[doc. web n. 10072013]

Parere  su uno schema di decreto contenente disposizioni in tema di distruzione di atti e documenti originali analogici depositati nei procedimenti giudiziari civili definiti con provvedimento decisorio non più soggetto a impugnazione da almeno un anno - 26 settembre 2024

Registro dei provvedimenti
n. 579 del 26 settembre 2024

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla quale hanno preso parte il prof. Pasquale Stanzione, presidente, la prof.ssa Ginevra Cerrina Feroni, vicepresidente, il dott. Agostino Ghiglia e l’avv. Guido Scorza, componenti e il cons. Fabio Mattei, segretario generale;

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati, di seguito: “Regolamento”);

VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l’adeguamento dell’ordinamento nazionale al regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (decreto legislativo n. 196 del 2003, come modificato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101, di seguito: “Codice”);

VISTA la richiesta di parere del Ministero della Giustizia;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni del Segretario generale, rese ai sensi dell’articolo 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Agostino Ghiglia;

PREMESSO

1. Il Ministero della giustizia (“il Ministero”) ha richiesto il parere del Garante su uno schema di decreto (di seguito, anche “schema”) contenente disposizioni in tema di distruzione di atti e documenti originali analogici depositati nei procedimenti giudiziari civili definiti con provvedimento decisorio non più soggetto a impugnazione da almeno un anno, in ottemperanza alle disposizioni previste dall’articolo 22, comma 4-bis, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante il Codice dell’amministrazione digitale (di seguito anche CAD).

Il predetto comma 4-bis dell’articolo 22 del CAD, inserito dall’articolo 35, comma 1, del decreto-legge 24 febbraio 2023, n. 13, convertito dalla legge 21 aprile 2023, n. 41, dispone le condizioni secondo le quali, previo processo di digitalizzazione, si può procedere alla distruzione di atti e documenti originali analogici depositati nei procedimenti giudiziari civili definiti con provvedimento decisorio non più soggetto a impugnazione da almeno un anno. Il suddetto comma prevede in particolare che, le copie per immagine su supporto informatico degli atti su cui il cancelliere apponga la firma digitale, ne attesti la conformità all'originale inserendole nel fascicolo informatico nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente il processo civile telematico, sono idonee ad assolvere agli obblighi di conservazione previsti dalla legge. Sotto queste condizioni si può quindi procedere alla distruzione di tali atti originali analogici secondo le modalità previste, appunto, con decreto del Ministro della giustizia, sentiti il Garante per la protezione dei dati personali e l'Agenzia per l'Italia digitale.

Lo schema su cui il Garante è chiamato a rendere parere è il frutto di interlocuzioni avutesi con il Ministero nel corso dell’istruttoria, che hanno portato ad un nuovo testo aggiornato, secondo quanto più in dettaglio si espone di seguito.

OSSERVATO

1. L’attività istruttoria dell’Ufficio e le interlocuzioni con il Ministero.

In data 9 aprile 2024 il Ministero, con nota avente per oggetto: “Adozione del D.M ex art. 22, comma 4-bis, D.Lgs. 82/2005 (CAD): “Disposizioni in tema di distruzione di atti e documenti originali analogici depositati nei procedimenti giudiziari civili definiti con provvedimento decisorio non più soggetto a impugnazione da almeno un anno”, ha trasmesso una prima versione dello schema di decreto, accompagnato da relazione illustrativa, composto di quattro articoli:  l’art. 1, che presenta il quadro definitorio, l’art. 2 che dispone la procedura per la distruzione degli originali analogici, l’art. 3 che cita la normativa applicabile in materia di protezione di dati personali e l’art. 4 che dispone la clausola di invarianza finanziaria.

In particolare, all’articolo 2, volto a disciplinare la procedura per la distruzione degli originali analogici,  al primo comma venivano definite le attività in carico al cancelliere ed al dirigente dell’Ufficio giudiziario nei seguenti termini: “Il cancelliere trasmette senza indugio al dirigente dell’Ufficio giudiziario i documenti originali analogici di cui ha estratto copia informatica secondo le modalità di cui all’art. 22, comma 4-bis, del codice dell’amministrazione digitale, accompagnati da una attestazione circa l’esecuzione degli adempimenti previsti dalle medesime disposizioni”

Il secondo comma disponeva, poi, che: “Ogni tre mesi il dirigente dell’Ufficio giudiziario trasmette alla commissione di sorveglianza i documenti originali analogici di cui è stata estratta copia informatica, accompagnati da un elenco e dalle attestazioni di cui al comma 1.” Per “Commissione di sorveglianza” si intende la Commissione di sorveglianza e scarto di atti d’archivio prevista dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (d.lgs. 42/2004, art. 41), le cui funzioni sono disciplinate dal regolamento approvato con D.P.R. n. 37/2001.

Infine, in base al comma 3, “Ricevuti gli elenchi e le attestazioni, la commissione di sorveglianza individua gli eventuali documenti di cui ritenga opportuno la conservazione in originale e determina le modalità di esecuzione dello scarto dei restanti.”
 

2. Gli elementi di criticità rilevati nella prima versione dello schema.

Esaminato lo schema di decreto, l’Ufficio del Garante in data 20 maggio 2024 ha evidenziato al Ministero della giustizia alcune criticità fornendo, nel consueto spirito di collaborazione istituzionale, talune indicazioni preliminari volte a consentire l’elaborazione di una nuova bozza pienamente conforme ai principi e alle regole in materia di protezione dei dati personali.

In particolare, sono state sollevate perplessità sull’articolo 2 dello schema in ordine alle scelte operate al comma 3 ed in particolare nella parte in cui si demanda alla Commissione di sorveglianza di determinare le modalità di distruzione dei documenti, ovvero di “esecuzione dello scarto dei restanti” senza alcuna indicazione specifica, neanche sui possibili criteri da rispettare per lo scarto dei documenti. È stata inoltre evidenziata l’opportunità di specificare anche i criteri in base ai quali disporre la “non distruzione” dei documenti originali, privilegiando, al fine di prevenire indebite duplicazioni di dati personali, i principi di limitazione della finalità, minimizzazione dei dati e accountability (art. 5, par. 1 lett. a) e b) e par. 2 e art. 89 del Regolamento). In particolare nel caso di conservazione dei documenti, quali beni culturali, riutilizzabili per finalità di ricerca storica, l’Ufficio ha chiarito che la scelta conservativa degli originali analogici, dovendosi considerare per le suddette ragioni quale opzione residuale, dovrebbe essere esplicitamente motivata in tal senso.

Circa la normativa di riferimento in tema di trattamento dei dati personali, all’articolo 3 dello schema, è stata inoltre segnalata l’opportunità di estendere il vincolo di conformità a tutte le  disposizioni (oltre che ai principi) del Regolamento e del Codice in materia di protezione dati personali. A tal riguardo è stato rappresentato  che la materia dei trattamenti effettuati a fini di archiviazione nel pubblico interesse ricade nell’ambito di applicazione dell’articolo 89 del Regolamento, dell’art. 2-quater del Codice e delle relative regole deontologiche ad esso allegate, che richiedono l’adozione di garanzie adeguate per i diritti e le libertà dell’interessato, quali disposizioni sulle modalità di conservazione, tutela e fruizione degli archivi, specifici impegni di riservatezza per i soggetti coinvolti e l’individuazione di misure tecniche e organizzative, in particolare, al fine di garantire il rispetto del principio di integrità e riservatezza di cui all’articolo 5, par. 1, lett. f), del Regolamento.

È stato quindi chiesto all’Amministrazione:

• di individuare e dettagliare le modalità di esecuzione delle attività di distruzione della documentazione cartacea includendo ad esempio la redazione di un processo verbale delle operazioni di presa in carico, ritiro e trasferimento del materiale cartaceo e la certificazione della sua avvenuta distruzione, nonché pertinenti istruzioni per i soggetti incaricati delle operazioni di scarto e distruzione;

• di definire i requisiti del processo di distruzione della documentazione cartacea, facendo eventualmente riferimento a specifici livelli di sicurezza previsti da norme tecniche relative alla distruzione dei supporti di dati e ad adeguate misure anche organizzative volte a mitigare i rischi per i diritti e le libertà degli interessati (al fine di garantire l’impossibilità di recuperare i dati personali dai supporti oggetto di distruzione e di evitare che i documenti originali analogici da sottoporre a distruzione siano oggetto di utilizzo diverso da parte di soggetti terzi);
di prevedere la designazione quale responsabile del trattamento di eventuali soggetti esterni (es. ditte specializzate) incaricati della distruzione della documentazione cartacea, con vincolo di segretezza sulle informazioni trattate;

• di individuare i criteri secondo cui poter disporre la non distruzione dei documenti originali, tenendo conto dei principi di limitazione della finalità, minimizzazione dei dati e accountability in premessa citati.

3. La versione aggiornata dello schema di decreto.

Il Ministero ha quindi provveduto a trasmettere in data 9 luglio 2024 una nuova versione dello schema che risolve in gran parte le criticità evidenziate dall’Ufficio del Garante nella nota istruttoria interlocutoria, recependo nel complesso le indicazioni ricevute dall’Autorità.

3.1. In particolare, con mirate modifiche e integrazioni dell’articolo 2, lo schema prevede ora quanto segue:

a) ricevuti gli elenchi e le attestazioni, la Commissione di sorveglianza dovrà individuare, con provvedimento motivato, gli eventuali documenti di cui ritenga opportuna la conservazione in originale per finalità di ricerca storica;

b) la Commissione di sorveglianza dovrà determinare le modalità di esecuzione dello scarto dei documenti originali analogici nonché le modalità relative alle operazioni di presa in carico, ritiro e trasferimento del materiale cartaceo, impartendo specifiche istruzioni ai soggetti incaricati delle operazioni di scarto e distruzione; le attività di distruzione dovranno essere riportate in apposito verbale che certifica anche l’avvenuta distruzione;

c) nel determinare le modalità dello scarto, la Commissione dovrà tenere conto di quanto previsto dall’articolo 6 del decreto del Presidente della Repubblica 8 gennaio 2001, n.37, individuando requisiti del processo di distruzione della documentazione cartacea tali da garantire l'impossibilità di recuperare i dati personali dai supporti oggetto di distruzione;

d) saranno designati responsabili del trattamento eventuali soggetti esterni incaricati della distruzione della documentazione cartacea.

3.2. Preso atto favorevolmente di quanto sopra, nondimeno permane l’esigenza di alcuni perfezionamenti all’articolo 3 dello schema, concernente il trattamento dei dati personali, al fine, da un lato, di ampliare il vincolo di conformità a tutte le disposizioni del Regolamento e del Codice in materia di protezione dati personali (senza limitarlo ai soli principi come, invece, è ora previsto) e, dall’altro, di esplicitare le regole deontologiche adottate ai sensi dell’articolo 2-quater del Codice applicabili ai relativi trattamenti.

Tale osservazione può essere recepita sostituendo le parole da “dei principi di correttezza” sino a “integrità dettati” con le seguenti: “dei principi e delle disposizioni dettate” e le parole “e dell’articolo 2-quater del decreto legislativo n. 196 del 2003” con le seguenti: “e dalle “Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica” di cui all’allegato A.3 del decreto legislativo n. 196 del 2003”.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

esprime, ai sensi degli articoli 57, par. 1, lett. c), del Regolamento, 36, comma 4, del Codice e 22, comma 4-bis, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, parere favorevole sullo schema di decreto recante disposizioni in tema di distruzione di atti e documenti originali analogici depositati nei procedimenti giudiziari civili definiti con provvedimento decisorio non più soggetto a impugnazione da almeno un anno, con la seguente osservazione:

a) valuti l’Amministrazione di modificare l’articolo 3 dello schema ampliando il vincolo di conformità a tutte le disposizioni del Regolamento e del Codice in materia di protezione dei dati personali ed esplicitando il riferimento alle Regole deontologiche applicabili ai pertinenti trattamenti, nei termini di cui al punto 3.2..

Roma, 26 settembre 2024

IL PRESIDENTE
Stanzione

IL RELATORE
Ghiglia

IL SEGRETARIO GENERALE
Mattei