[doc. web n. 1549681]

	Relazione 2007 - 16 luglio 2008 Parte II - L´attività del Garante
	Indice generale

16. Il registro dei trattamenti
Il Garante ha il compito di tenere il registro dei trattamenti, formato sulla base delle notificazioni ricevute (art. 154, comma 1, lett. l)) e liberamente consultabile da chiunque attraverso la connessione al sito web dell´Autorità.

La notificazione, disciplinata dagli artt. 37 e 38 del Codice, consiste in una dichiarazione formale compilata direttamente sul computer dell´utente, con la quale vengono comunicati al Garante i trattamenti di dati suscettibili di recare particolare pregiudizio ai diritti e alle libertà dell´interessato, in ragione delle relative modalità o della natura dei dati personali. Nell´ottica della semplificazione amministrativa, i casi di notificazione sono stati ridotti dal Garante che ha la facoltà di individuare, nell´ambito dei rattamenti indicati nello stesso art. 37, quelli non suscettibili di recare pregiudizio ai diritti e alle libertà dell´interessato (Provv. 31 marzo 2004 [doc. web n. 852561]).

La notificazione riguarda solo informazioni essenziali che rendono comunque possibile effettuare ampi controlli, estrazioni di dati ed elaborazioni statistiche. Il registro viene infatti utilizzato dall´Autorità a fini di monitoraggio, controllo e orientamento delle attività ispettive in determinati settori.

La procedura della notificazione che –ad esclusione dell´apposizione della firma digitale sulla dichiarazione– avviene tramite connessione telematica via Internet sul server del Garante, presenta diversi vantaggi per l´utente: non vi sono orari vincolanti; la procedura può essere sospesa illimitatamente; numerosi avvertimenti inseriti direttamente nei campi di compilazione facilitano la comprensione; è possibile chiedere assistenza inviando e-mail o lasciando un messaggio durante la fase di sospensione della compilazione; il pagamento dei diritti di segreteria può essere effettuato anche on-line con carta di credito. Il costante monitoraggio della procedura da parte del personale del dipartimento (anche per le notificazioni non ancora concluse) assicura celeri risposte e la soluzione di eventuali problemi (spesso relativi alla fase di apposizione della firma digitale e comunque di lieve entità).

La procedura di notificazione ha continuato a fornire esiti particolarmente positivi in termini di efficienza, affidabilità e soddisfazione del pubblico. Gli obiettivi posti col sistema di notificazione (contenimento delle informazioni da chiedere ai titolari, massima semplificazione dell´iter, pubblicità completa del registro dei trattamenti) possono ritenersi interamente raggiunti e prevedono, tra l´altro, la possibilità di ulteriori applicazioni. È quanto avvenuto ad esempio nel caso della procedura di verifica preliminare on-line relativa ai dati biometrici utilizzati dalle banche.

Anche dal punto di vista della sicurezza, il sistema si è rivelato pienamente affidabile e l´impiego di un codice segreto (Cun, codice univoco del notificante), permette al titolare di apportare modifiche alle precedenti notificazioni o di dichiararne la cessazione.

In relazione poi alla possibilità di semplificare ulteriormente la fase di apposizione della firma digitale, è ancora in corso la collaborazione con il Cnipa per la sperimentazione di soluzioni alternative rispetto all´attuale procedura.

Chi non fosse in possesso della firma digitale può farla apporre da altri soggetti (avvocati, commercialisti, notai, conoscenti, ecc.) o da intermediari convenzionati con il Garante che assicurano una capillare presenza di uffici sul territorio e un servizio a prezzi contenuti (Poste italiane S.p.A., Unappa, Alar).

Numerosi sono stati i controlli effettuati tramite il registro circa l´obbligo di notificazione da parte dei titolari dei trattamenti. Ad esempio, l´accertamento di diverse violazioni di tale obbligo da parte di laboratori di analisi, pubblici e privati è avvenuto utilizzando i dati contenuti nel registro e confrontandoli con gli elenchi forniti dai vari assessorati regionali alla sanità.

In tal senso il registro si è rivelato un prezioso ausilio per orientare le attività ispettive del Garante.

Nell´anno 2007 è stata riscontrata una notevole flessione del numero delle notificazioni ricevute (fenomeno sulle cui motivazioni è ancora difficile formulare ipotesi attendibili): complessivamente, ne sono pervenute circa 1.400 rispetto alle 2.400 circa dell´anno precedente. Tali numeri si riferiscono alle prime notificazioni (la prima volta che si effettua la dichiarazione), alle modifiche (mutamenti dei contenuti della precedente dichiarazione) e alle cessazioni (nel caso in cui il trattamento denunciato non venga più effettuato).

L´incasso derivante dai diritti di segreteria è diminuito conseguentemente ma risulta comunque sufficiente a coprire i costi di mantenimento del registro.