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Verifica preliminare. Attivazione di videocamere intelligenti ed estensione dei tempi di conservazione delle immagini rilevate da un impianto di videosorveglianza installato presso un sito produttivo - 5 aprile 2108 [8983828]

[doc. web n. 8983828]

Verifica preliminare. Attivazione di videocamere intelligenti ed estensione dei tempi di conservazione delle immagini rilevate da un impianto di videosorveglianza installato presso un sito produttivo - 5 aprile 2108

Registro dei provvedimenti
n. 198 del 5 aprile 2018

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, recante il “Codice in materia di protezione dei dati personali” (di seguito “Codice”);

VISTO il provvedimento in materia di videosorveglianza dell’8 aprile 2010 (pubblicato in G.U. n. 99 del 29 aprile 2010, e in www.gpdp.it, doc. web n. 1712680);

VISTA la nota del 29 agosto 2017, con la quale Philips Saeco s.p.a., di seguito “la Società” ha presentato a questa Autorità un’istanza di verifica preliminare, ai sensi dell’art. 17 del Codice, avente ad oggetto l’attivazione di videocamere “intelligenti” e l’estensione dei tempi di conservazione delle immagini rilevate dall’impianto di videosorveglianza installato presso il proprio sito produttivo di Gaggio Montano;

CONSIDERATO che la Società, facente parte del Gruppo multinazionale Philips, è specializzata nella progettazione, creazione, produzione, e distribuzione di apparecchi elettrodomestici, elettrici ed elettronici sia per il mercato interno sia per il mercato internazionale;

CONSIDERATO che i prodotti lavorati vengono conservati all’interno di uno dei tre edifici che compongono il sito produttivo di Saeco in Gaggio Montano (BO) e, in particolare, nell’edificio ubicato in via Torretta n. 240 dove in passato si sono verificati diversi episodi di furto;

CONSIDERATO che, per tale ragione, la Società ha deciso di potenziare i sistemi di sicurezza esistenti e di installare un impianto di videosorveglianza finalizzato alla tutela del personale dipendente e del patrimonio aziendale;

CONSIDERATO che tale decisione deriva anche dalle richieste di implementazione di nuove misure di sicurezza da parte del Gruppo Philips al fine di poter includere il sito di Gaggio Montano tra i siti produttivi Philips certificati per l’esportazione, secondo procedure in linea con gli standard di sicurezza elaborati dall’Organizzazione Mondiale delle Dogane (World Customs Organization);

CONSIDERATO che il sistema di videosorveglianza è stato oggetto di preventivo accordo con le rappresentanze sindacali;

CONSIDERATO che sulla base di quanto concordato con le rappresentanze sindacali, le immagini vengono attualmente conservate per un periodo non superiore alle 72 ore, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione;

CONSIDERATO che la Società ha appaltato il servizio di videosorveglianza, designando a tal fine responsabile esterno del trattamento la società Sicuritalia Group Service s.c.p.a. che opera per il tramite della propria consorziata Sicuritalia s.p.a., alla cui centrale operativa sono collegati in remoto sia l’impianto di videosorveglianza sia l’impianto di allarme;

CONSIDERATO che l’accesso da parte della Società alle immagini registrate è consentito esclusivamente a personale debitamente incaricato e sotto la supervisione del titolare o del responsabile del trattamento a ciò delegato dal titolare;

CONSIDERATO che la Società ha fornito l’informativa sul trattamento dei dati sia in forma semplificata, attraverso apposita cartellonistica, riproducente il modello allegato al provvedimento del Garante in materia di videosorveglianza, sia attraverso l’affissione, all’ingresso dei locali videosorvegliati, di comunicazione contenente tutti gli elementi di cui all’art. 13 del Codice;

CONSIDERATO che limitatamente alle telecamere istallate presso l’edificio di cui al civico 240, è intenzione della Società procedere all’abilitazione delle seguenti funzioni di video analisi: video motion detection e motion tracking;

CONSIDERATO che anche tale decisione è contemplata nel sopracitato accordo con le rappresentanze sindacali;

CONSIDERATO, inoltre, che la Società ha rappresentato l’esigenza di poter conservare le immagini per 11 settimane, periodo corrispondente alla durata massima del ciclo di spedizione della merce dal magazzino di Gaggio Montano al luogo di destinazione più lontano;

CONSIDERATO che la merce oggetto di trasporto internazionale è soggetta a vari passaggi tra diversi operatori ed è, pertanto, esposta a danni, furti, manomissioni, eventi rilevabili anche a distanza di diverse settimane dalla spedizione, e che, dunque, eventuali attribuzioni di responsabilità sarebbero difficilmente contestabili in mancanza di prove documentali certe;

CONSIDERATO che il Gruppo Philips aderisce ad alcuni programmi internazionali di “supply chain security” finalizzati ad assicurare alle merci una corsia preferenziale nel passaggio delle frontiere e un rapido espletamento delle pratiche doganali;

CONSIDERATO che la Società intende acquisire la certificazione di AEO (operatore economico autorizzato), ai sensi degli artt. 38 e ss. del Codice Doganale dell’Unione Europea (Reg. UE n. 952/2013),  rilasciata dalle autorità comunitarie al fine di facilitare l’esportazione delle merci attraverso un riduzione dei controlli doganali;

CONSIDERATO che la Società, a tal fine, è tenuta a monitorare le merci dalla fabbrica al luogo di destinazione e ad adottare efficaci misure di controllo dei luoghi di carico, scarico e stoccaggio delle merci al fine di prevenire accessi non autorizzati; 

CONSIDERATO, inoltre, che le rappresentanze sindacali, in sede di sottoscrizione di un successivo accordo con la Società, hanno dichiarato di essere favorevoli alla estensione dei tempi di conservazione delle immagini ad 11 settimane, a condizione che la stessa venga autorizzata dall’Autorità;

RITENUTO che le misure proposte, oltre a garantire la tutela del patrimonio aziendale e del personale dipendente sono strettamente correlate all’obbligo di assicurare adeguati standard di sicurezza che la Società è tenuta ad adottare in qualità di soggetto esportatore, al fine di monitorare accuratamente la filiera delle spedizioni;

RITENUTO, pertanto, alla luce della documentazione prodotta e delle dichiarazioni rese (di cui l’autore risponde anche ai sensi dell’art. 168 del Codice, "Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante"), di dover considerare il sistema proposto conforme ai principi di cui  agli artt. 3 e 11 del Codice e di dover valutare congruo il tempo di conservazione dei dati indicato dalla Società istante in relazione alla finalità perseguita;

CONSIDERATO che, a decorrere dal 25 maggio 2018, data di applicazione del Regolamento (UE) 2016/679, il titolare del trattamento in ossequio al principio di responsabilizzazione di cui all’art. 24 dovrà valutare autonomamente la conformità del trattamento che intende effettuare alla disciplina vigente, verificando il rispetto di tutti i principi in materia nonché la necessità di effettuare, in particolare, una valutazione di impatto ex art. 35 del citato Regolamento ovvero attivare la consultazione preventiva ai sensi dell’art. 36 del Regolamento medesimo;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la prof.ssa Licia Califano;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell’art. 17 del Codice, accoglie la richiesta di verifica preliminare presentata da Philips Saeco s.p.a., nei termini di cui in motivazione.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all’autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all’estero.

Roma, 5 aprile 2018

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia