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Società e cooperative: accesso dei soci ai libri sociali - 19 dicembre 2000 [1426274]

[doc. web n. 1426274]
[v. anche doc. web n. 1606023]
[v. Newsletter]

Società e cooperative: accesso dei soci ai libri sociali - 19 dicembre 2000

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice-presidente, del prof. Ugo De Siervo e dell´ing. Claudio Manganelli, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visti i quesiti pervenuti da diverse società cooperative, banche e studi di professionisti in tema di conoscibilità dei dati personali dei soci contenuti nei libri sociali;

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 adottato con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 162 del 13 luglio 2000;

Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;

OSSERVA:

Sono pervenuti al Garante vari quesiti con i quali è stato chiesto se l´accesso dei soci ai dati personali contenuti nei libri sociali obbligatori, disciplinati, in particolare, dall´art. 2421 del codice civile, contrasti con la normativa sul trattamento dei dati personali.

Tale articolo individua alcuni dati che devono essere contenuti nei libri. Il successivo articolo 2422 disciplina il diritto di ispezione di alcuni libri sociali che può essere esercitato dai soci, tramire esame e il rilascio di estratti a proprie spese. Ulteriori disposizioni in materia sono poi rinvenibili nell´art. 2490 cod. civ. (per le società a responsabilità limitata) e nell´art. 2516 cod.civ. (per le imprese cooperarive e le mutue assicuratrici).

Le disposizioni civilistiche sulla documentazione dell´attività societaria non sono state modificate dalla legge n. 675/1996 e sono compatibili con la disciplina in materia di trattamento dei dati personali (artt. 9, 20 e 43 legge cit.). Quest´ultima non preclude in alcun modo l´esercizio dei diritti dei soci, che può implicare (in conformità a quanto previsto da leggi, regolamenti o normative comunitarie in materia societaria) la necessità di acquisire dati, notizie e documenti inerenti all´attività sociale.

Allorché, ai sensi di tale disciplina, il socio chieda di accedere a dati e documenti, la comunicazione dei dati personali riportati nei libri può avvenire senza il consenso delle persone cui si riferiscono i dati, dovendo la società adempiere ad un obbligo normativo (art. 20, comma 1, lett. c), legge n. 675).

Tale comunicazione può avvenire senza il consenso dei soci non solo quando riguardi i dati indicati nella normativa di riferimento dallalegge (es. cognome e nome dei titolari di azioni nominative: art. 2421 cod. civ.), ma anche quando riguardi dati relativi allo svolgimento di attività economiche o provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque (art. 20, comma 1, lett. b) ed e), legge n. 675/1996).

Nel caso in cui altri dati come l´indirizzo dei soci non siano oggetto di necessaria pubblicità in base alla normativa di riferimento, le società potranno peraltro valutare l´opportunità di chiedere il consenso dei soci ai fini della comunicazione a richiesta di terzi. Ciò sulla base di un´idonea informativa che può essere data anche unitamente all´informativa più generale fornita ai sensi dell´art. 10 della legge n. 675/1996.

Resta ferma l´esigenza che i soci che si documentano sull´attività aziendale trattino i dati acquisiti per le finalità di trasparenza per le quali è prevista la loro comunicazione o per altre per finalità con esse compatibili (art. 9, comma 1, lett. b), legge n. 675/1996).

Roma, 19 dicembre 2000

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Santaniello

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli