[doc. web n. 9976653]

Parere sullo schema di decreto del Ministro per la Pubblica Amministrazione, da adottarsi di concerto con i Ministri dell'Interno, della Difesa, dell'Economia e delle finanze e della Giustizia, avente ad oggetto l’utilizzo del Portale unico del reclutamento da parte delle Forze armate, delle Forze di polizia e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco - 21 dicembre 2023

Registro dei provvedimenti
n. 605 del 21 dicembre 2023

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla quale hanno preso parte il prof. Pasquale Stanzione, presidente, la prof.ssa Ginevra Cerrina Feroni, vicepresidente, l'avv. Guido Scorza, componente e il cons. Fabio Mattei, segretario generale;

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (Regolamento generale sulla protezione dei dati – di seguito, Regolamento);

VISTO il d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, recante “Codice in materia di protezione dei dati personali” (di seguito, Codice);

VISTA la legge 1° aprile 1981, n. 121, recante il “Nuovo ordinamento dell’Amministrazione della Pubblica Sicurezza”;

VISTO il decreto legislativo 15 marzo 2010, n. 66, e successive modificazioni e integrazioni, recante “Codice dell’Ordinamento Militare”;

VISTO il decreto del Presidente della Repubblica 5 marzo 2010, n. 90, e successive modificazioni e integrazioni, recante “Testo unico delle disposizioni regolamentari in materia di ordinamento militare, a norma dell'articolo 14 della legge 28 novembre 2005, n. 246”;

VISTO l’articolo 26 della legge 1° febbraio 1989, n. 53, recante “Modifiche alle norme sullo stato giuridico e sull’avanzamento dei vicebrigadieri, dei graduati e militari di truppa dell’Arma dei carabinieri e del Corpo della Guardia di finanza nonché disposizioni relative alla Polizia di Stato, al Corpo degli agenti di custodia e al Corpo forestale dello Stato”;

VISTO il decreto legislativo 12 maggio 1995, n. 199, e successive modificazioni e integrazioni, recante “Attuazione dell’articolo 3 della legge 6 marzo 1992, n. 216, in materia di nuovo inquadramento del personale non direttivo e non dirigente del Corpo della Guardia di finanza”;

VISTO il decreto ministeriale 23 aprile 1999, n. 142, concernente “Regolamento recante norme per l’individuazione dei limiti d’età per la partecipazione ai concorsi indetti dal Corpo della Guardia di finanza, ai sensi dell’articolo 3, comma 6, della legge 15 maggio 1997, n.127”;

VISTO il decreto legislativo 19 marzo 2001, n. 69, e successive modificazioni e integrazioni, recante “Riordino del reclutamento, dello stato giuridico e dell’avanzamento degli ufficiali del Corpo della Guardia di finanza, a norma dell’articolo 4 della legge 31 marzo 2000, n. 78”;

VISTA la legge 15 dicembre 1990, n. 395, recante “Ordinamento del Corpo di Polizia Penitenziaria”;

VISTO il decreto legislativo 29 maggio 2017, n. 95, e successive modificazioni e integrazioni, recante “Disposizioni in materia di revisione dei ruoli delle Forze di polizia, ai sensi dell’articolo 8, comma 1, lettera a), della legge 7 agosto 2015, n. 124, in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche”;

VISTO il decreto legislativo 13 ottobre 2005, n. 217, recante “Ordinamento del personale del Corpo nazionale dei vigili del fuoco a norma dell’articolo 2 della legge 30 settembre 2004, n. 252”, come modificato dal decreto legislativo 29 maggio 2017, n. 97 e dal decreto legislativo 6 ottobre 2018, n. 127;

VISTO il decreto legislativo 8 marzo 2006, n. 139, recante “Riassetto delle disposizioni relative alle funzioni ed ai compiti del Corpo nazionale dei vigili del fuoco, a norma dell'articolo 11 della legge 29 luglio 2003, n. 229”, come modificato dal decreto legislativo 29 maggio 2017, n. 97;

VISTA l’art. 19 della legge 4 novembre 2010, n.183, recante “deleghe al Governo in materia di lavori usuranti, di riorganizzazione di enti, di congedi, aspettative e permessi, di ammortizzatori sociali, di servizi per l'impiego, di incentivi all'occupazione, di apprendistato, di occupazione femminile, nonché misure contro il lavoro sommerso e disposizioni in tema di lavoro pubblico e di controversie di lavoro” che, in particolare, riconosce “la specificità del ruolo delle Forze armate, delle Forze di polizia e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco, nonché dello stato giuridico del personale ad essi appartenente, in dipendenza della peculiarità dei compiti, degli obblighi e delle limitazioni personali, previsti da leggi e regolamenti, per le funzioni di tutela delle istituzioni democratiche e di difesa dell'ordine e della sicurezza interna ed esterna, nonché per i peculiari requisiti di efficienza operativa richiesti e i correlati impieghi in attività usuranti”;

VISTO il d.lgs. 30 marzo 2001, n. 165 recante “Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche”, modificato dal d.l. 30 aprile 2022, n. 36 recante “Ulteriori misure urgenti per l'attuazione del Piano nazionale di ripresa e resilienza (PNRR)”, convertito, con modificazioni, dalla l. 29 giugno 2022, n. 79 che, in particolare, ha introdotto nel citato decreto legislativo, l’art. 35-ter- che istituisce il Portale unico del reclutamento (di seguito “Portale”) che le Pubbliche Amministrazioni devono utilizzare per tutte le procedure concorsuali e selettive, da esse bandite, finalizzate all’assunzione di personale a tempo determinato e  indeterminato;

VISTE, in particolare, le seguenti disposizioni del citato d.lgs. 165/2001:

- l’art. 3, concernente la disciplina del personale in regime di diritto pubblico, secondo cui il rapporto di impiego, anche di livello dirigenziale, del personale militare, delle Forze di polizia e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco, rimane disciplinato dai rispettivi ordinamenti (commi 1 e 1-bis);

- l’art. 35-ter sopra richiamato, che prevede che:

con decreto del Ministro per la pubblica amministrazione, previa acquisizione del parere del Garante per la protezione dei dati personali e dell'intesa in sede di Conferenza unificata di cui all'art. 8 del d.lgs. 28 agosto 1997, n. 281, sono individuate le caratteristiche e le modalità di funzionamento del Portale, le informazioni necessarie per la registrazione al medesimo da parte degli utenti, le modalità di accesso e di utilizzo dello stesso da parte delle amministrazioni e quelle per la pubblicazione dei bandi di concorso, degli avvisi di mobilità e degli avvisi di selezione di professionisti ed esperti, ivi comprese le comunicazioni ai candidati e la pubblicazione delle graduatorie, i tempi di conservazione dei dati raccolti o comunque trattati e le misure per assicurare l’integrità e la riservatezza dei dati personali, nonché le modalità per l'adeguamento e l'evoluzione delle caratteristiche tecniche del Portale (comma 2);

entro il medesimo termine per le amministrazioni di cui all' articolo 19 della legge 4 novembre 2010, n. 183, ossia quelle delle Forze armate, delle Forze di polizia e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco, è adottato apposito decreto del Ministro per la pubblica amministrazione, di concerto con i Ministri dell'interno, della difesa, dell'economia e delle finanze e della giustizia, previa acquisizione del parere del Garante per la protezione dei dati personali (comma 2, penultimo periodo);

a decorrere dall'anno 2023 la pubblicazione delle procedure di reclutamento sui siti istituzionali e sul Portale esonera le amministrazioni pubbliche, inclusi gli enti locali, dall'obbligo di pubblicazione delle selezioni pubbliche nella Gazzetta Ufficiale (comma 2-bis);

VISTO il decreto del Presidente della Repubblica 9 maggio 1994, n. 487, recante “Regolamento recante norme sull'accesso agli impieghi nelle pubbliche amministrazioni e le modalità di svolgimento dei concorsi, dei concorsi unici e delle altre forme di assunzione nei pubblici impieghi”, da ultimo modificato dal decreto del Presidente della Repubblica del 16 giugno 2023, n. 82, recante “Regolamento recante modifiche al decreto del Presidente della Repubblica 9 maggio 1994, n. 487, concernente norme sull’accesso agli impieghi nelle pubbliche amministrazioni e le modalità di svolgimento dei concorsi, dei concorsi unici e delle altre forme di assunzione nei pubblici impieghi”;

VISTE, in particolare, le seguenti disposizioni del citato d.P.R. n. 487 del 1994:

- l’art. 3, concernente la definizione del contenuto dei bandi di concorso da parte delle Pubbliche Amministrazione e la pubblicazione degli stessi, oltre che sui siti istituzionali, anche sul Portale;

- l’art. 15, concernente, in particolare, la formazione delle graduatorie e, nello specifico, la pubblicazione contestuale “sul Portale di cui all'articolo 35-ter del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e sul sito dell'amministrazione interessata” (comma 6);

VISTO il decreto del Ministro per la pubblica amministrazione, che disciplina le caratteristiche e le modalità di utilizzo del Portale da parte delle amministrazioni pubbliche per il reclutamento presso le amministrazioni di cui all'art. 1, comma 2, del d.lgs. 165/2001 e le autorità amministrative indipendenti, in merito al quale schema il Garante per la protezione dei dati personali ha reso il dovuto parere con provvedimento del 3 novembre 2023, n. 521 (doc. web n. 9954845);

VISTA la nota del Dipartimento Funzione Pubblica presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri (di seguito “DFP”) del 13 novembre 2023, integrata, a seguito di interlocuzione con l’Ufficio del Garante, con la nota del 6 dicembre 2023, con cui è stato trasmesso all’Autorità, ai fini dell’acquisizione del parere di competenza, lo schema di decreto del Ministro per la Pubblica Amministrazione, da adottarsi di concerto con i Ministri dell'Interno, della Difesa, dell'Economia e delle finanze e della Giustizia, concernente l’utilizzo del Portale di cui all’art. 35-ter del d.lgs. 165/2001 finalizzato al reclutamento del personale delle Forze armate, delle Forze di polizia e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco;

CONSIDERATO che lo schema di decreto, che si compone di 12 articoli e richiama quanto già disciplinato dal predetto decreto del Ministro per la pubblica amministrazione del 3 novembre 2023, disciplina le caratteristiche e le modalità di funzionamento del Portale, le informazioni necessarie per la registrazione al medesimo da parte degli utenti e le modalità di accesso e di utilizzo dello stesso da parte delle Forze armate, delle Forze di polizia e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco, prevedendo che, in ragione delle specificità dei rispettivi ordinamenti, le stesse possano avvalersi di tutte le  funzionalità del Portale (analogamente alle Amministrazioni di cui all'art. 1, comma 2, del d.lgs. 165/2001 e alle autorità amministrative indipendenti) ovvero, in alternativa, delle sole funzionalità che prevedono la pubblicazione dei bandi, dell’indicazione del termine di presentazione della domanda di partecipazione alle singole selezioni pubbliche nonché del link di reindirizzamento alla piattaforma web utilizzata da ciascuna amministrazione per la procedura concorsuale e di ulteriori avvisi, ivi compresi quelli contenenti il link di reindirizzamento alle graduatorie finali dei concorsi;

CONSIDERATO che lo schema di decreto prevede, in particolare:

- le modalità di accesso e di utilizzo del Portale nonché la pubblicazione dei bandi di concorso e degli avvisi per la selezione del personale da parte delle Forze armate, delle Forze di polizia e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco, secondo le modalità previste all’articolo 5 dello schema (art. 1, commi 1 e 2);

- le funzioni rese disponibili sul Portale per le Forze armate, delle Forze di polizia e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco, e per gli utenti, analogamente a quelle di cui all’art. 2 del citato decreto del Ministro per la pubblica amministrazione del 3 novembre 2023 (art. 2, comma 2);

- l’utilizzo del Portale da parte delle Forze armate, delle Forze di polizia e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco:

per le pubblicazioni dei bandi di concorso pubblico per il reclutamento di personale;

per la pubblicazione dell’indicazione del termine di presentazione della domanda di partecipazione alla selezione pubblica nonché del link di reindirizzamento alla piattaforma web di ciascuna amministrazione per la consultazione dei documenti concorsuali, l’accesso, la registrazione e la compilazione delle domande di partecipazione nonché per la consultazione della documentazione relativa allo svolgimento delle singole procedure;

per la pubblicazione degli ulteriori avvisi, ivi compresi quelli contenenti il link di reindirizzamento alle graduatorie finali dei concorsi (art. 2, comma 3);

CONSIDERATO che lo schema di decreto disciplina, altresì:

- qualora le Forze armate, le Forze di polizia e il Corpo nazionale dei vigili del fuoco, intendano avvalersi di tutte le funzioni previste dal Portale:

le modalità di registrazione al Portale da parte degli utenti, mediante i sistemi di identificazione di cui all'articolo 64, commi 2-quater (SPID, CIE) e 2-nonies (CNS), del CAD, nonché tramite identità digitale eIDAS ai sensi del Regolamento UE n° 910/2014 sull’identità digitale e le tipologie di dati necessari ai fini della registrazione (art. 3, commi 1 e 2);

le tipologie di dati personali riferiti agli utenti raccolti in occasione della compilazione del curriculum vitae - in un’apposita sezione dedicata del Portale - che comprende, oltre ai dati anagrafici, anche le informazioni relative ai titoli di studio e all’esperienza professionale di ciascun interessato e, in particolare, i titoli di studio e le eventuali abilitazioni professionali, con indicazione dell'università o dell'istituzione che lo ha rilasciato e la data del conseguimento, nonché gli estremi del provvedimento con il quale il titolo stesso è stato eventualmente riconosciuto equipollente in Italia, le eventuali specializzazioni possedute, la professionalità esercitata, le documentate esperienze professionali e gli altri titoli posseduti (art. 3, comma 3);

le modalità di selezione di uno specifico bando o avviso d’interesse, attraverso apposite funzioni di ricerca, le modalità di compilazione e presentazione delle candidature da parte degli interessati tramite il Portale sulla base dei requisiti previsti dal singolo bando o avviso di interesse, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa vigente in materia (art. 4, commi 1 e 2);

la possibilità per il candidato di replicare, nella domanda di partecipazione, mediante specifica funzionalità presente nel Portale, le informazioni d’interesse necessarie già presenti nel curriculum vitae, compilato in fase di registrazione ed eventualmente aggiornato negli accessi successivi (art. 4, comma 4);

il salvataggio automatico della domanda di partecipazione nella pagina personale dell’utente e conservazione della stessa ai fini dell’eventuale proposizione della candidatura entro il termine previsto dallo specifico bando o avviso (art. 4, comma 5);

la possibilità per l’interessato di ricevere comunicazioni, connesse alla domanda di partecipazione compilata e non ancora trasmessa, tramite posta elettronica, prima della scadenza dello specifico bando o avviso, finalizzate ad avvisare l’interessato dell’imminente scadenza del termine per la proposizione della candidatura (art. 4, comma 6);

la possibilità per l’interessato di trasmettere la domanda di partecipazione previa verifica dei dati personali inseriti - che possono riguardare anche le categorie particolari di cui agli artt. 9 e 10 del Regolamento - nonché l’eventuale aggiornamento, integrazione ovvero selezione di quelli contenuti nel proprio curriculum vitae, mediante specifica funzionalità, con le informazioni d’interesse inserite in fase di candidatura, la cui veridicità è verificata dalle amministrazioni che indicono le selezioni e utilizzano il Portale in quanto amministrazioni procedenti ai sensi dell’art. 71 del d.P.R. 28 dicembre 2000, n.445 (“Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”, di seguito “TUDA”) (art. 4, commi 7, 8 e 9); 

le modalità di accesso al Portale da parte delle Forze armate, delle Forze di polizia e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco, mediante uno specifico processo di accreditamento che prevede diverse fasi e che si intende perfezionato all’atto della nomina del DFP a responsabile del trattamento, ai sensi dell’art. 28 del Regolamento, nonché l’identificazione da parte dell’amministrazione aderente di personale specificamente autorizzato ad operare sul Portale - con il ruolo di “Responsabile Unico” ovvero “Operatore” - dotato di uno dei sistemi di identificazione di cui all'art. 64, commi 2-quater e 2-nonies, del CAD (art. 5, commi 1 e 2);

l’adesione alla piattaforma pagoPA, di cui all’art. 5 del CAD e alle istruzioni operative per l’accesso al Portale e per l’utilizzo delle relative funzionalità che sono state definite dal DFP d’intesa con la Conferenza delle Regioni e delle Province autonome, con ANCI e UPI e pubblicate nell’area riservate alle amministrazioni all’interno del Portale del reclutamento (art. 5, comma 3);

il supporto del DFP alle Forze armate, alle Forze di polizia e al Corpo nazionale dei vigili del fuoco, in merito all’utilizzo del Portale, anche al fine di assicurarne un adeguato e omogeneo utilizzo (art. 5, comma 4);

le modalità di utilizzo del Portale e la descrizione delle operazioni che il Responsabile Unico e l’Operatore, previa identificazione, possono effettuare, in particolare, qualora si avvalgano del Portale per la gestione dell’intera procedura di concorso: la creazione di bandi/avvisi l’inserimento delle informazioni necessarie, tra cui i requisiti di partecipazione e il termine iniziale e finale di presentazione delle candidature, e pianificazione della loro pubblicazione; la ricerca, gestione, monitoraggio e valutazione delle candidature e dei profili professionali di interesse; l’acquisizione e pubblicazione degli esiti delle prove concorsuali per la visione da parte del singolo candidato e per la visione in area pubblica secondo quanto previsto dalla normativa vigente; la gestione delle comunicazioni verso gli utenti (art. 6, comma 3);

l’utilizzo del Portale per le comunicazioni ai candidati, nell’ambito delle procedure concorsuali, del calendario delle prove concorsuali, del loro esito, delle date e della sede di svolgimento delle prove, previa identificazione del candidato, nonché l’utilizzo del Portale per la pubblicazione dell’apposito avviso di avvenuta pubblicazione della graduatoria finale del concorso a cura dell’amministrazione procedente, nel proprio sito istituzionale (art. 7, commi 1 e 2);

i tempi di conservazione dei dati trattati nell’ambito del Portale così come previsto dall’art. 8 del decreto del 3 novembre 2023 (art. 8, comma 2);

le misure di sicurezza organizzative, tecniche e fisiche adottate nell’ambito del Portale e definite più compiutamente nell’allegato tecnico allo schema di decreto (art. 9, commi 1, 2 e 3);

la procedura relativa all’accertamento del malfunzionamento del Portale, secondo le seguenti modalità:

in caso di malfunzionamento tecnico e generalizzato, il DFP provvede ad accertarlo con proprio atto, dandone comunicazione alle amministrazioni banditrici coinvolte e pubblicando un apposito Avviso informativo sul Portale a beneficio degli utenti;

in caso di malfunzionamento dovuto a problematiche tecniche o errori materiali riconducili alla singola amministrazione banditrice, la medesima provvede tempestivamente ad informare il DFP che lo accerta con proprio atto, supportando l’amministrazione banditrice nelle attività conseguenti e pubblicando un apposito Avviso informativo sul Portale a beneficio degli utenti (art. 9, comma 4);

le condizioni e le modalità per la modifica o l’integrazione del decreto e del relativo allegato tecnico, che ne costituisce parte integrante, a seguito degli sviluppi evolutivi del Portale, prevedendo che ciò avvenga con le medesime modalità e garanzie previste per l’adozione del presente decreto (art. 10);

gli aspetti rilevanti in materia di protezione dei dati personali con particolare riguardo al ruolo assunto dai diversi soggetti coinvolti nei trattamenti di dati personali effettuati nell’ambito del Portale, trovando integrale applicazione l’art.11 del predetto decreto del 3 novembre 2023, specificando inoltre che il DFP svolge la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, ai sensi dell’art. 35, par. 10, del Regolamento, sui trattamenti dei dati effettuati nell’ambito del Portale (art.11, commi 3 e 6);

- qualora le Forze armate, le Forze di polizia e il Corpo nazionale dei vigili del fuoco, non intendano avvalersi di tutte le funzioni del Portale:

le modalità di utilizzo del Portale e la descrizione delle operazioni che il Responsabile Unico e l’Operatore, previa identificazione, possono effettuare, in particolare, l’inserimento delle informazioni necessarie, tra cui: il termine di presentazione della domanda di partecipazione alla selezione e il link di reindirizzamento alla rispettiva piattaforma web per la consultazione dei documenti concorsuali, l’accesso, la registrazione e la compilazione delle domande di partecipazione nonché per la consultazione di ulteriore documentazione a corredo, ivi compresi eventuali regolamenti previsti in considerazione della specificità della procedura di selezione (art. 6, comma 1);

i tempi di conservazione dei dati trattati nell’ambito del Portale così come disciplinati dall’art. 8, commi 1, 2, lett. a), c), e) e f), 3 e 4, del decreto del Ministro della Pubblica amministrazione del 3 novembre 2023 (art. 8, comma 1);

il ruolo della Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della funzione pubblica riguardo agli aspetti rilevanti in materia di protezione dei dati personali quale titolare del trattamento dei soli dati personali trattati attraverso le funzioni del Portale, specificando, inoltre, che il DFP e le Forze armate, le Forze di polizia e il Corpo nazionale dei vigili del fuoco, titolari del trattamento, assicurano, ciascuno per i profili di competenza, che gli interessati ricevano le necessarie informazioni in merito ai trattamenti dei dati personali effettuati attraverso il Portale (art. 11, commi 1, 4 e 5);

CONSIDERATO che i trattamenti in esame presentano rischi elevati per i diritti e le libertà degli interessati - in quanto riguardano informazioni che possono comprendere anche dati appartenenti a categorie particolari o relativi a condanne penali e reati, di cui agli artt. 9 e 10 del Regolamento, sono effettuati su larga scala, sia in termini di numerosità degli interessati che di estensione geografica, ed hanno ad oggetto dati riferiti a interessati vulnerabili – e che tali rischi devono essere adeguatamente individuati e mitigati nell’ambito della prevista valutazione di impatto sulla protezione dei dati di cui all’art. 35 del Regolamento, e dei relativi aggiornamenti;

CONSIDERATO che lo schema di decreto in esame - anche al fine di assicurare garanzie uniformi in merito al trattamento dei dati personali degli interessati per accedere in condizione di parità al pubblico impiego – tiene conto di quanto previsto dal decreto del Ministro per la pubblica amministrazione del 3 novembre 2023 (in merito al quale il Garante ha reso il citato parere del 3 novembre 2023, n. 521, doc. web n. 9954845) assicurando la conformità dei trattamenti ivi disciplinati alla normativa in materia di protezione dei dati personali, e, in pari tempo, il coordinamento con la preesistente disciplina di settore applicabile in materia di reclutamento e selezione del personale presso le Forze armate, Forze di polizia e Corpo nazionale dei vigili del fuoco in ragione della specificità dei rispettivi ordinamenti nonché il rispetto delle disposizioni nazionali, più specifiche e di maggior tutela, che garantiscono la dignità e la libertà degli interessati, anche nelle fasi antecedenti all’instaurazione del rapporto di lavoro (art. 88 del Regolamento, art. 113 del Codice in relazione all’art. 8 della l. 20 maggio 1970, n. 300, e all’art. 10 del d.lgs. 10 settembre 2003, n. 276); 

RILEVATO, pertanto, che, lo schema disciplina i trattamenti relativi all’utilizzo del Portale, ai fini del reclutamento del personale da parte delle Forze armate, delle Forze di polizia e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco, assicurando la coerenza rispetto a quanto già disciplinato dal citato decreto del 3 novembre 2023 con riguardo all’utilizzo del Portale da parte delle amministrazioni pubbliche di cui all'art. 1, comma 2, del d.lgs. 165/2001 e le autorità amministrative indipendenti, tenendo in debita considerazione le osservazioni fornite nell’ambito di interlocuzioni informali con i rappresentanti del DFP per assicurare - in ossequio ai principi generali del trattamento nonché a quelli di protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita (artt. 5 e 25 del Regolamento) - il rispetto del Regolamento e del Codice, delle disposizioni che regolano, in generale, l’azione amministrativa, anche nell’ambito delle procedure concorsuali, nonché di quelle applicabili a tutti i trattamenti di dati personali finalizzati alla selezione, al reclutamento e all’assunzione del personale;

RILEVATO, pertanto, che lo schema di decreto recepisce le specifiche misure e garanzie a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati già previste dal citato decreto del 3 novembre 2023, come peraltro evidenziate dal menzionato parere del Garante del 3 novembre 2023, n. 521 (doc. web n. 9954845), di seguito riportate:

- la puntuale individuazione del ruolo svolto rispettivamente dal DFP e dalle Amministrazioni in relazione alle distinte finalità perseguite nell’ambito del Portale, precisando le attività di trattamento che il DFP svolge in qualità di titolare, per il perseguimento delle proprie finalità istituzionali, da quelle poste in essere dallo stesso, in qualità di responsabile del trattamento, per conto e nell’interesse delle Amministrazioni nel contesto dell’avvio, dello svolgimento e della conclusione delle procedure concorsuali e selettive da esse indette, assicurando la trasparenza nei confronti degli interessati e una chiara ripartizione degli obblighi e delle responsabilità previste dal Regolamento, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza e di limitazione della finalità (artt. 5, par. 1, lett. a) e b), 24 e 28 del Regolamento);

- le modalità per assicurare che siano trattati esclusivamente i dati personali degli interessati necessari al raggiungimento della specifica finalità di selezione, reclutamento e assunzione di personale mediante concorsi pubblici e procedure selettive, raccogliendo le sole informazioni pertinenti rispetto all’eventuale attività lavorativa presso le Amministrazioni, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, di limitazione della finalità, di minimizzazione, nonché della protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita (artt. 5, par. 1, lett. a), b) e c), 25 e 88 del Regolamento e art. 113 del Codice);

- la puntuale individuazione delle tipologie di dati personali acquisiti presso gli interessati fin dalla fase di compilazione del curriculum vitae in occasione della registrazione al Portale, nonché le misure volte ad assicurare il trattamento dei soli dati esatti e aggiornati, stante la possibilità di variazione degli stessi nel corso del tempo, nonché dei soli dati pertinenti, in riferimento agli specifici requisiti previsti da ciascun bando pubblico o avviso di selezione, prevedendo, a tal fine, specifiche funzionalità che consentono all’interessato di replicare, nella fase di compilazione della domanda, le informazioni d’interesse già presenti nel curriculum vitae - compilato in fase di registrazione - nonché la possibilità di aggiornare le stesse informazioni presenti nel curriculum vitae sia in fase di presentazione della domanda che in occasione di accessi successivi, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, di minimizzazione dei dati e di esattezza (art. 5, par. 1, lett. a), c) e d), del Regolamento);

- le misure per assicurare il coordinamento con la disciplina di settore in materia di documentazione amministrativa e di controlli sulla veridicità delle dichiarazioni rese dagli interessati (d.P.R. 445/2000, spec. artt. 71, 72 e 76, in riferimento agli artt. 43, 46 e 47), nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza e di esattezza (artt. 5, par. 1, lett. a) e d), del Regolamento);

- le modalità per assicurare che gli interessati ricevano le necessarie informazioni in merito ai trattamenti dei dati personali effettuati, nell’ambito del Portale, dal DFP e dalle singole Amministrazioni, titolari del trattamento, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza (artt. 5, par. 1, lett. a), 13 e 14 del Regolamento);

- l’individuazione dei dati acquisiti nell’ambito delle procedure di autenticazione informatica in modo che, con riguardo agli utenti, siano acquisiti esclusivamente il cognome e il nome, il codice fiscale, il luogo e la data di nascita, il sesso, nonché l’indirizzo di residenza o di domicilio, l’indirizzo PEC o un altro domicilio digitale e un recapito telefonico (con possibilità per l’utente di modificare/ aggiornare i predetti dati di contatto), mentre con riguardo al personale autorizzato ad operare sul Portale per conto delle singole Amministrazioni, siano acquisiti esclusivamente il codice fiscale, il cognome e il nome, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, di minimizzazione dei dati e di integrità e riservatezza nonché delle norme a tutela della sfera privata del lavoratore (artt. 5, par. 1, lett. a), c) e f) nonché 88 del Regolamento e 113 del Codice);

- la corretta individuazione dei tempi di conservazione delle diverse tipologie dei dati personali trattati attraverso il Portale, in relazione a ciascuna delle finalità perseguite, salva l’eventuale ulteriore conservazione per finalità di difesa di diritti, anche di terzi, in sede giudiziaria, per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento, con riferimento a contenziosi in atto o a situazioni precontenziose nel rispetto del principio di limitazione della conservazione (art. 5, par. 1, lett. e), del Regolamento);

- l’individuazione delle misure volte ad assicurare che le domande di partecipazione, compilate ma non presentate, siano visibili all’amministrazione banditrice soltanto per attività di supporto alla presentazione della domanda per il periodo necessario a tale scopo con conseguente cancellazione dopo 30 giorni dalla scadenza del predetto periodo, nel rispetto dei principi di minimizzazione dei dati e di limitazione della conservazione (art. 5, par.1, lett. c) ed e) del Regolamento);

- l’indicazione delle garanzie volte ad assicurare la non identificabilità degli interessati, nell’ambito delle attività di monitoraggio tramite il Portale, mediante l’utilizzo di dati aggregati, nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati (art. 5, par. 1, lett. c), del Regolamento);

- l’individuazione di misure tecniche e organizzative adottate nell’ambito del Portale al fine di garantire il rispetto del principio di integrità e riservatezza e degli obblighi di sicurezza di cui agli artt. 5, par. 1, lett. f), e 32 del Regolamento;

- l’adozione di specifici atti formali, volti ad accertare il malfunzionamento del Portale, anche nel caso in cui ciò dipenda da problemi tecnici o errori materiali riconducili alla singola Amministrazione, dandone comunicazione alle Amministrazioni a vario titolo coinvolte e pubblicando sul Portale specifici avvisi informativi a beneficio degli utenti, nel rispetto del principio degli obblighi di integrità e sicurezza (artt. 5, par. 1, lett. f), e 32 del Regolamento);

- le misure per assicurare il coordinamento con la disciplina di settore in materia di pubblicità dei provvedimenti finali e delle graduatorie di procedimenti relativi a concorsi, prove selettive e procedure di reclutamento del personale, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza e di minimizzazione dei dati (artt. 5, par. 1, lett. a) e c), del Regolamento);

RITENUTO, pertanto, di poter esprimere parere favorevole sullo schema di decreto in esame;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE l'avv. Guido Scorza;

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

ai sensi degli artt. 36, par. 4, e 58, par. 3, lett. b), del Regolamento, esprime parere favorevole sullo schema di decreto del Ministro per la Pubblica Amministrazione, da adottarsi di concerto con i Ministri dell'Interno, della Difesa, dell'Economia e delle finanze e della Giustizia, avente ad oggetto l’utilizzo del Portale unico del reclutamento da parte delle Forze armate, delle Forze di polizia e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco, ai sensi dell’art. 35-ter, comma 2, del d.lgs. 165/2001. 

Roma, 21 dicembre 2023

IL PRESIDENTE
Stanzione

IL RELATORE
Scorza

IL SEGRETARIO GENERALE
Mattei