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Provvedimento del 5 ottobre 2017 [7429031]

Infondato

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
7429031
Data:
05/10/17
Argomenti:
Lavoro , e-mail , Licenziamento
Tipologia:
Decisione su ricorso

[doc. web n. 7429031]

Provvedimento del 5 ottobre 2017

Registro dei provvedimenti
n. 403 del 5 ottobre 2017

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il ricorso presentato al Garante e regolarizzato in data 15 maggio 2017 da XX nei confronti di Daina Finance Ltd, con cui il ricorrente - ex dipendente della resistente -  contestando l´idoneità del riscontro ottenuto e ribadendo le istanze già avanzate ai sensi degli artt. 7 e 8 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito "Codice"), ha chiesto:

in via principale, di accedere al proprio account di posta elettronica aziendale al fine di individuare le e-mail di contenuto personale e di ottenerne la contestuale cancellazione in sua presenza;

in subordine, qualora non fosse consentito l´accesso, la cancellazione di tutte le e-mail ricevute ed inviate dal predetto account;

CONSIDERATO che il ricorrente ha, in particolare:

lamentato di non aver avuto, a seguito del licenziamento intimatogli in data 8 marzo 2017, la possibilità di rimuovere dal proprio account di posta elettronica aziendale le comunicazioni di carattere personale ricevute ed inviate nel periodo durante il quale ha prestato la propria attività lavorativa presso la resistente (circa sei anni);

eccepito di aver avanzato più volte nei confronti di quest´ultima la richiesta di procedere in sua presenza all´individuazione e contestuale cancellazione di tali comunicazioni, istanza alla quale la stessa  avrebbe, tuttavia, opposto un sostanziale diniego,  proponendo di effettuare detta operazione per il tramite di persone di propria fiducia sulla base di parole chiave comunicate dall´interessato ed atte ad individuare eventuali contenuti di carattere privato;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 23 maggio 2017 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149, comma 1, del Codice, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste dell´interessato, nonché la nota del 13 luglio 2017 con la quale è stata disposta, ai sensi dell´art. 149, comma 7, del Codice, la proroga del termine per la decisione sul ricorso; 

VISTA la nota del 1° giugno 2017 con la quale la resistente ha rappresentato:

che il ricorrente ha prestato la propria attività lavorativa in favore della medesima fino al licenziamento, avvenuto nel marzo del 2017 a seguito della contestazione di alcune condotte illecite che lo stesso avrebbe posto in essere in favore di altra società a danno del patrimonio aziendale;

la sussistenza, nel caso in esame, dei presupposti per invocare il legittimo differimento di cui all´art. 8, comma 2, lett. e), del Codice tenuto conto del fatto che l´accesso e la cancellazione delle comunicazioni contenute nell´account di posta aziendale, ivi incluse quelle aventi carattere asseritamente privato, potrebbero  pregiudicare il proprio diritto di difesa rendendo impossibile la dimostrazione delle condotte addebitate al ricorrente, posto che la stessa ""personalità" della comunicazione (…) può equivalere a "perseguimento di un interesse personale illecito"";

che l´utilizzo dell´account di posta elettronica aziendale al fine di inviare e ricevere comunicazioni di carattere personale costituirebbe comunque un comportamento in conflitto con le specifiche indicazioni impartite ai dipendenti attraverso un apposito regolamento che l´azienda avrebbe adottato nel 2013;

che la richiesta avanzata dall´interessato sarebbe, in realtà, finalizzata ad ottenere l´eliminazione dai server della società delle prove esistenti a suo carico, tenuto conto del fatto che quest´ultimo, detenendo tuttora il pc aziendale, avrebbe la possibilità, "ove il suo interesse alla tutela dei suoi dati fosse stata e fosse genuina e non strumentale, di individuare quali siano le mail che ritiene essere "personali", chiedendone la cancellazione";

che, in ogni caso, l´apertura in contraddittorio di un numero così rilevante di e-mail (circa 50.000) risulterebbe particolarmente difficoltosa, né d´altronde potrebbe ritenersi sufficiente, al fine di individuare le eventuali comunicazioni di carattere personale, tener conto dei soli dati presenti nell´oggetto che potrebbero confliggere con il reale contenuto di esse;

VISTA la nota del 1° giugno 2017 con la quale il ricorrente, nel precisare di non aver ricevuto alcuna indicazione specifica in merito all´utilizzo delle e-mail aziendali, né di aver mai appreso dell´esistenza del regolamento citato dalla resistente, ha contestato quanto rilevato da quest´ultima a fondamento della richiesta di differimento tenuto conto del fatto che "non esiste ad oggi nessuna disputa di natura legale" in ordine alle presunte condotte illecite dal medesimo tenute e che, nonostante la perdurante disponibilità materiale del pc, non avrebbe libero accesso alle comunicazioni di posta elettronica inviate e ricevute nel corso di svolgimento del rapporto di lavoro in quanto la consultazione di queste, essendo conservate nei sistemi del provider, necessiterebbe dell´utilizzo di specifiche credenziali;

VISTE le note del 26 giugno e del 15 settembre 2017 con le quali Daina Finance Ltd ha:

ribadito la richiesta di differimento dei diritti esercitati dal ricorrente in virtù delle iniziative giudiziarie già avviate da quest´ultimo, nonché di quelle che la medesima intende intraprendere nei suoi confronti;

contestato quanto dichiarato dall´interessato in ordine all´impossibilità di consultare le comunicazioni di posta elettronica inviate e ricevute nel corso del rapporto di lavoro non apparendo credibile il fatto che questi non ne abbia conservato copia all´interno del pc aziendale, come peraltro dimostrato anche dall´avvenuto deposito in giudizio da parte del medesimo di "numerose comunicazioni e-mail inviate e/o pervenute dal relativo account aziendale";

rilevato che copia del regolamento aziendale risulta affissa nella bacheca aziendale a disposizione di tutti i lavoratori e che per tale ragione non è richiesta, al fine di dimostrarne l´effettiva conoscenza, la sottoscrizione da parte degli stessi;

VISTE le note del 24 luglio e del 25 settembre 2017 con le quali il ricorrente ha rappresentato che:

la richiesta di accedere ed ottenere la cancellazione di comunicazioni di posta elettronica aventi carattere non professionale debba ritenersi del tutto indipendente dalla controversia attualmente pendente innanzi al giudice del lavoro – che ha essenzialmente ad oggetto la qualificazione giuridica del rapporto intercorso fra le parti – o da instaurandi contenziosi giudiziari ad opera della resistente, trattandosi di un diritto il cui esercizio non risulta in alcun modo idoneo a pregiudicare le strategie difensive di quest´ultima;

le comunicazioni inviate e ricevute tramite l´account di posta elettronica aziendale, contrariamente a quanto supposto dalla resistente, non sarebbero conservate all´interno del pc aziendale tenuto conto del fatto che l´archiviazione delle stesse sarebbe avvenuta utilizzando esclusivamente il sistema gestito dal provider del relativo servizio e che il medesimo sarebbe stato estromesso, a far data dall´avvenuto licenziamento, dall´utilizzo del predetto account;

non sarebbe stata fornita alcuna prova da parte del titolare del trattamento circa l´avvenuta divulgazione nell´ambiente di lavoro di un regolamento aziendale atto a disciplinare, tra le altre cose, l´utilizzo della posta elettronica aziendale;

CONSIDERATO, preliminarmente e in via generale, che lo scambio di corrispondenza elettronica (estranea o meno all´attività lavorativa) tra il ricorrente e soggetti esterni o interni alla struttura aziendale configura un´operazione idonea a rendere conoscibili talune informazioni personali relative all´interessato;

RILEVATO che:

risulta attualmente pendente una controversia innanzi al giudice del lavoro diretta sia ad accertare la natura del rapporto intercorso fra le parti sino al successivo licenziamento del ricorrente, ma anche le asserite condotte illecite contestate a quest´ultimo dalla resistente e che sono state poste a base della risoluzione del rapporto di lavoro;

il titolare del trattamento ha essenzialmente, in ragione di ciò, nonché delle ulteriori iniziative giudiziarie che intenderebbe intraprendere a tutela dei suoi diritti, invocato, nel corso del procedimento, la sussistenza dei presupposti posti a fondamento del legittimo differimento di cui all´art. 8, comma 2, lett. e), del Codice  tenuto conto del fatto che l´apparente natura personale delle comunicazioni di posta elettronica presuntivamente presenti all´interno dei sistemi aziendali potrebbe in realtà celare informazioni rilevanti ai fini della dimostrazione in giudizio delle condotte illecite addebitate al medesimo;

l´eventuale cancellazione di tali contenuti – che peraltro non risultano individuati in base ad elementi specifici essendo l´oggetto della richiesta esteso a tutte le comunicazioni di posta elettronica inviate e ricevute nel corso di svolgimento del rapporto di lavoro fra le parti, pari circa a cinquantamila e-mail – potrebbe effettivamente incidere su un corretto accertamento delle circostanze dedotte in giudizio da parte dell´autorità giudiziaria;

RITENUTO, pertanto, alla luce di quanto sopra esposto, di dover ritenere, allo stato, sussistenti i presupposti di cui all´art. 8, comma 2, lett. e), del Codice e di dover pertanto dichiarare il ricorso infondato;

VISTI gli artt. 145 e ss. del Codice;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

dichiara il ricorso infondato.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. 1° settembre 2011, n. 150 avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 5 ottobre 2017

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Bianchi Clerici

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia