[doc. web n. 9113929]

Parere sullo schema di regolamento recante la disciplina delle modalità di iscrizione in via telematica degli atti di ultima volontà nel registro generale dei testamenti su richiesta del notaio o del capo dell’archivio notarile - 28 marzo 2019

Registro dei provvedimenti
n. 86 del 28 marzo 2019

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Vista la richiesta di parere del Ministero della Giustizia;

Visto l’articolo 36, par. 4, del Regolamento (UE) 2016/679, del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (Regolamento generale sulla protezione dei dati, di seguito Regolamento);

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l'adeguamento dell'ordinamento nazionale al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (decreto legislativo n. 196 del 2003, come modificato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101, di seguito Codice);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Antonello Soro;

PREMESSO

1. Il Ministero della Giustizia ha chiesto il parere del Garante su uno schema di regolamento recante la disciplina delle modalità di iscrizione in via telematica degli atti di ultima volontà nel registro generale dei testamenti su richiesta del notaio o del capo dell’archivio notarile.

Lo schema di decreto – da adottarsi  ai sensi dell’articolo 5-bis della legge 25 maggio 1981, n. 307, come modificato dall’art. 12, comma 7, della legge n. 246 del 2005 - è volto a disciplinare le modalità di iscrizione in via telematica degli atti di ultima volontà nel registro generale dei testamenti, al fine di procedere ad una semplificazione e ad un riassetto della normativa di riferimento.

RILEVATO

2. Lo schema di regolamento si compone di 9 articoli. Fra le disposizioni di maggior interesse sotto il profilo della protezione dei dati, si segnala l’articolo 2 rubricato “Modalità tecniche della trasmissione telematica” che disciplina nel dettaglio i passaggi tecnici e procedurali relativi all’iscrizione degli atti di ultima volontà nel registro dei testamenti, prevedendo che il documento informatico che contiene la richiesta di iscrizione sia sottoscritto personalmente dal soggetto tenuto alla richiesta di iscrizione mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata e che sia trasmesso in allegato ad un messaggio di posta elettronica certificata.

L’articolo 5 prevede, poi, il controllo di regolarità da parte del capo dell’archivio notarile sulle richieste di iscrizione trasmesse in via telematica dai notai, mentre l’articolo 6, rubricato “Regole tecniche”, definisce  le regole generali attraverso cui devono avvenire le richieste di iscrizione nel registro generale dei testamenti. In particolare, è stabilito che con provvedimento del direttore generale dell’Ufficio centrale degli archivi notarili, sentiti l’AgID ed il Garante, sono fissate, tra le altre, le modalità tecnico-operative per la redazione, sottoscrizione, trasmissione e conservazione delle richieste di iscrizione; i requisiti di legittimazione e le credenziali di autenticazione; le modalità informatiche e telematiche di consultazione dei dati.

RITENUTO

3. Il Garante ha già espresso il parere di competenza su una precedente versione dello schema (cfr. parere 25 novembre 2015, n. 618, reperibile in www.garanteprivacy.it doc. web n. 4538494).

Il nuovo testo trasmesso – che il Ministero ha ritenuto di sottoporre a parere anche in considerazione del mutato quadro normativo di riferimento (Regolamento (UE) 2016/679; decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101, di adeguamento della normativa interna al predetto Regolamento) – recepisce pressoché integralmente le osservazioni formulate da Garante nel precedente parere.

In particolare, è stato riformulato l’articolo 2, comma 2, prevedendo, in linea con le indicazioni del Garante, che il documento informatico contenente la richiesta di iscrizione debba essere inviato quale allegato al messaggio di posta elettronica certificata.

Sempre all’articolo 2, al comma 4 si è provveduto a specificare  quali sono i “dati di registrazione” della richiesta di iscrizione precisando, appunto, che si tratta della data, del numero di registrazione e del numero di repertorio dell’atto. Inoltre, è stata condivisa l’osservazione dell’Autorità con la quale era stata chiesto di sostituire il termine “interessato” con quello di “richiedente”.

Infine, con riferimento specifico all’articolo 6 è stata recepita la richiesta dell’Autorità di indicare espressamente che la trasmissione e la conservazione dei documenti informatici, contenenti le richieste di iscrizioni, dovesse avvenire con modalità tali da assicurare, non solo la sicurezza dei dati, ma anche la riservatezza e l’integrità degli stessi.

Si è inoltre modificato l’articolo, prevedendo espressamente che sia sentito il  Garante sullo schema di provvedimento del direttore generale dell’Ufficio centrale degli archivi notarili che dovrà disciplinare nel dettaglio le regole tecniche.

Sotto questo profilo, sugli aspetti di natura tecnologica e di sicurezza dei dati e dei sistemi, il Garante avrà modo di esprimere le proprie valutazioni in occasione del parere che dovrà rendere sullo schema di decreto direttoriale.

Con tale provvedimento dovranno, infatti, essere disciplinate le modalità operative per la redazione, sottoscrizione, trasmissione e conservazione delle richieste di iscrizione, nonché i requisiti di legittimazione e le credenziali di autenticazione con le quali il personale degli archivi notarili potrà consultare in via telematica i dati inseriti nel registro e le modalità informatiche e telematiche di consultazione dei dati.

Nel segnalare, da un punto di vista formale, la necessità - all’articolo 6, comma 1, dello schema in tema di misure di sicurezza - di sostituire il riferimento agli articoli da 31 a 36 del Codice, in quanto abrogati, con quello all’articolo 32 del Regolamento, per i motivi suesposti il Garante non ha osservazioni da formulare sullo schema sottoposto a parere.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

esprime parere favorevole sullo schema di regolamento recante la disciplina delle modalità di iscrizione in via telematica degli atti di ultima volontà nel registro generale dei testamenti su richiesta del notaio o del capo dell’archivio notarile, da adottarsi  ai sensi dell’articolo 5-bis della legge 25 maggio 1981, n. 307, come modificato dall’art. 12, comma 7, della legge n. 246 del 2005.

Roma, 28 marzo 2019

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Soro

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia