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Diritto di accesso - Informazioni personali conservate con tecniche di cifratura - 21 novembre 2001 [39773]

 

[doc web n. 39773]

Diritto di accesso - Informazioni personali conservate con tecniche di cifratura - 21 novembre 2001

Le informazioni personali cifrate o, comunque, detenute in forma non immediatamente leggibile da parte dell'incaricato del trattamento, purché ricollegabili ad una determinata persona identificata o identificabile, costituiscono "dati personali" dell'interessato; ne consegue che, a seguito di rituale richiesta d'accesso, il titolare del trattamento deve provvedere alla loro "messa in chiaro" al fine di consentirne un'agevole comprensione da parte dell'interessato stesso.


IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dottor Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

esaminato il ricorso presentato dal Sig. Aldo Cavalli;

nei confronti di

Banca Antoniana Popolare Veneta S.p.a.;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il prof. Giuseppe Santaniello;

PREMESSO:

Il ricorrente, dipendente di Banca Antoniana Popolare Veneta S.p.a., lamenta di non avere ricevuto completo riscontro alla richiesta di accesso al complesso dei dati personali che lo riguardano, rivolta alla predetta banca ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675. Ciò con riferimento anche a dati personali riportati nell'ambito di "giudizi, valutazioni e note di qualifica…con riguardo all'intero corso del periodo lavorativo".

Con il ricorso proposto ai sensi dell'art. 29 della legge n. 675 l'interessato ha ribadito le proprie richieste, precisando di avere necessità di disporre dei dati personali in questione al fine di esercitare il "diritto di verifica ed eventuale deposizione di note a correzione di inesattezze o a temperamento di circostanze opposte".

All'invito ad aderire spontaneamente alle richieste del ricorrente, formulato da questa Autorità con nota n. 12396 del 30 ottobre 2001, il titolare del trattamento ha risposto con nota del 5 novembre 2001 con la quale ha confermato quanto comunicato all'interessato con una lettera datata 5 settembre 2001. In quest'ultima nota, il titolare del trattamento aveva sostenuto di non trattare "dati diversi o ulteriori" rispetto a quelli offerti in visione e/o in copia nel corso dei colloqui di valutazione. In allegato alla predetta nota del 5 settembre scorso la banca aveva poi trasmesso copia "dell'ultima scheda relativa alla valutazione dell'anno 2000" riferita al ricorrente.

Con successiva nota anticipata via fax il 12 novembre 2001, la resistente ha fornito alcuni ulteriori dati riferiti all'interessato, segnalando che dalla documentazione a suo tempo acquisita dall'istituto di credito, presso il quale il ricorrente prestava precedentemente servizio, non emergerebbe "alcun dato o informazione sulle valutazioni relative all'attività svolta dall'interessato". Per quanto concerne le valutazioni espresse da Banca Antoniana Popolare Veneta S.p.A., in riferimento agli anni 1998 e 1999, la stessa ha poi precisato che "i relativi dati sono attualmente archiviati in procedura sotto forma di tracciato codificato e, quindi, illeggibile", manifestando peraltro la disponibilità a dare incarico alla "società che gestisce la suddetta procedura" per la loro eventuale decodifica.

Con note del 12 e del 16 novembre 2001 il ricorrente ha però nuovamente ribadito le proprie richieste, manifestando perplessità sui parziali riscontri del titolare del trattamento.

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso, che verte sull'accesso al complesso dei dati personali detenuti dal datore di lavoro e riferiti all'intera carriera professionale di un dipendente, deve essere accolto in ragione del riscontro, non integralmente idoneo, fornito per alcuni dati richiesti e non ancora accessibili all'interessato.

La nozione di dato personale, adottata dalla direttiva comunitaria n. 95/46/CE e dall'art. 1, comma 2, lettera c), della legge n. 675/1996, comprende non solo i dati personali di tipo oggettivo, ma anche le informazioni di carattere personale contenute nell'ambito di valutazioni soggettive e riportate in supporti di vario tipo (sia cartaceo, sia automatizzato), conservate o meno in archivi strutturati.

I dati personali oggetto della richiesta di accesso in questione rientrano in tali categorie ed è pertanto legittima la richiesta dell'interessato di venirne a conoscenza, ai sensi dell'art. 13 della legge n. 675.

Il citato art. 13 e l'art. 17 del d.P.R. n 501/1998 non prevedono il necessario rilascio di copie di atti ed obbligano, più precisamente, il titolare o il responsabile del trattamento ad estrapolare dai propri archivi e documenti i dati personali detenuti su supporto cartaceo o informatico, che riguardano il richiedente, e a riferirli a quest'ultimo con modalità idonee a renderli agevolmente comprensibili. L'accesso, quindi, non obbliga ad esibire o copiare interamente ogni singolo atto, ma rende comunque necessario estrarre dagli atti e dai documenti tutte le informazioni di carattere personale relative al solo interessato (cfr. provvedimento del Garante del 23 giugno 1998, in Bollettino del Garante n. 5, pag. 20).

Solo quando l'estrazione di tali dati risulti particolarmente difficoltosa, l'adempimento alla richiesta di accesso può avvenire anche tramite l'esibizione e/o la consegna in copia della documentazione (vedi il provvedimento dell'11 gennaio 2001, in Bollettino n. 16, pag. 23).

Sulla base della documentazione in atti risulta che solo una parte dei dati richiesti è stata effettivamente resa accessibile al ricorrente.

La richiesta di accesso riguarda invece il complesso dei dati personali detenuti, mentre la Banca ha dichiarato che per quanto riguarda quelli di tipo valutativo non risulterebbe "alcun dato o informazione" antecedente all'anno 1998. Non risulta inoltre che il medesimo titolare abbia messo a disposizione, secondo le modalità sopra ricordate, i restanti dati personali dell'interessato (di tipo non valutativo).

Banca Antoniana Popolare Veneta S.p.A. dovrà quindi integrare i riscontri fino ad ora forniti mettendo a disposizione dell'interessato, secondo le modalità sopra ricordate, entro un termine che appare congruo fissare al 15 gennaio 2002, sia i dati personali relativi all'attività professionale svolta dal ricorrente (dati identificativi, informazioni riferite all'attività formativa, notizie su assenze, malattie, sviluppi di carriera…), conservati nel fascicolo personale o comunque disponibili negli archivi aziendali, sia quelli, sempre di carattere personale, contenuti nelle note di qualifica annuali riferite all'interessato e parimenti conservati dall'attuale titolare del trattamento (quand'anche contenuti in atti e documenti formati da terzi). Entro la data sopra indicata va data poi conferma della eventuale indisponibilità dei dati valutativi (ed eventualmente anche dei dati di altro tipo) antecedenti al 1998 (precisando al riguardo le ragioni di carattere normativo o contrattuale che giustificherebbero l'assenza dal fascicolo personale dei medesimi dati).

Il ricorso deve essere accolto anche in riferimento alla richiesta di conoscere i dati valutativi riferiti agli anni 1998 e 1999, i quali sarebbero attualmente archiviati "sotto forma di tracciato codificato" che non li renderebbe immediatamente intelligibili, ma che la Banca è disponibile a decodificare.

Infatti, le informazioni personali eventualmente detenute in modo cifrato, o comunque in forma non immediatamente leggibile a ciascun incaricato del trattamento, conservano la natura di dato personale qualora, come nel caso di specie, siano ricollegabili ad una determinata persona identificata o identificabile. In tali casi il titolare del trattamento, a fronte di una richiesta di accesso, dovrà pertanto provvedere, ai sensi dell'art. 17, comma 6, del d.P.R. n. 501/1998, alla "messa in chiaro" dei dati stessi in modo che la loro comprensione risulti agevole, concretizzando la disponibilità da ultimo manifestata.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

accoglie il ricorso e ordina a Banca Antoniana Popolare Veneta S.p.A. di corrispondere entro il 15 gennaio 2002, nei termini di cui in motivazione, alla richiesta dell'interessato di conoscere i dati personali che lo riguardano, dando conferma di tale adempimento entro la stessa data all'Ufficio del Garante.

Roma, 21 novembre 2001

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Santaniello

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli