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Posta elettronica aziendale e privacy del dipendente - 21 gennaio 2010 [1701577]

[doc. web n. 1701577]

vedi anche
[Linee guida del Garante per posta elettronica e internet]
[provvedimento 2 aprile 2008]

Posta elettronica aziendale e privacy del dipendente - 21 gennaio 2010

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale reggente;

VISTO il ricorso presentato al Garante il 13 ottobre 2009 nei confronti di KW S.p.A. (rappresentata e difesa dagli avv.ti Stefania Pattarini e Vanni Ribechi) con il quale XY (rappresentata e difesa dagli avv.ti Davide Bonsignorio e Monica Rota), dopo essere stata licenziata con l´accusa di aver posto in essere "delle avances e delle provocazioni di carattere esplicitamente sessuale" nei confronti del direttore generale della predetta società, come comprovato, a dire della società, da alcune e-mail dalla stessa inviate a quest´ultimo e da alcune fotografie che la ritrarrebbero in "pose erotiche" lasciate sulla sua scrivania, ha ribadito la richiesta, già avanzata ai sensi dell´art. 7 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d. lgs. 30 giugno 2003, n. 196), volta ad accedere a tali informazioni – citate nella lettera di contestazione disciplinare precedente il licenziamento – e a quelle contenute  nelle "altre (…) mail di cui queste costituivano la risposta e comunque lo sviluppo"; rilevato, in particolare, che la ricorrente, nel rappresentare di non aver mai posto in essere i predetti comportamenti e denunciando invece di aver "subito proprio da parte del citato collega attenzioni sgradite", ha inoltre ribadito di voler accedere anche a tutti i messaggi di posta elettronica "dalla stessa mandati e alla stessa indirizzati" e, in particolare, a "quelli dalla stessa ritenuti utili alla propria difesa in relazione a tutti i fatti citati nella lettera di contestazione" e nelle successive comunicazioni; rilevato che la ricorrente ha chiesto la liquidazione in proprio favore delle spese del procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 19 ottobre 2009, con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149, comma 1 del Codice ha invitato il predetto titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste dell´interessata, nonché la nota del 2 dicembre 2009 con la quale è stata disposta, ai sensi dell´art. 149, comma 7, la proroga dei termini del procedimento;

VISTA la memoria, datata 13 novembre 2009, con la quale la società resistente ha dichiarato di non detenere "alcuna fotografia della signora XY", né "le tre mail indicate nella lettera di contestazione disciplinare, che sono state soltanto mostrate al Presidente" della società, la quale, "allo stato, non è a conoscenza del fatto se le stesse siano state trasmesse, o meno, per il tramite di un account di posta elettronica aziendale"; rilevato che la resistente ha contestato poi l´ammissibilità della richiesta di accedere a tutti i messaggi di posta elettronica inviati e ricevuti dalla ricorrente e presenti sul computer che la stessa aveva in uso dal momento che quest´ultima avrebbe omesso di comprovare "che si tratti di corrispondenza che integri un trattamento di dati personali", ritenendo che non possa formare oggetto di accesso "la corrispondenza aziendale interna, ai fini della gestione ed organizzazione aziendale";

VISTA la nota inviata via fax il 19 novembre 2009, con la quale la ricorrente, nel prendere atto del fatto che la resistente non detiene le fotografie citate nella lettera di contestazione disciplinare, ha ribadito la richiesta di accedere ai dati personali che la riguardano relativi alle mail inviate e ricevute mediante l´account "QK", "il solo che lei utilizzasse per comunicare con i colleghi" e al quale non avrebbe più avuto modo di accedere dopo la contestazione disciplinare e la contestuale sospensione cautelare con effetto immediato;

VISTA la memoria del 23 novembre 2009 con la quale la resistente ha contestato la richiesta avversaria, sostenendo che non può essere avanzata al Garante la richiesta "di ordinare l´esibizione di e-mail aziendali, su server aziendali" e ha chiesto di porre a carico della ricorrente le spese sostenute per il procedimento;

RILEVATO che, contrariamente a quanto sostenuto dalla resistente, lo scambio di corrispondenza elettronica (estranea o meno all´attività lavorativa) tra la ricorrente e soggetti esterni o interni alla struttura lavorativa configura un´operazione idonea a rendere conoscibili talune informazioni personali relative all´interessata (si pensi – anche a prescindere dal contenuto della corrispondenza che certamente può, insieme ad altro, recare dati personali che la riguardano – al solo trattamento dei nominativi dei mittenti e/o dei destinatari delle e-mail, già di per sé stessi in grado di fornire, come i dati di traffico telefonico, indicazioni rilevanti in ordine ai contatti e alle relazioni della stessa ricorrente e, quindi, essere considerati dati personali ad essa relativi; cfr., al riguardo, anche provv. del Garante 2 aprile 2008, disponibile sul sito www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1519703);

RILEVATO che, nel caso di specie, ciò è ancor più evidente tenuto conto del fatto che l´indirizzo di posta elettronica aziendale cui la ricorrente fa riferimento è un indirizzo individualizzato e recante nome e cognome della stessa e non un indirizzo condiviso tra più lavoratori (ad esempio, info@ente.it, ufficiovendite@ente.it, urp@ente.it, etc.);

RILEVATO che, alla luce di ciò, non può essere negato il diritto della ricorrente di accedere ai dati personali che la riguardano contenuti nei messaggi di posta elettronica inviati e ricevuti nel corso della sua attività professionale attraverso l´indirizzo di posta elettronica alla stessa attribuito – ed espressamente indicato, in conformità dell´art. 149, comma 4, del Codice, nel corso del procedimento – laddove attualmente presenti presso il computer originariamente concesso in uso alla stessa o presso il server della società resistente;

RILEVATO tuttavia che l´individualità dell´indirizzo di posta elettronica attribuito alla ricorrente e la sua veste esteriore possono aver determinato una legittima aspettativa della lavoratrice, o di terzi, di confidenzialità rispetto ad alcune forme di comunicazione e che tale aspettativa deve essere tenuta in considerazione con riferimento alle modalità attraverso le quali consentire l´accesso medesimo; ciò, tenuto conto che, ad esempio, l´estrapolazione dei dati personali in questione dagli archivi che li contengono implicherebbe il rischio di violazione dei principi di pertinenza e non eccedenza nel trattamento dei dati da parte del datore di lavoro che, a cagione della stessa istanza di accesso, potrebbe venire a conoscenza anche di dati (della ricorrente e di terzi) non pertinenti all´attività lavorativa (cfr., anche, le Linee guida del Garante per posta elettronica e internet, provv. del 1° marzo 2007, doc. web n. 1387522, punto 5.2);

RITENUTO, alla luce di ciò, di dover accogliere il ricorso per questa parte e di dover ordinare alla resistente, quale misura necessaria a tutela dei diritti dell´interessata ai sensi dell´art. 150, comma 2, del Codice, di consentire alla ricorrente, entro il termine di quarantacinque giorni dalla data di ricevimento del presente provvedimento, di accedere presso la sede lavorativa alla casella di posta elettronica "QK" e di trasporre eventualmente su supporto cartaceo o informatico i dati personali che la riguardano contenuti nella corrispondenza in essa conservata e ciò, a garanzia della corretta esecuzione dell´accesso medesimo, in presenza dell´amministratore di sistema o di personale appositamente incaricato dalla resistente; ritenuto di dover ordinare alla resistente di confermare a questa Autorità, entro il medesimo termine, l´avvenuto adempimento del provvedimento;

RITENUTO di dover invece dichiarare non luogo a provvedere sul ricorso in ordine alle ulteriori richieste della ricorrente tenuto conto che la resistente, nel corso del procedimento, ha precisato, con attestazioni della cui veridicità l´autore risponde ai sensi dell´art. 168 del Codice, di non detenere i restanti dati richiesti e tra essi, in particolare, le fotografie citate nella lettera di contestazione disciplinare inviatale dalla resistente;

RITENUTO che sussistono giusti motivi per compensare le spese tra le parti alla luce della peculiarità e della novità della vicenda esaminata;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Giuseppe Chiaravalloti;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

a) accoglie il ricorso in ordine alla richiesta della ricorrente di accedere ai dati personali che la riguardano contenuti nei messaggi di posta elettronica inviati e ricevuti dalla casella "QK" e ordina alla resistente, ai sensi dell´art. 150, comma 2, del Codice, di consentire alla stessa, entro il termine di quarantacinque giorni dalla data di ricevimento del presente provvedimento, di accedere presso la sede lavorativa alla casella di posta elettronica in questione e di trasporre eventualmente su supporto cartaceo o informatico i dati personali che la riguardano contenuti nella corrispondenza in essa conservata e ciò, a garanzia della corretta esecuzione dell´accesso medesimo, in presenza dell´amministratore di sistema o di personale appositamente incaricato dalla resistente;

b) ordina alla resistente di comunicare a questa Autorità, entro il predetto termine di  termine quarantacinque giorni dalla data di ricevimento del presente provvedimento, l´avvenuto adempimento del provvedimento;

c)  dichiara non luogo a provvedere sul ricorso in ordine alle restanti richieste;

d) dichiara compensate le spese tra le parti.

Roma, 21 gennaio 2010

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Chiaravalloti

IL SEGRETARIO GENERALE REGGENTE
De Paoli