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Verifica preliminare. Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate da telecamere da istallare presso le casse continue dei punti vendita di una società della grande distribuzione - 15 settembre 2016 [5558317]

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[doc. web n. 5558317]

Verifica preliminare. Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate da telecamere da istallare presso le casse continue dei punti vendita di una società della grande distribuzione - 15 settembre 2016 [5558317]

Registro dei provvedimenti
n. 359 del 15 settembre 2016

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da Decathlon Italia S.r.l. ai sensi dell´art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

Visto il provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010 (doc. web n. 1712680), con particolare riferimento al punto 3.4;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici;

PREMESSO

1. L´istanza della società.

In data 11 gennaio 2016, Decathlon Italia S.r.l., in ossequio a quanto prescritto dal provvedimento in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010, ha formulato un´istanza di verifica preliminare (art. 17 del Codice) al fine di poter conservare per 60 giorni le immagini registrate dalle telecamere da istallare presso le casse continue di cui è dotata la totalità dei punti vendita della Società.

In particolare, Decathlon Italia S.r.l. (da ora in poi Decathlon) ha dichiarato di appartenere al gruppo francese Decathlon sa. e di esercitare la sua attività nell´ambito della grande distribuzione di articoli per lo sport attraverso più di 100 punti vendita. (cfr. nota dell´ 11 gennaio 2016) distribuiti sul territorio italiano.

Sul piano degli apprestamenti organizzativi, la Società, nel comunicare che i prodotti in vendita nei negozi Decathlon possono essere acquistati attraverso bancomat, carte di credito e contanti, ha precisato che per ciò che riguarda la gestione del denaro contante incassato, in ogni punto vendita è prevista la presenza di una cassa continua con accesso sia interno, riservato al personale della Società, che esterno, per il prelevamento del contante da parte della società di trasporto valori, incaricata del ritiro.

Il processo organizzativo aziendale relativo alla gestione delle banconote si svolge attraverso varie fasi.

La Società ha anzitutto riferito che, durante la giornata lavorativa, gli addetti alle casse del punto vendita, alla fine del proprio turno depositano la busta contenente gli incassi nella cassa continua, alla presenza del "permanente di giornata", un dipendente presente per ogni turno che, tra i suoi compiti quotidiani, ha "quello di aprire e chiudere le casse insieme agli operatori" e di effettuare materialmente l´invio della busta contenente l´incasso, inserendo nel contabuste il proprio codice numerico (cfr. note del 30 giugno e 1 settembre 2016). Il passaggio di ogni singola busta viene memorizzato da un sistema denominato "conta buste", in grado di rilasciare una ricevuta di passaggio, la cui documentazione cartacea viene conservata presso una società esterna a Decathlon.

Per ciò che concerne il prelevamento del denaro liquido così depositato, è stato precisato che gli addetti della società di trasporto valori, circa 4 volte a settimana, con "chiavi in loro esclusivo possesso" effettuano il ritiro del sacco contenente le buste dalla cassa continua, la quale è dotata di un meccanismo di sigillatura automatica del sacco, attivo al momento del prelievo, spesso tuttavia risultato difettoso (cfr. nota dell´11 gennaio 2016).

Alla fine di questa fase, comincia il processo di accreditamento del contante sul conto corrente di Decathlon, mediante la consegna del denaro (prelevato dalla Società di trasporto valori) "alle sale conta" dell´istituto di credito e la successiva "contazione" delle banconote, sotto la costante sorveglianza delle telecamere dello stesso istituto; solo al termine di questa fase, normalmente entro 2 giorni lavorativi dalla stessa contazione, il denaro viene accreditato. A quel punto, qualora Decathlon nell´effettuare la "quadratura settimanale" tra quanto accreditato e quanto incassato, rilevi una discrasia tra le due cifre, attiva una serie di controlli volti a verificare se il contante non sia stato accreditato per un errore dell´istituto oppure sia rimasto per qualche ragione presso il punto vendita. Solamente al termine di questa procedura, della durata di circa 10 giorni, viene eventualmente attivata una procedura di "allerta ammanco" (cfr. nota dell´11 gennaio 2016).

In questa ipotesi, si attivano delle procedure di controllo incrociato, dapprima con l´istituto di credito per la visione dei filmati di contazione denaro, "normalmente possibile non prima di due settimane", poi con un intervento di controllo sull´integrità dei sacchi e sul funzionamento della cassa continua, anche con l´ausilio di sopralluoghi da parte della ditta di manutenzione sul corretto funzionamento della stessa cassa, nonché con un verifica dei documenti cartacei, relativi alle procedure interne attuate dai dipendenti deputati all´inserimento della busta nella cassa continua. Una procedura che fa ulteriormente aumentare la durata dei controlli, fino alla definitiva costatazione dell´ammanco.

Premesso ciò, la Società ritiene che il sistema attuale di gestione dei contanti sconti una carenza di "monitoraggio nella fase relativa al prelievo del sacco" da parte della società di vigilanza a ciò deputata, cosa che ha comportato spesso l´incapacità di venire a capo della sparizione di interi sacchi di denaro, giacché anche laddove ci siano state certezze sull´estraneità dei dipendenti Decathlon ai furti, la società di trasporto valori ha rifiutato ogni addebito di responsabilità, determinando l´apertura di contenziosi di natura civile.

Pertanto, Decathlon giudica necessaria l´istallazione di telecamere volte alla registrazione del prelievo contanti, una necessità, tuttavia, subordinata alla concessione di un allungamento dei tempi di conservazione delle immagini fino a 60 giorni, in ragione del fatto che le verifiche interne per l´individuazione degli eventuali ammanchi esigono, come precisato, tempistiche lunghe (cfr. nota dell´11 gennaio 2016).

A sostegno della richiesta, Decathlon ha precisato che l´allungamento dei tempi di conservazione oggetto della presente istanza "si riferisce esclusivamente alle immagini registrate dalla telecamera che si intende istallare […]  presso la cassa continua" e non a tutto l´impianto di videosorveglianza esterno dei punti vendita.

2. Il funzionamento del sistema

L´impianto di videosorveglianza (costituito da una telecamera) di cui Decathlon vorrebbe dotare tutti i punti vendita presenti sul territorio è parte di un più ampio apparato di sicurezza, che consta di impianti di videosorveglianza esterni già presenti in 75 negozi su 106, sistemi di allarme antintrusione, servizi di "sorveglianza armata" presenti, tuttavia, solamente in caso di malfunzionamento degli allarmi, di rischio fondato di effrazione, oltre che durante i periodi di massimo incasso, nonché casseforti, utilizzate per depositare "i fondi cassa". A quest´ultimo riguardo è stato sottolineato che "in molti negozi esiste una telecamera" posta "all´interno della sala cassa che punta sulla cassaforte (non la cassa continua) per l´installazione della quale Decathlon è in possesso delle dovute autorizzazioni da parte delle DTL relative al controllo a distanza dei lavoratori" (cfr. nota del 1 settembre 2016).

Per ciò che riguarda la telecamera da istallare presso la cassa continua, invece, essa sarebbe posizionata in modo tale da riprendere lo sportello di accesso al sacco, quindi, avrebbe un cono visuale molto ristretto tale da inquadrare esclusivamente le mani dell´addetto al prelievo(cfr. nota del 30 giugno 2016).

Le immagini, non visionabili in diretta, sarebbero registrate su dispositivi di registrazione ubicati in appositi armadietti non accessibili dall´esterno e protetti da doppia password, una delle quali in possesso del rappresentante dei lavoratori, l´altra in possesso del direttore del punto vendita. Esse verrebbero conservate per 60 giorni e il loro accesso sarebbe consentito soltanto "a seguito di debita autorizzazione da parte delle competenti Autorità e solo alla presenza del Direttore di ogni punto vendita", designato responsabile del trattamento dei dati in relazione al proprio negozio (cfr. nota del 15 luglio 2016).

Inoltre, la Società ha affermato di voler assolvere l´obbligo di rendere l´informativa mediante l´affissione della cartellonistica prevista presso la telecamera, aggiungendo di voler provvedere anche a fornire idonea informativa a tutte le società di trasporto valori coinvolte nel prelevamento contante, richiedendo nel contempo alle stesse di ricevere "ampie garanzie scritte sull´avvenuta informazione a tutti i dipendenti" implicati (cfr. 11 aprile e 30 giugno 2016).

3. Presupposti di liceità del trattamento

L´odierna richiesta di poter conservare per 60 giorni le immagini registrate dalle telecamere da istallare presso le casse continue di cui è dotata la totalità dei punti vendita della Società deve essere valutata alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento, l´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità".

Nel caso in questione, Decathlon ha affermato che la necessità di conservare le immagini per 60 giorni, risiederebbe nell´esigenza di rafforzare il livello di tutela dei beni aziendali, non adeguatamente tutelabili in ragione delle peculiari modalità di svolgimento dell´attività di conta del denaro contante e del successivo controllo da parte dell´Azienda che, di fatto, impedirebbero spesso un tempestivo accertamento di eventuali sottrazioni.

In proposito, la Società ha riferito che nella quasi totalità dei casi di ammanco contanti verificatisi, avvenuti per altro con tutte le società di trasporto valori di cui la stessa si è avvalsa, le procedure interne risultavano rispettate, e anche laddove si erano evidenziate certezze circa l´estraneità ai fatti criminosi da parte dei dipendenti di Decathlon, le società di trasporto valori hanno sempre rifiutato qualsiasi addebito di responsabilità, originandosi così diversi contenziosi di natura civile (cfr. nota dell´11 gennaio 2016).

Un eventuale ammanco, infatti, non può essere verificato nell´immediatezza, ma solo a distanza di un certo tempo, in coincidenza con la conclusione delle procedure di controllo effettuate dalla Società, volte a verificare se il contante non sia stato accreditato per un errore dell´istituto oppure sia rimasto per qualche ragione presso il punto vendita, con la conseguenza che tra il momento della constatazione dell´illecito e quello (antecedente) dell´eventuale furto può intercorrere un lasso temporale ampio, che potrebbe arrivare anche a 58 giorni.

Ad avviso di questa Autorità, all´esito dell´istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che, nel rispetto dei principi posti dagli artt. 3 e 11 del Codice, la richiesta della società possa essere accolta.

In particolare, la richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate presso le strutture trova la propria giustificazione in obiettive esigenze di tutela del patrimonio aziendale e nel legittimo interesse del titolare a prevenire o a far perseguire possibili illeciti posti in essere a danno della Società.
Più specificamente, i ripetuti ammanchi che hanno interessato alcune strutture Decathlon sparse sul territorio, nel corso negli ultimi anni, dimostrano l´esigenza di rafforzare il livello di sicurezza di ognuna di esse, mentre le obiettive difficoltà di accertare in tempi brevi gli illeciti perpetrati a danno del patrimonio aziendale valgono a giustificare la richiesta di procedere ad una conservazione delle immagini registrate che, alla luce delle dichiarazioni rese dal titolare del trattamento e della documentazione prodotta, appare congruo consentire fino ad un massimo di 60 giorni. Ciò tenendo conto, in particolare, della scansione dei tempi relativi ai controlli incrociati.

Sul piano della sicurezza dei dati, la procedura di accesso predisposta dalla società risulta pienamente adeguata, consentendo di prendere visione delle registrazioni solo in caso di necessità, per il tramite di appositi soggetti designati "incaricati del trattamento" e con l´osservanza di un sistema di autenticazione basato sulla digitazione di doppia "password".

Infine, vale rilevare che l´allungamento dei tempi di conservazione oggetto della presente istanza, riferendosi esclusivamente alle immagini registrate dalla telecamera che si intende istallare presso la cassa continua, ubicata come in premessa, riguarda inquadrature relative a luoghi non soggetti al costante passaggio da parte di persone, concretizzandosi, pertanto, come un sistema caratterizzato da un impatto molto limitato.

Pertanto, alla luce delle dichiarazioni rese (della cui veridicità Decathlon ha assunto ogni responsabilità - anche penale - ai sensi dell´art. 168 del Codice) e, segnatamente, delle illustrate modalità di funzionamento dell´impianto, volto a tutelare il patrimonio aziendale, questa Autorità ritiene che la richiesta di verifica preliminare possa essere accolta nei termini appena precisati.

L´accesso alle immagini registrate, ovviamente, potrà essere effettuato solo nel caso in cui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervenga una richiesta in tal senso da parte dell´Autorità giudiziaria.

Nell´ipotesi in cui altri titolari intendessero effettuare, negli stessi termini e con le medesime modalità, analoghi trattamenti a quello oggetto della presente istanza, gli stessi non dovranno presentare a questa Autorità una nuova richiesta di interpello ai sensi dell´art. 17 del Codice.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE,

ai sensi dell´art. 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare, ammette la conservazione fino a 60 giorni di tutte le immagini registrate da Decathlon Italia S.r.l. mediante l´impianto di videosorveglianza da istallare presso le casse continue individuate in premessa al solo fine dell´accertamento di eventuali illeciti e/o dell´individuazione, da parte dell´Autorità giudiziaria, dei possibili responsabili.

L´accesso alle immagini registrate potrà essere effettuato solo nel caso in cui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervenga una richiesta in tal senso da parte dell´Autorità giudiziaria.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150 del 2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 15 settembre 2016

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Bianchi Clerici

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia