Salta al contenuto

DIRITTI E PREVENZIONE > COME TUTELARE LA TUA PRIVACY

ricerca avanzata

Comunicazione di dati personali relativi ai motivi dell'assenza dal lavoro - 3 luglio 2014 [3325317]

vedi anche newsletter del 27 agosto 2014

[doc. web n. 3325317]

Comunicazione di dati personali relativi ai motivi dell'assenza dal lavoro - 3 luglio 2014

Registro dei provvedimenti
n. 341 del 3 luglio 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali, di seguito "Codice");

VISTA la segnalazione concernente il trattamento di dati personali riferiti ai lavoratori effettuato da Conerobus S.p.A.;

ESAMINATA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la prof.ssa Licia Califano;

PREMESSO

1.1. La Fit Cisl (Federazione italiana trasporti) ha lamentato il trattamento posto in essere da Conerobus S.p.A. (di seguito, la società) − società per la mobilità intercomunale che gestisce il trasporto pubblico locale, in prevalenza attraverso servizi ordinari di linea, urbano ed extraurbano nell'ambito della provincia di Ancona, − consistente nella divulgazione di dati personali, anche di natura sensibile, relativi ai motivi dell'assenza dal lavoro del proprio personale. Tali informazioni verrebbero rese disponibili a tutti i dipendenti mediante affissione di tabelle relative ai turni di servizio sulle bacheche ubicate presso i depositi aziendali dei mezzi di trasporto utilizzati per la gestione del servizio, nonché tramite la rete aziendale (intranet) che consente a ciascun dipendente l'accesso ad un'area riservata digitando il proprio numero di matricola e una password consistente nella propria data di nascita.

1.2. In particolare, il sindacato ha evidenziato che la società rende nota all'interno dell'azienda una tabella relativa ai turni di lavoro sulla quale sono altresì riportate le specifiche motivazioni dell'assenza dal servizio del personale, espresse mediante sigle sintetiche (ad esempio, "MA" in luogo di "malattia", "PAD" in luogo di "permesso assistenza disabili, l. n. 104/1992", "S" in luogo di "sospensione-sanzione disciplinare", "PS" in luogo di "permesso sindacale", cfr. tabelle allegate alla nota del 9 ottobre 2013). La società rende inoltre disponibile al personale, con le medesime modalità, apposita legenda esplicativa delle abbreviazioni sopra indicate (cfr. nota 11 e 19 settembre e successiva integrazione 9 ottobre 2013, in atti).

2. Nel corso dell'istruttoria la società ha dichiarato che (cfr. comunicazione del 4 novembre 2013, in atti):

a. "i turni di servizio giornaliero" vengono comunicati "mediante affissione del relativo documento cartaceo nei depositi interessati, con indicazione di matricola del lavoratore, nominativo, turno, inizio e fine servizio";

b. tale strumento di organizzazione aziendale "rende un quadro complessivo delle disponibilità e delle assegnazioni, nonché delle indisponibilità" del personale;

c. se da un lato "le assenze programmate non introducono motivi di turbamento all'assetto dei turni […] le assenze sopravvenute [individuate in via esemplificativa dalla società in "malattie", "assistenza disabili", "donazione sangue", "permesso elettorale", "congedo parentale"…] incidono sulla gestione del rapporto di lavoro con gli altri dipendenti [eventualmente] chiamati ad effettuare le sostituzioni";

d. in questi casi "l'obliterazione di ogni motivazione relativa ai permessi, soprattutto in casi di reiterazione di richieste, porterebbe ad una conflittualità tra operatori e tra questi e l'azienda tale da incidere […] sul corretto andamento del servizio";

e. "la diffusione di tali dati all'interno dell'azienda − ed ai soli distaccamenti aziendali interessati − è finalizzata unicamente all'ottimale organizzazione del servizio […] a favorire la serena valutazione delle sostituzioni ed evitare contestazioni".

3.1. Si fa presente che, anche alla luce di quanto rappresentato dalla società, titolare del trattamento, (dichiarazioni di cui l'autore risponde ai sensi dell'art. 168 del Codice) circa il fatto che il trattamento di tali dati avverrebbe "all'interno dell'azienda− ed ai soli distaccamenti aziendali interessati", non ricorre, come sostenuto invece dal sindacato segnalante, nel caso di specie, un'ipotesi di diffusione ai sensi dell'art. 4, comma 1 lett. m) del Codice, atteso che le tabelle sopra menzionate vengono comunque rese disponibili al personale in una sezione ad accesso riservato della intranet aziendale e su bacheche ubicate in locali il cui accesso, come risulta dalle dichiarazioni rese, è consentito unicamente ad un novero determinato o determinabile di soggetti (art. 4, comma 1 lett. l) del Codice).

3.2. Tanto premesso si osserva, tuttavia che, sebbene le informazioni sopra menzionate possano lecitamente essere oggetto di trattamento da parte del datore di lavoro − mediante il personale espressamente incaricato ai sensi dell'art. 30 del Codice−, nella misura in cui siano necessarie e pertinenti per dare corretta esecuzione al rapporto di lavoro ovvero per attuare previsioni contenute in leggi, regolamenti, contratti e accordi collettivi (artt. 11 comma 1 lett. a) e d), nonché 24, lett. a) e b) e, con riferimento ai dati sensibili, art. 26 del Codice, anche in assenza del consenso dell'interessato, nei limiti e alle condizioni espressamente indicate dal Garante nell'Autorizzazione n. 1/2013, relativa al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro, doc. web n. 2818394), tuttavia, le medesime informazioni, specie se di natura sensibile, non possono essere messe a conoscenza di terzi non legittimati, quali, come avvenuto nel caso di specie, gli altri dipendenti addetti al servizio di trasporto e comunque non risultanti, allo stato degli atti, espressamente incaricati dello specifico trattamento derivante dalla gestione del rapporto di lavoro.

3.3. Con specifico riferimento a quanto rappresentato dalla società circa la necessità di soddisfare esigenze di servizio mediante il trattamento in questione, si rileva che, sebbene l'affissione nella bacheca aziendale di ordini di servizio, di turni lavorativi o di disposizioni riguardanti l'organizzazione del lavoro e l'individuazione delle mansioni cui sono deputati i singoli dipendenti possa, in alcuni casi, essere imposta dalla stessa necessità di dare esecuzione a obblighi derivanti dal contratto, anche collettivo, di lavoro (art. 24, comma 1, lett. b) del Codice, cfr. anche Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro alle dipendenze di datori di lavoro privati, doc. web n. 1364939, punto 5), tuttavia, nel caso concreto, l'espressa indicazione sulle menzionate tabelle, esposte presso i depositi aziendali e pubblicate nella intranet aziendale, non solo dei turni di lavoro ma anche di numerose informazioni di dettaglio ed in particolare delle specifiche ragioni giustificative dell'assenza dal servizio con riguardo a ciascun lavoratore, si pone in violazione della disciplina di protezione dei dati personali.

In particolare, infatti, sebbene la società abbia adottato sigle sintetiche per ciascuna causale d'assenza, le stesse risultano comunque idonee a far conoscere dati personali anche sensibili riferiti ai colleghi. Tanto in ragione sia della caratteristica delle sigle stesse, consistenti in acronimi o abbreviazioni delle cause giustificative dell'assenza dal servizio (ad esempio, "MA" in luogo di "malattia", "PAD" in luogo di "permesso assistenza disabili, l. n. 104/1992", "I" in luogo di "infortunio", "S" in luogo di "sospensione-sanzione disciplinare", "PD" in luogo di "permesso decesso familiare", "PP" in luogo di "permesso parentale", "PS" in luogo di "permesso sindacale", cfr. tabelle allegate alla nota del 9 ottobre 2013), sia in ragione del fatto che la legenda, atta ad esplicitare il significato delle menzionate sigle, sarebbe parimenti affissa sulle bacheche ovvero resa comunque disponibile al personale (cfr. note 11 e 19 settembre e successiva integrazione 9 ottobre 2013, in atti).

3.4. Alla luce delle considerazioni che precedono, nel caso di specie, le modalità del trattamento posto in essere dalla società rendono indebitamente edotto ciascun lavoratore di vicende personali riferite ad altri colleghi, dando luogo ad un'illecita comunicazione di dati personali (art. 4, comma 1, lett. l) e art. 11, comma 1, lett. a), del Codice; cfr. punto 5.3, Linee guida cit.).

Le lamentate operazioni di trattamento risultano in violazione del principio di pertinenza e non eccedenza (art. 11, comma 1, lett. d) del Codice) atteso che, contrariamente a quanto sostenuto dalla società, il regolare avvicendamento dei turni di lavoro e la programmazione degli stessi non presuppone necessariamente la messa a conoscenza del personale in servizio delle specifiche ragioni che giustificano l'assenza dei colleghi, essendo sufficiente, al fine di soddisfare la dichiarata finalità, fornire agli altri autisti la mera informazione in ordine all'assenza dei colleghi ovvero alla necessità di provvedere alla sostituzione di qualcuno di loro.

4. Ritenuto illecito per le ragioni illustrate il trattamento dei dati personali, anche di natura sensibile riferiti ai lavoratori, si vieta alla società, ai sensi dei citati artt. 143, comma 1, lett. c), 144  e 154, comma 1, lett. d), del Codice, l'ulteriore comunicazione dei dati personali dei soggetti interessati mediante l'utilizzo delle tabelle menzionate nel presente provvedimento; deve essere inoltre prescritto, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), 144 e 154, comma 1, lett. c), del Codice, di adottare opportune misure, idonee a conformare il trattamento dei dati personali, specie se di natura sensibile e idonee a rivelare lo stato di salute, alla disciplina di protezione dei dati personali, anche alla luce delle indicazioni già formulate in via generale nelle menzionate Linee guida, ad esempio, provvedendo a che nelle comunicazioni interne relative ai turni di servizio, esposte o rese disponibili tramite la rete aziendale, vengano riportati i soli dati identificativi dei lavoratori e la turnazione stabilita per il personale in servizio, espungendo la causale d'assenza con riguardo al personale non in servizio.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

nei confronti di Conerobus S.p.A.:

a) dichiara illecito, nei termini indicati in motivazione, il trattamento dei dati personali degli interessati effettuato mediante la comunicazione a soggetti non legittimati delle ragioni di assenza dal servizio del personale, in violazione degli artt. 11. comma 1, lett. a) e d), 24, 26 del Codice;

b)  vieta, ai sensi dei citati artt. 143, comma 1, lett. c), 144 e 154, comma 1, lett. d), del Codice, l'ulteriore comunicazione dei dati personali relativi alle ragioni di assenza dal servizio dei lavoratori contenuti nelle tabelle menzionate nel presente provvedimento;

c) prescrive, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), 144 e 154, comma 1, lett. c), del Codice, di adottare senza ritardo, e comunque entro trenta giorni dal ricevimento del presente provvedimento, opportune misure, idonee a conformare il trattamento dei dati personali, specie se di natura sensibile e idonei a rivelare lo stato di salute, alla disciplina di protezione dei dati personali, anche alla luce delle indicazioni già formulate in via generale nelle menzionate Linee guida, provvedendo a che nelle comunicazioni interne relative ai turni di servizio, esposte o rese disponibili tramite la rete aziendale, vengano riportati i soli dati identificativi dei lavoratori e la turnazione stabilita per il personale in servizio, espungendo la causale d'assenza con riguardo al personale non in servizio.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all'autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 3 luglio 2014

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia