[doc. web n. 1734964]

Provvedimento del 3 giugno 2010

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Giuseppe Fortunato, componente e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

VISTO il ricorso pervenuto al Garante il 24 febbraio 2010 presentato da XY (rappresentato e difeso dall´avv. Sara Sannino) nei confronti di U.G.F. Assicurazioni S.p.a., con il quale il ricorrente, dipendente della medesima società, ha ribadito la richiesta di ottenere la comunicazione in forma intelligibile dei dati personali che lo riguardano relativi alla gestione del rapporto di lavoro, con particolare riferimento a quelli attinenti "alle mansioni, principali e secondarie cui è stato destinato dal 1° gennaio 1989 ad oggi con relativi organigrammi, i distacchi e le missioni con relative mansioni, i periodi in cui è stato titolare di valida procura speciale, i poteri di firma e le autonomie liquidative in relazione alle mansioni, le gratifiche ad personam e gli eventuali avanzamenti di carriera ovvero di anzianità convenzionale concessi"; rilevato che l´interessato ha altresì chiesto di porre a carico della resistente le spese sostenute per il procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 26 febbraio 2010 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149, comma 1, del Codice in materia di protezione dei dati personali, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste dell´interessato, nonché la successiva nota del 13 aprile 2010 cui, ai sensi dell´art. 149, comma 7, del Codice, è stato prorogato il termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la nota anticipata via fax il 22 marzo 2010 con la quale la società resistente, nel precisare di avere già invitato l´interessato a recarsi presso la sede legale della società (Bologna) al fine di prendere visione (ed eventualmente estrarne copia) del "corposo" fascicolo personale del ricorrente "custodito presso l´odierna UGF Assicurazioni S.p.A., frutto di numerose fusioni ed acquisizioni societarie sin dagli anni ‘80", ha affermato di avere "trasmesso copia di tutte le evidenze personali custodite nel fascicolo personale (…), non senza avere proceduto ad oscurare le informazioni personali rilevanti relative a soggetti terzi" (di cui ha allegato copia);

VISTA la memoria anticipata via fax il 29 marzo 2010 con la quale l´interessato ha lamentato la non esaustività del riscontro fornito dalla controparte, sottolineando in particolare che: a) non si rinvengono "atti dai quali dedurre le mansioni principali e secondarie"; b) i "pochi organigrammi ricevuti sono resi inutili dall´oscuramento dei referenti e dei collaboratori coordinati nelle varie funzioni, mentre in altre fotocopie sono evidenti le funzioni e i nominativi sono in chiaro"; c) "non vi è traccia delle innumerevoli missioni effettuate su tutto il territorio nazionale, compresa la lunga missione biennale a Roma e le mansioni assegnate in tale occasione";

VISTO il verbale dell´audizione tenutasi presso questa Autorità in data 30 marzo 2010 nel corso della quale il ricorrente, nel ribadire la propria insoddisfazione in ordine ai riscontri ottenuti, ha insistito nelle richieste formulate con il ricorso sottolineando, in particolare, come negli organigrammi messi a disposizione dalla controparte "non  risultano i referenti e il grado dell´interessato, né il grado e i nominativi dei coordinati ovvero dei collaboratori subordinati del ricorrente";

VISTA la nota anticipata via fax il 28 aprile 2010 con la quale il titolare del trattamento ha dichiarato di "non disporre di ulteriori informazioni rispetto a quelle debitamente fornite in copia al ricorrente in data 22 marzo 2010 e contenute nel suo fascicolo personale"; rilevato altresì che la società resistente ha precisato che il lamentato oscuramento – negli organigrammi relativi ad anni meno recenti - di informazioni relative a soggetti terzi corrisponde al dettato normativo di cui all´art. 10, comma 5 del Codice e che "gli organigrammi resi recentemente disponibili ai lavoratori altro non riportano se non le generalità anagrafiche dei colleghi della medesima struttura e non certo le altre informazioni (es. livelli d´inquadramento, poteri di coordinamento, ecc. ) di cui il ricorrente lamenta la mancanza";

VISTA la nota pervenuta via fax il 21 maggio 2010 con la quale il ricorrente ha dichiarato di voler insistere nella sua richiesta di accedere a tutti i dati personali che lo riguardano relativi alla gestione del rapporto di lavoro, evidenziando nuovamente "la totale mancanza di dati sulle innumerevoli missioni effettuate su tutto il territorio nazionale, ma soprattutto sulla missione biennale a Roma, né delle mansioni assegnate in tale occasione" nonché di "dati dai quali si possono evincere le mansioni svolte negli anni dal ricorrente"; rilevato che nella medesima nota l´interessato ha ribadito altresì la richiesta di avere accesso agli organigrammi aziendali così come "da decenni disponibili sulla intranet aziendale, aggiornati di volta in volta, senza alcun oscuramento dei nomi, delle funzioni e delle qualifiche";

VISTA la nota pervenuta via fax il 25 maggio 2010 con la quale la società resistente ha precisato che "gli organigrammi resi disponibili ai lavoratori nell´intranet aziendale riportano (ed hanno sempre riportato) esclusivamente e tassativamente le sole generalità anagrafiche dei colleghi, la denominazione della posizione organizzativa ricoperta, l´eventuale attribuzione della responsabilità relativa a quest´ultima e la sede di lavoro e non certo le altre informazioni (es. livelli d´inquadramento contrattuale, funzioni o qualifiche, ecc.)"; rilevato che nella medesima nota la resistente ha altresì dichiarato di "avere prodotto copia integrale delle informazioni/dati presenti nel fascicolo del ricorrente detenuto dalla competente direzione del personale" e che "non dispone di ulteriori informazioni/dati rispetto a quelle debitamente fornite in copia in data 22 marzo 2010";

RILEVATO che l´insieme dei dati personali richiesti dall´interessato fa riferimento a informazioni relative all´ordinaria gestione del rapporto di lavoro, le quali sono dati personali relativi all´interessato e che possono essere quindi legittimamente oggetto, come nel caso di specie, di una richiesta di accesso ex art. 7 del Codice;

RILEVATO che la richiesta di accedere ai dati personali ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice consente di ottenere, ai sensi dell´art. 10 del predetto Codice, la comunicazione in forma intelligibile dei soli dati personali effettivamente detenuti dal titolare del trattamento, estrapolati dai documenti che li contengono e che tale richiesta non consente invece all´interessato di chiedere copia integrale di tali documenti; rilevato che la consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti è peraltro prevista, dall´art. 10, comma 4, del Codice, solo previa omissione di eventuali dati personali riferiti a terzi, nel caso in cui l´estrapolazione dei dati da tali documenti risulti particolarmente difficoltosa per il titolare;

RITENUTO che, sulla base della documentazione in atti, deve essere dichiarato non luogo  a provvedere sul ricorso ai sensi dell´art. 149, comma 2 del Codice, avendo la resistente fornito, seppure solo a seguito della presentazione del ricorso, un sufficiente riscontro alle richieste dell´interessato e avendo la stessa dichiarato - con assunzione di specifica responsabilità al riguardo ai sensi dell´art. 168 del Codice ("Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante") - di "avere prodotto copia integrale delle informazioni presenti nel fascicolo del ricorrente detenuto dalla competente direzione del personale" e di "non disporre di ulteriori informazioni rispetto a quelle debitamente fornite in copia in data 22 marzo 2010";

VISTA la documentazione in atti;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell´ammontare delle spese e dei diritti da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l´ammontare delle spese e dei diritti inerenti all´odierno ricorso nella misura forfettaria di euro 500, di cui euro 150 per diritti di segreteria, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso e ritenuto di porli a carico di UGF Assicurazioni S.p.a. in ragione del mancato tempestivo riscontro a tutte le richieste del ricorrente, nella misura di 300 euro, previa compensazione della residua parte per giusti motivi;

VISTI gli artt. 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Giuseppe Chiaravalloti;

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE

a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso;

b) determina nella misura forfettaria di euro 500 l´ammontare delle spese e dei diritti del procedimento posti in misura pari a 300 euro, previa compensazione per giusti motivi della residua parte, a carico di UGF Assicurazioni S.p.a., la quale dovrà liquidarli direttamente a favore del ricorrente.

Roma, 3 giugno 2010

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Chiaravalloti

IL SEGRETARIO GENERALE
De Paoli