Diritti interna

Doveri interna

ricerca avanzata

Videosorveglianza e biometria all'interno di un istituto scolastico per la rilevazione delle presenze dei dipendenti - 30 maggio 2013 [2502951]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
2502951
Data:
30/05/13
Argomenti:
Biometria , Lavoro , Videosorveglianza , Scuola , Lavoro pubblico , Rilevazione orari di lavoro
Tipologia:
Prescrizioni e divieto del Garante

DOCUMENTI CITATI


[doc. web n. 2502951]

Videosorveglianza e biometria all´interno di un istituto scolastico per la rilevazione delle presenze dei dipendenti - 30 maggio 2013

Registro dei provvedimenti
n. 261 del 30 maggio 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali, di seguito "Codice");

VISTA la segnalazione del 10 ottobre 2012 e le notizie di stampa del 12 ottobre 2012 nonché le comunicazioni della Direzione territoriale del Lavoro di Roma – Servizio Ispezione Lavoro inviate, rispettivamente, in data 15 novembre 2012 e 25 febbraio 2013, concernenti gli accertamenti dallo stesso effettuati l´11 ottobre 2012;

VISTE altresì le comunicazioni del 19 e 29 novembre 2012;

ESAMINATA la documentazione acquisita agli atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1.1. Viste le notizie stampa (cfr. "Il Messaggero" e "la Repubblica" del 12 ottobre 2012) ed esaminato il contenuto di una segnalazione del 1o ottobre 2012 (cfr. par. 1.2), questa Autorità ha provveduto, con richiesta di informazioni del 12 ottobre 2012, ad acquisire elementi presso il Liceo Scientifico Statale "Plinio Seniore" di Roma circa l´installazione di alcune telecamere all´interno dell´istituto nonché in merito al trattamento di dati biometrici ricavati dalle impronte digitali di alcuni docenti (nonché del personale non docente) finalizzato alla rilevazione delle presenze dei dipendenti.

1.2. Nella menzionata segnalazione veniva rappresentato che all´interno dell´istituto scolastico sarebbero presenti, senza che ne sia stato formalmente informato il personale, alcune telecamere installate in tempi successivi. Rispetto ad una di queste, installata nel maggio 2012, "nel corridoio dell´edificio corrispondente all´ingresso di via Montebello 122 […] da cui accede sia il personale docente, sia il personale ATA […] e dove sono ubicati gli uffici amministrativi […], la portineria, gli uffici di presidenza e di vicepresidenza nonché i bagni del pianoterra riservati al personale", "non sono state rese note né le ragioni della sua installazione, né l´orario in cui essa è attiva, né se vengano effettuate registrazioni, né chi sia a conoscenza delle password per accedere alle riprese o alle registrazioni […]. In prossimità dell´area videosorvegliata non sono stati apposti i dovuti cartelli di segnalazione. […] la videocamera, essendo collocata molto in alto, in posizione poco visibile, passa facilmente inosservata a coloro che attraversano o sostano nel corridoio".

Ulteriori telecamere, installate anteriormente al maggio 2012, "effettuano riprese di alcune aree dell´istituto frequentate da studenti durante il periodo di apertura del medesimo".

1.3. Nel corso del procedimento pervenivano altresì le comunicazioni del 19 e 29 novembre 2012 da parte di personale del Liceo nelle quali si rappresentava che operazioni di rilevazione dei dati biometrici tratti dalle impronte digitali di parte del personale docente avevano avuto luogo presso l´istituto.

2. In relazione alla medesima vicenda, anche la Direzione territoriale del Lavoro di Roma – Servizio Ispezione Lavoro (di seguito, "Direzione"), con comunicazione del 15 novembre 2012, informava il Garante di aver effettuato con proprio personale ispettivo un sopralluogo presso l´istituto scolastico "al fine di verificare l´eventuale installazione di impianti di video sorveglianza nel rispetto delle prescrizioni di cui all´art. 4" della legge 20 maggio 1970, n. 300.

Posto che in sede di verifica gli ispettori della Direzione avevano rilevato l´installazione di "un impianto […] composto da n. 6 telecamere interne e un apparecchio di rilevazione digitale delle presenze del personale docente senza che la predetta installazione" risultasse avvenuta in conformità all´art. 4, comma 2, della menzionata legge n. 300/1970, veniva disposto "l´ordine di disinstallazione dell´impianto di videosorveglianza […] e del sistema di rilevazione delle impronte digitali". Nel dare comunicazione dell´avvenuta ottemperanza a tale ordine, la Direzione rappresentava altresì che, successivamente all´effettuazione degli accertamenti ispettivi, l´istituto scolastico aveva provveduto a presentare "istanza per essere autorizzata ad installare, oltre che un impianto di videosorveglianza, […] anche un sistema di rilevamento delle presenze attraverso impronte digitali" chiedendo in merito al Garante un "parere sulla legittimità dell´utilizzo di un tale sistema di rilevazione presenze".

Successivamente, con comunicazione del 25 febbraio 2013, la Direzione trasmetteva una relazione predisposta dagli ispettori che avevano effettuato gli accertamenti nella quale si attestava "la presenza di un lettore di dati personali […] che recava l´indicazione del giorno e dell´ora e presentava una luce rossa accesa" nonché si riferiva che un professore aveva dichiarato di "aver rilasciato le proprie impronte digitali in quanto invitato dal Dirigente scolastico a farlo".

3.1. In merito alle circostanze oggetto di segnalazione, con nota del 22 novembre 2012 diretta all´Autorità, il legale rappresentante del Liceo ha dichiarato che:

a. l´art. 3, comma 83, l. 24 dicembre 2007, n. 244 (Legge finanziaria per il 2008) "ha previsto che le PA non possono erogare compensi per lavoro straordinario se non previa attivazione di rilevazione automatica delle presenze";

b. con riferimento al personale amministrativo tecnico e ausiliario (c.d. A.T.A.), "nel Ccln si afferma l´obbligo di rispettare l´orario di lavoro, adempiere alle formalità previste per la rilevazione delle presenze e non assentarsi dal luogo di lavoro senza l´autorizzazione del Dirigente scolastico";

c. l´art. 7, comma 5, d.lg. n. 165/2001 prevede che "le PA non possono erogare trattamenti accessori che non corrispondono alle prestazioni effettivamente rese";

d. il d.lg. n. 81/2008 "individua il Dirigente scolastico come datore di lavoro e intesta allo stesso l´individuazione delle misure ritenute opportune per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza e le procedure per la sua attuazione";

e. il dispositivo avrebbe consentito il "monitoraggio del sistema educativo-formativo del liceo […] anche nella parte dove il Dirigente Scolastico si assume precise responsabilità nella gestione di risorse economiche pubbliche che non trovano altro modo per essere certificate e validate contrattualmente";

f. "l´adozione di un sistema di rilevamento [delle presenze] sin dalla «direttiva-circolare» n. 4797/92 […] con l´aggiunta delle responsabilità di cui al d.lg. 81/2008 non è stato ancora definito da nessuna norma giuridica o contrattuale";

g. "sono state rimosse sia l´apparecchiatura non ancora attiva per la rilevazione della presenza, che si sarebbe comunque effettuata tramite o badge o password o algoritmo matematico non riproducibile dell´impronta del dito, sia tutte le telecamere dell´intero impianto di videosorveglianza già attivo e preesistente alla mia presa di servizio come Dirigente Scolastico nell´istituto".

3.2. Nessun elemento (ancorché oggetto di espressa richiesta) è stato fornito dal titolare del trattamento con particolare riguardo ai profili concernenti l´informativa agli interessati dei trattamenti effettuati, sia attraverso il sistema biometrico, sia per il tramite delle telecamere operanti presso l´istituto, né in relazione all´osservanza dell´art 4, l. n. 300/1970 in relazione al funzionamento del sistema di videosorveglianza, né in merito all´assolvimento dell´obbligo di notificazione con riguardo al trattamento dei dati biometrici.

4.1. Alla luce degli elementi sopra rappresentati e delle dichiarazioni rese – della cui veridicità i dichiaranti possono essere chiamati a rispondere ai sensi dell´art. 168 del Codice –, risulta accertato che presso il Liceo, sono stati effettuati trattamenti di dati biometrici del personale – con particolare riferimento ad operazioni di enrollment di parte dei docenti, taluni dei quali hanno altresì fatto uso del sistema predisposto presso l´istituto e risultato funzionante in sede di accertamento in loco – con conseguente applicazione della disciplina posta a tutela della protezione dei dati personali.

Come più volte ribadito dall´Autorità, infatti, le operazioni concernenti le impronte digitali nonché i dati biometrici dalle stesse ricavati, sia con riguardo alla fase della raccolta che in relazione alla successiva memorizzazione ed utilizzo per le conseguenti operazioni di verifica e raffronto nell´ambito di procedure di autenticazione, integrando forme (distinte) di trattamento dei dati personali (cfr. art. 4, comma 1, lett. a) e b), del Codice), sono soggette alla disciplina del Codice (sul punto cfr., tra i tanti, Provv. 19 novembre 1999, doc. web n. 42058; 26 maggio 2011, doc. web n. 1832558). Ciò anche nel caso in cui il rilievo dattiloscopico, temporaneamente raccolto ai soli fini del completamento della fase di enrollment, venga successivamente utilizzato (sotto forma di codice numerico) per le menzionate operazioni di verifica e raffronto (Provv. n. 265 del 4 ottobre 2012, doc. web n. 2059743; Provv. 23 gennaio 2008, doc. web n. 1487903 v. anche il Gruppo dei garanti europei previsto dall´art. 29 della direttiva 95/46/Ce (di seguito "Gruppo art. 29") dapprima nel Documento di lavoro sulla biometria, WP 80, adottato il 1° agosto 2003, punto 3.1 ed ancora nel Parere 3/2012 sugli sviluppi nelle tecnologie biometriche, WP193, adottato il 27 aprile 2012,p. 5 s.).

4.2. Ciò premesso, deve rilevarsi che in relazione alla valutazione di liceità dei trattamenti dei dati biometrici riferiti a lavoratori, il Garante ha in più occasioni individuato le condizioni in presenza delle quali i trattamenti medesimi possono ritenersi leciti.

In particolare, l´Autorità ha precisato che tali dati possono essere di regola utilizzati solo in casi particolari, tenuto conto delle finalità perseguite dal titolare e del contesto in cui il trattamento viene effettuato, nonché – con specifico riguardo ai luoghi di lavoro – per presidiare l´accesso ad "aree sensibili" in considerazione della natura delle attività ivi svolte (cfr., tra le decisioni più risalenti, Provv. 21 luglio 2005, doc. web n. 1150679 e da ultimo, con ulteriori richiami, Provv. del 31 gennaio 2013, n. 38, doc. web n. 2304669).

A mente della prescrizione contenuta nella Regola 2 dell´allegato B) al Codice, il Garante ha poi talvolta prescritto, in relazione a particolari operazioni di trattamento di dati personali, il ricorso a tecniche biometriche di autenticazione quale necessaria misura di sicurezza (cfr., ad esempio, in relazione ad operazioni concernenti i dati di traffico telefonico e telematico, il Provv. 17 gennaio 2008, doc. web n. 1482111; Provv.
14 febbraio 2013, n. 64).

Da ultimo, l´Autorità ha altresì riconosciuto la legittimità nonché la proporzionalità del trattamento di dati biometrici per finalità di autenticazione dell´utente nell´ambito di servizi di firma digitale remota (cfr. Provv. 31 gennaio 2013, doc. web n. 2311886).

4.3. Tali presupposti non risultano tuttavia ricorrere nella fattispecie considerata, posto che il sistema biometrico risulta essere stato installato presso il Liceo allo scopo di effettuare la rilevazione delle presenze dei dipendenti. A tale proposito, con riferimento all´applicazione dei principi di necessità nonché di pertinenza e non eccedenza (art. 11, comma 1, lett. d), del Codice) dei trattamenti effettuati in relazione alle finalità perseguite, il Garante ha di regola ritenuto sproporzionato l´impiego generalizzato di dati biometrici per finalità di rilevazione delle presenze dei lavoratori (cfr. le Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico del 14 giugno 2007, punto 7.1, doc. web n. 1417809; questo orientamento è stato condiviso, proprio in sede di impugnazione di un´ordinanza-ingiunzione dell´Autorità, dal Trib. Prato, 19 settembre 2011). Tale valutazione tiene conto della possibilità di utilizzare idonee modalità alternative ‒ adottando soluzioni tecnico-organizzative che non incidano sulla libertà e la dignità stessa dei lavoratori interessati (art. 2 del Codice) ‒ preordinate all´accertamento parimenti efficace e rigoroso dell´effettiva presenza dei dipendenti in servizio.

Il titolare del trattamento, infatti, allo scopo di verificare il puntuale rispetto dell´orario di lavoro  ben può disporre di altri (più "ordinari") sistemi, meno invasivi della sfera personale nonché della libertà individuale del lavoratore, che non ne coinvolgano la dimensione corporale. Aspetti, questi, costitutivi della dignità personale, a presidio della quale sono dettate le discipline di protezione dei dati personali, come emerge dall´art. 2 del Codice (cfr. Provv. del 31 gennaio 2013 n. 38, doc. web n. 2304669). I sistemi basati sull´utilizzo di tecnologie biometriche, infatti, possono operare  solo con l´attiva collaborazione personale dei lavoratori interessati in assenza di puntuali disposizioni che la impongano (v anche Gruppo art. 29, WP193, Parere 3/2012, cit., p. 12, secondo cui "il datore di lavoro è sempre tenuto a cercare i mezzi meno invasivi scegliendo, se possibile, un procedimento non biometrico").

Nel caso specifico, quindi, alla luce delle considerazioni svolte e delle risultanze istruttorie – non essendo stati rappresentati dal titolare del trattamento (a fronte della richiesta in merito formulata dall´Ufficio il 12 ottobre 2012) concreti elementi in base ai quali poter desumere l´inidoneità, in relazione alle legittime finalità di controllo delle presenze dei lavoratori, delle ordinarie misure di controllo e, correlativamente, la indispensabilità del trattamento dei dati biometrici – il trattamento effettuato deve ritenersi illecito.

4.4. A tale conclusione, non diversamente, si perviene prendendo in considerazione, alla luce del principio di liceità del trattamento (art. 11, comma 1, lett. a), del Codice), la disciplina di settore concernente la rilevazione delle presenze in ambito scolastico.

Nell´ambito del pubblico impiego, in termini generali, la disciplina vigente in materia prevede che, "l´orario di lavoro, comunque articolato, è accertato mediante forme di controlli obiettivi e di tipo automatizzato" (cfr. art. 22, comma 3, l. 23 dicembre 1994, n. 724, Misure di razionalizzazione della finanza pubblica e già art. 7, comma 4, d.P.R. 1° febbraio 1986, n. 13; in tempi più recenti v. pure art. 3, comma 83, l. 24 dicembre 2007, n. 244, Legge finanziaria 2008), senza peraltro riferimento alcuno ai sistemi biometrici, né nella disciplina secondaria, né nella contrattazione collettiva. Deve peraltro rilevarsi che la circolare del Ministro per la funzione pubblica 20 ottobre 1992, n. 4797 (Rapporti tra pubblica amministrazione e cittadini. Contrattazione decentrata ex art. 14 della legge-quadro sul pubblico impiego 29 marzo 1983, n. 93. Organizzazione del lavoro. Orario di servizio ed orario settimanale di lavoro, pubblicata in G.U. n. 254 del 28 ottobre 1992), richiamata dal legale rappresentante del Liceo nella nota del 22 novembre 2012, ha espressamente escluso l´applicabilità di tali modalità di rilevazione delle presenze "al comparto scuola limitatamente al settore educativo-formativo".

4.5. Infine, con riguardo al personale docente, anche nella giurisprudenza di legittimità, non essendo state rinvenute, quanto alle modalità di rilevazione delle presenze, puntuali previsioni né di fonte legale né contrattuale (v. in tal senso Cass. civ., Sez. lav., 12 maggio 2006, n. 11025), si è ritenuto che la verifica della presenza in servizio debba essere effettuata attraverso strumenti diversi (quali, la compilazione dell´apposito foglio firme ovvero del registro di classe).

4.6. Ulteriori profili di illiceità derivano dal fatto che non è stato comprovato dal titolare del trattamento se e come sia stato assolto l´obbligo di fornire agli interessati un´idonea informativa nei termini prescritti dall´art. 13 del Codice in relazione al trattamento dei dati biometrici.

4.7. A quest´ultimo riguardo, deve infine rilevarsi che non consta che il Liceo abbia provveduto alla dovuta notificazione del trattamento ai sensi dell´art. 37, comma 1, lett. a), del Codice.

4.8. Tanto premesso, il Garante, ritenuto che il trattamento dei dati biometrici dei dipendenti effettuato dal Liceo sia avvenuto in violazione dei principi di liceità, necessità, pertinenza e non eccedenza rispetto agli scopi perseguiti (art. 11, comma 1, lett. a) e d) del Codice) nonché in violazione dell´art. 13 del Codice, dichiara illecito il trattamento dei dati biometrici riferiti ai lavoratori e ne vieta il trattamento ai sensi degli artt. 154, comma 1, lett. d), 144 e 143, comma 1, lett. c), del Codice.

5.1. Quanto al trattamento dei dati personali effettuato attraverso il menzionato impianto di videosorveglianza, dagli atti risulta che:

a. la Direzione territoriale del lavoro di Roma, rilevata la violazione dell´art. 4, l. n. 300/1970, ha disposto "la disinstallazione dell´impianto di videosorveglianza" (cfr. comunicazione 15 novembre 2012);

b. il titolare del trattamento, dopo aver dichiarato all´Autorità che "sono state rimosse […] tutte le telecamere dell´intero impianto di videosorveglianza" (cfr. nota 22.11.2012 cit.), ha comunque "presentato istanza [alla Direzione territoriale del Lavoro] per essere autorizzato ad installare […] un impianto di videosorveglianza" (cfr. comunicazione 15 novembre 2012, cit.).

Nessun elemento è stato fornito nel riscontro inviato dal Liceo né con riguardo alle ragioni che renderebbero necessaria l´installazione delle telecamere all´interno dell´istituto di istruzione, né con riguardo alle modalità con le quali l´informativa sarebbe stata resa non solo ai lavoratori, ma anche all´intera popolazione studentesca (nonché alle famiglie degli allievi).

5.2. Tanto premesso, fatte salve le specifiche competenze attribuite alla Direzione territoriale del Lavoro, deve ritenersi che il trattamento di dati personali effettuato mediante il sistema di videosorveglianza non risulta essere stato effettuato lecitamente, in quanto in violazione della disciplina prevista dagli artt. 13, 114 del Codice e 4, comma 2, l. n. 300/1970 (cfr. Provv.ti 10 novembre 2011, doc. web n. 1859569; 14 aprile 2011, doc. web n. 1810223; 24 giugno 2010, doc. web n. 1738396; 26 febbraio 2009, doc. web n. 1601522; in merito cfr. anche il punto 4.1. del Provv. 8 aprile 2010, doc. web. n. 1712680).

5.3. Peraltro, e sotto diverso profilo, il trattamento effettuato mediante il menzionato sistema di videosorveglianza, essendo idoneo a riprendere anche gli studenti che frequentano l´istituto, non risulta conforme a quanto stabilito dal Garante, in particolare, al punto 4.3 del menzionato provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010, atteso che (anche alla luce della previsione di cui all´art. 2, comma 2, d.P.R. n. 249/1998), in ambito scolastico l´utilizzo di sistemi di videosorveglianza deve ritersi ammissibile solo "in casi di stretta indispensabilità, al fine di tutelare l´edificio ed i beni scolastici da atti vandalici, circoscrivendo le riprese alle sole aree interessate ed attivando gli impianti negli orari di chiusura degli istituti; è vietato, altresì, attivare le telecamere in coincidenza con lo svolgimento di eventuali attività extrascolastiche che si svolgono all´interno della scuola" (punto 4.3.1).

Orientamento, peraltro, riproposto e reso pubblico dal Garante anche tramite documenti di carattere divulgativo espressamente indirizzati al mondo scolastico nel 2010 e, nuovamente, nel 2012: rispettivamente, nel documento informativo intitolato "La Privacy tra i banchi di scuola", p. 21 (e p. 19 con riguardo ai sistemi biometrici, doc. web n. 1723730) nonché nel più recente Vademecum "La privacy a scuola. Dai tablet alla pagella elettronica. Le regole da ricordare", p. 3 (doc. web n. 1923387).

5.4. Alla luce di tali considerazioni, il Garante dichiara illecito, nei termini appena illustrati, il trattamento effettuato a mezzo del sistema di videosorveglianza anteriormente alla sua disattivazione, prescrivendo che, in caso di sua eventuale riattivazione in presenza delle garanzie previste dall´art. 4, l. n. 300/1970, siano comunque osservate le prescrizioni impartite dall´Autorità con il menzionato provvedimento generale dell´8 aprile 2010, con particolare riferimento al divieto contenuto al punto 4.3.1 del medesimo.

6. Considerata, infine, la richiesta formulata con la menzionata nota del 15 novembre 2012, dispone la trasmissione del presente provvedimento alla Direzione Territoriale del Lavoro di Roma – Servizio Ispezione Lavoro per le valutazioni di competenza.

7. L´Autorità si riserva di valutare con autonomo procedimento la sussistenza di violazioni amministrative, con particolare riferimento all´omessa notificazione al Garante del trattamento dei dati biometrici (art. 37, comma 1, lett. a), del Codice) nonché all´omessa informativa agli interessati rispetto ai trattamenti effettuati (art. 13 del Codice).

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

in relazione ai descritti trattamenti di dati personali effettuati dal Liceo Scientifico Statale "Plinio Seniore" di Roma:

a) dichiara illecito, nei termini di cui in motivazione, il trattamento dei dati biometrici riferiti ai lavoratori e, ai sensi degli artt. 154, comma 1, lett. d), 144 e 143, comma 1, lett. c), del Codice, ne vieta l´ulteriore trattamento (par. 4);

b) dichiara illecito, nei termini di cui in motivazione, il trattamento effettuato a mezzo del sistema di videosorveglianza prescrivendo altresì, ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. c) e 143, comma 1, lett. b), del Codice che, in caso di riattivazione del sistema di videosorveglianza, salve le garanzie previste dall´art. 4, l. n. 300/1970, il trattamento sia effettuato in conformità alle prescrizioni impartite dal Garante con il provvedimento generale dell´8 aprile 2010, con particolare riferimento al divieto ivi contenuto al punto 4.3.1 (par. 5);

c) dispone la trasmissione del presente provvedimento alla Direzione Territoriale del Lavoro di Roma – Servizio Ispezione Lavoro per le valutazioni di competenza.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 30 maggio 2013

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia