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Assemblee di condominio: vietate ai soggetti esterni non legittimati - 9 settembre 2010

[doc. web n. 1758751]

Assemblee di condominio: vietate ai soggetti esterni non legittimati - 9 settembre 2010

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

VISTO il provvedimento del 18 maggio 2006, avente ad oggetto il trattamento di dati personali nell´ambito delle attività connesse all´amministrazione dei condomìni;

VISTO il ricorso del 14 dicembre 2008, con cui XY, condomino del Condominio di KW in ZQ ha lamentato la violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali a causa dell´avvenuta partecipazione, alle assemblee condominiali tenutesi in data 21 agosto e 23 settembre 2008, dei sig.ri XX e YY, semplici soci di ZZ s.r.l., incaricata di amministrare il Condominio stesso; più specificamente, l´istante ha ritenuto che tale partecipazione fosse illecita in quanto, a suo dire, l´unico soggetto legittimato a trattare i dati personali degli appartenenti alla compagine condominiale doveva ritenersi la sola ZZ s.r.l. (nella persona del relativo amministratore e rappresentante legale), e "non già indiscriminatamente […] un qualsiasi socio […] che tra l´altro non risulta nemmeno un dipendente di questa";

ESAMINATA la documentazione prodotta e, in particolare, la comunicazione di ZZ s.r.l. del 10 settembre 2008 (ove si legge che "la presenza dei sig.ri XX e YY all´assemblea straordinaria del […] 21 agosto 2008, è giustificata dal fatto che i medesimi ricoprono la qualifica di soci all´interno della società ZZ s.r.l., incaricata dell´amministrazione dello stabile") ed il verbale di assemblea del 23 settembre 2008 (da cui si evince che "i sig.ri XX e YY, in qualità di soci della società ZZ, amministratrice del condominio, possono presiedere all´assemblea in quanto l´amministrazione è in carico alla società ZZ");

RILEVATO che dai verbali risulta che, in occasione delle assemblee condominiali tenutesi in data 21 agosto e 23 settembre 2008, sono stati effettivamente trattati anche dati personali riferiti alla reclamante (circostanza, questa, peraltro non contestata dalla società);

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, segnatamente, la nota del 23 gennaio 2009, con cui l´istante ha chiesto che le proprie doglianze, irritualmente formulate con ricorso, fossero esaminate a titolo di reclamo;

VISTA la comunicazione di ZZ s.r.l. del 22 aprile 2009, con cui la società, nel replicare alle osservazioni formulate dalla reclamante, ha sostenuto che il conferimento dell´amministrazione della società a uno dei soci "non esautora il ruolo [degli altri] soci, le cui funzioni deliberative e di controllo rispetto alle scelte organizzative procedono di pari passo con le responsabilità, gestorie e patrimoniali, ad essi attribuite dalla normativa vigente". In altri termini, secondo la società, il compimento "delle attività materiali integranti concreta applicazione dell´oggetto sociale" potrebbe essere svolto anche "dai singoli soci che la compongono e nel cui interesse sono statutariamente chiamati ad agire";

PRESO ATTO che ZZ s.r.l. ha espressamente dichiarato di essere "titolare del trattamento dei dati personali concernenti i singoli condomini" del Condominio di KW, in ZQ;

ESAMINATO il d.p.s. aggiornato al 12 marzo 2009, dal quale risulta che i sig.ri XX e YY sono stati designati incaricati del trattamento in relazione alle "banche dati" riferite a: "nominativo, indirizzo o altri elementi di identificazione personale"; "dati relativi ad attività economiche e commerciali"; "codice fiscale e altri elementi di identificazione personale".

VISTA l´ulteriore comunicazione dell´11 gennaio 2010, con cui la società, nel ribadire le proprie argomentazioni, ha precisato che la partecipazione degli anzidetti soggetti all´assemblea condominiale (con specifico riferimento a quella tenutasi in data 23 settembre 2008) era funzionale a garantire "eventuale ausilio all´attività posta in essere dalla legale rappresentante della predetta società";

VISTA la comunicazione del 1° giugno 2010 e la documentazione ivi allegata (recante l´atto costitutivo della società e i relativi "patti sociali");

RILEVATO che nell´oggetto sociale perseguito da ZZ s.r.l. rientra l´"amministrazione condominiale e [la] gestione dei servizi comuni relativi agli immobili", e che l´amministrazione della società, per determinazione dei soci, risulta affidata soltanto ad un amministratore unico (cfr., in particolare, l´art. 4 dell´atto costitutivo; cfr., altresì, gli artt. 2475 e 2475-bis, cod.civ), che è persona diversa dai menzionati sig.ri XX e YY;

RILEVATO che tale amministratore risulta formalmente investito "di tutti i poteri per l´amministrazione ordinaria e straordinaria della società, senza alcuna limitazione, con facoltà di compiere tutti gli atti, anche di disposizione ritenuti opportuni o necessari per il raggiungimento degli scopi sociali, tranne quanto riservato per legge o dai patti sociali alla competenza delle decisioni dei soci o da delibera assembleare" (art. 4 dell´atto costitutivo; cfr., altresì, l´art. 13 dei patti sociali);

RILEVATO che tra i poteri dei soci, legislativamente (art. 2479 cod.civ.) e statutariamente (art. 11 dei patti sociali) previsti, non figura il diretto e personale espletamento di attività attuative dell´oggetto sociale;

RILEVATO, dunque, che, nel caso di specie, il soggetto concretamente legittimato ad amministrare e rappresentare il Condominio in esame (perseguendo, così, l´oggetto sociale della società) risultava essere, in base alla legge, all´atto costitutivo e ai patti sociali, soltanto l´amministratore unico della società;

RILEVATO, peraltro, che non risulta provato che la partecipazione in assemblea dei soggetti innanzi richiamati sia stata ritenuta necessaria dagli stessi partecipanti all´assemblea condominiale;

RITENUTO, conseguentemente, che nel caso di specie non sussistevano i presupposti per legittimare i soci non amministratori a presenziare alle assemblee del condominio di Via KW in ZQ, e tantomeno a porre in essere, in tale sede, operazioni di trattamento dei dati personali di coloro che vi partecipano (art. 11, comma 1, lett. a) del Codice), risultando inconferente, sotto tale profilo, l´avvenuta designazione dei predetti quali "incaricati" per trattare le informazioni una volta inserite nelle "banche dati" della ZZ s.r.l.;

RITENUTO, quindi, che il trattamento dei dati personali riferiti alla reclamante, conseguente all´avvenuta partecipazione dei sig.ri MaXX e YY alle assemblee condominiali del 21 agosto e il 23 settembre 2008, è stato effettuato in violazione della disciplina di protezione dei dati personali e, segnatamente, del principio di liceità del trattamento (art. 11, comma 1, lett. a), del Codice);

CONSIDERATO che rientra tra i compiti del Garante prescrivere ai titolari misure opportune o necessarie per rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti (artt. 143, comma 1, lett. b), e 154, comma 1, lett. c) del Codice);

RITENUTO pertanto, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c) del Codice, di dover prescrivere a ZZ s.r.l., in persona del legale rappresentante pro tempore, di adottare idonee misure organizzative tese a prevenire la partecipazione alle assemblee del condominio di Via KW, in ZQ, di soggetti non legittimati; misure che dovranno essere osservate anche in riferimento ad altre fattispecie analoghe a quella oggetto del presente procedimento;

RILEVATO che, in caso di inosservanza del presente provvedimento, si renderanno applicabili le sanzioni di cui agli artt. 162, comma 2-ter, e 170, del Codice;
VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Giuseppe Fortunato;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), e 154, comma 1, lett. c) del Codice, prescrive a ZZ s.r.l., in persona del legale rappresentante pro tempore, di adottare idonee misure organizzative tese a prevenire la partecipazione alle assemblee del condominio di Via KW in ZQ, di soggetti non legittimati; tali misure dovranno essere osservate anche in riferimento ad altre fattispecie analoghe a quella oggetto del presente procedimento.

Roma, 9 settembre 2010

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Fortunato

IL SEGRETARIO GENERALE
De Paoli