Autorizzazione n. 7 del 2002 al trattamento dei dati a carattere...
Autorizzazione n. 7 del 2002 al trattamento dei dati a carattere giudiziario da parte di privati, di enti pubblici economici e di soggetti pubblici
Autorizzazione n. 7 del 2002 al trattamento dei dati a carattere giudiziario da parte di privati, di enti pubblici economici e di soggetti pubblici
(G. U. n. 83 del 9 aprile 2002 - Suppl. Ordinario n. 70)
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale; Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675 , e successive modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali; Visto, in particolare, l´art. 24, comma 1, della legge n. 675/1996 , che ammette il trattamento dei dati personali idonei a rivelare i provvedimenti giudiziari ivi richiamati, anche da parte di soggetti pubblici, "soltanto se autorizzato da espressa disposizione di legge o provvedimento del Garante che specifichino le rilevanti finalità di interesse pubblico del trattamento, i tipi di dati trattati e le precise operazioni autorizzate"; Considerato che diversi trattamenti dei predetti dati da parte di soggetti pubblici sono disciplinati nel decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135, nonché nel provvedimento del Garante n. 1/P/2000 del 30 dicembre 1999 - 13 gennaio 2000 , pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 26 del 26 febbraio 2000; Considerato che i trattamenti dei medesimi dati giudiziari da parte dei soggetti pubblici, per finalità non previste nel capo II del decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135, devono essere autorizzati dal Garante ai sensi dell´art. 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 ; Considerato che il trattamento dei dati in questione può essere autorizzato dal Garante anche d´ufficio con provvedimenti di carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, legge n. 675/1996 ); Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresì superflua la richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori da parte di numerosi titolari del trattamento; Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenza il 31 gennaio 2002, armonizzando le prescrizioni già impartite alla luce dell´esperienza maturata; Considerato che l´art. 8, par. 5, della direttiva 95/46/CE prevede specifiche garanzie per i dati sopraindicati e per altre categorie di dati a carattere giudiziario, in quanto ammette il trattamento dei dati relativi alla più ampia categoria delle "infrazioni, … condanne penali o … misure di sicurezza" "…solo sotto controllo dell´autorità pubblica, o se vengono fornite opportune garanzie specifiche, sulla base del diritto nazionale, fatte salve le deroghe che possono essere fissate dallo Stato membro in base ad una disposizione nazionale che preveda garanzie appropriate e specifiche", sempreché un "registro completo" delle condanne penali sia tenuto "solo sotto il controllo dell´autorità pubblica"; Ritenuto che in vista della completa attuazione legislativa di tale disciplina comunitaria è opportuno che la presente autorizzazione generale non rechi disposizioni particolarmente dettagliate, in modo da evitare che l´attività dei titolari dei trattamenti sia soggetta a modifiche sostanziali nel corso di un breve periodo di tempo, ferme restando alcune garanzie per gli interessati; Ritenuta la necessità di favorire la prosecuzione dell´attività di documentazione, studio e ricerca in campo giuridico, in particolare per quanto riguarda la diffusione di dati relativi a precedenti giurisprudenziali, in ragione sia dell´affinità che tali attività presentano con quelle di manifestazione del pensiero già disciplinate dagli articoli 12, 20 e 25 della legge n. 675/1996, sia della possibile adozione di norme volte a favorire lo sviluppo dell´informatica giuridica; Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni provvisorie siano a tempo determinato ai sensi dell´art. 14 del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501, in relazione alla prevista emanazione del testo unico della normativa in materia di protezione dei dati personali, in attuazione della legge n. 127 del 2001 ; Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità delle persone; Visto l´art. 35 della legge n. 675/1996 ; Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza adottato con d.P.R. 28 luglio 1999, n. 318 ; Visto l´art. 14 del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501 ; Visti gli atti d´ufficio; Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 ; Relatore il prof. Giuseppe Santaniello; autorizza
CAPO I. RAPPORTI DI LAVORO 1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento. L´autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta di parte, a persone fisiche e giuridiche, enti, associazioni ed organismi che:
Il trattamento deve essere strettamente necessario per adempiere o per esigere l´adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti da leggi, dalla normativa comunitaria, da regolamenti o da contratti collettivi, anche aziendali, e ai soli fini della gestione del rapporto di lavoro, anche autonomo o non retribuito od onorario. L´autorizzazione è altresì rilasciata a soggetti che in relazione ad un´attività di composizione di controversie esercitata in conformità alla legge svolgono un trattamento strettamente necessario al medesimo fine.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono. Il trattamento può riguardare dati attinenti a soggetti che hanno assunto o intendono assumere la qualità di:
CAPO II. ORGANISMI DI TIPO ASSOCIATIVO E FONDAZIONI 1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento. L´autorizzazione è rilasciata anche senza richiesta:
Il trattamento deve essere strettamente necessario per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dall´atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto collettivo.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono. Il trattamento può riguardare dati attinenti:
CAPO III. LIBERI PROFESSIONISTI 1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento. L´autorizzazione è rilasciata anche senza richiesta ai:
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono. Il trattamento può riguardare dati attinenti ai clienti. I dati relativi ai terzi possono essere trattati solo ove ciò sia strettamente indispensabile per eseguire specifiche prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati e legittimi.
CAPO IV. IMPRESE BANCARIE ED ASSICURATIVE ED ALTRI TRATTAMENTI 1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento. L´autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta:
Per questi ultimi casi, limitatamente ai trattamenti di dati registrati in una specifica banca di dati ai sensi dell´art. 1, comma 2, lett. a) della legge 675/1996 , il titolare deve inviare al Garante una dettagliata relazione sulle modalità del trattamento.
2) Ulteriori trattamenti. L´autorizzazione è rilasciata altresì:
Il trattamento deve essere necessario:
CAPO V. DOCUMENTAZIONE GIURIDICA 1)Ambito di applicazione e finalità del trattamento. L´autorizzazione è rilasciata per il trattamento, ivi compresa la diffusione, di dati per finalità di documentazione, di studio e di ricerca in campo giuridico, in particolare per quanto riguarda la raccolta e la diffusione di dati relativi a pronunce giurisprudenziali.
CAPO VI. PRESCRIZIONI COMUNI A TUTTI I TRATTAMENTI Per quanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi indicati si applicano, altresì, le seguenti prescrizioni: 1) Dati trattati. Possono essere trattati i soli dati essenziali per le finalità per le quali è ammesso il trattamento e che non possano essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa.
2) Modalità di trattamento. Il trattamento dei dati deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalità precedentemente indicati. Fuori dei casi previsti dai Capi IV, punto 2 e V, o nei quali la notizia è acquisita da fonti accessibili a chiunque, i dati devono essere forniti dagli interessati, nel rispetto della disciplina prevista dall´art. 689 del codice di procedura penale in tema di richiesta di certificati, salvo quanto previsto dall´art. 688 del medesimo codice per ciò che riguarda l´acquisizione di certificati del casellario giudiziale da parte di amministrazioni pubbliche e di enti incaricati di pubblici servizi.
3) Conservazione dei dati. Con riferimento all´obbligo previsto dall´art. 9, comma 1, lett. e) della legge n. 675/1996 , i dati possono essere conservati per il periodo di tempo previsto da leggi o regolamenti e, comunque, per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per le finalità perseguite. Ai sensi dell´art. 9, comma 1, lett. c), d) ed e) della legge , i soggetti autorizzati verificano periodicamente l´esattezza e l´aggiornamento dei dati, nonché la loro pertinenza, completezza, non eccedenza e necessità rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi. Al fine di assicurare che i dati siano strettamente pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità medesime, i soggetti autorizzati valutano specificamente il rapporto tra i dati e i singoli obblighi, compiti e prestazioni. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultino eccedenti o non pertinenti o non necessari non possono essere utilizzati, salvo che per l´eventuale conservazione, a norma di legge, dell´atto o del documento che li contiene. Specifica attenzione è prestata per la verifica dell´essenzialità dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente gli obblighi, i compiti e le prestazioni.
4) Comunicazione e diffusione. I dati possono essere comunicati e, ove previsto dalla legge, diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente necessari per le finalità perseguite e nel rispetto, in ogni caso, del segreto professionale e delle altre prescrizioni sopraindicate.
5) Richieste di autorizzazione. I titolari dei trattamenti che rientrano nell´ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione al Garante, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette. Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo. Il Garante si riserva l´adozione di ogni altro provvedimento per i trattamenti non considerati nella presente autorizzazione. Per quanto riguarda invece i trattamenti disciplinati nel presente provvedimento, il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle relative prescrizioni, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione. Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizioni contenute nell´art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di lavoro ai fini dell´assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell´attitudine professionale del lavoratore.
6) Efficacia temporale e disciplina transitoria. La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° febbraio 2002 fino al 30 giugno 2003. Qualora alla data della pubblicazione della presente autorizzazione il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni non contenute nella precedente autorizzazione n. 7/2000 , il titolare deve adeguarsi ad esse entro il 31 maggio 2002. La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 31 gennaio 2002
IL PRESIDENTE
IL RELATORE
IL SEGRETARIO GENERALE |