[doc. web n. 1547929]

	Relazione 2007 - 16 luglio 2008 Parte III - L´Ufficio del Garante
	Indice generale

22. La gestione amministrativa dell´Ufficio
22.1. Il bilancio, gli impegni di spesa e l´attività contrattuale
La gestione amministrativa dell´Ufficio è stata improntata al rispetto dei canoni di trasparenza delle procedure e della flessibilità ed efficienza dell´azione amministrativa.

Le risorse finanziarie sono state destinate a soddisfare le esigenze rappresentate nel documento programmatico approvato in sede di adozione del bilancio di previsione dell´esercizio e al perseguimento dei relativi obiettivi nel rispetto delle procedure previste dalla legge e dai regolamenti che disciplinano la materia.

Nell´esercizio 2007 le entrate complessivamente riscosse ammontano a circa 20,7 milioni di euro. Il contributo dello Stato, pari ad euro 18,7 milioni, si è assestato su valori inferiori di circa 1 milione di euro rispetto al precedente esercizio, mentre le riscossioni di altra natura sono cresciute in misura tale da compensare parzialmente la riduzione del contributo statale e consentire, pertanto, all´Autorità di acquisire somme complessivamente di poco inferiori al 2006.

Un particolare rilievo ha assunto nell´esercizio la riduzione del contributo statale inizialmente previsto dalla legge finanziaria 2007. Per effetto della disposizione contenuta nell´art. 1, comma 507, della stessa legge, infatti, il Ministero dell´economia e delle finanze ha determinato l´entità della riduzione del finanziamento del Garante.

Sotto il versante delle spese effettivamente sostenute per il funzionamento dell´Ufficio, si registra nel complesso un incremento poco significativo rispetto all´anno precedente, pari a circa 100.000 euro. Ciò, sebbene si sia registrato, nel periodo in esame, un incremento di taluni costi connessi all´immissione in servizio di nuovo personale in seguito all´espletamento di apposite procedure concorsuali (cfr. par. 2). Emerge pertanto un quadro complessivo di sensibile contenimento della spesa in linea con le stringenti prescrizioni delle recenti leggi finanziarie.

L´attività amministrativa non ha subìto ridimensionamenti significativi in quanto si è avuta la possibilità di sopperire alla carenza dei flussi finanziari attraverso l´utilizzo di una parte delle economie realizzate negli anni pregressi.

L´esercizio 2007 è stato caratterizzato dal contenimento di talune spese per beni e servizi per effetto dell´applicazione di alcune disposizioni legislative che hanno trovato applicazione anche per l´Autorità.

La tabella allegata alla presente Relazione (par. 25.1., tab. 22) riassume sinteticamente per gli anni dal 1997 al 2007 le risorse finanziarie che lo Stato ha trasferito all´Autorità, nonché le somme complessivamente riscosse e quelle realmente pagate per ciascun anno.

La gestione amministrativa, pur nel rispetto dei vincoli di bilancio dettati dalle disposizioni legislative emanate sulla materia, è stata indirizzata a un generale miglioramento delle funzionalità operative dell´Ufficio e a un potenziamento di alcuni settori strategici dell´Autorità quali quello della vigilanza e controllo, da un lato, e degli affari giuridici, legali e normativi, dall´altro lato. Ai settori giuridico-normativi, da ultimo menzionati, sono state destinate risorse in misura proporzionalmente maggiore rispetto al precedente esercizio.

Nello svolgimento dell´attività di controllo la struttura ha continuato ad avvalersi di personale dipendente dal corpo della Guardia di finanza in servizio presso l´Ufficio del Garante.

È proseguita, inoltre, la collaborazione con il Nucleo speciale funzione pubblica e privacy, operativo presso la stessa Guardia di finanza, il cui personale specializzato procede direttamente all´esecuzione delle attività ispettive.

Con specifico riferimento alle entrate connesse alla predetta attività di controllo e alle sanzioni irrogate, va segnalato che le stesse non assumono un valore significativo rispetto all´entità complessiva delle risorse che affluiscono al bilancio dell´Autorità. Ciò, anche perché le funzioni ispettive rispondono all´esigenza prioritaria di assicurare il rispetto della legge in materia di tutela della privacy.

Va evidenziato, inoltre, che le risorse destinate al bilancio del Garante per effetto delle sanzioni applicate in sede ispettiva scontano rallentamenti procedurali, indipendenti dagli adempimenti posti in essere dall´Ufficio, che hanno determinato in più occasioni l´impossibilità di recuperare integralmente la quota parte delle somme teoricamente spettanti. Infatti, le somme pagate a titolo di sanzione affluiscono direttamente all´Erario mediante versamento da parte del debitore in favore della Tesoreria dello Stato e soltanto successivamente possono essere recuperate dall´Autorità, nella misura spettante del 50 per cento, entro tempi molto ristretti, a volte non compatibili con le procedure amministrative che determinano la definitiva acquisizione al bilancio dello Stato.

Tra le attività dell´Autorità rientranti negli obiettivi fissati dal documento programmatico accluso al bilancio di previsione, inoltre, una particolare attenzione e un impegno significativo è stato dedicato alle funzioni di documentazione, informazione e comunicazione, anche al fine di promuovere tra il pubblico i princìpi ispiratori della disciplina in materia di riservatezza dei dati personali.

In tale ottica, l´Autorità ha partecipato attivamente a eventi e manifestazioni, anche di rilievo internazionale, per divulgare la conoscenza e promuovere idonee campagne informative sui diritti dei cittadini.

L´Autorità ha svolto l´attività contrattuale applicando la normativa del nuovo codice dei contratti pubblici (d.lg. 12 aprile 2006, n. 163) e anche seguendo il regolamento del Garante n. 3/2000 concernente la gestione amministrativa e la contabilità.

In particolare, si è proceduto nel corso dell´anno, con la collaborazione del broker prescelto, a svolgere la gara europea per i servizi assicurativi in attuazione dell´art. 27, comma 4 del regolamento del Garante n. 2/2000, che prevede la possibilità di stipulare polizze per la "copertura dei rischi di premorienza e per i danni causati a terzi dal personale in servizio nell´esercizio delle proprie funzioni, salvo che il fatto derivi da comportamento doloso".

La gara europea è stata ripartita in cinque lotti (incendio, all risks elettronica, responsabilità civile verso terzi, responsabilità civile patrimoniale, assicurazione vita e invalidità permanente) ed è stata vinta da quattro primarie società di assicurazione.

È stata inoltre rinnovata la convenzione della C.a.s.p.i.e. per un quadriennio.

Il lavoro ordinario di rinnovo dei contratti in scadenza è stato tuttavia prevalente: per il dipartimento risorse tecnologiche sono stati rinnovati oltre venticinque contratti e si è proceduto a piccole gare per l´acquisizione di strumenti informatici necessari per l´attività degli uffici; per il servizio relazione con i mezzi d´informazione si è rinnovato il contratto con la società Telpress per il ricevimento on-line dei notiziari delle cinque agenzie giornalistiche "storiche" (Ansa, Adn Kronos, Radiocor, Asca, Agi) i cui contratti sono stati rinnovati, alle quali si sono aggiunte, per il solo 2007, le utenze per le agenzie Tm News e Dire.

Inoltre, ha iniziato a operare il servizio di rassegna della stampa quotidiana a seguito di contratto con la società Selpress, con il conseguente risparmio sull´acquisto materiale di giornali e riviste per la stesura quotidiana della rassegna stampa.

Si è inoltre proceduto alla gara per il nuovo stand del Garante per la partecipazione alle manifestazioni nazionali del Forum Pa e del Com-Pa 2007; per queste due manifestazioni si sono anche stipulati i contratti per i rispettivi allestimenti. Per lo stesso servizio altri contratti sono stati stipulati per lo sviluppo e la fornitura di Dvd e per la progettazione e realizzazione dei Cd-rom istituzionali, per la fornitura di ristampe dei volumi "Massimario", "Privacy e giornalismo", "Codice" e fornitura del notiziario bimestrale "GarantePrivacy.it", così come per la ristampa e l´ideazione di nuovi dépliant.

Nel 2007 con la firma digitale si sono completati parecchi acquisti tramite il market place, soprattutto per materiale di cancelleria e di materiale di consumo informatico. Il dipartimento contratti e risorse finanziarie ha anche curato la gara on-line, tramite Consip, per la scelta della ditta che si è aggiudicata il servizio di pulizia dei locali della sede e, a trattativa privata, quella per i servizi di portineria e reception.

22.2. Le novità legislative e regolamentari e l´organizzazione dell´Ufficio
Nel 2007 sono state adottate alcune importanti decisioni di carattere organizzativo per colmare la sproporzione, ripetutamente segnalata dal Garante, tra le risorse umane a disposizione e i nuovi e assai più articolati compiti assegnati all´Autorità dal Codice in materia di protezione dei dati personali e dalla normativa statale e comunitaria.

Come già segnalato nella Relazione 2006, il Garante si è avvalso della disposizione della legge finanziaria 2007 (l. 27 dicembre 2006, n. 296) che lo autorizzava ad incrementare la propria dotazione organica in misura non superiore al 25 per cento della consistenza massima già prevista (cfr. d.lg. 26 febbraio 1999, n. 51).

In attuazione di tale disposizione, nel luglio del 2007 è stata approvata la nuova pianta organica [doc. web n. 1429691] che prevede un incremento di venticinque unità, suddivise tra le diverse aree professionali di cui consta l´organico dell´Autorità.

Il predetto incremento è volto a perseguire il migliore espletamento, in particolare, dei compiti di controllo e vigilanza sul rispetto della normativa (art. 154, comma 1, lett. a), del Codice), con ulteriore impulso al programma diretto a incrementare il livello di sicurezza di dati e reti di comunicazione elettronica, nonché l´integrità di alcune grandi banche dati, di particolare rilevanza anche in ambito pubblico.

In coerenza con questi obiettivi, l´Autorità ha anche deciso di incrementare le professionalità disponibili nei settori informatico, della sicurezza informatica e della comunicazione elettronica, individuando le aree professionali e i profili tecnico-professionali utili e necessari per il raggiungimento di tali obiettivi.

Per la copertura del predetto incremento di organico, nel dicembre del 2007, come si dirà in seguito, sono stati banditi nuovi concorsi e procedure selettive per diverse qualifiche e tipologie contrattuali.

Nel quadro delle iniziative di consolidamento dell´organico, nel periodo di riferimento è stato portato a termine il concorso a tre posti di impiegato operativo, bandito nel 2006, ed è stato attuato uno scorrimento della graduatoria di merito, in corso di validità, del concorso per la qualifica di funzionario (anch´esso bandito nel 2006) per ulteriori quattro posti. Complessivamente, nel 2007 sono state immesse in servizio sette unità, che si aggiungono alle sette già assunte nell´anno precedente.

Nel periodo considerato, è stato inoltre introdotto e attuato un articolato sistema di valutazione del personale sia dirigenziale, sia appartenente alle aree direttiva e operativa, il quale prevede, in conformità alle pertinenti disposizioni regolamentari vigenti presso l´Autorità, la redazione di un rapporto valutativo annuale.

22.3. Il personale e i collaboratori esterni
Nel 2007 sono stati banditi nuovi concorsi e procedure selettive per reclutare personale appartenente alle aree, rispettivamente, dirigenziale nella misura di una unità, direttiva –nella misura di cinque unità per l´area giuridico-amministrativa e due unità per l´area informatica– e operativa nella misura di otto unità.

In tale contesto, sono state previste alcune riserve di posti (nella misura di due dei cinque posti di funzionario giuridico-amministrativo, di uno dei due posti di funzionario informatico, di tre degli otto posti di impiegato operativo) per il personale in servizio presso l´Ufficio in posizione di comando o di fuori ruolo o con contratto a tempo determinato nella qualifica per la quale si concorre ovvero con rapporto di collaborazione continuativa e coordinata o professionale che abbia maturato un´esperienza, anche non continuativa, non inferiore a un anno, purché in possesso di uno dei titoli di studio previsti dal relativo bando di concorso.

Sono state indette, inoltre, due selezioni per il reclutamento, con contratto a tempo determinato, di due funzionari informatici e di due funzionari per l´area comunicazione e sono stati riaperti i termini della procedura per reclutare (sino) a tre giovani laureati con contratto di specializzazione a tempo determinato della durata di un anno.

I relativi bandi sono stati pubblicati nella Gazzetta Ufficiale –quarta serie speciale– 8 gennaio 2008, n. 2.

Agli inizi di gennaio 2008 è stata pubblicata sul sito dell´Autorità una specifica manifestazione di interesse rivolta a dipendenti pubblici, eventualmente da collocare in fuori ruolo presso l´Ufficio, che abbiamo maturato un´esperienza professionale e lavorativa ed adeguati titoli culturali in diversi ambiti, in particolare in quello dell´analisi economica, dell´attività internazionale, della progettazione e analisi normativa e dell´attività di vigilanza e controllo. Con questa innovativa iniziativa, l´Autorità si è proposta di individuare, con specifica procedura, particolari risorse professionali.

Nel periodo considerato si sono svolti alcuni stage in collaborazione con diverse università.

Al 31 dicembre 2007 l´Ufficio può contare su un organico, a diverso titolo, di novanta unità, di cui ottantasette in servizio. L´Autorità si avvale, inoltre, di un contingente di personale a contratto di sole tredici unità, alcune delle quali peraltro assunte per brevi periodi.

Nel periodo considerato si è reso necessario ricorrere ad alcuni incarichi di collaborazione occasionali, in particolare per acquisire competenze qualificate in tema di telefonia fissa e mobile e di servizi telematici, finalizzate all´individuazione di misure e accorgimenti tecnici per il trattamento di dati di traffico telefonico e telematico e per la successiva attività di controllo e verifica della congruità delle prescrizioni impartite dal Garante sul trattamento dei dati personali, nonché per attività di supporto ai componenti del Garante.

Avvalendosi delle convenzioni Consip, sono state conferite in outsourcing alcune attività di natura esecutiva che non richiedono un apporto lavorativo di elevato contenuto professionale (ad esempio, per l´attività di portineria e per compiti ausiliari).

22.4. Il settore informatico e tecnologico
Nel corso del 2007 il Dipartimento risorse tecnologiche ha visto accentuarsi il ruolo di unità di consulenza interna, a supporto dell´Ufficio e dell´Autorità nel suo complesso, nell´elaborazione di provvedimenti o per la trattazione di affari e procedimenti in cui sia stato rilevante il contenuto tecnologico.

Sono state completate, insieme ai dipartimenti giuridici interessati e al dipartimento ispettivo le attività ispettive iniziate nel 2006, che hanno visto l´impegno di personale del Dipartimento per la realizzazione di accessi a banche dati, per l´analisi e lo studio del materiale acquisito e per la stesura di rapporti.

È proseguita l´attività di reportistica in funzione del controllo di gestione dell´Ufficio, con la predisposizione di automatismi e procedure batch che consegnano periodicamente le informazioni necessarie agli utenti interni, attingendo ai sistemi informativi e alle basi di dati.

È stata continuamente svolta attività di help-desk interno, di assistenza tecnica per l´intero sistema tecnologico e di supporto per le esigenze informatiche dell´Ufficio, nelle more della disponibilità dei servizi di assistenza tecnica da affidare in appalto.

È stata portata a compimento un´azione formativa sul tema della sicurezza che ha riguardato il personale del Dipartimento risorse tecnologiche (due funzionari hanno conseguito la qualifica di Certified Information Systems Auditor  Cisa Isaca) ma è stata anche estesa a personale di altre unità, con lo svolgimento preso la sede dell´ufficio di due corsi di formazione sul tema degli standard di sicurezza Bs 7779 e Iso 27001.

Tra le attività più significative si citano quelle connesse al provvedimento generale in tema di trattamento dei dati di traffico telefonico e telematico; ai provvedimenti di divieto di trattamento con cui il Garante ha impedito le attività di raccolta di dati di traffico effettuate da taluni fornitori di accesso alla rete Internet; ai ricorsi relativi a trattamenti di dati personali tramite la rete Internet o alle tecnologie informatiche nell´ambito lavorativo; ai pareri su atti normativi in materia di immigrazione, visti, permessi di soggiorno, passaporti, diritto d´autore, sicurezza, reti di comunicazione elettronica, innovazione tecnologica della pubblica amministrazione.

Si è sviluppata in modo proficuo la collaborazione con le altre unità e, in particolare, con il Dipartimento comunicazioni e reti telematiche e il Dipartimento attività ispettive e sanzioni.

In particolare, ha partecipato alla campagna di accertamenti ispettivi sui trattamenti di dati di traffico telefonico e telematico conclusa nel marzo 2007. Successivamente, ha partecipato all´attività ispettiva relativa all´anagrafe tributaria, nell´ambito delle procedure di accertamento e acquisizione di informazioni che si estenderanno a parte del 2008.

22.5. Il monitoraggio dell´efficacia e dell´efficienza e il supporto al controllo interno
Nel corso del 2007 sono continuate, a cura della "Unità raccolta dati, flussi informativi e supporto al controllo interno", le rilevazioni dei carichi di lavoro delle unità organizzative dell´area giuridica dell´Ufficio.

Sono stati prodotti con cadenza mensile report analitici sulle lavorazioni assegnate, sull´andamento dell´attività e sulla concreta disponibilità di risorse umane, misurate in termini di ore/persona avute effettivamente a disposizione per essere utilizzate nei diversi processi di lavoro. Si tratta di rilevazioni impostate nella logica della "gestione per obiettivi" che consentono di conoscere i carichi di lavoro assegnati alle articolazioni monitorate e di orientare convenientemente l´azione di programmazione dei dirigenti apprezzando anche, in tempo utile e a ogni livello di responsabilità dell´Ufficio, il verificarsi di "picchi" di domanda.

L´Autorità si avvale, altresì, di un organo di controllo interno presieduto da un dirigente della Ragioneria generale dello Stato e composto da un magistrato della Corte dei conti e da un dirigente generale in quiescenza della medesima Ragioneria generale.

In sintonia con le indicazioni fornite dal Servizio di controllo interno ed in considerazione della pubblicazione dei regolamenti sui procedimenti amministrativi del Garante, è prevista per il 2008 l´ulteriore rilevazione dei prodotti e dei processi di lavoro –distinti per tipologie di procedimenti– delle unità organizzative dell´Ufficio, comprese quelle destinate alle attività strumentali e di supporto.