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Provvedimento del 29 gennaio 2003 [1067879]

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[doc. web n. 1067879]

Provvedimento del 29 gennaio 2003

Il diritto di accesso ai dati personali può essere legittimamente esercitato dall´interessato anche quando i dati in questione siano contenuti in documenti amministrativi sottratti al diverso diritto di accesso ai documenti amministrativi disciplinato dalla legge n. 241/1990 (fattispecie relativa alla richiesta di accesso ai dati formulata da un cancelliere dipendente di un Ufficio del giudice di pace nei confronti del capo dell´Ufficio).

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato da Francesco Scidone rappresentato e difeso dall´avv. Eolo Allegri presso il cui studio è elettivamente domiciliato

nei confronti di

Ufficio del giudice di pace di Genova in persona del coordinatore, avv. Ines Muglia, assistita dall´avv. Marcello Bolognesi presso il cui studio è elettivamente domiciliata;

Visti gli articoli 13 e 29 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e gli articoli 18, 19 e 20 del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501;

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;

PREMESSO:

Il ricorrente afferma di non aver ricevuto riscontro ad un´istanza formulata il 21 novembre 2002 ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675 del 1996, con la quale aveva chiesto di accedere al complesso dei dati personali che lo riguardano contenuti in "note, comunicazioni, missive" inviate e/o ricevute a partire dal 1° gennaio 2001 dall´avv. Ines Muglia, quale coordinatore dell´Ufficio del giudice di pace di Genova presso il quale il ricorrente medesimo è stato dipendente in qualità di cancelliere fino al 16 settembre 2002. Ciò con particolare riguardo ai dati personali contenuti nella "cosiddetta "corrispondenza riservata"" intrattenuta da tale coordinatore.

Con la medesima istanza l´interessato aveva chiesto inoltre di conoscere le modalità, la logica e le finalità del trattamento dei propri dati personali.

Con il ricorso proposto ai sensi dell´art. 29 della legge n. 675/1996 l´interessato ha ribadito le proprie richieste eccependo un "utilizzo arbitrario" delle informazioni personali che lo riguardano con specifico riferimento alla "divulgazione" e trasmissione delle stesse ad un "non meglio identificato "organo di vigilanza"". Ha quindi chiesto di porre a carico della controparte il rimborso delle spese sostenute per il procedimento.

Nel corso del procedimento le parti, ai sensi dell´art. 20, comma 8, del d.P.R. n. 501/1998, hanno concordato sulla proroga di 20 giorni dei termini di decisione del ricorso.

All´invito ad aderire formulato da questa Autorità in data 19 dicembre 2002 ai sensi dell´art. 20 del d.P.R. n. 501/1998, ha fornito riscontro, per l´Ufficio del giudice di pace di Genova, il relativo coordinatore, con nota datata 15 gennaio 2003 con la quale quest´ultimo ha dichiarato:

  • di essere responsabile, in qualità di coordinatore dell´Ufficio del giudice di pace, "della gestione del personale amministrativo (…)" e di avere perciò "l´obbligo (…) di segnalare (…) ai Presidenti di Tribunale e della Corte d´Appello ogni eventuale disfunzione rilevata nell´ambito dell´ufficio", secondo quanto previsto dagli artt. 15 e 16 della legge n. 374 del 1991 e dalle circolari nn. 1651/2000 e 15880/2002 del Consiglio superiore della magistratura;
  • che la comunicazione dei dati personali del ricorrente "è avvenuta nell´ambito di un preciso dovere istituzionale (…) sicché ricorrono i presupposti dell´art. 27, L. n. 675/1996, che consente la divulgazione dei dati personali tra soggetti pubblici per fini istituzionali (…)".

Il resistente ha inoltre chiesto di porre le spese del procedimento a carico dell´interessato.

L´interessato con nota del 28 gennaio 2003 ha ribadito le proprie richieste.

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

La richiesta ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/1996 concerne l´accesso del dipendente di un ufficio giudiziario ad un complesso di dati personali che lo riguardano e alla conoscenza della logica, delle finalità e delle modalità del loro trattamento.

Trattasi di informazioni personali detenute presso l´Ufficio del giudice di pace di Genova che possono essere oggetto di una legittima richiesta ai sensi del citato art. 13. Ciò è avvenuto nel caso di specie con la richiesta del 21 novembre 2002 che è stata rivolta al coordinatore dell´Ufficio, al quale poteva essere utilmente consegnata sebbene il medesimo coordinatore, pur svolgendo varie funzioni amministrative relative alla gestione del personale (cfr. artt. 15 e 16 legge n. 374/1991 e Circ. CSM n. 1651/2000), non rivesta la qualità di titolare del trattamento.

Quanto al merito della richiesta deve essere dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell´art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501 del 1998 in ordine all´istanza volta a conoscere le modalità, la logica e le finalità del trattamento, essendo stato in proposito fornito un sufficiente riscontro che esplicita la cornice normativa di riferimento ed illustra le finalità del trattamento concernente la regolarità e la correttezza dell´attività espletata dai dipendenti dell´Ufficio (trattamento che non ha dato luogo ad una diffusione, essendosi in presenza di una trasmissione di note e relazioni, ma tra organi ed uffici dell´amministrazione della giustizia).

La richiesta del ricorrente di accedere ai dati personali che lo riguardano, che è stata formulata ai sensi del citato art. 13 e non nell´esercizio del ben diverso diritto di accesso ai documenti amministrativi ai sensi della legge n. 241/1990, è fondata e non ha avuto sinora idoneo riscontro.

A seguito del valido esercizio del diritto di accesso ai dati personali deve essere confermata l´esistenza o meno delle informazioni relative all´interessato richiedente, che vanno comunicate a quest´ultimo senza ritardo e in forma intelligibile, estrapolandole, ove necessario, da archivi, banche dati, atti o documenti che le contengano. Solo quando l´estrazione dei dati risulti particolarmente difficoltosa, l´adempimento della richiesta di accesso può avvenire anche tramite l´esibizione e/o la consegna in copia della documentazione (vedi ad esempio Provv. del 4 luglio 2001, in Bollettino del Garante, n. 22, p. 26 ss.).

Il trattamento in questione è relativo alla gestione del rapporto di lavoro e, benché potrebbe riguardare dati comunicati ad altri organi ed uffici con corrispondenza riservata, non risultano elementi che rientrino nei casi previsti dall´art. 14, comma 1, della legge n. 675/1996, con particolare riferimento al differimento del diritto di accesso ai dati personali per finalità di difesa di un diritto in sede giudiziaria.

È inoltre priva di effetti la circostanza che i documenti nei quali i dati personali possono essere compresi siano eventualmente sottratti al diverso diritto di accesso ai documenti amministrativi (i quali possono peraltro contenere dati relativi anche a terzi), stante l´autonoma disciplina che regola diversamente lo specifico diritto di accesso a dati personali del solo interessato.

L´Ufficio del giudice di pace di Genova non ha fornito idonea risposta all´interessato, cui dovrà quindi inviare un riscontro entro un termine che appare congruo fissare al 15 maggio 2003, comunicando allo stesso i dati personali che lo riguardano oggetto della richiesta di accesso del 21 novembre 2002, dando conferma entro la stessa data a questo Ufficio dell´avvenuto adempimento.

Deve essere invece dichiarata inammissibile la richiesta relativa alla contestata comunicazione di dati, da qualificarsi come opposizione al loro trattamento, che è stata presentata per la prima volta nel ricorso e non inclusa, invece, nella richiesta ex art. 13.

L´ammontare delle spese sostenute nel presente procedimento, previamente determinato nella misura forfettaria di euro 250, di cui euro 25,82 per diritti di segreteria, tenuto conto degli adempimenti connessi alla redazione e presentazione del ricorso al Garante, è posto nella misura della metà (euro 125) a carico dell´Ufficio del giudice di pace di Genova, stante la ritenuta necessità di disporre una parziale compensazione per giusti motivi legati al contenuto dei riscontri inviati, sia pure tardivamente.

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) dichiara inammissibile il ricorso per ciò che riguarda la contestata comunicazione dei dati personali del ricorrente, nei termini di cui in motivazione;

b) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell´art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501 del 1998 in riferimento alla richiesta di conoscere le modalità, la logica e le finalità del trattamento;

c) accoglie il ricorso in ordine alla richiesta di accesso ai dati personali e ordina all´Ufficio del giudice di pace di Genova, in persona del relativo coordinatore, di corrispondere a tale istanza dell´interessato entro il 15 maggio 2003, nei termini di cui in motivazione, dando conferma anche a questa Autorità, entro la stessa data, dell´avvenuto adempimento;

d) determina ai sensi dell´art. 20, commi 2 e 9, del d.P.R. n. 501/1998, nella misura forfettaria di euro 250, di cui 25,82 per diritti di segreteria, l´ammontare delle spese e dei diritti del presente procedimento, posto in misura pari a euro 125 a carico dell´Ufficio del giudice di pace di Genova che dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.

Roma, 29 gennaio 2003

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Santaniello

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli