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Richiesta di esonero dell’obbligo di rendere una nuova informativa in forma individuale ai pazienti a seguito della ridefinizione dell’assetto organizzativo di aziende Usl - 16 novembre 2017 [7490004]

[doc. web n. 7490004]

Richiesta di esonero dell´obbligo di rendere una nuova informativa in forma individuale ai pazienti a seguito della ridefinizione dell´assetto organizzativo di aziende Usl - 16 novembre 2017

Registro dei provvedimenti
n. 477 del 16 novembre 2017

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Vista l´istanza formulata dall´Azienda Usl Toscana Centro  -a seguito della ridefinizione dell´assetto organizzativo delle aziende Usl della Regione Toscana previsto dalla legge regionale 28 dicembre 2015, n. 84- avente ad oggetto la richiesta di essere esonerata dall´obbligo di rendere l´informativa in forma individuale agli interessati (pazienti) e di individuare modalità semplificate di acquisizione del relativo consenso al trattamento ai sensi dell´art. 13, comma 5, lett. c) del Codice (nota del 27 luglio 2017, prot. n. 105980);

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs 30 giugno 2003, n. 196) di seguito Codice;

Viste le leggi della Regione Toscana del 16 marzo 2015, n. 28 recante "Disposizioni urgenti per il riordino dell´assetto istituzionale e organizzativo del servizio sanitario regionale ", del 24 febbraio 2005, n. 40 recante "Disciplina del Servizio sanitario regionale" nonché del 28 dicembre 2015, n. 84 recante "Riordino dell´assetto istituzionale e organizzativo del sistema sanitario regionale. Modifiche alla L.R. n. 40/2005";

Vista la Delibera della Giunta regionale della Regione Toscana del 29 dicembre 2015, n. 1339;

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal Segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la prof.ssa Licia Califano;

PREMESSO

L´Azienda Usl Toscana Centro, a seguito della ridefinizione dell´assetto organizzativo delle aziende Usl della Regione Toscana, previsto dalla legge regionale n. 84 del 2015 ha chiesto all´Autorità, ai sensi dell´art. 13, comma 5, lett. c) del Codice, di essere esonerata dall´obbligo di rendere una nuova informativa in forma individuale agli interessati (in particolare, i pazienti) e di poter acquisire il relativo consenso con modalità semplificate.

Nell´ambito della predetta ridefinizione, a decorrere dal 1° gennaio 2016, operano le Aziende Usl istituite dall´art. 32 della legge regionale n. 40/2005 (Azienda Usl Toscana Nord-Ovest; Azienda Usl Toscana Centro, Azienda Usl Toscana Sud-Est i cui ambiti territoriali sono individuati nell´allegato A alla citata legge n. 40/2005); contestualmente, le aziende Usl n. 1 Massa e Carrara, n. 2 Lucca, n. 3 Pistoia, n. 4 Prato, n. 5 Pisa, n. 6 Livorno, n. 7 Siena, n. 8 Arezzo, n. 9 Grosseto, n. 10 Firenze, n. 11 Empoli, n. 12 Viareggio sono soppresse alla data del 31 dicembre 2015 (art. 83, comma 2, legge regionale n. 84/2015).

La medesima disposizione legislativa prevede che "le aziende unità sanitarie locali di nuova istituzione, a decorrere dal 1° gennaio 2016, subentrano con successione a titolo universale in tutti i rapporti giuridici attivi e passivi delle aziende unità sanitarie locali soppresse, comprese nell´ambito territoriale di competenza" (art. 83, comma 2, l.r. cit.).

La delibera della Giunta regionale della Regione Toscana del 29 dicembre 2015, n. 1339 ha individuato, per ciascuna delle tre aree vaste di riferimento in cui è ripartito il territorio toscano, le sedi legali delle aziende sanitarie nel capoluogo di provincia avente il maggior numero di abitanti (punto n. 69).

Secondo quanto evidenziato nell´istanza, "l´operazione in questione ha integrato, sul piano civilistico, una successione a titolo universale dei diritti, processo assimilabile ad una «Fusione per incorporazione»".

A seguito del sopra delineato procedimento le Aziende Usl n. 2 Pistoia, n. 4 Prato, n. 10 Firenze e n. 11 Empoli hanno notificato la cessazione dei trattamenti dalle stesse effettuati mentre l´Azienda Usl Toscana Centro ha provveduto ed effettuare la prima notificazione.

Per effetto di tale riorganizzazione, l´Azienda Usl Toscana Centro assume la qualità di titolare del trattamento dei dati personali dei pazienti afferenti alle aziende Usl interessate dalla procedura di fusione per incorporazione. In relazione a ciò, la predetta struttura sanitaria Usl Toscana Centro, in ragione dell´elevato numero dei pazienti coinvolti in tale procedura di fusione (circa 1.580.000 assistititi in totale), ha chiesto al Garante di essere esonerata dall´obbligo di rendere una nuova informativa in forma individuale agli stessi e di poter acquisire il relativo consenso con modalità semplificate.

L´Azienda Usl Toscana Centro ha dichiarato, infine, che il trattamento dei dati personali degli interessati sarà effettuato in termini invariati rispetto al trattamento effettuato dalle Aziende Usl n. 2 Pistoia, n. 4 Prato, n. 10 Firenze e n. 11 Empoli, sotto il profilo delle finalità e delle modalità del trattamento e quindi in modo compatibile con gli scopi per i quali i dati personali sono stati in precedenza raccolti e per i quali è stata resa l´informativa e acquisito uno specifico consenso.

OSSERVA

L´operazione di fusione per incorporazione che riguarda le Aziende Usl citate si inserisce all´interno di un più ampio processo di ridefinizione dell´assetto organizzativo delle aziende Usl della Regione Toscana, secondo quanto previsto dalla legge regionale n. 84/2015.

Secondo quanto dichiarato dall´Azienda Usl Toscana Centro, tale operazione coinvolge un numero assai rilevante di interessati, segnatamente di pazienti, pari a circa 1.580.000 assistititi in totale, in quanto la predetta Azienda insiste su un territorio molto vasto (5042 Km2), che interessa 13 ospedali e 221 presidi territoriali.

Con riferimento all´obbligo di fornire l´informativa agli interessati, il Codice prevede che, nel caso in cui i dati personali non siano raccolti presso l´interessato, l´informativa sia resa al medesimo interessato all´atto della registrazione dei dati; tuttavia, qualora ciò comporti l´impiego di mezzi che il Garante dichiari manifestamente sproporzionati, rispetto al diritto tutelato, l´Autorità può individuare misure appropriate per informare l´interessato in relazione al trattamento dei suoi dati personali (art. 13, commi 4 e 5, lett. c) del Codice).

Ciò premesso, si condivide con l´Azienda istante che fornire, specie a ciascuno dei 1.580.000 pazienti, in forma individuale, una nuova informativa sul trattamento dei dati personali conseguente alle predette operazioni di fusione, comporterebbe, in considerazione dell´elevato numero di soggetti coinvolti, un impiego di mezzi sproporzionati rispetto al diritto tutelato.

Ciò, in quanto la disciplina di protezione dei dati prevede che i dati personali debbano essere trattati "secondo correttezza" (art. 11, comma 1, lett. a) del Codice), assicurando un elevato livello di tutela dei diritti e delle libertà fondamentali, ma "nel rispetto dei princìpi di semplificazione, armonizzazione ed efficacia" (art. 2, comma 2, del Codice).

Si ritiene, pertanto, in relazione all´obbligo di informare gli interessati riguardo al trattamento dei dati personali, anche sensibili, dei pazienti che afferivano alle Aziende Usl n. 2 Pistoia, n. 4 Prato, n. 10 Firenze e n. 11 Empoli, che una ragionevole ed equilibrata attuazione dei citati principi possa essere raggiunta evidenziando agli interessati la nuova denominazione del titolare del trattamento, sia attraverso il sito web dell´Azienda Usl Toscana Centro, sia mediante comunicazioni individualizzate in occasione della prima circostanza utile di contatto che si verifichi, anche successivamente al completamento delle operazioni di fusione.

Con specifico riferimento, invece, alle modalità di acquisizione del consenso degli interessati  in relazione al trattamento dei dati che li riguardano effettuato dalle Aziende Usl n. 2 Pistoia, n. 4 Prato, n. 10 Firenze e n. 11 Empoli, va tenuto conto, in particolare:

- che il trattamento dei dati rimarrà invariato rispetto a quello effettuato dalle Aziende n. 2 Pistoia, n. 4 Prato, n. 10 Firenze e n. 11 Empoli, sia in termini di finalità, che di modalità del trattamento;

- dello specifico interesse dei pazienti, che afferivano alle predette aziende Usl, a vedere garantita la conservazione dei dati che li riguardano -già raccolti e custoditi dalle stesse strutture sanitarie - e preservata la prosecuzione del loro trattamento con le medesime finalità e modalità, nonché delle esigenze di continuità e speditezza nell´erogazione delle prestazioni sanitarie da parte del nuovo titolare.

Sulla base di tali motivazioni e in virtù di quanto disposto dal Codice e, segnatamente, dall´autorizzazione generale del Garante n. 2/2016 al trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (rilasciata il 15 dicembre 2016 in www.gpdp.it, doc. web n. 5803257), si ritiene che la raccolta con modalità ordinarie di una nuova manifestazione del consenso degli interessati comporterebbe un impiego di mezzi manifestamente sproporzionati in termini di tempo, costi e oneri amministrativi, in quanto dovrebbe essere acquisita nei confronti di un numero consistente di soggetti in un contesto temporale circoscritto. Si autorizza, pertanto, ai sensi dell´art. 41 del Codice, il trattamento dei dati personali, già effettuato presso le Aziende Usl n. 2 Pistoia, n. 4 Prato, n. 10 Firenze e n. 11 Empoli, da parte dell´Azienda Usl Toscana Centro, per effetto della fusione per incorporazione, sulla base dell´acquisizione del consenso con le modalità semplificate di seguito descritte. Oggetto dell´autorizzazione sono, in particolare, i dati personali dei pazienti afferenti alle aziende coinvolte nella predetta procedura di fusione per finalità di cura, trattati nei limiti delle sole finalità di cura originariamente perseguite. Nei confronti degli interessati l´Azienda Usl Toscana Centro può avvalersi delle seguenti modalità semplificate di raccolta del consenso: acquisizione orale della manifestazione di volontà degli interessati (a cura di un responsabile o di un incaricato del trattamento), purché documentata con annotazione scritta, contestualmente all´aggiornamento dell´informativa, in occasione della prima circostanza utile di contatto che si verifichi, anche successivamente al completamento delle operazioni di fusione (artt. 18, 19, 26, 75, 76, 79, 80, 81, e, in particolare, autorizzazione generale n. 2/2016 al trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale).

Infine, considerato che la legge regionale n. 84/2015 prevede un più ampio processo di ridefinizione dell´assetto organizzativo delle aziende Usl della Regione Toscana (art. 83), in forza del quale anche le altre aziende Usl del territorio sono coinvolte in analoghe procedure di fusione per incorporazione(1), si ritiene che ugualmente le Aziende Usl di nuova istituzione, Toscana Nord-Ovest e Toscana Sud-Est, possano essere esonerate dall´obbligo di rendere una nuova informativa in forma individuale agli interessati i cui dati personali siano stati trattati dalle preesistenti strutture sanitarie e che possano essere autorizzate a trattare i dati personali riferiti, in particolare ai pazienti, nei limiti delle sole finalità di cura originariamente perseguite, a condizione che siano adottate le modalità semplificate individuate nel presente provvedimento per l´aggiornamento dell´informativa originariamente resa e per la raccolta del consenso.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

a) ai sensi dell´art. 13, comma 5, del Codice, accoglie la richiesta proveniente dall´Azienda Usl Toscana Centro di essere esonerata dall´obbligo di rendere un nuova informativa in forma individuale ai pazienti afferenti alle Aziende Usl n. 2 Pistoia, n. 4 Prato, n. 10 Firenze e n. 11 Empoli e prescrive alla predetta Azienda Usl Toscana Centro di effettuare i necessari aggiornamenti delle informative originariamente rese dalle citate Aziende Usl n. 2 Pistoia, n. 4 Prato, n. 10 Firenze e n. 11 Empoli evidenziando, in particolare, la nuova denominazione del titolare del trattamento, sia attraverso il proprio sito web, sia mediante comunicazione individualizzata agli interessati in occasione della prima circostanza utile di contatto che si verifichi, anche successivamente al completamento delle operazioni di fusione;

b) ai sensi degli artt. 18, 19, 26, 75, 76, 79, 80, 81 e 41 del Codice e, in particolare, dell´autorizzazione generale del Garante n. 2/2016, autorizza l´Azienda Usl Toscana Centro al trattamento dei dati personali degli interessati, segnatamente per quanto concerne i dati connessi alle attività di cura, riferiti ai pazienti afferenti alle aziende coinvolte nella procedura di fusione per incorporazione (Usl n. 2 Pistoia, n. 4 Prato, n. 10 Firenze e n. 11 Empoli), nei limiti delle medesime finalità di cura originariamente perseguite, avvalendosi di modalità semplificate per la raccolta del consenso, vale a dire con dichiarazione orale documentata con annotazione scritta dell´Azienda Usl Toscana Centro (a cura di un responsabile o di un incaricato del trattamento) raccolta contestualmente all´aggiornamento delle informative in occasione della prima circostanza utile di contatto che si verifichi, anche successivamente al completamento delle operazioni di fusione;

c) esonera le altre aziende Usl della Regione Toscana, di nuova istituzione, Toscana Nord-Ovest e Toscana Sud-Est - nonché altre aziende Usl, purché le modalità del trattamento da queste ultime effettuate siano analoghe a quelle individuate nel presente provvedimento, dall´obbligo di rendere una nuova informativa in forma individuale agli interessati, i cui dati personali siano trattati dalle aziende Usl coinvolte nella procedura di fusione per incorporazione alle quali sono subentrate e autorizza a trattare i dati personali degli interessati, riferiti in particolare ai pazienti, nei limiti delle sole finalità di cura originariamente perseguite, a condizione che siano adottate le modalità semplificate per l´aggiornamento dell´informativa e per la raccolta del consenso individuate nelle precedenti lett. a) e b) del presente provvedimento.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´Autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove hanno la residenza i titolari del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 16 novembre 2017

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia

 

(1) Le Aziende Usl Toscana Nord-Ovest e Toscana Sud-Est subentrano con successione a titolo universale in tutti i rapporti giuridici attivi e passivi delle soppresse Aziende Usl n. 1 Massa Carrara, n. 2 Lucca, n. 5 Pisa, n. 6 Livorno, n. 12 Viareggio, n. 7 Siena, n. 8 Arezzo, n. 9 Grosseto.