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Comunicazione per via telefonica di dati personali relativi ad un dipendente - 10 aprile 2014 [3214369]

[doc. web n. 3214369]

Comunicazione per via telefonica di dati personali relativi ad un dipendente - 10 aprile 2014

Registro dei provvedimenti
n. 187 del 10 apriile 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali, di seguito "Codice");

VISTA il reclamo del 5 luglio 2013 presentato da XY nei confronti del Tribunale militare di Verona;

ESAMINATA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Antonello Soro;

PREMESSO

1. Con reclamo del 5 luglio 2013 (riferito ad una vicenda oggetto di segnalazione presentata il 28 maggio 2012), XY ha lamentato che il responsabile della gestione del personale civile del Tribunale militare di Verona (presso il quale il reclamante prestava servizio), ponendosi "al di fuori di ogni normativa attinente la gestione del personale in malattia", avrebbe contattato telefonicamente il proprio medico di base "contestando il fatto che [gli] fosse stato concesso un ulteriore periodo di malattia".

2.1. A seguito di una richiesta di elementi formulata dall´Ufficio il Presidente del Tribunale militare di Verona, con comunicazione del 10 ottobre 2012, ha rappresentato che:

a. il reclamante, a far data dal 6 aprile 2012, ha usufruito di periodi di assenza dal servizio per malattia – alternati a permessi studio e a un permesso elettorale – in occasione dei quali il datore di lavoro ha disposto alcune visite fiscali il cui esito (in due specifici casi: giudizio di idoneità a riprendere servizio formulato dal medico fiscale; assenza del reclamante al proprio domicilio), unitamente ad ulteriori circostanze apprese successivamente (partecipazione del reclamante in qualità di relatore ad un seminario di studio in ambito universitario nel corso del periodo di assenza per malattia), è stato ritenuto "suscettibil[e] di valutazione da parte della competente autorità giudiziaria";

b. il Presidente del Tribunale ha, quindi, delegato il "direttore della cancelleria, responsabile della gestione del personale civile […] nonché responsabile del trattamento dei dati personali", ad accertare "la veridicità materiale dei certificati rilasciati dal medico curante [del reclamante] non avendo ancora quest´Ufficio la possibilità di riceverli per via telematica, ma anche per metterlo al corrente di quanto constatato, in modo che potesse trarre le sue pertinenti conclusioni e operare per il meglio, nel rispetto della sua scienza e coscienza";

c. di conseguenza il responsabile del personale "ha contattato il medico che ha confermato l´autenticità dei certificati e, senza minimamente chiedergli indicazioni sul tipo di patologia diagnosticato […] gli ha solo rappresentato quanto constatato in merito alla partecipazione del suo assistito al convegno […] in luogo ben distante dalla residenza, nel periodo di diagnosticata malattia" nonché la circostanza che nel medesimo periodo il reclamante aveva altresì "svolto funzioni di rappresentante di lista"; sempre in base a quanto dichiarato, pertanto, nel corso di un "brevissimo colloquio […] il tutto si è risolto nell´informare il sanitario di ciò che era stato constatato".

2.2. Il reclamante, con successive note, ribadita la valutazione di illiceità della comunicazione effettuata, ha rappresentato che:

a. la comunicazione telefonica con il medico che aveva redatto i certificati di malattia, effettuata "onde sindacare il motivo del mancato rientro in servizio del lavoratore a seguito della scadenza di precedente periodo di assenza […] appare del tutto ultrone[a] […] quando tali certificati, debitamente muniti di numero di protocollo, sono inviati all´INPS, di talché ogni verifica di autenticità poteva essere effettuata presso l´Istituto previdenziale" (cfr. nota di replica del 13 novembre 2012);

b. il Presidente del Tribunale aveva già segnalato alla Procura della Repubblica – "in data 14 maggio 2012 […] anteriormente alla telefonata del 22 maggio 2012" – sia il comportamento dello stesso reclamante che quello del medico che aveva provveduto a redigere le certificazioni sanitarie (cfr. comunicazioni del 24 e 28 maggio 2013).

2.3. Il Ministero della Difesa – Direzione generale per il personale civile, al quale sono stati richiesti elementi relativamente alla titolarità del trattamento di dati personali oggetto di reclamo, nel rappresentare che il Tribunale Militare di Verona "ha già fornito esaustivi chiarimenti sulla vicenda", ha altresì evidenziato che l´amministrazione, con D.M. n. 203 del 13 aprile 2006 (e, successivamente, con d.P.R. n. 90 del 15 marzo 2010) ha individuato "i tipi di dati sensibili e giudiziari e le operazioni eseguibili da parte dell´Amministrazione della Difesa nello svolgimento delle proprie funzioni istituzionali" (cfr. nota trasmessa il 4.12.2013).

3.1. Con riferimento alla vicenda in esame deve preliminarmente ritenersi che, ai sensi e per gli effetti previsti dall´art. 28 del Codice, il Ministero della Difesa risulta titolare del trattamento dei dati personali del reclamante. Infatti è il Ministero che, in base alla normativa vigente (cfr., in particolare, l´art. 23 del D.M. 16 gennaio 2013 "Struttura del Segretariato generale, delle Direzioni generali e degli Uffici centrali del Ministero della difesa, in attuazione dell´articolo 113, comma 4 del decreto del Presidente della Repubblica 15 marzo 2010, n. 90, recante il testo unico delle disposizioni regolamentari in materia di ordinamento militare"), decide sulle finalità e le modalità dei trattamenti riferiti al personale, ancorché materialmente effettuati presso i singoli Uffici giudiziari (ivi compreso il Tribunale militare di Verona) (in merito v. anche: Provv. 5 dicembre 2013, nn. 545 [doc. web n. 2894559] e 546 [doc. web n. 2896275]).

3.2. Ciò premesso, in base alle dichiarazioni ed alla documentazione in atti fornita dalle parti – della cui veridicità si può essere chiamati a rispondere ai sensi dell´art. 168 del Codice ("Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante") – risulta accertato che la responsabile del personale del Tribunale militare ha comunicato telefonicamente al medico autore delle certificazioni sanitarie riferite allo stato di malattia del reclamante, informazioni relative a quest´ultimo di natura non sensibile (partecipazione ad un convegno e, in qualità di rappresentante di lista, ad una consultazione elettorale) nell´ambito di un´attività volta a far valere i diritti dell´amministrazione in relazione ad una certificazione medica asseritamente non veritiera (finalità, quest´ultima, risultante anche dall´inoltro di una segnalazione alla competente Procura della Repubblica).

3.3. Posto che il datore di lavoro può, in relazione a tale menzionata finalità di tutela, legittimamente attivare gli strumenti di controllo previsti dalla disciplina di settore anche al fine di prevenire o contrastare condotte assenteistiche (visite fiscali, contestazione diretta al dipendente; cfr. art. 5, l. 20 maggio 1970, n. 300, Accertamenti sanitari; d. lg. 30 marzo 2001, n. 165, art. 55-septies, Controlli sulle assenze) nonché rivolgersi all´autorità giudiziaria competente al fine di verificare l´attendibilità della certificazione prodotta dal lavoratore ed accertare eventuali illeciti (cfr. sul punto Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico del 14 giugno 2007, doc. web n. 1417809, punto 8.2), purtuttavia in base alla disciplina in materia di protezione dei dati personali, tale attività – da svolgersi comunque nel rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità perseguite – qualora comporti una comunicazione di dati deve trovare fondamento in una norma di legge o di regolamento (ex art. 19, comma 3, del Codice; cfr., nello stesso senso, Provv. 24 settembre 2001, doc. web n. 39460).

In proposito non risultano, invece, contemplate dalla disciplina vigente attività di accertamento svolte dal datore di lavoro direttamente presso il medico che redige la certificazione sanitaria (semmai, in aggiunta agli strumenti su indicati, è possibile effettuare una segnalazione all´ordine professionale di appartenenza del medico).

4. Ritenuto pertanto illecito per i motivi suesposti il trattamento dei dati personali del reclamante effettuato nell´ambito della comunicazione telefonica intercorsa tra il responsabile del personale del Tribunale militare e il medico che aveva redatto le certificazioni sanitarie riferite al reclamante stesso, si prescrive al Ministero della Difesa - Direzione generale per il personale civile, di adottare opportune misure, idonee a conformare il trattamento dei dati personali alle disposizioni previste dal Codice, con particolare riferimento alla comunicazione di dati personali dei dipendenti (cfr. artt. 18 e ss. del Codice).

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

ritenuta illecita nei termini di cui in motivazione la comunicazione di dati personali riferiti al reclamante effettuata nell´ambito della comunicazione telefonica intercorsa tra la responsabile del personale del Tribunale militare e il medico che aveva redatto le certificazioni sanitarie (riferite al reclamante), ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c) del Codice prescrive al Ministero della Difesa - Direzione generale per il personale civile, di adottare opportune misure, idonee a conformare il trattamento dei dati personali alle disposizioni previste dal Codice, con particolare riferimento alla comunicazione di dati personali dei dipendenti (cfr. artt. 18 e ss. del Codice).

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 10 aprile 2014

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Soro

IL SEGRETARIO GENERALE
    Busia