CONSULTA

FAQ in materia di accesso ai dati della cartella clinica ai sensi dell’art. 15 del Regolamento europeo sulla protezione dei dati (RGPD)

1) Cosa si ottiene presentando istanza di accesso alla propria cartella clinica ai sensi dell’art. 15 del RGPD: copia dei dati personali o copia della documentazione?

L’interessato può accedere alla propria cartella clinica -o quella del defunto-) ottenendo copia dei dati personali oggetto di trattamento (art. 15, par. 3, del RGPD, art. 2-terdecies del d.lgs. 196/2003, “Codice in materia di protezione dei dati personali” - Codice).

Il titolare fornisce all’interessato copia integrale dei documenti contenenti tali dati personali, qualora lo ritenga necessario per garantire esattezza, completezza e intelligibilità delle informazioni richieste (sentenza CGUE 307-22 del 26 ottobre 2023).

2) Ai sensi dell’art. 15 del RGPD, l’interessato può ottenere a titolo gratuito la prima copia dei suoi dati personali contenuti nella cartella clinica?

SI, attraverso la richiesta di accesso ai dati personali contenuti nella cartella clinica, presentata ai sensi dell’art. 15 RGPD, l’interessato può ottenere gratuitamente la prima copia della cartella clinica recante i propri dati personali (art. 12, par. 5 del RGPD).

3) Chi valuta la necessità di fornire copia integrale dei documenti contenuti nella cartella clinica a fronte di una richiesta di accesso ai dati di cui all’art. 15 del RGPD?

Il titolare del trattamento. Nel fornire copia dei dati personali in risposta a una domanda di accesso presentata ai sensi dell’art. 15 del RGPD, il titolare valuta, consultando il proprio Responsabile per la protezione dei dati, se occorre fornire copia integrale o meno di tutta o parte della documentazione contenuta nella cartella clinica per garantire all’interessato di verificare l’esattezza, la completezza, nonché l’intelligibilità dei dati richiesti (cfr. documento del Comitato europeo per la protezione dei dati (EDPB) “Linee guida 1/2022 sui diritti degli interessati - Diritto di accesso” - versione 2.1 del 28 marzo 2023 - punto 152, ; sentenza CGUE 307-22 del 26 ottobre 2023).

4) A fronte di una generica istanza di accesso alla cartella clinica, non presentata formalmente ai sensi dell’art. 15 del RGPD, come deve comportarsi il titolare del trattamento? 

Le Linee guida, citate, fanno presente che il RGPD non prevede requisiti formali per la presentazione di richieste di accesso ai dati personali ai sensi dell’art. 15 del RGPD e consigliano ai titolari una certa indulgenza nei confronti dei richiedenti, spesso non a conoscenza delle complesse disposizioni del RGPD.

In caso di dubbi, si raccomanda al titolare del trattamento di chiedere all'interessato che presenta la richiesta di accesso di specificare se la stessa è presentata ai sensi del RGPD ovvero della normativa sull’accesso ai documenti amministrativi (l. n. 241/1990; cfr. Linee guida sopracitate, punto n. 50).

5) È possibile chiedere al Garante di intervenire al fine di rettificare le valutazioni cliniche espresse nei documenti sanitari?

No, in quanto non rientra nelle competenze dell’Autorità valutare la pertinenza e la correttezza tecnico scientifica delle considerazioni effettuate dal personale sanitario durante l’erogazione di una prestazione sanitaria.

6) Esistono degli obblighi per le strutture sanitarie in merito all’intellegibilità e alla esattezza delle informazioni contenute nelle cartelle cliniche?

Si, l’art. 92 del Codice prevede che nei casi in cui le strutture, pubbliche e private, che erogano prestazioni sanitarie e socio-sanitarie, redigono e conservano una cartella clinica in conformità alla disciplina applicabile, le stesse devono adottare opportuni accorgimenti per assicurare la comprensibilità e l’esattezza dei dati ivi contenuti se del caso effettuando opportune rettifiche, anche delle annotazioni.

7) Quando può essere presentato un reclamo al Garante sull’esercizio dei diritti riconosciuti agli interessati dal RGPD?

Il reclamo, che può essere presentato anche avvalendosi del modello predisposto dal Garante, deve contenere, per quanto possibile, un'indicazione dettagliata dei fatti e delle circostanze su cui si fonda, delle disposizioni che si presumono violate, delle misure richieste e degli estremi identificativi del titolare o del responsabile del trattamento, ove conosciuti e può essere inviato all'Autorità solo dopo aver esercitato i propri diritti nei confronti del titolare del trattamento decorsi i termini previsti dall'art. 12, par. 3, del RGPD (art. 142 del Codice).

8) Si può presentare un reclamo al Garante per mancato riscontro ad una richiesta di accesso alla cartella clinica ai sensi della normativa sull’accesso ai documenti amministrativi?

No, la normativa in materia di protezione dei dati personali non ha abrogato le norme vigenti in materia di accesso ai documenti amministrativi (cfr. artt. 22 e ss. della l. n. 241 del 7 agosto 1990; d.P.R. 12 aprile 2006, n. 184; artt. 6, 9, 10 e 86 del Regolamento; artt. 59 e 60 del Codice).

In particolare, l’art. 59, comma 1 del Codice precisa che “fatto salvo quanto previsto dall’art. 60, i presupposti, le modalità, i limiti per l'esercizio del diritto di accesso a documenti amministrativi contenenti dati personali, e la relativa tutela giurisdizionale, restano disciplinati dalla legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni e dalle altre disposizioni di legge in materia, nonché dai relativi regolamenti di attuazione, anche per ciò che concerne i tipi di dati di cui agli articoli 9 e 10 del Regolamento e le operazioni di trattamento eseguibili in esecuzione di una richiesta di accesso”.

Spetta all’Amministrazione e non al Garante, in caso di richieste di accesso ai documenti, presentate ai sensi della l. n. 241 del 1990, accertare l’interesse e i motivi sottesi alla richiesta, nonché verificare la sussistenza di una delle ragioni per le quali il documento richiesto può essere sottratto alla conoscibilità del richiedente, anche in base alle tipologie di documenti non accessibili individuati nell’apposito regolamento della singola amministrazione.

Si fa presente, infine, che le valutazioni in ordine alle determinazioni adottate dall’amministrazione sulla specifica richiesta di accesso ai documenti amministrativi esulano dall’ambito di competenza del Garante e rimangono sindacabili di fronte alle autorità competenti (art. 25 della l. n. 241 del 1990).

DOCUMENTI DI INTERESSE

- Sentenza della Corte (Prima Sezione) del 26 ottobre 2023

- Linee guida 1/2022 sui diritti degli interessati - Diritto di accesso
versione 2.1 del 28 marzo 2023