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RELAZIONE 2007 - PARTE II - L'ATTIVTÀ SVOLTA DAL GARANTE - PAR. 16 Il registro dei trattamenti

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[doc. web n. 1549681]

Relazione 2007 Relazione 2007 - 16 luglio 2008
Parte II - L´attività del Garante

Indice generale 

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16. Il registro dei trattamenti
Il Garante ha il compito di tenere il registro dei trattamenti, formato sulla base delle notificazioni ricevute (art. 154, comma 1, lett. l)) e liberamente consultabile da chiunque attraverso la connessione al sito web dell´Autorità.

La notificazione, disciplinata dagli artt. 37 e 38 del Codice, consiste in una dichiarazione formale compilata direttamente sul computer dell´utente, con la quale vengono comunicati al Garante i trattamenti di dati suscettibili di recare particolare pregiudizio ai diritti e alle libertà dell´interessato, in ragione delle relative modalità o della natura dei dati personali. Nell´ottica della semplificazione amministrativa, i casi di notificazione sono stati ridotti dal Garante che ha la facoltà di individuare, nell´ambito dei rattamenti indicati nello stesso art. 37, quelli non suscettibili di recare pregiudizio ai diritti e alle libertà dell´interessato (Provv. 31 marzo 2004 [doc. web n. 852561]).

La notificazione riguarda solo informazioni essenziali che rendono comunque possibile effettuare ampi controlli, estrazioni di dati ed elaborazioni statistiche. Il registro viene infatti utilizzato dall´Autorità a fini di monitoraggio, controllo e orientamento delle attività ispettive in determinati settori.

La procedura della notificazione che –ad esclusione dell´apposizione della firma digitale sulla dichiarazione– avviene tramite connessione telematica via Internet sul server del Garante, presenta diversi vantaggi per l´utente: non vi sono orari vincolanti; la procedura può essere sospesa illimitatamente; numerosi avvertimenti inseriti direttamente nei campi di compilazione facilitano la comprensione; è possibile chiedere assistenza inviando e-mail o lasciando un messaggio durante la fase di sospensione della compilazione; il pagamento dei diritti di segreteria può essere effettuato anche on-line con carta di credito. Il costante monitoraggio della procedura da parte del personale del dipartimento (anche per le notificazioni non ancora concluse) assicura celeri risposte e la soluzione di eventuali problemi (spesso relativi alla fase di apposizione della firma digitale e comunque di lieve entità).

La procedura di notificazione ha continuato a fornire esiti particolarmente positivi in termini di efficienza, affidabilità e soddisfazione del pubblico. Gli obiettivi posti col sistema di notificazione (contenimento delle informazioni da chiedere ai titolari, massima semplificazione dell´iter, pubblicità completa del registro dei trattamenti) possono ritenersi interamente raggiunti e prevedono, tra l´altro, la possibilità di ulteriori applicazioni. È quanto avvenuto ad esempio nel caso della procedura di verifica preliminare on-line relativa ai dati biometrici utilizzati dalle banche.

Anche dal punto di vista della sicurezza, il sistema si è rivelato pienamente affidabile e l´impiego di un codice segreto (Cun, codice univoco del notificante), permette al titolare di apportare modifiche alle precedenti notificazioni o di dichiararne la cessazione.

In relazione poi alla possibilità di semplificare ulteriormente la fase di apposizione della firma digitale, è ancora in corso la collaborazione con il Cnipa per la sperimentazione di soluzioni alternative rispetto all´attuale procedura.

Chi non fosse in possesso della firma digitale può farla apporre da altri soggetti (avvocati, commercialisti, notai, conoscenti, ecc.) o da intermediari convenzionati con il Garante che assicurano una capillare presenza di uffici sul territorio e un servizio a prezzi contenuti (Poste italiane S.p.A., Unappa, Alar).

Numerosi sono stati i controlli effettuati tramite il registro circa l´obbligo di notificazione da parte dei titolari dei trattamenti. Ad esempio, l´accertamento di diverse violazioni di tale obbligo da parte di laboratori di analisi, pubblici e privati è avvenuto utilizzando i dati contenuti nel registro e confrontandoli con gli elenchi forniti dai vari assessorati regionali alla sanità.

In tal senso il registro si è rivelato un prezioso ausilio per orientare le attività ispettive del Garante.

Nell´anno 2007 è stata riscontrata una notevole flessione del numero delle notificazioni ricevute (fenomeno sulle cui motivazioni è ancora difficile formulare ipotesi attendibili): complessivamente, ne sono pervenute circa 1.400 rispetto alle 2.400 circa dell´anno precedente. Tali numeri si riferiscono alle prime notificazioni (la prima volta che si effettua la dichiarazione), alle modifiche (mutamenti dei contenuti della precedente dichiarazione) e alle cessazioni (nel caso in cui il trattamento denunciato non venga più effettuato).

L´incasso derivante dai diritti di segreteria è diminuito conseguentemente ma risulta comunque sufficiente a coprire i costi di mantenimento del registro.