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DIRITTI E PREVENZIONE > COME TUTELARE LA TUA PRIVACY

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Notificazione: istruzioni

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E NOTIFICAZIONE TELEMATICA"

 

NOTIFICAZIONE: ISTRUZIONI (*)


1. CHI DEVE NOTIFICARE 

A) Titolare del trattamento

Solo i titolari dei trattamenti indicati dalla legge (art. 37 del Codice) o dal Garante con appositi provvedimenti (allo stato non adottati), sono obbligati a notificare i trattamenti al Garante secondo la nuova procedura di seguito descritta.

La notificazione precede l'inizio del trattamento (art. 38, comma 1) e può riguardare uno o più trattamenti con finalità correlate.

Il titolare che abbia già iniziato un trattamento anteriormente al 1° gennaio 2004, indipendentemente dalla circostanza che lo abbia notificato in passato, deve procedere, se vi è tenuto, alla nuova notificazione entro il 30 aprile 2004 (art. 181, comma 1, lett. c)).

Chi esegue la notificazione secondo la nuova procedura deve dichiarare che effettua una "nuova notificazione", anche se in passato abbia già presentato una notificazione in base alla legge n. 675/1996.

Ulteriori eventuali notificazioni costituiscono "modifiche del trattamento", oppure "cessazione del trattamento" (nel caso in cui l'intero trattamento precedentemente notificato venga a cessare definitivamente).

B) Contitolare del trattamento

In caso di contitolarità del trattamento, ciascun contitolare è tenuto ad effettuare un'autonoma notificazione,  nella quale indicherà tutti gli altri contitolari.

Ciascun titolare sottoscriverà solo la propria notificazione.

 

2. COME SI NOTIFICA

A) Nuova notificazione

La "nuova notificazione" va eseguita unicamente in via telematica, compilando i campi del modello disponibile sul sito Internet https://web.garanteprivacy.it/rgt/.

Allo stato non sono previste e ammesse altre modalità. A differenza della notificazione prevista dalla legge n. 675/1996, non è quindi possibile utilizzare modelli cartacei o dischetti, né per la compilazione, né per l'invio.


B) Modifica della notificazione

Per quanto riguarda la modifica della notificazione, l'attività del notificante è semplificata.

Si può richiamare a video la notificazione già trasmessa, apportando le modifiche necessarie per i soli riquadri interessati. La notificazione, così modificata, è trasmessa osservando la procedura telematica prevista per la  "nuova notificazione".

Per quanto attiene ad altri profili riguardanti la modifica della notificazione si consiglia di vedere anche il paragrafo "9. MODIFICHE DELLA NOTIFICAZIONE E CESSAZIONE DEL TRATTAMENTO".

 

3. MODALITÀ DI COMPILAZIONE DELLA NOTIFICAZIONE

Nella compilazione della notificazione i campi contrassegnati con un asterisco sono obbligatori: la loro mancata compilazione impedisce il completamento della procedura di notificazione.

Il notificante deve osservare le seguenti indicazioni:

  • selezionare dal menù principale "COMPILAZIONE DELLA NOTIFICAZIONE";
  • selezionare  la casella "NUOVA NOTIFICAZIONE";
  • barrare una delle tre opzioni indicate ("prima notificazione"; "modifica alla precedente notificazione"; "cessazione del trattamento");
  • compilare i campi di interesse, utilizzando anche i menù a tendina;
  • al termine delle descritte operazioni, salvare il file mediante l'apposito tasto;
  • versare i diritti di segreteria on line, oppure compilare l'apposito riquadro indicando gli estremi del pagamento avvenuto;
  • sottoscrivere con firma digitale il file salvato;
  • trasmettere al Garante per via telematica la notificazione così completata mediante l'apposito tasto.

Il Garante invierà all'indirizzo di posta elettronica indicato dal notificante un messaggio di conferma del ricevimento della notificazione che attesta il buon esito della procedura.

È possibile stampare copia della notificazione; tale copia cartacea, comunque, non deve essere trasmessa al Garante.

 

4. EVENTUALE SOSPENSIONE NELLA COMPILAZIONE DELLA NOTIFICAZIONE DEL TRATTAMENTO, DELLA SUA MODIFICA E DELLA SUA CESSAZIONE

La procedura di notificazione può essere eseguita in momenti diversi, anche da altra postazione (per esempio, la firma digitale potrebbe essere apposta in altra sede, presso gli organismi convenzionati), memorizzando comunque le informazioni già inserite. Affinché ciò sia possibile è necessario compilare almeno il riquadro relativo al titolare del trattamento; quindi, selezionare il tasto SOSPENDI.

Comparirà a video un codice (ID temporaneo) che, contestualmente, verrà inviato dal Garante all'indirizzo di posta elettronica indicato dal notificante nella notificazione.

Tale codice consentirà al notificante di riprendere, entro i 10 giorni successivi, la compilazione della notificazione.

Il codice è utilizzabile soltanto una volta; in caso di ulteriori sospensioni verranno attribuiti tanti ID temporanei, utilizzabili secondo la procedura descritta, quante sono le sospensioni effettuate.

 

5. RIPRESA DELLA COMPILAZIONE DELLA NOTIFICAZIONE A SEGUITO DI SOSPENSIONE

  • selezionare "COMPILAZIONE DELLA NOTIFICAZIONE";
  • selezionare "NOTIFICAZIONE SOSPESA";
  • inserire, alla richiesta, l'ID temporaneo comunicato dal Garante al momento della sospensione.

 

6. DIRITTI DI SEGRETERIA

Ogni notificazione inviata al Garante (prima notificazione, modifica o cessazione del trattamento) deve essere accompagnata dal pagamento dei diritti di segreteria, il cui importo è fissato in euro 150,00.

Per indicare la modalità di pagamento prescelta va compilato l'apposito riquadro. Si suggerisce di privilegiare il pagamento on line mediante carta di credito su protocollo sicuro, pur essendo consentite altre modalità  (bonifico bancario o banco posta, bollettino di conto corrente postale); per questi casi occorre indicare gli estremi del pagamento nell'apposito riquadro.

Il pagamento puó essere effettuato utilizzando

  • conto corrente presso Banca Popolare di Sondrio - Ag. 26 - Roma - CODICE IBAN: IT14 H056 9603 2260 0000 3900 X58 - CODICE SWIFT: POSOIT22;
  • conto corrente presso Poste Italiane S.p.A. - IBAN IT 59 O 07601 03200 000051620359;
  • bollettino di conto corrente postale n. 51620359,

tutti intestati a "Garante per la protezione dei dati personali", Piazza di Monte Citorio, 115/121 (00186 Roma), indicando come causale "diritti di segreteria per notificazione".

Nei soli casi in cui la modifica della notificazione riguardi esclusivamente l'indirizzo di posta elettronica oppure il numero di fax o di telefono, la modifica non comporta il pagamento dei diritti di segreteria

7. FIRMA DIGITALE

Per perfezionare la notificazione è necessario sottoscriverla con firma digitale (art. 10, comma 3, d.P.R. n. 445/2000). A tal fine, il titolare del trattamento deve utilizzare un dispositivo di firma digitale disponibile presso uno dei certificatori accreditati ai sensi dell'art. 2, comma 1, lett. c), d. lg. n. 10/2002. L'elenco dei certificatori è rinvenibile sul sito www.agid.gov.it.

La notificazione così sottoscritta va trasmessa per via telematica al Garante.


Firma digitale presso soggetti qualificati

Il Garante stipulerà apposite convenzioni con soggetti qualificati (di seguito denominati "intermediari"). Ciò per permettere la sottoscrizione della notificazione con firma digitale laddove il notificante non fosse in possesso del dispositivo di firma digitale. In questo caso il notificante deve recarsi presso uno dei soggetti convenzionati munito del proprio ID temporaneo e di un documento di riconoscimento (ed eventualmente della ricevuta di versamento dei diritti di segreteria, ove non avesse già provveduto ad inserire gli estremi nell'apposito campo) e, avvalendosi della firma digitale dell'intermediario, trasmettere in via telematica la notificazione. L'intermediario potrà annotare nella notificazione, ove non già eseguito dal notificante, gli estremi della ricevuta del pagamento dei diritti di segreteria.

L'elenco degli organismi convenzionati è visibile alla casella "convenzioni" del menù principale.

 

8. COMPLETAMENTO DELLA NOTIFICAZIONE E TRASMISSIONE AL GARANTE

ID permanente (Codice univoco del notificante-C.U.N.)

Eseguite le operazioni (inserimento dei dati, pagamento dei diritti di segreteria, apposizione della firma digitale e trasmissione in via telematica) e trasmessa la notificazione in via telematica, verrà inviato dal Garante con l'indicazione di giorno, ora e minuto, un ID permanente (C.U.N.) da conservare a cura del notificante. Il C.U.N. verrà comunicato al solo notificante per posta elettronica.

Solo con l'inserimento del C.U.N. il notificante potrà accedere, in tempi successivi, alla notificazione per modificarla o per provvedere alla notificazione della cessazione del trattamento; il C.U.N., inoltre, permette di "legare" le notificazioni effettuate nel tempo da uno stesso titolare.

L'intermediario rilascia ricevuta, controfirmata anche dal notificante, di avvenuto invio della notificazione. Consegna altresì, a richiesta del notificante, una copia a stampa della notificazione.

Concluse le operazioni, l'intermediario deve cancellare dal proprio sistema operativo il file contenente la notificazione inviata.

 

9. MODIFICHE DELLA NOTIFICAZIONE E CESSAZIONE DEL TRATTAMENTO

Per poter effettuare successive modifiche della notificazione oppure notificare la cessazione del trattamento è necessario indicare il C.U.N. attribuito in sede di "prima notificazione".

Qualora si dovesse sospendere la notificazione, si dovrà usare, per il suo completamento, l'ID temporaneo che di volta in volta verrà comunicato dal Garante (secondo la procedura sopra descritta).

Successioni fra persone giuridiche o enti

Nei casi di successione fra persone giuridiche o fra enti - come ad es. il caso di fusione per incorporazione, di scissione societaria o di estinzione di enti pubblici o privati con attribuzione della titolarità dei trattamenti ad altro ente preesistente o nuovo ente - deve procedersi come di seguito indicato in applicazione degli artt. 37 e 38 del Codice:

a) la società o l'ente che si estingue deve previamente notificare la cessazione del trattamento;

b) la società o l'ente che subentra nella titolarità del/i trattamento/i per i quali la notificazione è dovuta:

b.1) deve previamente notificare l'inizio del trattamento ("prima notificazione") se non era già iscritta nel Registro dei trattamenti oppure

b.2) deve previamente notificare la modifica di taluno degli elementi del trattamento ("modifica alla precedente notificazione") se era già iscritta nel Registro dei trattamenti ma, a seguito della vicenda successoria, intervengono variazioni sostanziali rispetto al trattamento già notificato (ad es. si amplia la tipologia dei trattamenti effettuati, ecc.) oppure

b.3) non è tenuta a nuovi adempimenti se era già iscritta nel Registro dei trattamenti e, nonostante la vicenda successoria, non intervengano variazioni sostanziali rispetto al trattamento già notificato (ad es. i nuovi trattamenti rientrano in tipologie già oggetto di notificazione, ecc.).
 

10. ANOMALIE E REGOLARIZZAZIONI

Pervenuta la notificazione al Garante, viene effettuato un controllo sulla veridicità della firma digitale apposta e vengono segnalate al notificante eventuali anomalie; in tal caso il Garante invia un messaggio di richiesta di regolarizzazione/completamento assegnando un termine, decorso inutilmente il quale la notificazione viene eliminata dalla memoria del sistema informativo del Garante; di ciò è dato avviso al notificante.

La sottoscrizione digitale che, verificata, non risulti conforme, invalida la notificazione.

In caso di regolarizzazione, la data della notificazione è quella in cui la regolarizzazione stessa è memorizzata nel sistema informativo del Garante.

 

11. ASSISTENZA NELLA COMPILAZIONE

Per ciascuna tabella, riquadro o campo da compilare, sono inseriti alcuni box contenenti spiegazioni per la compilazione (contrassegnati con il simbolo  "?"), quale ausilio in caso di dubbi.

Inoltre ci si può collegare al sito del Garante www.garanteprivacy.it per consultare la normativa di riferimento e le faq.

Infine, per brevi spiegazioni, può essere contattato l'Ufficio relazioni con il pubblico del Garante.

 

12. SINTESI DEL QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO

La disciplina in materia di notificazione del trattamento dei dati personali è contenuta negli artt. 37, 38, 154, comma 1, lett. l), 163, 168, 181, comma 1, lett. c), 16, 162, comma 1, del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali).

Il Codice in materia di protezione dei dati personali è entrato in vigore il 1° gennaio 2004 ed ha abrogato la precedente disciplina della notificazione contenuta nella legge n. 675/1996.

 

13. TABELLE DELLA PROCEDURA DI NOTIFICAZIONE

È possibile consultare le tabelle relative a categorie di dati, categorie di interessati, finalità, modalità, che dovranno essere compilate nella notificazione.  È inoltre possibile prelevare il facsimile del modello di notificazione.


(*) Le norme richiamate nel testo, ove non diversamente specificato, si riferiscono al decreto legislativo n. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali).