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Parere su uno schema di decreto del Ministero della Giustizia in materia di tenuta e l’aggiornamento degli albi, degli elenchi e dei registri da parte dei Consigli dell’ordine degli avvocati - 28 luglio 2016 [5385546]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
5385546
Data:
28/07/16
Argomenti:
Ordini professionali , Avvocati , Albi
Tipologia:
Parere del Garante

[doc. web n. 5385546]

Parere su uno schema di decreto del Ministero della Giustizia in materia di tenuta e l´aggiornamento degli albi, degli elenchi e dei registri da parte dei Consigli dell´ordine degli avvocati - 28 luglio 2016

Registro dei provvedimenti
n. 329 del 28 luglio 2016

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Vista la richiesta di parere del Ministero della Giustizia;

Visto l´articolo 154, comma 4, del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, di seguito Codice);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1. Il Ministero della Giustizia, ha richiesto il parere del Garante in ordine ad uno schema di decreto volto a disciplinare la tenuta e l´aggiornamento degli albi, degli elenchi e dei registri da parte dei Consigli dell´ordine degli avvocati, nonché le modalità di iscrizione e di trasferimento, i casi di cancellazione e le impugnazioni dei provvedimenti adottati in materia dai consigli dell´ordine, a norma dell´art. 15 della legge 31 dicembre 2012, n. 247,  recante la "Nuova disciplina dell´ordinamento della professione forense".

Ai sensi dell´art. 15 della suddetta legge, è stato infatti rimesso ad un regolamento del Ministero della Giustizia il compito di disciplinare " (…) la tenuta e aggiornamento dell´albo, degli elenchi e dei registri, per l´iscrizione, trasferimento e cancellazione degli stessi, nonché per le impugnazioni dei provvedimenti adottati in materia". A tal fine, il Ministero ha predisposto il presente schema di decreto proponendosi di realizzare, attraverso la valorizzazione delle opportunità offerte dalle tecnologie dell´informazione,  un processo uniforme che assicuri una più facile e tempestiva tenuta informatica degli albi, dei registri e degli elenchi sull´intero territorio nazionale.

La soluzione più efficiente, in grado di consentire il migliore contemperamento delle esigenze esposte nello schema di decreto, è stata rinvenuta nell´affidare al Consiglio nazionale forense, ai sensi dell´art. 35, comma 1, lett. u), della legge n. 247 del 2012, il compito di predisporre un sistema informatico generale per la tenuta dei suddetti albi, registi ed elenchi, da mettere a disposizione degli ordini circondariali, pur salvaguardando, nel rispetto del dettato normativo, le prerogative dei singoli consigli dell´ordine circondariali cui è affidata la tenuta degli stessi, a norma dell´art. 29, comma 1, lett. a), della citata legge n. 247 del 2012.

L´obiettivo di uniformare le modalità di tenuta informatica degli albi e degli elenchi, sarà in concreto realizzata mediante l´adozione di specifiche regole tecniche che rendano compatibili e comunicanti tra di loro i sistemi informatici territoriali e quello nazionale. Le suddette regole, riguardanti, in particolare, l´architettura di funzionamento del sistema, i flussi informativi, le modalità di interconnessione e interazione del sistema centrale con i sistemi dei consigli dell´ordine e le misure di sicurezza adottate per la riservatezza e l´integrità dei dati personali, ai sensi dell´art. 14 dello schema di decreto, saranno adottate dal Consiglio nazionale forense entro dodici mesi dall´entrata in vigore del regolamento previa consultazione del Garante.

CONSIDERATO

2. Il presente parere viene reso su di uno schema di decreto riformulato rispetto a quello inizialmente inviato dal Ministero della Giustizia, all´esito di diverse interlocuzioni avute con l´Ufficio del Garante il quale ha evidenziato alcune osservazioni di competenza e fornito indicazioni volte ad adeguarne maggiormente il contenuto alla disciplina in materia di protezione dei dati personali.

In particolare le indicazioni rese dall´Autorità hanno riguardato: l´identificazione delle figure di titolare e di responsabile del trattamento, alla luce delle nozioni recate dal Codice e la definizione del ruolo e delle responsabilità dei vari soggetti coinvolti nelle operazioni di gestione e tenuta dei registri (Consiglio nazionale forense, Consigli territoriali) in modo da render chiare le relative responsabilità in ordine al trattamento dei dati svolto dal e nel "sistema informatico centrale", le misure di sicurezza adottate per assicurare l´integrità, la riservatezza e la disponibilità dei dati personali nel rispetto degli artt. 31 – 36 del Codice, anche in riferimento alle modalità utilizzate per realizzare l´interconnessione e l´interazione fra il "sistema informatico centrale" e i sistemi dei singoli Consigli dell´ordine territoriali (cfr. art. 1 comma 6, e art. 5, commi 1 e 2) e i tempi di conservazione dei dati; il rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza dei dati inseriti negli stessi rispetto alle finalità connesse alla tenuta degli albi, registri ed elenchi.

RILEVATO

3. Le indicazioni ed i rilievi formulati dall´Ufficio sono stati recepiti quasi integralmente dall´Amministrazione interessata nello schema di decreto, da ultimo sottoposto all´attenzione dell´Autorità. Il testo trasmesso chiarisce all´art. 1 che l´istituendo sistema informatico centrale sarà gestito dal Consiglio nazionale forense, che assume la qualità di titolare del trattamento dei dati nel SIC, mantenendo peraltro i Consigli dell´ordine circondariali quali titolari del trattamento per quanto riguarda la tenuta degli elenchi da questi tenuti. Lo stesso articolo rinvia inoltre al successivo art. 14 per la definizione delle specifiche tecniche che regoleranno il funzionamento del SIC. Giusto l´art. 14 tali specifiche riguarderanno l´architettura del sistema, i flussi informativi, le modalità di accesso al SIC  per l´inserimento dei dati, le modalità di interconnessione ed interazione del SIC con i sistemi dei consigli dell´ordine, le misure di sicurezza necessarie a garantire la riservatezza ed integrità di dati, i criteri di individuazione degli incaricati del trattamento dei dati.

Al fine di conformare pienamente il contenuto dello schema di decreto ai principi e alle regole in materia di protezione dei dati personali, si ritiene pertanto formulare una specifica osservazione concernente l´art. 2, comma 3, dello schema  che necessita, a parere di questa Autorità di un ulteriore perfezionamento nei termini seguenti.

3.1 L´art. 2 delle schema, individua ed elenca ai commi 1 e 2, le informazioni che devono essere contenute  nell´albo avvocati. Al comma 3 si prevede che "con decreto Dirigenziale del Ministero della Giustizia, sentito il Garante per la protezione dei dati personali e il Consiglio nazionale forense, può essere previsto che gli albi, i registri e gli elenchi contengano informazioni accessorie in relazione ai dati previsti dal presente regolamento.

Al riguardo, occorre rilevare che, data l´indeterminatezza della disposizione, non risultando espressamente indicato cosa debba intendersi con la locuzione "informazioni accessorie", le suddette informazioni potrebbero attenere a categorie per le quali la fonte normativa individuata nell´articolo potrebbe rivelarsi inadeguata. Ciò in quanto l´art. 15 della legge n. 247 del 2012, prevede espressamente che "la tenuta e l´aggiornamento dell´albo, degli elenchi e dei registri" (…), debbano essere disciplinati con un "regolamento emanato dal Ministro della Giustizia, sentito il CNF" e non, invece, con un atto di natura dirigenziale; ciò, ferma restando la necessaria acquisizione del parere del Garante, ai sensi dell´art. 154, comma 4, del Codice.

Si evidenzia, altresì,  che il Codice, all´art. 61, commi 3 e 4, prevede che ciascun ordine o collegio professionale può, a richiesta della persona iscritta nell´albo che vi ha interesse, integrare i dati inseriti nell´albo professionale con ulteriori dati pertinenti e non eccedenti in relazione all´attività professionale e che a richiesta dell´interessato l´ordine o collegio professionale può altresì fornire a terzi notizie o informazioni relative, in particolare, a speciali qualificazioni professionali non menzionate nell´albo, ovvero alla disponibilità ad assumere incarichi o a ricevere materiale informativo a carattere scientifico inerente anche a convegni o seminari.

Considerata tale ultima disposizione, quindi, il Garante ritiene opportuno, alla luce dei principi di necessità e proporzionalità di cui agli artt. 3 e 11, comma 1, del Codice, che l´amministrazione proceda a chiarire, attraverso una loro precisa definizione, cosa debba intendersi per "informazioni accessorie".

TUTTO CIO´ PREMESSO IL GARANTE

esprime parere favorevole sullo schema di decreto del Ministro della Giustizia concernente il "Regolamento recante disposizioni per la tenuta e l´aggiornamento dell´albo, degli elenchi e dei registri, per l´iscrizione, trasferimento e cancellazione dagli stessi, nonché per le impugnazioni dei provvedimenti adottati in materia, a norma dell´articolo 15 della legge 31 dicembre 2012, n. 247", nei termini di cui in motivazione, con la seguente osservazione:

1. chiarire, all´art. 2, comma 3, anche alla luce dei principi di necessità e proporzionalità, di cui agli artt. 3 e 11, comma 1, del Codice, e tenuto conto di quanto previsto dall´art. 61, commi 3 e 4 dello stesso, cosa si intenda per "informazioni accessorie" (punto 3.1.).

Roma, 28 luglio 2016

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia