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Provvedimento del 9 marzo 2017 [6431708]

Non luogo a provvedere

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
6431708
Data:
09/03/17
Argomenti:
Minori , Dati sanitari , Scuola
Tipologia:
Decisione su ricorso

[doc. web n. 6431708]

Provvedimento del 9 marzo 2017

Registro dei provvedimenti
n. 136 del 9 marzo 2017

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il ricorso al Garante presentato in data 9 gennaio 2017 nei confronti del Liceo Classico "XX" di XX con il quale XX, docente presso il citato Istituto dall´anno scolastico 2012-2013, ribadendo le istanze già avanzate ai sensi degli artt. 7 e 8 del d.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003, Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito "Codice"), ha chiesto:

- di ottenere la cancellazione o la trasformazione in forma anonima di ogni dato personale idoneo a rivelare la condizione di handicap della propria figlia minore, all´interno della piattaforma informatica dell´Istituto e di ogni documento cartaceo eventualmente prodotto da tale sistema;

- di conoscere i soggetti ai quali i dati sensibili attinenti allo stato di salute della figlia siano stati, attraverso tale piattaforma informatica, portati a conoscenza;

- di conoscere la logica del trattamento, con particolare riferimento al trattamento dei dati della minore effettuato dall´Istituto attraverso la predetta piattaforma informatica;

- la cancellazione dal data base dell´Istituto del proprio numero telefonico cellulare sostituendolo, come recapito di contatto, con il proprio indirizzo e-mail;

- di porre le spese del procedimento a carico della controparte;

CONSIDERATO che il ricorrente ha rappresentato:

- di aver presentato solo nel 2011 al Dirigente scolastico della scuola presso la quale insegnava all´epoca la certificazione ASL attestante la condizione di handicap grave della figlia minore di cui era in possesso già dal 2009;

- di aver chiesto nel 2012, al momento del trasferimento presso Liceo Classico "XX", ed anche in seguito nel 2014, mediante due lettere raccomandate "riservate personali" indirizzate al Dirigente scolastico, prof.ssa XX, che tale documentazione, nel frattempo acquisita dalla scuola di provenienza, rimanesse riservata "e nella sola disponibilità del Dirigente" XX, nonché assunta con "protocollo riservato" sollecitando, per lo svolgimento delle attività amministrative, il trattamento in forma anonima delle generalità della bambina attraverso il generico riferimento a "familiare di primo grado convivente tutelato per L. 104";

- ciò nonostante, i dati sensibili attinenti allo stato di salute della bambina sarebbero stati illecitamente trattati da parte del Liceo resistente cagionando una lesione della riservatezza della bambina, atteso che la sua condizione di handicap sarebbe stata riportata all´interno della piattaforma informatica della scuola "con correlazione chiara ed inequivocabile alle sue generalità (nome e cognome)";

DATO ATTO che il ricorrente ha anche rappresentato che il proprio numero telefonico cellulare, benché acquisito con il consenso, sarebbe stato impropriamente utilizzato "con reiterate ed assillanti chiamate" provenienti dai telefoni fissi della scuola, perfino durante i suoi periodi di ferie, ed ha quindi chiesto di cancellarlo ritenendo di non essere tenuto, per contratto, all´obbligo di reperibilità a mezzo cellulare;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 19 gennaio 2017 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149, comma 1, del Codice, ha invitato l´Istituto resistente a fornire riscontro alle richieste del ricorrente;

VISTE la nota del 3 febbraio 2017 e la successiva nota del 16 febbraio 2017 con la quali l´Istituto resistente, nella persona del Dirigente scolastico, ha sostenuto:

- di aver riscontrato, all´esito di un controllo sul sistema Argo Personale, software utilizzato per la gestione giuridica del personale, che nella registrazione dei permessi fruiti ex Legge n. 104/92, veniva indicato il nominativo del familiare al quale il dipendente presta assistenza;

- di aver disposto con una nota dell´11 gennaio 2017, nei confronti di tutto il personale censito nell´anagrafe del sistema Argo, "quale misura di sicurezza idonea a preservare i dati sensibili e riservati, di provvedere immediatamente alla cancellazione dell´identità del familiare e qualsiasi altro eventuale riferimento alla motivazione del permesso";

- di aver successivamente appreso dalla società fornitrice del sistema, al quale in data 12 gennaio 2017 aveva rivolto la richiesta di cancellazione "da remoto" dei dati sensibili dei familiari per i quali il personale della scuola gode dei benefici ex legge n. 104/92, che "la procedura di azzeramento dati associati alla condizione di handicap dei familiari dei dipendenti e gli eventuali collegamenti con l´assistito nelle assenze può essere attivata" dalla scuola in modo autonomo attraverso l´installazione dell´ "Aggiornamento Personale Windows vers. 3.21.0", ma solo qualora "non si abbia più la necessità di gestire tali dati, ad esempio quando il dipendente non presta più servizio nella scuola" e non si debba più provvedere agli inserimenti nella banca dati "Rilevazione permessi ex legge 104/92" istituita presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri-Dipartimento della Funzione Pubblica con la legge n. 183 del 4 novembre 2010;

- di aver pertanto fatto installare il predetto Aggiornamento software su ogni postazione di segreteria abilitata all´utilizzo del sistema Argo Personale, disponendo che gli assistenti amministrativi della scuola, nominati incaricati del trattamento, provvedano ad inserire nel campo "nome e cognome" della persona assistita, di cui il software richiede obbligatoriamente la compilazione, la dicitura "familiare di primo grado" in modo da indicare il dato richiesto in forma anonima ed eliminando altresì il riferimento alla condizione di handicap nella motivazione del permesso;

- di aver inviato al ricorrente un nuovo Attestato unico di servizio per uso pensionistico, opportunamente rettificato in autotutela, in sostituzione di quello consegnato in data 7 dicembre 2016 contenente i dati sensibili della figlia minore;

- di aver fatto cancellare il numero telefonico cellulare del ricorrente – comunque non registrato nel sistema Argo- prescrivendo a tutto il personale amministrativo, come modalità di comunicazione istituzionale, l´utilizzo esclusivo del suo indirizzo di posta certificata, già agli atti dell´Istituto;

- di aver fornito risposta all´interpello preventivo con nota del 1° dicembre 2016 nella quale venivano fornite informazioni in ordine al trattamento dei dati che lo riguardano, peraltro già messegli a disposizione con le Informative sul trattamento dei dati personali sottoscritte per presa visione ed accettazione in data 27 luglio 2012 e 20 gennaio 2013;

- di non aver mai richiesto alcuna certificazione medica del ricorrente o di un suo familiare tanto che "ogni documento sanitario, trasmesso dallo stesso prof. XX, è stato rinviato al mittente in quanto contenente dati non pertinenti ed eccedenti, che lo stesso docente divulga, chiedendone poi la cancellazione (…)";

- di aver acquisito i documenti che lo riguardano "dalla scuola di precedente titolarità e servizio" e di averli inseriti nel fascicolo personale del dipendente "in busta chiusa riservata";

VISTA la nota di replica del 15 febbraio 2017 con la quale il ricorrente ha dichiarato:

- di aver effettivamente ricevuto in data 17 gennaio 2017 l´Attestato unico di servizio per uso pensionistico opportunamente rettificato dall´Istituto resistente;

- che l´Istituto non avrebbe provveduto a rettificare il registro delle assenze dal 27/07/2012 al 13/10/2015 rilasciato al ricorrente il 23 ottobre 2015 in cui viene riportata la correlazione tra l´anagrafica e la condizione di handicap della propria figlia minore;

VISTA la nota del 2 marzo 2017 con la quale l´Istituto resistente, nella persona del Dirigente scolastico e del Direttore del servizi generali ed amministrativi, ha dichiarato:

- che, nel caso del ricorrente, "non essendo possibile "Azzerare i dati associati alla condizione di handicap del familiare assistito" in quanto in servizio e padre di tre figli", ha provveduto a far indicare in forma anonima i figli del ricorrente nell´Anagrafe del sistema attribuendo al primo figlio l´identità di "1 familiare di primo grado", al secondo quella di "2 familiare di primo grado" e al terzo quella di "3 familiare di primo grado";

- di aver rilasciato al ricorrente il registro delle assenze dal 27/07/2012 al 13/10/2015, opportunamente rettificato in autotutela, in sostituzione di quello consegnatogli in data 23 ottobre 2015 contenente i dati sensibili della figlia minore;

- di essere tenuto, in ottemperanza agli obblighi previsti dall´art. 24 della Legge n. 183 del 4 novembre 2010, a trasmettere alla Presidenza del Consiglio dei Ministri-Dipartimento della Funzione Pubblica, al pari di altre amministrazioni pubbliche, entro il 31 marzo di ogni anno una serie di informazioni relative alla fruizione dei permessi previsti dalla Legge n. 104/1992 nel corso dell´anno precedente, fra cui, i nominativi dei dipendenti cui sono accordati i permessi, il codice fiscale e il nominativo dell´assistito completo di dati anagrafici, tipo di disabilità e anno di revisione, la tipologia dei permessi, il dettaglio del contingente dei permessi fruiti;

- il trattamento dei dati svolto per completare tali rilevazioni può essere effettuato senza il consenso dell´interessato ai sensi dell´art. 24 del Codice ma non viene realizzato utilizzando i file estratti dal sistema Argo Personale;

RILEVATO che nel corso del procedimento l´Istituto resistente ha aderito alle richieste del ricorrente provvedendo ad eliminare dal sistema Argo Personale i dati anagrafici e il riferimento alla condizione di handicap della figlia minore, la quale viene attualmente identificata con l´indicazione aspecifica di "1 familiare di primo grado";

RILEVATO poi che l´Istituto resistente ha fornito informazioni circa la logica del trattamento di tale sistema, confermando altresì che i dati inseriti nel sistema Argo Personale con riferimento alla fruizione dei permessi ex legge n. 104/92 non vengono utilizzati per le rilevazioni previste dalla legge n. 183 del 4 novembre 2010;

RILEVATO, infine, che l´Istituto resistente ha provveduto a cancellare il numero telefonico cellulare del ricorrente sostituendolo, come recapito di contatto, con l´indirizzo di posta elettronica certificata già agli atti;

RITENUTO, pertanto, che debba essere dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso, ai sensi dell´art. 149 comma 2 del Codice, avendo il titolare del trattamento fornito, sia pure nel corso del procedimento, un riscontro sufficiente alle richieste del ricorrente;

VISTE le decisioni dell´Autorità del 15 gennaio e del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria delle spese e dei diritti per i ricorsi e ritenuto congruo, nel caso di specie, quantificare detto importo nella misura di euro 500,00, da addebitarsi per euro 150,00 a carico del Liceo Classico "XX" di XX in considerazione degli adempimenti connessi alla presentazione del ricorso, compensando la restante parte per giusti motivi e, in particolare, in ragione del riscontro fornito nel corso del procedimento;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e ss. del Codice;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso;

b) determina l´ammontare delle spese del presente procedimento nella misura forfettaria di euro 500,00, di cui euro 150,00 da addebitarsi al titolare del trattamento, che dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente; compensa la restante parte per giusti motivi.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. 1° settembre 2011, n. 150, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 9 marzo 2017

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Bianchi Clerici

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia