[doc. web n. 1482095]

Provvedimento del 21 dicembre 2007

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

VISTO il ricorso, pervenuto al Garante il 1° agosto 2007, presentato da XY e KW, in proprio e nella qualità di genitori esercenti la patria potestà sul figlio minore JY, nei confronti del Comune di HK, con il quale i ricorrenti hanno ribadito le richieste formulate ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196), con le quali avevano chiesto (all´Assessorato alle politiche sociali e ai competenti uffici della IV circoscrizione) la conferma dell´esistenza di dati personali riguardanti loro stessi e il figlio minore (contenuti in un ampio complesso di atti e documenti attinenti ad un procedimento instaurato dinanzi al Tribunale per i minorenni di ZK), ad ottenerne la comunicazione in forma intelligibile, a conoscere l´origine dei dati, le finalità, le modalità e la logica su cui si basa il trattamento, nonché gli estremi identificativi del titolare e del/i responsabile/i del trattamento eventualmente designato/i e i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati; visto che, con il ricorso, i ricorrenti hanno altresì chiesto la cancellazione dei suindicati dati personali in quanto trattati, a loro avviso, in violazione di legge, nonché di porre a carico della controparte le spese sostenute per il procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 5 settembre 2007  con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149, comma 1, del Codice in materia di protezione dei dati personali, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste degli interessati, nonché la successiva nota del 29 ottobre 2007 con cui, ai sensi dell´art. 149, comma 7, del Codice, è stato prorogato il termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la nota datata 28 settembre 2007 con la quale il dirigente dell´Assessorato alle politiche sociali del Comune di HK ha precisato di avere trasmesso, "su richiesta dei ricorrenti, tutti i documenti in possesso dell´ufficio, tenuto conto delle attività procedimentali avviate da altri livelli istituzionali (magistratura minorile, istituzione scolastica)", dichiarando anche che, per quanto attiene: "un atto non prodotto da questo ufficio, bensì dal dirigente scolastico del Circolo didattico WZ, lo scrivente inviava la nota del 20 luglio 2007 con la quale indicava nel dirigente scolastico…il titolare giuridico deputato al riscontro richiesto"; visto che nella medesima nota il medesimo dirigente ha dichiarato che "i soggetti istituzionali investiti a vario titolo dei dati personali in argomento sono: il Tribunale per i minorenni di ZK, il Circolo didattico.., l´Ufficio del servizio sociale presso la IV circoscrizione competente territorialmente, l´Assessorato alle politiche sociali del Comune di HK" e che, peraltro, "non potrà procedersi alla cancellazione dei dati personali in presenza di una richiesta di intervento da parte del tribunale per i minorenni che ha disposto una nuova inchiesta in itinere…";

VISTA la memoria datata 3 ottobre 2007 con la quale i ricorrenti, nel ritenere insufficiente tale riscontro, hanno asserito che "la documentazione trasmessaci dal dirigente dell´Assessorato alle politiche sociali del Comune di HK con la missiva del 14 giugno 2007 …non è completa" in quanto non sono stati forniti i dati personali contenuti nella nota del dirigente del Circolo didattico WZ, nella lettera del Tribunale per i minorenni del 30 maggio 2007, nonché nella copiosa documentazione di cui è in possesso, a loro avviso, l´ufficio del servizio sociale presso la IV circoscrizione (documentazione relativa, in particolare, alle "indagini sociali" svolte sulla famiglia dei ricorrenti); visto che, nella medesima nota, i ricorrenti hanno ritenuto inadeguate le informazioni fornite dall´ente resistente anche in ordine agli estremi identificativi dei responsabili del trattamento dei dati personali, nonché dei soggetti o categorie di soggetti cui i dati sono stati comunicati;

VISTA la nota datata 7 dicembre 2007 con la quale il Comune di HK -Assessorato alle politiche sociali- ha dichiarato che, "dalla memoria fatta pervenire dai ricorrenti in data 3 ottobre 2007, non si rilevano ulteriori elementi di valutazione di merito…e pertanto si confermano integralmente tutte le controdeduzioni già inviate a codesto Ufficio del Garante";

RILEVATO che il titolare del trattamento dei dati oggetto del presente ricorso, ai sensi degli artt. 4, comma 1, lett. f) e 28 del Codice in materia di protezione dei dati personali è il Comune di HK, il quale è tenuto a fornire riscontro alle richieste degli interessati -formulate ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice- in relazione a tutte le unità organizzative e altre articolazioni in cui lo stesso è strutturato (quali, ad esempio, l´assessorato alle politiche sociali e l´ufficio del servizio sociale presso la IV circoscrizione territorialmente competente);   

RILEVATO che la richiesta di accedere ai dati personali ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice consente di ottenere, ai sensi dell´art. 10 del medesimo Codice, la comunicazione in forma intelligibile dei soli dati personali effettivamente detenuti dal titolare del trattamento ed estrapolati dai documenti che li contengono, e che tale richiesta non consente invece all´interessato di chiedere copia integrale di tali documenti; rilevato che la consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti è prevista, dall´art. 10, comma 4, del Codice, (previa omissione di eventuali dati personali riferiti a terzi), nel caso in cui (come nella vicenda in oggetto) l´estrapolazione dei dati dai numerosi documenti in cui essi sono contenuti risulti particolarmente difficoltosa per il titolare;

CONSIDERATO che, nel caso di specie, i ricorrenti hanno chiaramente e correttamente esercitato i diritti di cui all´art. 7 del Codice e che il titolare del trattamento ha fornito solo un parziale riscontro alle loro richieste, risultando dalla documentazione in atti e dalle stesse dichiarazioni del titolare l´esistenza di ulteriori dati dei ricorrenti detenuti presso gli uffici comunali;  

RITENUTO, pertanto, che il ricorso deve essere accolto e che, ai sensi dell´art. 150, comma 2, del Codice, il Comune di HK dovrà per l´effetto consentire agli interessati (nei limiti e secondo le modalità di cui al citato art. 10) l´accesso ai dati personali che riguardano gli stessi e il loro figlio minore (così come richiesto, in particolare, nelle istanze del 28 maggio 2007 e 18 giugno 2007) contenuti in tutti gli atti e documenti nell´attuale disponibilità del Comune, concernenti la vicenda che ha coinvolto il Circolo didattico WZ e di cui è stato investito il Tribunale per i minorenni di ZK, anche qualora si tratti di dati personali contenuti nell´ambito di documenti redatti da altri titolari del trattamento; ciò, entro il 15 febbraio 2008, dando conferma dell´avvenuto adempimento a questa Autorità entro la medesima data;

RILEVATO che il ricorso deve essere parimenti accolto in ordine alla richiesta di conoscere gli estremi identificativi dei responsabili del trattamento dei dati personali eventualmente designati presso il Comune ai sensi dell´art. 29 del Codice, nonché i soggetti o le categorie di soggetti cui i dati personali sono stati comunicati, istanza rispetto alla quale il resistente ha fornito solo un riscontro parziale; ritenuto che il Comune di HK dovrà pertanto comunicare agli interessati tali informazioni, entro e non oltre il 15 febbraio 2008, dando conferma di tale adempimento a questa Autorità entro la medesima data;  

RILEVATO che va invece dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso in ordine ai dati personali già comunicati dal resistente, nonché in riferimento alle altre istanze ex art. 7 alle quali è stato fornito un sufficiente riscontro;

RITENUTO che il ricorso deve essere infine dichiarato infondato in ordine alla richiesta di cancellazione dei dati personali tuttora detenuti della resistente, atteso che la loro conservazione, sulla base della documentazione in atti, non risulta allo stato illecita, trattandosi di informazioni trattate dal Comune titolare del trattamento per lo svolgimento di proprie funzioni istituzionali, anche su richiesta dell´autorità giudiziaria; rilevato che tali dati, che non risultano acquisiti in modo illecito, sono soggetti a obblighi di conservazione, anche in riferimento alle esigenze di tutela e di difesa in giudizio dell´amministrazione stessa;

VISTA la documentazione in atti;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell´ammontare delle spese e dei diritti da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l´ammontare delle spese e dei diritti inerenti all´odierno ricorso nella misura forfettaria di euro 500, di cui euro 150 per diritti di segreteria, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso e ritenuto di porli a carico del Comune di HK in ragione del mancato tempestivo riscontro a tutte le richieste del ricorrente, nella misura di 300 euro, previa compensazione della residua parte per giusti motivi;

VISTI gli artt. 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Mauro Paissan;

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE

a) accoglie il ricorso in ordine alla richiesta di accesso ai dati personali non ancora comunicati ai richiedenti e ordina al Comune di HK di consentire agli stessi (nei limiti e secondo le modalità di cui al citato art. 10) l´accesso ai medesimi dati che riguardano i ricorrenti e il loro figlio minore (come richiesto nelle istanze del 28 maggio 2007 e 18 giugno 2007), contenuti in tutti gli atti e documenti nell´attuale disponibilità del comune stesso, concernenti la vicenda che ha coinvolto il Circolo didattico WZ e di cui è stato investito il Tribunale per i minorenni di ZK, anche in riferimento a dati personali contenuti nell´ambito di documenti redatti da altri titolari del trattamento; ciò, entro il 15 febbraio 2008, dando conferma dell´avvenuto adempimento a questa Autorità entro la medesima data;
b) accoglie il ricorso e ordina al Comune di HK di comunicare ai ricorrenti gli estremi identificativi dei responsabili del trattamento dei dati personali, nonché i soggetti o le categorie di soggetti cui i dati personali sono stati comunicati, entro il 15 febbraio 2008, dando conferma di tale adempimento a questa Autorità entro la stessa data;
c) dichiara infondato il ricorso in ordine alla richiesta di cancellazione dei dati personali tuttora detenuti dalla resistente;
d) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso in ordine alle restanti richieste;
e) determina nella misura forfettaria di euro 500 l´ammontare delle spese e dei diritti del procedimento posti in misura pari a 300 euro, previa compensazione per giusti motivi della residua parte, a carico del Comune di HK, il quale dovrà liquidarli direttamente a favore dei ricorrenti.

Roma, 21 dicembre 2007

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli