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Provvedimento del 7 luglio 2005 [1149559]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
1149559
Data:
07/07/05
Tipologia:
Decisione su ricorso

[doc. web n. 1149559]

Provvedimento del 7 luglio 2005

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato da XY, rappresentato e difeso dall'avv. Maria Teresa Muglia presso il cui studio ha eletto domicilio

nei confronti di

R.A.I. – Radiotelevisione italiana S.p.A.;

Visti gli articoli 7, 8 e 145 s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Chiaravalloti;

PREMESSO:

L'interessato, dipendente della società resistente dal 1992, ha formulato diverse istanze di accesso ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice nei confronti della resistente, da ultimo il 22 dicembre 2004, chiedendo conferma dell'esistenza di dati personali che lo riguardano e la comunicazione del loro contenuto in forma intelligibile, nonché della relativa origine, della logica e delle finalità del trattamento, degli estremi identificativi dei responsabili e dei soggetti cui i dati possono essere comunicati o che possono comunque venirne a conoscenza. Con tale richiesta, che pure fa riferimento al complesso di dati trattati dalla resistente, il ricorrente ha prodotto un elenco di più di 300 tipologie di documenti che lo stesso ritiene contenere dati personali che lo riguardano e di cui chiede pertanto la comunicazione.

Ritenendo parziale il riscontro fornito dalla società il 3 gennaio 2005 (in un incontro nel corso del quale gli sono stati forniti in copia alcuni dei documenti tra quelli indicati nell'istanza ex art. 7 e 8 del Codice), il ricorrente ha presentato ricorso ai sensi degli artt. 145 e s. del Codice, chiedendo a questa Autorità di ordinare alla resistente la comunicazione in forma intelligibile dei dati che non gli sarebbero stati comunicati (ivi compresi quelli specificamente elencati nell'istanza ex artt. 7 e 8 del Codice), nonché la formazione di un elenco nel quale, in relazione ai singoli dati, venissero fornite indicazioni in ordine all'origine, alla logica, alle finalità e modalità del trattamento, nonché agli estremi identificativi dei responsabili. Il ricorrente ha chiesto che i dati in questione gli siano inviati "per posta celere" al domicilio eletto e che le spese sostenute per il procedimento siano poste a carico della resistente.

All'invito ad aderire formulato da questa Autorità in data 13 aprile 2005 ai sensi dell'art. 149 del Codice, la resistente ha risposto con nota datata 3 maggio 2005 nella quale, nel rammentare di aver già fornito riscontro a diverse analoghe istanze di accesso formulate dall'interessato nel corso del 2000 (che avevano portato anche ad un analogo procedimento instaurato ai sensi dell'art. 29 dell'allora vigente legge n. 675/1996), ha dichiarato di aver a più riprese risposto alle istanze formulate dall'interessato nel 2004. In particolare, la società ha comunicato di avergli fornito, nel corso di diversi incontri avvenuti presso la propria sede a partire dal 6 luglio 2004 fino all'ultimo del 3 gennaio 2005, i dati personali che lo riguardano relativi alla complessiva attività lavorativa svolta (fornendo copia di numerosa documentazione raccolta in quattro faldoni che, in copia, sono stati messi a disposizione dell'Autorità). La società resistente ha poi fornito riscontro in ordine alle restanti richieste formulate dell'interessato e ha chiesto di porre le spese del procedimento a carico di quest'ultimo.

Con memoria datata 5 maggio 2005 il ricorrente ha ripercorso le vicende relative alle proprie diverse istanze di accesso ex art. 7 del Codice, lamentando la mancata comunicazione di dati che a suo avviso sarebbero stati effettivamente trattati dalla resistente: si fa riferimento, in larga parte, a comunicazioni (per lo più e-mail) tra il ricorrente medesimo e altri dipendenti della resistente o a diversa corrispondenza che lo stesso ritiene possa essere intercorsa tra dipendenti -e non- della resistente in ordine a vicende che lo riguardano. In particolare, l'interessato rimanda, a titolo di esempio, ad una raccomandata a/r inviata dal medesimo ricorrente all'avv. Lax (dipendente R.A.I. in servizio presso la Direzione affari legali) in cui, tra l'altro, sarebbe stato indicato il proprio piano ferie relativo all'anno 2000: tale comunicazione, alla quale più volte si fa riferimento in altra documentazione fornita dalla resistente, non gli sarebbe mai stata consegnata.

Nell'audizione del 9 maggio 2005, la resistente ha dichiarato di mettere nuovamente a disposizione del ricorrente copia di tutta la documentazione depositata presso il Garante al fine di consentirgli la verifica della corrispondenza con quella dallo stesso ricevuta a seguito delle precedenti istanze ex artt. 7 e 8 del Codice. Nel corso dell'audizione è stata altresì disposta, ai sensi dell'art. 149 del Codice, la proroga del termine per la decisione sul ricorso e si è indicata la tempistica per gli eventuali, successivi scambi di memorie fra le parti.

Con nota datata 20 maggio 2005, la resistente ha dichiarato di aver fornito riscontro alle contestazioni formulate dal ricorrente in relazione all'asserita mancata messa a disposizione di informazioni dallo stesso ritenute esistenti, già in occasione degli scambi di note intervenuti nel corso del precedente procedimento dinanzi all'Autorità (note contenute anche nella documentazione messa nuovamente a disposizione dell'interessato e precedentemente consegnatagli nel luglio 2004).

Il ricorrente, nelle memorie del 3 giugno e del 21 giugno 2005, nel denunciare quelle che lo stesso ritiene false comunicazioni al Garante da parte della resistente, ha lamentato: la mancanza di dati che sarebbero a suo avviso contenuti nella documentazione (che elenca in 112 punti) non consegnatagli (e, tra essa, la citata raccomandata del 31 maggio 2000); la mancata comunicazione di dati che gli erano invece stati resi noti in occasione del ricorso presentato al Garante nel 2001 (e di cui era data comunicazione nella memoria presentata dalla resistente, in tale procedimento, il 31 gennaio 2001); l'avvenuta comunicazione di dati che, seppure precedenti al riscontro del 2001, non gli erano stati a quell'epoca comunicati.

La società resistente ha replicato con nota del 13 giugno 2005, contestando gli assunti del ricorrente e dichiarando, in ordine alla documentazione indicata nei 112 punti della memoria del 3 giugno 2005:

  • di non detenere agli atti la documentazione richiesta dal ricorrente (e, tra essi, la raccomandata del 31 maggio 2000, inviata dal ricorrente all'avv. Lax, da questi ritenuta a carattere personale e pertanto non trasmessa alla società, ad eccezione delle informazioni relative al piano ferie 2000, che sono state già oggetto di comunicazione al ricorrente);
  • che -come già comunicato al ricorrente nelle memorie presentate al Garante nel corso del precedente procedimento, richiamate in quello attuale e nuovamente fornite in copia- "alcune richieste si riferiscono ad aspetti di politica aziendale non contenenti dati personali o a corrispondenza interna tra soggetti terzi e, dunque, sottratte alla conoscibilità del signor XY";
  • che altre richieste fanno invece riferimento a documentazione già consegnata all'interessato nel corso dei riscontri fornitigli nel 2004 e riprodotti nella documentazione depositata nel corso del presente procedimento.

La resistente inoltre ha allegato una nota interna predisposta dalla Direzione risorse umane che, in relazione alla documentazione cui fa riferimento il ricorrente nella memoria del 3 giugno 2005, ha comunicato di aver consegnato al ricorrente tutto ciò che era in proprio "possesso".

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso concerne un'istanza volta a conoscere dati personali detenuti dal datore di lavoro dell'interessato.

In relazione alle richieste formulate dal ricorrente, va preliminarmente rilevato che l'esercizio del diritto di accesso, come già più volte considerato dal Garante, consente di ottenere, ai sensi dell'art. 10 del Codice, solo la comunicazione in forma intelligibile dei dati personali relativi al richiedente detenuti dal titolare del trattamento e da estrarre da atti e documenti; non permette invece di richiedere a quest'ultimo il diretto e illimitato accesso a documenti e ad intere tipologie di atti, o la creazione di documenti allo stato inesistenti negli archivi, o la loro innovativa aggregazione secondo specifiche modalità prospettate dall'interessato o, ancora, di ottenere, sempre e necessariamente, copia dei documenti detenuti, ovvero di pretendere determinate modalità di riscontro (salvo quanto previsto per la trasposizione dei dati su supporto cartaceo – cfr. art. 10, comma 2, del Codice).

La scelta circa l'eventuale esibizione o consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti può essere effettuata dal titolare del trattamento nel solo caso in cui l'estrapolazione dei dati personali da tali documenti risulti particolarmente difficoltosa per il titolare medesimo; devono essere poi omessi eventuali dati personali riferiti a terzi (art. 10, comma 4, del Codice).

L'adozione di tale modalità di riscontro non comporta l'obbligo in capo al titolare di fornire copia di tutti i documenti che contengano i medesimi dati personali dell'interessato, quando gli stessi dati, come risulta nel caso di specie, siano conservati in più atti, lettere, note, ecc.

Nel fornire riscontro ad una richiesta di accesso formulata ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice, il titolare del trattamento deve, poi, comunicare i dati richiesti ed effettivamente detenuti, e non è tenuto a ricercare o raccogliere altri dati che non siano nella propria disponibilità e non siano oggetto, in alcuna forma, di attuale trattamento da parte dello stesso (o perché originariamente trattati e non più disponibili, ovvero perché, come nel caso di dati contenuti nella corrispondenza intercorsa, in qualunque forma, tra dipendenti di un determinato datore di lavoro, non siano mai stati nell'effettiva e libera disponibilità di quest'ultimo cui, in questo caso -al di là dei profili di tutela della segretezza della corrispondenza che pur vengono in rilievo-, non competerebbero le decisioni in ordine alle loro finalità e modalità di trattamento – cfr. art. 4, comma 1, lett. f), del Codice).

Nel caso di specie, le ampie e numerose istanze proposte dal ricorrente, il fitto scambio di note e i diversi riscontri del titolare del trattamento hanno consentito, come già in occasione del precedente ricorso proposto dal medesimo ricorrente nel 2001, un accesso, sia pure solo graduale e per fasi, ai dati personali detenuti dal titolare. Quest'ultimo ha poi comunicato nuovamente tali dati nel corso del procedimento, richiamando espressamente, in relazione alle contestazioni del ricorrente, quanto già dichiarato in occasione di precedenti riscontri in ordine all'inesistenza di alcuni dati personali che il ricorrente ipotizza essere contenuti nella documentazione espressamente indicata.

Alla luce di tali considerazioni, va dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell'art. 149, comma 2, del Codice, avendo anche il titolare del trattamento dichiarato di aver comunicato all'interessato tutti i dati personali relativi all'attività lavorativa dallo stesso svolta che siano nella propria disponibilità e tenendo anche conto che, nel corso del procedimento, il titolare ha altresì fornito un sufficiente riscontro alle altre istanze formulate dal ricorrente ai sensi dell'art. 7 e 8 del Codice.

Sussistono giusti motivi per compensare le spese tra le parti.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso;

b) dichiara compensate le spese tra le parti.

Roma, 7 luglio 2005

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Chiaravalloti

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli