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Informazioni all'interessato - Uso dell'elenco degli associati fini di propaganda elettorale - 9 ottobre 2000 [39937]

[doc. web n. 39937]

Informazioni all´interessato - Uso dell´elenco degli associati fini di propaganda elettorale

L´uso, a fini di propaganda elettorale dei dati personali degli iscritti ad associazioni deve essere previsto espressamente nello statuto dell´associazione o in una chiara informativa agli interessati.


IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice-presidente, del prof. Ugo De Siervo e dell´ing. Claudio Manganelli, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il reclamo presentato dal sig. … nei confronti dell´Unione nazionale ..., sezione provinciale di …;

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15, del regolamento del Garante n. 1/2000 adottato con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 162 del 13 luglio 2000;

Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;


PREMESSO

1. Con reclamo pervenuto il 19 aprile 2000 il sig. ... ha lamentato che il dr. ..., in qualità di presidente della sezione provinciale di … dell´ Unione nazionale ..., presso la quale lo stesso reclamante è iscritto, avrebbe trattato alcuni dati degli aderenti all´Unione in modo non lecito.

In particolare, il sig. … ha affermato che il dr. ... avrebbe fornito i nominativi e gli indirizzi degli iscritti all´associazione ad un candidato alle elezioni regionali del 16 aprile 2000, a scopo di propaganda elettorale, senza aver preventivamente richiesto, né ottenuto, il consenso degli interessati ai sensi dell´art. 11 della legge n. 675/1996.

2. Questa Autorità, con nota n. 4373/11814 del 23 maggio 2000 inviata ai sensi dell´art. 32, comma 1, della legge n. 675/1996, ha chiesto alla predetta sezione provinciale di ..., di fornire elementi ed informazioni utili per l´esame del caso.

Il dr. ..., con nota pervenuta il 12 giugno 2000, ha fornito le informazioni richieste asserendo di ritenere lecito il trattamento effettuato. In particolare, il dr .... ha osservato che nel caso in esame non vi sarebbe stata una "trasmissione" al candidato dei dati in questione in quanto egli si sarebbe recato personalmente con un floppy disk contenente i nominativi e gli indirizzi dei soci della sezione presso il comitato elettorale, ove si sarebbe proceduto, in sua presenza, alla stampa di targhette adesive poi incollate in buste già predisposte per la spedizione. Ciò, a detta del dr. ..., configurerebbe un´ipotesi di mera "circolazione interna" dei dati che non sarebbe soggetta a particolari formalità.

Inoltre il medesimo ha affermato che detto trattamento sarebbe avvenuto sulla base di un´informativa inviata dalla presidenza nazionale dell´Unione tramite lettera circolare, a tutte le strutture periferiche, che avevano l´obbligo di diffonderla tra gli iscritti. Tale informativa includerebbe i trattamenti svolti anche per il raggiungimento di finalità di valore sociale e collettivo, nelle quali a suo dire, rientrerebbe anche il sostegno a candidature di soci o di iscritti per favorire una rappresentanza delle associazioni venatorie nelle varie sedi istituzionali.


CIÒ PREMESSO, IL GARANTE OSSERVA:

Il reclamo è fondato.

Dall´esame della documentazione pervenuta risulta che la missiva predisposta dall´Unione Nazionale ... non risponde ai requisiti di cui all´art. 10 della legge n. 675/1996, rappresentando piuttosto una lettera circolare inviata alle strutture periferiche, contenente istruzioni generali per l´applicazione della disciplina sulla protezione dei dati personali. In detta documentazione non sono infatti rinvenibili alcuni degli elementi richiesti dalla norma citata quali, in particolare, quelli relativi alle modalità del trattamento, alla natura obbligatoria o facoltativa del conferimento, ai soggetti o alle categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati, ai diritti esercitabili ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675.

La richiamata lettera circolare contiene, poi, solo un richiamo alla necessità di "raggiungere le finalità connesse all´attività sociale" che appare formulato in modo assai generico; di conseguenza la lettera riassume in termini sintetici ed astratti gli scopi perseguiti dall´Unione e può far sorgere equivoci ed incertezze negli interessati (chiamati ad esaminare l´informativa e ad esprimere il proprio consenso), non rendendo possibile individuare le precise finalità del trattamento.

Il citato richiamo contenuto nella circolare non permette quindi di ritenere che il trattamento dei dati si sia svolto correttamente nel caso di specie, in quanto le finalità di sostegno delle varie candidature di soci o iscritti in occasione di consultazioni elettorali, pur potendo in linea generale essere lecitamente perseguite nell´Unione come pure in altre associazioni analoghe, non sono però indicate, neanche indirettamente, tra le finalità dell´Unione stessa risultanti dall´art. 1 dello Statuto.

Le finalità perseguite dal dr. ... nel caso di specie non figurano neanche nel documento allegato alla citata circolare ("conclusioni"), il quale menziona, tra l´altro, la necessità per le sezioni periferiche di procedere a specifiche informative agli interessati e di acquisire il loro consenso in tutti i casi di comunicazione di dati ivi non previsti.

Non può inoltre ritenersi che nel caso di specie non vi sia stata "comunicazione" di dati ai sensi dell´art. 1, comma 1, lett. g) della legge n. 675, in quanto i dati, benché utilizzati in presenza del dr. ... e per le sole operazioni di stampa delle targhette adesive e di apposizione delle stesse in buste già predisposte, sono stati comunque trattati anche a cura di persone operanti presso un soggetto esterno (il comitato elettorale) e non aventi diritto ad accedere ai dati.

È pertanto necessario che, nelle more di una eventuale modifica statutaria, che preveda in modo specifico l´utilizzazione di tali dati a fini di propaganda, i trattamenti siano proseguiti in stretta aderenza alle attuali finalità statutarie dell´Unione, provvedendo inoltre ad una più corretta attuazione degli adempimenti previsti dalla disciplina vigente a protezione dei dati personali in materia di informativa e consenso.



PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

a) ritiene fondato il reclamo e dichiara che l´Unione nazionale ..., sezione provinciale di … , ai sensi dell´art. 31, comma 1, lett. c) della legge n. 675/1966, è tenuta a conformare i trattamenti di dati personali ai principi sopra enunciati nel presente provvedimento;

b) dispone che la sezione medesima, ai sensi dell´art. 32, comma 1, della legge n. 675, fornisca a questa Autorità un preciso riscontro sulle misure adottate in tema di informativa e consenso, entro il 15 novembre 2000.


Roma, 9 ottobre 2000

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
De Siervo

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli