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Diritti dell'interessato - L'accesso non obbliga ad esibire ogni singolo documento da cui possono estrapolarsi i dati personali - 28 agosto 1998 [...

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
41111
Data:
28/08/98
Argomenti:
Diritto di accesso agli atti , Lavoro dipendente , Lavoro privato , Valutazioni
Tipologia:
Prescrizioni e divieto del Garante

 [doc. web. n. 41111]

Diritti dell´interessato - L´accesso non obbliga ad esibire ogni singolo documento da cui possono estrapolarsi i dati personali - 28 agosto 1998

L´art. 13 della legge n. 675/1996 obbliga il titolare e il responsabile del trattamento ad estrarre dai propri archivi e documenti tutte le informazioni che riguardano il richiedente e a riferirle a quest´ultimo con modalità idonee a rendere i dati facilmente comprensibili.

Roma, 28 agosto 1998

Spett. Soc. (...)

e p.c.:
Sig. (...)

OGGETTO: Esercizio dei diritti di accesso ai dati personali

Il Sig. ha presentato un´istanza a questa Autorità, dichiarando di aver ricevuto solo parziale riscontro alla richiesta di accesso formulata ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/1996 (che, ad ogni buon conto, si allega in copia).

In effetti, il Credito Emiliano S.p.A. ha già fornito, nella sostanza, i chiarimenti richiesti in data 12 gennaio scorso, ma la risposta non appare del tutto rispondente ai requisiti previsti dalle disposizioni della legge n. 675/96.

Infatti, per rendere possibile l´esercizio dei diritti individuati da tale disposizione il titolare o il responsabile del trattamento devono fornire senza ritardo un riscontro compiuto ed analitico all´interessato in ordine a tutte le informazioni di carattere personale che lo riguardano, presenti in archivi o in atti detenuti dal medesimo titolare o responsabile (dati anagrafici, altri elementi di identificazione personale, dati inerenti al rapporto di lavoro, informazioni sulla valutazione delle attività lavorative e delle attitudini del dipendente, ecc.).

Al riguardo, occorre precisare che l´art. 13 non prevede il necessario rilascio di copie di atti, ma, più precisamente, obbliga il titolare o il responsabile del trattamento ad estrapolare dai propri archivi e documenti tutte le informazioni, su supporto cartaceo o informatico, che riguardano il richiedente e a riferirle a quest´ultimo con modalità idonee a rendere i dati facilmente comprensibili.

L´accesso, quindi, non obbliga ad esibire o copiare ogni singolo documento dal quale possono essere estrapolati i dati personali, ma rende comunque necessario estrarre dagli atti e dai documenti tutte le informazioni relative all´interessato, senza esclusione di sorta.

In casi particolari, non può peraltro escludersi le necessità di esibire o consegnare copia non tanto di singoli dati quanto di interi atti o documenti che riguardino anche terzi (o parte di essi); ciò nel solo caso in cui i dati relativi al richiedente e ai terzi siano intrecciati al punto tale da essere incomprensibili o snaturati nel loro contenuto, se privati di alcuni elementi o scomposti rispetto alla loro originaria collocazione.

Ad ogni buon fine, si trasmette copia dell´art. 17, comma 6, dell´emanando regolamento governativo che attua il citato art. 13.

Alla luce delle considerazioni appena esposte, questa Autorità invita ... ad integrare, entro e non oltre il 15 settembre p.v., la risposta già inviata al Sig. ....., comunicando allo stesso dati contenuti in schede personali, concernenti giudizi, valutazioni e descrizioni delle sue prestazioni o attitudini lavorative.

Si prega, inoltre, di confermare all´Ufficio del Garante l´avvenuta integrazione.

IL PRESIDENTE