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Verifica preliminare. Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate attraverso un sistema di videosorveglianza - 12 ottobre 2016 [5834728]

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[doc. web n. 5834728]

Verifica preliminare. Allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate attraverso un sistema di videosorveglianza - 12 ottobre 2016

Registro dei provvedimenti
n. 415 del 12 ottobre 2016

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da Logistic Net S.r.l. ai sensi dell´art. 17 del Codice in materia di protezione dei dati personali, d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito "Codice");

Visto il provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010 (doc. web n. 1712680), con particolare riferimento al punto 3.4;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1. L´istanza della società.

Il 15 gennaio 2016, Logistic Net S.r.l., in ossequio a quanto prescritto nel provvedimento in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010, ha formulato un´istanza di verifica preliminare (art. 17 del Codice), al fine di poter conservare per 90 giorni le immagini registrate attraverso il sistema di videosorveglianza già istallato presso la propria sede legale ed operativa ubicata a Bassano del Grappa (VI).

In particolare, Logistic Net S.r.l., società facente parte dell´holding "Bas Group S.p.A.", ha dichiarato di operare nel settore delle spedizioni nazionali ed internazionali di tipo multimodale per conto terzi, offrendo servizi logistici integrati, quali il carico e lo scarico merci, il magazzinaggio, il confezionamento, nonché le attività connesse alle importazioni ed esportazioni delle stesse, ivi compresi i servizi doganali, specializzandosi, relativamente al sito in questione, per i settori merceologici che prevedono "merce ‘sensibile´ e/o di alto valore e/o a ‘custodia ed inoltro protetto´" quali rispettivamente: alimentare, fashion e via aerea" (cfr. nota del 3 giugno 2016).

La Società ha riferito di aver adibito parte dei suoi spazi a "magazzino doganale" e a deposito fiscale, specificamente autorizzato dall´Autorità doganale di Vicenza, per custodire in sicurezza la merce in attesa dell´invio alla sua destinazione finale, con la possibilità anche di stoccare beni in sospensione di accisa, esenti perciò dalla tassa di fabbricazione. L´attività svolta consisterebbe perciò nella gestione per conto terzi, anche in condizioni di "area franca", dello scarico, dello stoccaggio, della preparazione degli ordini e a volte anche della spedizione della merce (cfr. all. 1 della nota del 15 gennaio e nota del 22 aprile 2016).

Al riguardo, la società ha precisato che il conseguimento della condizione di "deposito fiscale prevede la costante monitorizzazione e rendicontazione all´Ufficio delle Dogane" delle "merci in/out" ed in giacenza, con la conseguenza che, in caso di ammanchi di materiale rendicontato e stivato in magazzino all´interno del "deposito fiscale" ed in "sospensione di accisa", l´Agenzia delle Dogane richiede alla Società, "quale intestatario dello stesso deposito, e perciò garante verso lo Stato, il versamento dell´intero importo dell´accisa relativa alla merce mancante" oltre alle relative sanzioni (cfr. nota del 3 giugno 2016).

Quanto all´organizzazione dell´attività, LogisticNet S.r.l. ha chiarito che dal momento di entrata di una merce in magazzino, il tempo necessario per completare il relativo ciclo di spedizione, dipendente dalla destinazione e dai vincoli di consegna anche doganali imposti, può arrivare fino a 30 giorni (cfr. All. 1 della nota del 15 gennaio 2016).

In particolare, è stato precisato che la presa in carico dei singoli prodotti prevede la loro allocazione in una "stiva virtuale", nella fattispecie il magazzino stesso, che ha la caratteristica di non avere delle suddivisioni fisiche dove vengono destinati i colli (box, scaffali od altro), ma solo virtuali, attraverso una mappatura (definita in fase progettuale, solitamente a "bar code"), che dovrebbe permettere "l´univoca e sicura individuazione del prodotto da prelevare" nella stiva stessa al momento del trasporto, attraverso un "prelevamento automatizzato".

Al riguardo, la società ha, tuttavia, evidenziato che la predetta procedura di carico darebbe luogo, non infrequentemente, ad errori di allocazione della merce, con la conseguenza che in fase di prelevamento della stessa per il relativo trasporto, l´eventuale errore sarebbe riscontrabile solamente in un tempo successivo al prelievo, periodo "spesso superiore a 30 giorni" (cfr. nota del 3 giugno 2016).

La società ha, altresì, affermato di avere ottenuto –previa dimostrazione all´Agenzia delle Dogane del possesso degli specifici requisiti richiesti dai Regolamenti (CE) n° 648/2005 e n° 1875/2006- lo status di "Operatore economico autorizzato" (AEOF), ottenendo la certificazione comunitaria attestante la sua affidabilità nella c.d. "catena di approvvigionamento" non solo dal punto di vista doganale, contabile e della solvibilità finanziaria, ma anche dal punto di vista della sicurezza delle merci in custodia.

Logistic Net S.r.l. ha riferito, inoltre, di essere in procinto di presentare alla "Direzione Aeroportuale di competenza territoriale" la documentazione necessaria per il rilascio della qualifica di "Agente regolamentato" (così come definito dal Reg. CE n. 300/2008), con conseguente assunzione dell´obbligo di garantire, attraverso l´adozione di adeguate misure di sicurezza, l´effettuazione dei controlli sulle merci presenti nel magazzino. (cfr. nota del 22 aprile 2016). Al riguardo, è stato specificato che, nel contempo, sono state già implementate alcune misure tipicamente richieste per l´acquisizione della suddetta qualifica. In particolare, la Società ha riferito di aver effettuato una pianificazione del flusso di traffico "via aerea", di aver predisposto il "programma di sicurezza previsto per il sito, nonché le modalità di controllo interno di qualità" del magazzino, per cui verrà chiesta l´approvazione, e di aver anche provveduto a distinguere, all´interno del magazzino, un´area specificatamente destinata alla custodia della merce destinata al ‘via aerea´", occupandosi anche della costruzione di una gabbia metallica per la sosta della merce con imbarco differito e dell´istallazione di un sistema di videosorveglianza e di allarme antiintrusione in tutta l´area (cfr. nota del 22 aprile 2016).

Ciò premesso, Logistic Net S.r.l. ha sostenuto che la ragione dell´odierna richiesta di autorizzazione per conservare le immagini fino a 90 giorni risiederebbe nell´esigenza di rafforzare il livello di tutela del patrimonio aziendale e della merce stoccata nel proprio magazzino, spesso anche "di consistente valore", al fine di poter prevenire attività di taccheggio, ammanchi, contestazioni ed eventi criminosi per altro già verificatisi in modo consistente.

Inoltre, la Società ha precisato che la merce, spesso oggetto di trasporto internazionale e soggetta a vari passaggi tra operatori della "supply chain" è esposta più facilmente a potenziali rotture, manomissioni, furti, mancanze e danni, rilevabili e confutabili spesso a distanza di molti giorni dalla spedizione, con la conseguenza che eventuali "attribuzioni di responsabilità per danno" sarebbero difficilmente contestabili senza prove documentali.

La Società ha, altresì, specificato che, essendo obbligata, in qualità di "Operatore economico autorizzato", a trattenere merci in magazzino per eventuali verifiche richieste dalle Autorità doganali e dalle Forze dell´ordine, un allungamento dei tempi di conservazione delle immagini permetterebbe di poter "dimostrare, documentare e contestare eventuali discordanze e incongruenze nelle quantità in/out ed evincere eventuali presunzioni di illeciti penali".

Oltre a ciò, la merce destinata al trasporto aereo necessiterebbe di "poter contare su un monitoraggio video dei locali di stiva" congruo alle esigenze di sicurezza dettate dalle rigide norme ENAC (cfr. All. 1, nota del 15 gennaio 2016).

Infine, la Società ha riferito di occuparsi anche del deposito, custodia e trasporto di prodotti di origine alimentare (con prevalenza del segmento "beverage"), una categoria merceologica assoggettata a specifiche normative volte a garantirne la sicurezza e l´igiene (Regolamento CE 852/04), anche attraverso una continua "monitorizzazione video" ed "una rintracciabilità costante dei lotti" (cfr. nota del 3 giugno 2016)

Riguardo al rispetto della normativa in materia di controllo a distanza sull´attività lavorativa, la Società ha dichiarato di aver osservato la procedura prevista dall´art. 4, comma 2, della legge n. 300/1970, producendo copia dell´Autorizzazione ad hoc da parte della Direzione territoriale del lavoro di Vicenza (cfr. All. 1 , nota del 15 gennaio 2016).

2. Il funzionamento del sistema

L´impianto di videosorveglianza, di cui Logistic Net S.r.l. già si avvale, fa parte di un più ampio apparato di sicurezza che consta di un impianto di allarme e antintrusione dotato di sensori a microonde e volumetrici, barre ad infrarosso, elettroserrature, oltre che di un servizio di sorveglianza gestito da un Istituto di vigilanza. (cfr. nota del 22 aprile 2016).

Le telecamere, in numero di 26, sono dislocate sia all´esterno del magazzino e lungo il suo perimetro, sia all´interno dei locali, con angolo di visuale rivolto verso le aree dedicate alla custodia della merce (in particolare alimentare), al suo transito, al suo smistamento, nonché quelle relative "al Deposito fiscale e al magazzino del reparto aereo", senza alcuna ripresa di postazioni fisse di lavoro né luoghi ricreativi e servizi (cfr. All. 1, nota del 15 gennaio e 22 aprile 2016).

Le immagini, attualmente, sono conservate per soli 7 giorni e vengono registrate tramite videoregistratori digitali, posizionati all´interno degli uffici e protetti da armadi di sicurezza, le cui chiavi sono collocate in luogo sicuro all´interno di buste sigillate.

L´accesso alle immagini registrate è consentito -oltre all´Autorità giudiziaria, nel caso in cui si verifichino eventuali illeciti- ai soli incaricati del trattamento (scelti tra i lavoratori) ed al responsabile dell´azienda per il trattamento dei dati, i quali possono accedere solo congiuntamente al sistema di registrazione attraverso il contestuale inserimento di una doppia e personale password, una in possesso del responsabile del trattamento (parte datoriale), l´altra in possesso del rappresentante dei lavoratori designato, unici ad avere accesso, tramite il proprio badge, al locale riservato dove viene custodito il server. Al riguardo, è stato altresì precisato che per ogni accesso viene redatto un verbale con la descrizione della motivazione relativa. (cfr. nota del 22 aprile 2016 e Autorizzazione della Direzione territoriale del lavoro di Vicenza del 15/12/2015) e che il sistema di videoregistrazione è protetto da misure di sicurezza idonee ad evitare accessi illeciti da parte dei terzi.

Infine, per quanto riguarda l´obbligo di rendere l´informativa, sono stati predisposti specifici cartelli che segnalano l´area videosorvegliata (Autorizzazione della Direzione territoriale del lavoro di Vicenza del 15/12/2015)

3. Presupposti di liceità del trattamento

Per una corretta valutazione dell´istanza occorre tenere conto della peculiarità dell´attività svolta dalla Società, che, pur essendo esercitata presso i magazzini siti a Bassano del Grappa, è comunque soggetta alle stringenti norme internazionali volte al rafforzamento della sicurezza delle persone e delle merci lungo "la catena di approvvigionamento" del commercio internazionale (cfr. Comunicazione della Commissione al Parlamento Europeo ed al Consiglio – com.(2010) 386 definitivo -"La politica antiterrorismo dell´UE: principali risultati e sfide future", pag. 7).

Al riguardo, vale rilevare che l´Unione europea è fortemente impegnata a dare attuazione al quadro normativo deliberato dall´Organizzazione mondiale delle dogane, denominato SAFE (Framework of Standards to Secure and Facilitate Global trade -adottato dal Consiglio della stessa Organizzazione nel giugno del 2005), teso a sviluppare una serie di standard internazionali volti a garantire la sicurezza nella catena logistica e, conseguentemente, a  facilitare il commercio.

Proprio in ragione di tale obiettivo, la Commissione europea ha apportato modifiche, in materia di sicurezza, al vigente "codice doganale comunitario" (reg. (CE) n. 648/2005 e reg. (CE) n. 1875/2006), introducendo obblighi in materia di informazioni preliminari sulle merci e di gestione degli eventuali rischi, prevedendo la costituzione della figura dell´Operatore economico autorizzato (già promosso all´interno del programma SAFE).

Con particolare riferimento, poi, al settore dell´aviazione civile, questa stessa Autorità, in occasione dell´esame di precedenti richieste di verifica preliminare, ha avuto modo di appurare che le norme internazionali e comunitarie –ancor prima di quelle poste in sede nazionale- richiedono l´osservanza di un alto livello di sicurezza durante tutte le fasi in cui si articola l´attività di trasporto aereo, anche attraverso l´assunzione di impegni volti a sviluppare standard internazionali per garantire la sicurezza nella catena logistica e, al contempo, per facilitare il commercio (cfr. Provvedimento del 10 novembre 2011, doc. web n. 1877751; Provvedimento del 21 dicembre 2011, doc. web n. 1878871; Provvedimento del 7 febbraio 2013, doc. web n. 2305006).

In ragione di ciò, si deve ritenere che l´utilizzazione, da parte di LogisticNet S.r.l., di un impianto di videosorveglianza presso il proprio magazzino sia del tutto giustificata.

Per quanto concerne, poi, l´odierna richiesta di poter allungare il termine di conservazione delle immagini videoregistrate sino a 90 giorni, essa deve essere valutata alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento l´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità.

Nel caso in questione, la società ha posto a base dell´istanza due distinte esigenze.

In primo luogo, LogistiNet S.r.l. ha affermato che la necessità di conservare le immagini fino a 90 giorni sarebbe collegata alle peculiari modalità di svolgimento dell´attività lavorativa che, di fatto, impedirebbero spesso di poter individuare tempestivamente eventuali anomalie o manomissioni, soprattutto in ragione del fatto che le merci, frequentemente oggetto di trasporto internazionale, arriverebbero a destinazione vari giorni dopo il loro stoccaggio, sicché non è infrequente il caso in cui il destinatario si trovi a rilevare eventuali manomissioni dopo un lasso temporale anche considerevole rispetto alla data iniziale di immagazzinamento, con la conseguenza che la Società può riceverne comunicazione anche "nei 90 giorni successivi alla contestazione". In caso di furti parziali di spedizioni e taccheggi, il relativo danno viene contestato "al vettore ultimo ad avvenuta consegna al destinatario estero" e solo dopo i vari passaggi nella "supply chain" viene comunicato alla Società (cfr. All. 1, nota del 15 gennaio 2016).

Ciò, senza contare che anche il codice civile riconosce che in caso di "perdita parziale" o "avaria non riconoscibile al momento della riconsegna", è riconosciuta all´interessato la possibilità di effettuare la denunzia fino ad otto giorni dopo il ricevimento della spedizione (art. 1698).

La Società ha inoltre aggiunto che la predetta esigenza sarebbe collegata anche alla necessità di osservare gli obblighi derivanti dal fatto di agire con la qualifica di "deposito alimentare", rispetto a cui, benché non esplicitamente richiesta, una conservazione di immagini congrua permetterebbe una corretta rendicontazione alla locale ULSS (Unità locale sociosanitaria), nonché di soddisfare un alto livello di sicurezza e la rintracciabilità dei lotti, richiesti dalle norme di settore (nota del 3 giugno 2016).

In secondo luogo, LogisticNet S.r.l. ha asserito che, operando attraverso un deposito doganale, è obbligata da parte delle Autorità doganali a monitorare e rendicontare costantemente l´"in/out" delle merci e delle giacenze, nonché, in caso di richiesta, a trattenere nei propri magazzini le merci per i controlli richiesti; mentre, in virtù del suo status di "Operatore economico autorizzato", ha anche il dovere di segnalare alla Dogana sospetti di reato relativi alle spedizioni trattate, tenendo a disposizione della stessa Autorità le spedizioni su cui intenda effettuare ulteriori verifiche (cfr. All. 1, nota del 15 gennaio 2016).

Ne consegue che le spedizioni possono essere trattenute nei magazzini per parecchi giorni e che, in caso di eventi dannosi da interferenze illecite che vengano accertate solo al termine del trasporto, o anche vari giorni dopo l´arrivo a destinazione della merce, la ricostruzione delle cause di tali eventi può doversi basare su registrazioni effettuate diversi giorni prima.

Inoltre, la Società, nonostante ancora non agisca formalmente in qualità di "Agente regolamentato", ha riferito di aver già implementato le condizioni di sicurezza per le merci che la qualifica richiede (cfr. nota del 22 aprile 2016) ed in particolare quanto previsto dal Programma Nazionale per la Sicurezza, redatto dall´Enac (ai sensi dell´art. 10 del reg. 300/2008) per il trasporto aereo, che definisce specifiche misure al fine di prevenire atti di interferenza illecita nelle aree potenzialmente a rischio, come gli aeromobili (vedi Capitolo n. 6).

Ad avviso di questa Autorità, all´esito dell´istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che l´istanza della Società relativa all´allungamento della conservazione delle immagini fino a 90 giorni possa essere accolta.

Infatti, la specifica attenzione posta, non solo a livello internazionale ed europeo, ma anche a livello nazionale, rispetto alla fissazione e alla comune osservanza di elevati standard di sicurezza nel settore del trasporto delle merci (anche aereo), i tempi concessi al destinatario dalle norme0 codicistiche per denunziare eventuali manomissioni o danneggiamenti e le riferite difficoltà di LogistiNet S.r.l. nell´accertare in tempi più contenuti eventuali illeciti verificatisi in occasione delle spedizioni (circostanze rispetto alla cui veridicità la società ha assunto ogni responsabilità - anche penale - ai sensi dell´art. 168 del Codice), valgono a giustificare la pretesa di procedere ad una conservazione delle immagini videoregistrate sino a 90 giorni, all´esclusivo fine dell´accertamento degli accadimenti e dell´individuazione, da parte dell´Autorità giudiziaria competente, degli eventuali responsabili.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell´art. 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare, ammette la conservazione fino a 90 giorni delle immagini registrate da LogisticNet S.r.l. attraverso l´impianto di videosorveglianza installato nella sede legale ed operativa ubicata a Bassano del Grappa (VI), nei termini di cui in premessa.

Roma, 12 ottobre 2016

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia

Scheda

Doc-Web
5834728
Data
12/10/16

Argomenti


Tipologia

Verifica preliminare