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Parere su una istanza di accesso civico - 19 dicembre 2018 [9075337]

[doc. web n. 9075337]

Parere su una istanza di accesso civico - 19 dicembre 2018

Registro dei provvedimenti
n. 516 del 19 dicembre 2018

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Visto l’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33 del 14 marzo 2013 recante «Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni»;

Visto l’art. 58, par. 3, lett. b), del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati) (di seguito “Regolamento”);

VISTO l’art. 154, comma 1, lett. g), del d. lgs. 30 giugno 2003, n. 196 intitolato «Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l’adeguamento dell’ordinamento nazionale al regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE» (di seguito “Codice”);

Vista la Determinazione n. 1309 del 28/12/2016 dell’Autorità Nazionale Anticorruzione-ANAC, adottata d’intesa con il Garante, intitolata «Linee guida recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico di cui all’art. 5 co. 2 del d.lgs. 33/2013», in G.U. Serie Generale n. 7 del 10/1/2017 e in http://www.anticorruzione.it/portal/public/classic/AttivitaAutorita/AttiDellAutorita/_Atto?ca=6666 (di seguito “Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico”);

Visto il provvedimento del Garante n. 521 del 15/12/2016, contenente la citata «Intesa sullo schema delle Linee guida ANAC recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico», in www.gpdp.it, doc. web n. 5860807;

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell’Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la prof.ssa Licia Califano;

PREMESSO

Con la nota in atti il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza della società, a totale partecipazione pubblica, Volsca ambiente e servizi s.p.a. ha chiesto al Garante il parere previsto dall’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33 del 14 marzo 2013, nell’ambito del procedimento relativo a una richiesta di riesame di un provvedimento di rifiuto di un accesso civico.

Nello specifico, dagli atti risulta che sia stata presentata istanza di accesso civico afferente a una «Procedura aperta finalizzata alla sottoscrizione di un Accordo Quadro con un unico operatore per il servizio di somministrazione di lavoro a tempo determinato per le esigenze della Volsca Ambiente e Servizi spa [di cui viene fornito il CIG}» e, precisamente, ai seguenti documenti:

- «1) Fatture emesse dalla Società [di somministrazione di lavoro a tempo determinato identificata in atti] relative ai mesi di agosto e settembre 2018»;

- «2) Ogni documento accompagnatorio alle suddette fatture esplicitanti il dettaglio degli importi fatturati per singolo lavoratore somministrato»;

- «3) Fogli di rilevazione delle presenze, relativi ai periodi indicati al punto 1, corredati dalle debite sottoscrizioni autorizzative».

Nell’istanza è inoltre specificato di voler ricevere la predetta documentazione con «oscura[ti] i riferimenti anagrafici del personale a condizione che venga garantita la collegabilità fra elementi fatturati e presenze».

Dagli atti risulta che la società Volsca abbia identificato come soggetto controinteressato la società di somministrazione di lavoro, la quale si è opposta all’accesso civico, rappresentando che la documentazione richiesta afferisce alla nozione di «atti delle procedure di affidamento e di esecuzione dei contratti pubblici», per i quali «l’art. 53, comma 1, del D. Lgs. n. 56/2016 (c.d. Codice dei Contratti Pubblici), con riguardo all’accesso agli atti prevede un particolare regime normativo». 

La società Volsca ha poi in ogni caso rifiutato l’accesso civico, rappresentando che la richiesta «pur prevedendo l’oscuramento dei dati anagrafici del personale sia nelle fatture sia sui fogli presenze, lede comunque […] i principi di riservatezza e privacy di ciascun lavoratore somministrato, in quanto è possibile risalire, considerate sia la collegabilità richiesta fra elementi fatturati e presenze sia la peculiarità di alcune particolari assenze, all’identificazione del lavorare al quale i dati si riferiscono».

OSSERVA

1. Introduzione

La disciplina di settore in materia di accesso civico contenuta nel d. lgs. n. 33/2013 prevede che l’accesso civico è istituto preordinato a «favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico» e che, in tale contesto, «chiunque ha diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione ai sensi del presente decreto, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti secondo quanto previsto dall’articolo 5-bis» (art. 5, comma 2). 

La medesima normativa sancisce che l’accesso civico è “rifiutato”, fra l’altro, «se il diniego è necessario per evitare un pregiudizio concreto alla tutela [della] protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia» (art. 5-bis, comma 2, lett. a)).

Si ricorda, in proposito, che per «dato personale» deve intendersi «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»)» e che il trattamento dei dati personali deve avvenire nel rispetto del principio di «minimizzazione dei dati», secondo il quale i dati personali devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati (art. 4, par. 1, n. 1; art. 5, par. 1, lett. c, del Regolamento). 

In tale quadro, sotto il profilo procedurale, occorre evidenziare che l’amministrazione cui è indirizzata la richiesta di accesso civico è tenuta a coinvolgere i controinteressati, individuati ai sensi dell’art. 5-bis, comma 2 (art. 5, comma 5, del d. lgs. n. 33/2013).

Il Garante, inoltre, deve essere sentito dal Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza nel caso di riesame a esso presentato, laddove l’accesso sia stato negato o differito per motivi attinenti alla tutela della «protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia» (artt. 5, comma 7; 5-bis, comma 2, lett. a)).

2. Il caso sottoposto al Garante

Nel caso in esame, è stata formulata una richiesta di accesso civico volta a ottenere documentazione contenente dati e informazioni personali riferiti a lavoratori a termine, di diversa natura e specie, relativi a presenze e assenze in servizio nonché al compenso percepito per l’intero periodo di due mesi (agosto e settembre).

Dagli atti emerge che i dipendenti, non hanno avuto comunicazione del predetto accesso civico, in qualità di soggetti controinteressati, e non hanno quindi potuto presentare un’eventuale opposizione.

Dal riscontro all’istanza di accesso emesso dalla società Volsca si evince, altresì, che non è stato possibile accordare un accesso civico parziale, ai sensi dell’art. 5-bis, comma 4, del d. lgs. n. 33/2013, oscurando, come richiesto anche dal soggetto istante, i dati identificativi (nome e cognome) dei lavoratori. Ciò in quanto le informazioni di dettaglio consentirebbero in ogni caso l’identificabilità dei dipendenti, tramite gli ulteriori dati di contesto contenuti nella documentazione richiesta; per cui sarebbe, in ogni caso, possibile «risalire, considerate sia la collegabilità richiesta fra elementi fatturati e presenze sia la peculiarità di alcune particolari assenze, all’identificazione del lavorare al quale i dati si riferiscono». A tale riguardo, occorre infatti ricordare che – ai sensi del Regolamento – «si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale» (art. 4, par. 1, n. 1).

Ciò chiarito, in relazione all’ostensibilità dei dati dei dipendenti richiesti e sopra descritti, deve essere tenuta in considerazione la circostanza per la quale – a differenza dei documenti a cui si è avuto accesso ai sensi della l. n. 241 del 7/8/1990 – i dati e i documenti che si ricevono a seguito di una istanza di accesso civico divengono «pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, e di utilizzarli e riutilizzarli ai sensi dell’articolo 7», sebbene il loro ulteriore trattamento vada in ogni caso effettuato nel rispetto dei limiti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali (art. 3, comma 1, del d. lgs. n. 33/2013).

Di conseguenza, è anche alla luce di tale amplificato regime di pubblicità dell’accesso civico che va valutata l’esistenza di un possibile pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali dei soggetti controinteressati, in base al quale decidere se rifiutare o meno l’accesso alle informazioni e ai documenti richiesti. 

In tale contesto si ritiene quindi che – ferma restando ogni ulteriore valutazione circa la sussistenza di ulteriori casi di esclusione dell’accesso civico eccepiti dalla Società Volsca nella propria opposizione – per i profili di competenza in materia di protezione dei dati personali, ai sensi della normativa vigente e delle indicazioni contenute nelle Linee guida dell’ANAC – conformemente ai precedenti orientamenti di questa Autorità (cfr. pareri contenuti nel provvedimenti n. 190 del 10 aprile 2017, in www.gpdp.it, doc. web n. 6383028; n. 369 del 13 settembre 2017, ivi, doc. web n. 7155944) –, la società Volsca – seppur con una sintetica motivazione – abbia correttamente respinto l’istanza di accesso civico. Ciò in quanto, l’ostensione delle informazioni richieste, unita al particolare regime di pubblicità dei dati oggetto di accesso civico, può arrecare ai dipendenti, a seconda delle ipotesi e del contesto in cui le informazioni fornite possono essere utilizzate da terzi, proprio quel pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali previsto dall’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013.

Va, infatti, evidenziato che la generale conoscenza delle predette informazioni personali relative alla prestazione lavorativa (presenze, assenze, retribuzione, etc.), potrebbe determinare un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e libertà dei soggetti controinteressati, con possibili ripercussioni negative sul piano professionale, personale, relazionale e sociale. Ciò anche tenendo conto delle ragionevoli aspettative di confidenzialità in relazione al trattamento dei dati personali al momento in cui questi sono stati raccolti dalla Società, nonché della non prevedibilità, al momento della raccolta dei dati, delle conseguenze derivanti dalla eventuale conoscibilità da parte di chiunque dei dati richiesti tramite l’accesso civico (cfr. par. 8.1 delle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, cit.).

3. Sulla possibilità di accedere ai dati personali richiesti ai sensi della legge n. 241/1990

Per completezza, si evidenzia, in ogni caso, che, come indicato anche nelle citate Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, l’accesso “generalizzato” è servente rispetto alla conoscenza di dati e documenti detenuti dalla p.a. «Allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico» (art. 5, comma 2, del d. lgs. n. 33/2013) (cfr. par. 8.1).

Nel caso sottoposto all’attenzione del Garante, invece, nella richiesta di riesame risulta che le ragioni che hanno condotto alla richiesta di accesso civico riguardano una vicenda strettamente personale, legata all’esistenza di un contenzioso con la società relativo allo svolgimento della gara di appalto esperita.

Per questi aspetti, quindi, rimane impregiudicata la possibilità per l’istante di accedere alla documentazione richiesta, laddove venga dimostrata l’esistenza di «un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso», ai sensi degli artt. 22 ss. della l. n. 241 del 7/8/1990.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE 

esprime parere nei termini suesposti in merito alla richiesta del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza della società Volsca ambiente e servizi s.p.a., ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33/2013.

Roma, 19 dicembre 2018

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia