modello cartaceo si devono compilare i riquadri necessari, sottoscrivere il modello e spedirlo o consegnarlo come indicato nel punto precedente.
Per le notificazioni su modello cartaceo, i diritti di segreteria ammontano a Lit.25.000.

10. Le organizzazioni complesse articolate in un numero particolarmente elevato di sedi, filiali, agenzie, sportelli e simili, nei quali sono custoditi i dati personali oggetto di trattamento, possono compilare il riquadro b) ("luoghi ove sono custoditi i dati") indicando la circostanza e individuando un loro preciso ufficio presso il quale l´elenco delle sedi, delle filiali, delle agenzie, ecc. è tenuto costantemente aggiornato e prontamente disponibile agli interessati e al Garante.

Il Garante resta comunque a disposizione per ogni eventuale ulteriore chiarimento in merito, anche via telefono (06 / 6889.2134/6/7/8 oppure 681861) o via telefax ( 06 / 68892139).

Roma, 13 marzo 1998