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Trasparenza nel trattamento di dati personali per un sondaggio elettorale - 13 settembre 2007 [1523633]

[doc. web n. 1523633]
[v. Ordinanze ingiunzione 26 giugno 2008
doc. web nn. 1538611 e 1538618]

Trasparenza nel trattamento di dati personali per un sondaggio elettorale - 13 settembre 2007

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Fortunato;

PREMESSO

1. Trattamento di dati personali nell´ambito di un sondaggio politico-elettorale

1.1. A seguito di una segnalazione dell´"Associazione pro natura Valdarda", riguardante un trattamento di dati personali svolto da Contact Point s.r.l. (di seguito, la società) nell´ambito di un sondaggio telefonico tra i residenti nel Comune di Cortemaggiore in vista delle consultazioni amministrative del 2006, questa Autorità ha avviati accertamenti per verificare il rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati personali.

1.2. Dai primi accertamenti, curati dal "Comando nucleo speciale funzione pubblica e privacy" presso la sede della società (in data 28 marzo 2006), nonché dalle informazioni contenute nella nota integrativa inviata da quest´ultima (in data 8 aprile 2006), è emerso che la società ha effettivamente trattato dati personali, ricavati anche da elenchi telefonici, per effettuare un sondaggio volto a rilevare il grado di soddisfazione dei residenti nel Comune di Cortemaggiore relativamente all´amministrazione al tempo in carica.

Le informazioni trattate consistono in dati anagrafici, recapiti e opinioni espresse dagli interessati. Le valutazioni da questi espresse sono state formulate rispondendo a quesiti relativi a iniziative effettuate e da intraprendere nel comune, come pure a domande volte a rilevare il gradimento per l´operato dell´amministrazione comunale. La società ha altresì trattato le risposte a un quesito (il n. 10 del questionario utilizzato), avente il seguente tenore: "alle prossime elezioni quali fra i seguenti raggruppamenti ritiene abbia le capacità di far vivere meglio la città di Cortemaggiore: il polo con Valda Monici oppure la lista di Gianluigi Repetti oppure un candidato della sinistra?".

Dai primi accertamenti è emerso altresì che:

• la realizzazione del sondaggio è stata commissionata, quale privato cittadino "nell´interesse di una lista politica presente nel Comune", da Primino Marcotti, padre dell´allora assessore comunale Alice Marcotti e che gli esiti sono stati comunicati ad entrambi;

• i nominativi degli interessati, con le risposte fornite, sarebbero stati anche comunicati al dott. Felice Sagrillo, consulente in analisi psico-linguistica, per l´analisi e la presentazione, in forma aggregata e anonima, delle risposte da consegnare al committente;

• i nominativi intervistati sarebbero stati estrapolati, a cura della società, "dalle rubriche telefoniche pubbliche";

• le domande riportate nel questionario sono state concordate con il committente;

• i dati acquisiti dagli operatori che hanno effettuato il sondaggio (nome, cognome, numero di telefono e risposte, ma anche recapiti) sono stati registrati su file excel e risultano conservati presso la società;

• rispetto alle attività svolte abitualmente dalla società, ai clienti, a seconda dei casi e dell´attività commissionata, "vengono trasferiti tutti i dati raccolti (nome, cognome, numero di telefono e risposte), solo quelli relativi a chi ha manifestato interesse allo specifico oggetto del contratto […] oppure l´aggregato statistico degli esiti ottenuti dai contatti" (cfr. verbale del 28 marzo 2006, p. 2).

1.3. La società ha dichiarato di aver fornito telefonicamente un´informativa conforme al modello standard impiegato nella propria attività e inviato all´Autorità in allegato alla nota dell´8 aprile 2006.

In tale modello la finalità relativa al trattamento di dati nell´ambito di sondaggi politico-elettorali non figura tra i diversi scopi indicate e perseguiti dalla società, di volta in volta, nello svolgimento della propria attività. Tali altre finalità sono assai diverse dalla prima, riguardando attività specificamente indicate, in particolare di vendita telefonica di beni e servizi, di telemarketing, di rilevazione della soddisfazione della clientela e di effettuazione di ricerche di mercato.

Nel medesimo modello la società si qualifica quale titolare del trattamento e si dichiara che: "Il trattamento –cartaceo ed elettronico– avverrà con modalità idonee a garantire la massima riservatezza e sicurezza. I dati personali da Lei indicati non verranno comunicati a terzi. Il conferimento dei dati è facoltativo; l´eventuale mancato consenso al loro trattamento comporterà l´impossibilità, per Contact Point s.r.l., di dare compiutamente seguito alla presente iniziativa. Titolare del trattamento è Contact Point s.r.l. ... omissis ... Presta il consenso al trattamento dei Suoi dati personali?".
La finalità perseguita con il sondaggio non emergeva neanche dal testo introduttivo delle domande che sarebbe stato letto dall´operatore telefonico incaricato dalla società prima di eseguire l´intervista, avente il seguente tenore: "Buon giorno, sono ... di Contact Point di Ravenna […] e desidereremmo porle alcune domande relative alla qualità della vita e dell´ambiente in cui vive che serviranno alle comunità della provincia di Piacenza per dare un contributo al miglioramento della qualità della vita".

1.4. Sulla base di tali prime risultanze sono stati disposti ulteriori accertamenti nei confronti del Comune di Cortemaggiore, di Alice Marcotti, di Primino Marcotti e del dott. Felice Sagrillo, volti ad accertare se, e da chi, fossero state effettuate operazioni di trattamento di dati personali.

É quindi quanto segue:

• il comune non era a conoscenza del sondaggio elettorale effettuato dalla società e non risulta alcun rapporto di committenza tra il medesimo comune e la società (cfr. verbale in atti del 15 marzo 2007, p. 2);

• la società ha consegnato in tempi diversi ad Alice Marcotti, tramite il padre, tre elaborati (acquisiti nel corso dell´ispezione) dei risultati in forma aggregata dei sondaggi, contenenti esclusivamente informazioni anonime (cfr. verbali in atti delle dichiarazioni rese da Alice e Primino Marcotti del 14 marzo 2007, entrambi alle pp. 2);

• le domande predisposte dalla società sono state previamente sottoposte all´attenzione di Primino Marcotti e a quella di alcuni componenti della lista politico-elettorale. Gli elaborati relativi al sondaggio, contenenti non dati personali, ma solo dati aggregati, sono stati ritirati personalmente dal sig. Marcotti;

• l´attività svolta dal dott. Sagrillo è stata, in realtà, quella di rielaborare il questionario per conto della società al fine di agevolare l´esecuzione delle interviste e la successiva elaborazione delle risposte. Dagli elaborati acquisiti presso il dott. Sagrillo si è rilevato che anch´essi erano in forma anonima (cfr. verbale in atti del 7 maggio 2007, p. 2).

2. Sondaggi e trattamento di dati personali presso la società
Dal complesso degli accertamenti effettuati, dai quali emergono alcuni profili di violazione della disciplina contenuta nel Codice (individuati ai punti successivi del presente provvedimento), risulta che solo la società ha trattato dati personali frutto del sondaggio effettuato in Cortemaggiore e che la medesima ha comunicato agli altri soggetti sopra menzionati solo dati aggregati.

Tra i dati personali trattati dalla società devono annoverarsi, con specifico riguardo alle informazioni fornite in risposta al menzionato quesito n. 10 (cfr. punto 1.2.), anche dati sensibili, atteso che il contenuto di dette risposte è idoneo a rivelare opinioni politiche o l´adesione a partiti, associazioni od organizzazioni a carattere politico (art. 4, comma 1, lett. d), del Codice).

3. Informativa e consenso
3.1. In conformità ai princìpi di protezione dei dati personali applicabili, anche allo svolgimento di sondaggi, specie se di carattere politico-elettorale (per la delicatezza delle informazioni trattate e i rischi derivanti da un loro eventuale uso illecito), è necessario, in ossequio al principio di cui all´art. 11, comma 1, lett. a), del Codice, secondo cui il trattamento dei dati personali deve essere conforme a correttezza, che sia assicurata la piena trasparenza in relazione alle operazioni di trattamento effettuate. All´interessato devono essere quindi fornite con chiarezza le informazioni contenute nell´art. 13 del Codice (anzitutto con riguardo alla finalità), anche ricorrendo a formulazioni sintetiche.

Nel caso di specie, alla luce della documentazione acquisita agli atti e delle dichiarazioni rese sopra riferite al punto 1.3 (anche ai sensi e per gli effetti di cui all´art. 168 del Codice) l´informativa che la società dichiara di aver fornito risulta inidonea: la medesima, infatti, non contempla la finalità del trattamento perseguita nel caso di specie, vale a dire l´impiego dei dati raccolti per realizzare un sondaggio politico-elettorale.

Anche tenendo conto del menzionato testo introduttivo delle domande, l´informativa risulta addirittura fuorviante, essendosi operato un riferimento generico (e, comunque, in difformità rispetto all´effettivo scopo perseguito) alla diversa finalità della rilevazione della qualità della vita e dell´ambiente nei comuni della provincia di Piacenza (cfr. punto 1.3).

Per tali ragioni (salvo quanto si dirà al punto 4), l´informativa fornita agli interessati è inidonea (art. 13 del Codice) e rispetto ad essa questa Autorità si riserva di procedere, con separato provvedimento ai sensi dell´art. 161 del Codice, alla contestazione della correlativa violazione amministrativa.
3.2. Alla luce delle considerazioni sopra svolte, ai sensi dell´art. 11, comma 2, del Codice, i dati personali trattati sono inutilizzabili.

4. Trattamento di dati sensibili: autorizzazione del Garante e consenso scritto
4.1. Sussistono, poi, ulteriori profili di violazione della disciplina di protezione dei dati personali. Come sopra affermato (punto 2), a seguito del sondaggio la società ha trattato anche dati sensibili: a tale proposito l´art. 26, comma 1, del Codice prevede che i dati sensibili possono essere oggetto di trattamento, previa autorizzazione del Garante, solo con il consenso scritto dell´interessato. Come è noto, l´autorizzazione generale n. 5 del 21 dicembre 2005 (all´epoca applicabile nel caso in esame ed ora sostituita dall´analoga autorizzazione generale n. 5/2007, di identico tenore sul punto), relativa al trattamento dei dati sensibili nello svolgimento di sondaggi e ricerche (capo II), prevede che:

• il sondaggio o la ricerca devono essere effettuati per scopi puntualmente determinati e legittimi, noti all´interessato;

• il trattamento può riguardare i dati attinenti ai soggetti che abbiano manifestato il proprio consenso informato, manifestato in ogni caso per iscritto;

• il trattamento successivo alla raccolta non deve permettere di identificare gli interessati, neanche indirettamente, mediante un riferimento a qualsiasi altra informazione;

• i dati personali, individuali o aggregati, devono essere distrutti o resi anonimi subito dopo la raccolta, e comunque non oltre la fase contestuale alla registrazione dei campioni raccolti.

4.2. Nel caso di specie, anche tali prescrizioni non sono state osservate: oltre a quanto già detto in relazione all´informativa, non risulta essere stato raccolto, limitatamente ai dati sensibili trattati, il consenso in forma scritta da parte degli interessati (risultando, in base alle attestazioni della società, che il medesimo sia stato acquisito solo telefonicamente: art. 26, comma 1 del Codice).

4.3. Anche per tali ulteriori ragioni, con specifico riferimento ai dati sensibili raccolti, il trattamento effettuato dalla società è illecito (art. 26, comma 1, del Codice) e le informazioni sono inutilizzabili (art. 11, comma 2, del Codice). La società, pertanto, dovrà procedere alla cancellazione o all´anonimizzazione dei dati sensibili illecitamente raccolti, al più presto e comunque non oltre il 15 dicembre 2007, dandone riscontro all´Autorità entro lo stesso termine.

5. Registrazione e conservazione dei dati sensibili
In relazione al trattamento dei dati sensibili generati dalla risposta al menzionato quesito n. 10, deve rilevarsi una violazione delle prescrizioni contenute nell´autorizzazione generale n. 5/2005, capo II, punti 2 e 3. Ai fini del sondaggio, infatti, non era necessario registrare i dati personali, consistenti nella valutazione espressa per dare risposta a detto quesito, in forma tale da associarli ai singoli interessati.

In tal senso l´autorizzazione generale prevede che "i dati personali di natura sensibili possono essere trattati solo se il trattamento di dati anonimi non permetta al sondaggio o alla ricerca di raggiungere i suoi scopi" (autorizzazione generale n. 5/2005, punto 2).

Inoltre, con riguardo alla successiva memorizzazione e conservazione dei dati, la menzionata autorizzazione generale (punto 3), anche sotto tale profilo violata, prevede che "il trattamento successivo alla raccolta non deve permettere di identificare gli interessati, neanche indirettamente, mediante un riferimento ad una qualsiasi altra informazione. I dati personali, individuali o aggregati, devono essere distrutti o resi anonimi subito dopo la raccolta, e comunque non oltre la fase contestuale alla registrazione dei campioni raccolti. La registrazione deve essere effettuata senza ritardo anche nel caso in cui i campioni siano stati raccolti in numero elevato".

La società, infatti, oltre a memorizzare i dati relative alle opinioni politiche a seguito della loro raccolta ha altresì conservato tali informazioni in violazione di legge.

6. Conservazione dei dati diversi da quelli sensibili.

6.1. Il trattamento dei dati raccolti diversi da quelli sensibili risulta altresì essere stato effettuato in violazione dell´art. 11, comma 1, lett. e), del Codice, secondo il quale i dati possono essere "conservati in una forma che consenta l´identificazione dell´interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti e successivamente trattati" (principio reiterato, limitatamente ai dati sensibili, anche nella menzionata autorizzazione generale n. 5).

Per dare piena esecuzione a tale precetto la società, una volta esaurita l´elaborazione delle informazioni personali consentita nella misura indispensabile (che nel caso in esame doveva comunque ritenersi compiuta essendo stati consegnati gli elaborati in forma anonima al committente), avrebbe dovuto procedere alla cancellazione o anonimizzazione dei dati personali relativi ai soggetti coinvolti nel sondaggio, che non risultano dagli atti effettuate.

6.2. Anche sotto tale profilo, pertanto, il trattamento effettuato dalla società è illecito (art. 11, comma 1, lett. e), del Codice) e i dati raccolti sono inutilizzabili (art. 11, comma 2, del Codice). La società, pertanto, dovrà procedere alla cancellazione o anonimizzazione dei dati raccolti.

7. Notificazione del trattamento
Infine, limitatamente alle operazioni di trattamento dei dati sensibili, la società ha violato il precetto contenuto nell´art. 37, comma 1, lett. e), del Codice, (relativo all´obbligo di notificazione di dati sensibili utilizzati per sondaggi d´opinione) non avendo provveduto, prima dell´inizio delle operazioni di trattamento, alla notificazione al Garante.

Rispetto a tale profilo questa Autorità si riserva di procedere, con separato provvedimento ai sensi dell´art. 163 del Codice, alla contestazione della correlativa violazione amministrativa.

8. Prescrizioni e termine per adempiere
In conclusione, alla luce della documentazione acquisita questa Autorità, accertati i sopra menzionati profili di violazione della disciplina vigente in relazione al trattamento dei dati personali, ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. d), del Codice, con il presente provvedimento vieta ulteriori trattamenti illeciti di dati personali del genere accertato.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

1. constatata l´illiceità del trattamento di dati personali effettuato nell´ambito del sondaggio eseguito nel Comune di Cortemaggiore, vieta a Contact Point s.r.l., ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. d), del Codice ulteriori trattamenti illeciti di dati personali del genere accertato, dati di cui resta ferma l´inutilizzabilità ai sensi dell´art. 11, comma 2, del Codice (punti da 3 a 6);

2. prescrive, ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. c), del Codice, al più presto e comunque non oltre il 15 dicembre 2007, la cancellazione o l´anonimizzazione dei dati personali raccolti illecitamente (punti da 3 a 6);

3. prescrive di dare conferma a questa Autorità, entro il 15 dicembre 2007, dell´attuazione della prescrizione di cui al punto 2 del presente dispositivo.

Roma, 3 settembre 2007

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Fortunato

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli